Kary porządkowe. Pracownik może się skutecznie bronić przed nałożeniem kary pieniężnej, nagany i upomnienia!

• Kary porządkowe w Kodeksie pracy
• Kary upomnienia lub nagany
• Kara pieniężna
• Procedura nakładania kary porządkowej
• Czynności związane z nałożeniem kary porządkowej
• Zatarcie kary porządkowej
• Czynności związane z odwołaniem się pracownika od nałożenia kary porządkowej

Kary porządkowe w Kodeksie pracy

Kodeks pracy przewiduje, że pracownik może zostać ukarany przez pracodawcę karą porządkową. Kara może być niemajątkowa - upomnienie lub nagana, lub majątkowa – kara pieniężna.

Wybór rodzaju kary, jaka ma być zastosowana wobec pracownika, zależy od uznania pracodawcy. 

Pracodawca nie może zmieniać katalogu kar przewidzianych w Kodeksie pracy na niekorzyść pracownika w drodze postanowień umów o pracę bądź uregulowań wewnątrzzakładowych. Stosowanie innych kar niż przewidziane w Kodeksie pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone grzywną od 1000 zł do 30000 zł.

Kary upomnienia lub nagany

Kary upomnienia lub nagany pracodawca może stosować w razie nieprzestrzegania przez pracownika:

• ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, 

• przepisów bhp, 

• przepisów przeciwpożarowych, 

• przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. 

Kara pieniężna

Kara pieniężna jest wymierzana za nieprzestrzeganie przez pracownika:

• przepisów bhp,

• przepisów przeciwpożarowych, 

• opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, 

• stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu (albo środka działającego podobnie do alkoholu),

• spożywanie w czasie pracy alkoholu (albo zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu).

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od 1-dniowego wynagrodzenia pracownika. Przy ustalaniu wysokości kwoty 1-dniowego wynagrodzenia pracownika na potrzeby wymierzenia kary pieniężnej należy stosować reguły obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty (po dokonaniu potrąceń świadczeń alimentacyjnych i innych należności niż świadczenia alimentacyjne egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi).

Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Procedura nakładania kary porządkowej

Procedurę nakładania kary porządkowej można podzielić na dwie części. 

Pierwsza część obejmuje czynności bezpośrednio związane z nałożeniem kary porządkowej na pracownika. Natomiast druga część obejmuje kwestie dotyczące odwołania pracownika od nałożenia kary porządkowej.

Czynności związane z nałożeniem kary porządkowej

Przepisy Kodeksu pracy regulują procedurę wymierzania pracownikom kar porządkowych. Pracodawca, wymierzając karę pracownikowi, powinien podjąć następujące czynności:

Krok 1. Uzyskanie informacji o naruszeniu obowiązków przez pracownika

Kodeks pracy przewiduje, że kary nie można zastosować po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia.

Powyższe terminy są ostateczne - nie mogą być przedłużane i przywracane.

Krok 2. Wysłuchanie pracownika

Pracodawca musi wysłuchać pracownika na okoliczność popełnienia przez niego przewinienia zagrożonego karą porządkową. Nie ma przepisów określających, w jakiej formie powinno to nastąpić – może to być zarówno forma ustna (bezpośrednia rozmowa z pracownikiem), jak i pisemna (gdy pracownik złoży wyjaśnienia na piśmie). 

Jeżeli z powodu nieobecności w pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg 2-tygodniowego terminu, w czasie którego pracodawca może podjąć decyzję o zastosowaniu kary porządkowej, nie rozpoczyna się, a rozpoczęty zostaje zawieszony do dnia stawienia się pracownika do pracy.

Wysłuchanie pracownika jest czynnością niezbędną – nałożenie kary bez uprzedniego wysłuchania pracownika skutkuje koniecznością jej uchylenia.

Krok 3. Zawiadomienie pracownika o nałożeniu kary porządkowej

Pracodawca na piśmie zawiadamia pracownika o nałożonej karze. W zawiadomieniu należy podać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. Podając rodzaj naruszenia obowiązków pracodawca określa zachowania pracownika naruszające obowiązki pracownicze, stanowiące przesłankę wymierzenia kary. Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. 

W zawiadomieniu należy także poinformować pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. 

Odpis zawiadomienia składa się do części D akt osobowych pracownika.

Odmowa przyjęcia od pracodawcy pisma z zawiadomieniem o ukaraniu jest równoznaczna ze skutecznym zawiadomieniem pracownika o zastosowaniu wobec niego kary porządkowej.

Zatarcie kary porządkowej

Po roku nienagannej pracy nałożoną karę porządkową uważa się za niebyłą. W takiej sytuacji odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika. 

Możliwe jest także, że przed upływem roku pracodawca uzna karę za niebyłą:

• z własnej inicjatywy lub 

• na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej.

Czynności związane z odwołaniem się pracownika od nałożenia kary porządkowej

W razie nałożenia kary porządkowej pracownik ma prawo zgłoszenia sprzeciwu, a nawet może wystąpić do sądu w sprawie nałożonej kary. I tutaj obowiązuje tok postępowania określony przepisami Kodeksu pracy. Na tym etapie procedura wygląda następująco:

Krok 1. Wniesienie przez pracownika sprzeciwu do pracodawcy

Jeżeli zastosowanie kary porządkowej nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może wnieść sprzeciw. Ma na to 7 dni od dnia zawiadomienia go o nałożeniu kary.

Krok 2. Pracodawca powinien ustosunkować się do sprzeciwu pracownika

Pracodawca decyduje o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu pracownika po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej – jeśli działa w zakładzie pracy.

W razie uwzględnienia sprzeciwu pracownika, karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika. Ponadto, w przypadku zastosowania kary pieniężnej, pracodawca zwraca pracownikowi równowartość kwoty tej kary.

Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu pracownika.

Krok 3. Pracownik występuje do sądu pracy o uchylenie kary porządkowej

Pracownik, którego sprzeciw został odrzucony przez pracodawcę, może w ciągu 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia w tej sprawie wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. 

W razie uchylenia kary przez sąd pracy, karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika. Pracodawca jest także zobowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty kary pieniężnej.

Podstawa prawna:

• art. 108 – 113, art. 281 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465)