W jakich miejscach pracodawca może założyć monitoring

• Kiedy pracodawca może założyć monitoring?
• Monitoring tak, ale nie nagrywanie dźwięku!
• W jakich miejscach pracodawca może założyć monitoring?
•  Jakich pomieszczeń pracodawca nie może monitorować? 
• Kiedy pracodawca powinien poinformować pracowników o monitoringu?
• Czy trzeba oznaczyć miejsca gdzie jest monitoring?
• Przez jaki czas pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu?
•  Czy można ukarać pracownika na podstawie monitoringu?
• Jakie kary dla pracodawcy?

Kiedy pracodawca może założyć monitoring?

To kiedy, gdzie i w jaki sposób pracodawca może korzystać z monitoringu w miejscu pracy jest ściśle określone przez ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm., dalej jako: KP). Przepisy dopuszczają instalowanie monitoringu w miejscu pracy i wykorzystywanie jego nagrań. Kiedy jest to dozwolone?

• jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
• jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony mienia;
• jeżeli jest to niezbędne do kontroli produkcji;
• jeżeli jest to niezbędne do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy). Generalnie monitoring nie może być stosowany do celów badania sumienności i jakości pracy pracowników. Trzeba wiedzieć, że Prezes UODO wskazuje, że w pojęciu przeprowadzania kontroli produkcji nie mieści się stosowanie monitoringu jako środka nadzoru nad efektywnością i jakością wykonywanej pracy.

Monitoring tak, ale nie nagrywanie dźwięku!

Przepisy KP normujące wprowadzanie i stosowanie monitoringu wizyjnego nie zezwalają na nagrywanie dźwięku. W ocenie Prezesa UODO rejestracja dźwięku może zostać uznana za nadmiarową formę przetwarzania danych, wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną i cywilną, a nawet karną (wskazówki Prezesa UODO dotyczące prowadzenia monitoringu wizyjnego).

W jakich miejscach pracodawca może założyć monitoring?

Pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad:

• terenem zakładu pracy
• terenem wokół zakładu pracy.

Jest to bardzo szeroka regulacja, która ma oczywiście swoje wyłączenia, ponieważ nie we wszystkich miejscach na terenie zakładu pracy jest dopuszczalne stosowanie monitoringu.

 Jakich pomieszczeń pracodawca nie może monitorować? 

Pracodawca nie może obejmować pewnych pomieszczeń na terenie zakładu pracy. 

• Monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. 

Dlaczego? Chodzi o to, żeby związki zawodowe mogły swobodnie, bez nadzoru, kontroli i „nacisków” ze strony pracodawcy – prowadzić swoją działalność celem ochrony praw i interesów zatrudnionych. Związki zawodowe muszą mieć zapewnioną niezależność.

• Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni. 

Jest to zasada, od której jest jednak wyjątek. Jest dozwolone stosowanie monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach – jeżeli stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji ww. czterech celów, jednak nie może to bezwzględnie naruszyć godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Wówczas pracodawca ma zagwarantować zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Jeżeli więc pracodawca chce np. kontrolować produkcję jedzenia w zakładowej stołówce i chce mieć pewność co do ochrony jego mienia, to ma prawo wprowadzić monitoring.

Kiedy pracodawca powinien poinformować pracowników o monitoringu?

Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. wywieszenie informacji w dziale kadr, na zebraniu pracowników, poprzez wysłanie maila), nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.

Czy trzeba oznaczyć miejsca gdzie jest monitoring?

Tak, pracodawca jest zobowiązany do oznaczenia pomieszczeń i terenów monitorowanych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. 

Jak wskazuje prof. Krzysztof Walczak: miejsca oznaczone powinny być widoczne, syntetyczne, umieszczone w sposób trwały, zaś wymiary tablic muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Dodatkowo mogą być stosowane piktogramy informujące o objęciu danego obszaru dozorem kamer. 

Przez jaki czas pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu?

Pracodawca przechowuje nagrania z monitoringu przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Termin ten może zostać wydłużony, jeżeli nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Wówczas 3 miesięczny termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

 Czy można ukarać pracownika na podstawie monitoringu?

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Oczywiście można ukarać pracownika na podstawie nagrania z monitoringu.

Jakie kary dla pracodawcy?

Co ciekawe KP nie reguluje zasad odpowiedzialności wykroczeniowej pracodawcy za naruszenie obowiązków pracodawcy w związku ze stosowaniem monitoringu wizyjnego. Jedne co, to poszkodowani pracownicy mogą złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub wszcząć postępowanie sądowe w związku z naruszeniem dóbr osobistych na drodze postępowania cywilnego. W skrajnych sytuacjach pozostaje też droga postępowania karnego i zawiadomienie do prokuratury.