Obowiązki pracodawcy w zakresie funkcjonowania rad pracowników

W zależności od tego, czy u pracodawcy działa w zakładzie organizacja związkowa czy nie, sposób powołania rady pracowników będzie różny. Ustawa o radach pracowników przewiduje 3 sposoby tworzenia rad, tj.:

• wybór członków rady przez organizacje związkowe,

• wybór członków rady przez pracowników spośród kandydatów przedstawionych przez organizacje związkowe,

• wybór członków rady przez pracowników spośród kandydatów zgłoszonych przez załogę.

Organizacja reprezentatywna

Członków rady pracowników mogą powoływać jedynie organizacje związkowe, które są reprezentatywne w rozumieniu art. 241^25a Kodeksu pracy. Reprezentatywność organizacji związkowej zależy od liczby jej członków u danego pracodawcy. Reprezentatywną zakładową organizacją związkową, uznaną za taką przez ustawę o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, jest organizacja:

• będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną na podstawie art. 241¹⁷ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pod warunkiem, że zrzesza co najmniej 7% załogi, lub

• zrzeszająca co najmniej 10% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy.

Może się zatem zdarzyć, że mimo istnienia w zakładzie jednej zakładowej organizacji związkowej nie będzie ona miała prawa wyboru członków rady pracowników. Reprezentatywna nie będzie jedyna działająca w zakładzie, a więc największa organizacja związkowa, jeżeli nie spełnia dodatkowego kryterium zrzeszania 7% (struktury zakładowe związków ponadzakładowych) lub 10% załogi zakładu pracy (pozostałe organizacje).

Może mieć miejsce także sytuacja, że u danego pracodawcy będzie funkcjonować organizacja zrzeszająca 10% załogi, ale nie będzie ona zakładową organizacją związkową z powodu niewystarczającej liczby członków. Obecnie uprawnienia zakładowej organizacji związkowej posiada tylko taka organizacja, która zrzesza co najmniej 10 pracowników. Wówczas radę pracowników wybiorą pracownicy, ponieważ działająca w zakładzie organizacja związkowa z powodu małej liczby członków nie jest organizacją zakładową. Zakład pracy należy w takiej sytuacji traktować tak, jakby nie działał w nim związek zawodowy.

PRZYKŁAD

W zakładzie zatrudniającym 70 pracowników, 8 pracowników podjęło decyzję o utworzeniu związku zawodowego. Utworzona organizacja co prawda będzie zrzeszać wymagane 10% załogi, ale nie spełnia kryterium przynależności do niej minimum 10 pracowników. Oznacza to, że formalnie w zakładzie nie działa związek zawodowy uprawniony do wyboru rady pracowników.

Zasady powoływania rady pracowników przez związki

U pracodawcy, u którego działają reprezentatywne organizacje związkowe, od woli związku zależy, czy zostanie powołana dodatkowa organizacja reprezentująca pracowników. W praktyce zdarzają się sytuacje, kiedy w takim przypadku nie dochodzi do wyboru rady pracowników. Związki często otrzymują od pracodawcy tak wiele szczegółowych danych, że nie są zainteresowane powoływaniem dodatkowego organu o zbliżonych do swoich uprawnieniach.

WAŻNE!

Pracodawca, u którego radę pracowników powołuje reprezentatywna organizacja związkowa, nie ma możliwości wpływu na wybór członków rady.

Reprezentatywne organizacje związkowe są zobowiązane do przekazania pracodawcy informacji dotyczącej wyboru rady pracowników lub informacji w sprawie niezawarcia między nimi porozumienia dotyczącego powoływania i funkcjonowania rady pracowników. W zakładach zatrudniających od 50 do 99 pracowników informację taką reprezentatywne organizacje związkowe powinny przekazać pracodawcy w okresie od 24 marca do 23 maja 2008 r.

Porozumienie, o którym mowa wyżej, zawiera się, gdy w zakładzie działa więcej niż jedna reprezentatywna organizacja związkowa. Jego niezawarcie w terminie 30 dni od rozpoczęcia negocjacji między organizacjami związkowymi powoduje, że członków rady pracowników wybierają sami pracownicy spośród kandydatów przedstawionych przez związki.

Wybory członków rady

Gdy w danym zakładzie działa więcej niż jedna reprezentatywna organizacja związkowa, każda z nich ma prawo wyboru nie mniej niż jednego członka rady pracowników. W przypadku gdy liczba organizacji związkowych jest większa niż liczba członków rady, jaka może być powołana w danym zakładzie, prawo wyboru jednego członka rady pracowników przysługuje każdej z organizacji związkowych.

Rada pracowników może w niektórych zakładach pracy składać się nawet z kilkudziesięciu osób. Organizacje związkowe mogą ustalić odmienną liczbę i zasady reprezentacji w radzie pracowników, jednak przy zachowaniu minimum ustawowego liczby członków wchodzących w skład rady pracowników. Do ustalenia członków rady przy większej liczbie związków niezbędne jest porozumienie się co do powoływanych osób.

PRZYKŁAD

W zakładzie zatrudniającym 86 pracowników działają 4 związki, jednak tylko 2 z nich są reprezentatywne. Te 2 reprezentatywne organizacje związkowe wybrały 3 członków do rady pracowników. Takie postępowanie organizacji związkowych jest prawidłowe. Dwie reprezentatywne organizacje związkowe w tym przypadku porozumiały się i zdecydowały o wyborze 3 członków rady. Takie porozumienie jest dopuszczalne, a nawet konieczne w przypadku większej liczby organizacji reprezentatywnych w zakładzie. Ustawodawca określił, że rada pracowników powinna liczyć 3 członków w zakładzie zatrudniającym od 50 do 250 pracowników.

Gdy organizacje nie potrafią się porozumieć, każda z nich zgłasza swoich kandydatów, a członków rady wybierają pracownicy.

Ostatecznie pracodawca, u którego działają związki, jest powiadamiany o dokonanym wyborze i na tym kończy się proces tworzenia rady.

Wybór rady pracowników w zakładzie, gdzie nie działają związki

Wybory członków rady pracowników organizuje pracodawca, gdy w zakładzie nie działa żadna organizacja związkowa lub ta, która działa, nie jest organizacją reprezentatywną. W tym przypadku pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników ma obowiązek w terminie od 24 marca do 23 lipca 2008 r. poinformować załogę, w sposób przyjęty w zakładzie, o prawie powołania rady i jej uprawnieniach.

Członków rady u pracodawcy zatrudniającego:

• do 100 pracowników - wybierają pracownicy spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej 10 pracowników;

• powyżej 100 pracowników - wybierają pracownicy spośród kandydatów zgłoszonych na piśmie przez grupę co najmniej 20 pracowników.

Zasady obliczania liczby zatrudnionych pracowników u pracodawcy do celów związanych z realizacją ustawy o radach pracowników są następujące:

• należy zliczyć przeciętną liczbę zatrudnionych w ramach stosunku pracy w okresie ostatnich 6 miesięcy kalendarzowych przed miesiącem, w którym zostali powiadomieni o wyborach członków rady pracowników;

• przy ustalaniu liczby pracowników nie można uwzględnić pracowników młodocianych, pracujących na podstawie umów cywilnoprawnych, samozatrudnionych,

• w celu obliczenia przeciętnej liczby zatrudnionych w okresie ostatnich 6 miesięcy trzeba dodać osoby zatrudnione w kolejnych miesiącach i otrzymaną sumę podzielić przez 6,

• u pracodawcy działającego krócej niż 6 miesięcy należy dodać osoby zatrudnione w kolejnych miesiącach funkcjonowania zakładu i otrzymaną sumę podzielić przez liczbę tych miesięcy.

PRZYKŁAD

Przedsiębiorstwo istnieje od 2 lat. W zakładzie nie działają związki zawodowe. Firma rozwija się i zatrudnia nowych pracowników. Obecnie w ramach stosunku pracy jest już zatrudnionych 53 pracowników, ale taki stan zatrudnienia osiągnięto dopiero w marcu br. Przyjmijmy, że taki stan zatrudnienia utrzyma się do 24 marca br. Ustalając przeciętne zatrudnienie w ostatnich 6 miesiącach należy je liczyć przed 24 marca br., czyli przed datą, od której przepisy ustawy o radach pracowników dotyczą zakładu zatrudniającego co najmniej 50 pracowników. Przy ustalaniu terminu 6 miesięcy bierzemy pod uwagę tylko miesiące kalendarzowe. W przedstawionej sytuacji nie możemy liczyć 6 miesięcy od daty podania informacji o wyborach do rad pracowników, ponieważ pracodawca jeszcze nie wie, czy ma obowiązek powołania rady. Zatrudnienie w ostatnich 6 miesiącach w zakładzie wyglądało następująco:

• luty br. - 53 pracowników,

•styczeń br. - 49 pracowników,

•grudzień 2007 r. - 49 pracowników,

•listopad 2007 r. - 47 pracowników,

•październik 2007 r. - 47 pracowników,

•wrzesień 2007 r. - 46 pracowników.

W tym przypadku ustalając przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników potrzebnych do utworzenia rady należy uwzględnić tylko pracowników zatrudnionych co najmniej 6 miesięcy przed 1 kwietnia br. Pozostali pracownicy nie mogą być brani pod uwagę. Zliczając pracowników należy:

•zsumować poszczególnych zatrudnionych w kolejnych miesiącach (46 + 47 + 47 + 49 + + 49 + 53), co daje łącznie 291 pracowników,

•otrzymaną liczbę, tj. 291, należy podzielić przez 6 (liczba miesięcy, z których byli zliczani pracownicy), co daje 48,5 (291 : 6).

W przedstawionym przypadku pracodawca nie musi zatem tworzyć rady pracowników, mimo że zatrudnia obecnie 53 pracowników. Nie musi też informować pracowników o możliwości utworzenia rady pracowników.

Procedura wyborów do rady pracowników

Procedura wyboru członków rady pracowników w przypadku, gdy wybory przeprowadza pracodawca, powinna przebiegać w następujący sposób:

• co najmniej 10 pracowników składa pracodawcy wniosek o utworzenie rady,

• pracodawca powiadamia pracowników o terminie wyborów (co najmniej 30 dni przed wyborami),

• pracownicy mają 21 dni na zgłaszanie kandydatów (na piśmie),

• pracodawca przeprowadza wybory, gdy zgłoszono co najmniej 3 kandydatów,

• pracodawca organizuje zebranie wyborcze,

• wybory przeprowadzane zostają w dniu roboczym, są bezpośrednie i odbywają się w głosowaniu tajnym,

• członkami rady zostają kandydaci, którzy otrzymali kolejno największą liczbę głosów,

• pracodawca zwołuje pierwsze zebranie rady pracowników w terminie 30 dni od wyborów.

Pracodawca zatrudniający 50 pracowników powinien zorganizować wybory do rady pracowników w okresie od 24 marca do 23 września 2008 r. Nie ma obowiązku tworzyć rady, jeżeli pracownicy nie wykażą chęci utworzenia rady pracowników.

WAŻNE!

Pracodawca, u którego nie działają związki , musi przeprowadzić wybory do rad pracowników tylko wówczas, gdy pracownicy zwrócą się o zorganizowanie wyborów.

Zgłoszenie przez pracowników kandydatów do rady musi być pisemne. Ustna informacja może spowodować, że wybory nie zostaną przeprowadzone. Pewną barierą przy wyborze rady może być również konieczność złożenia do pracodawcy pisemnego wniosku grupy co najmniej 10 pracowników zakładu w tej sprawie.

Dopiero po złożeniu wniosku pracodawca powiadamia pracowników o terminie wyborów, nie później niż na 30 dni przed wyborami, a pracownicy mają 21 dni na pisemne zgłaszanie kandydatów. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownikom ułatwić proces tworzenia rady i odejść od niektórych wymagań formalnych, takich jak np. obowiązek złożenia wniosku przez określoną grupę (10 pracowników) czy pisemnego zgłaszania kandydatów.

Ustawa o radach pracowników nie reguluje trybu weryfikacji wyborów. Wobec braku odesłania do stosowania przepisów postępowania cywilnego wydaje się zasadne zgłaszanie ewentualnych żądań weryfikacji wyborów inspektorowi pracy. Z kolei inspektor pracy może wystąpić jako oskarżyciel publiczny w postępowaniu wykroczeniowym w tej sprawie.

Liczebność rady pracowników

Bez względu na zasadę wyboru rady, jej skład będzie się kształtował następująco:

• w zakładzie zatrudniającym od 50 do 250 pracowników w skład rady pracowników wchodzi 3 pracowników;

• w zakładzie zatrudniającym od 251 do 500 pracowników - 5 pracowników;

• w zakładzie zatrudniającym więcej niż 500 pracowników - 7 pracowników.

Kadencja wybranej rady pracowników trwa 4 lata, a pracodawca jest zobowiązany do zorganizowania wyborów członków kolejnej rady pracowników co najmniej na 14 dni przed upływem poprzedniej kadencji.

WAŻNE!

Utworzenie w firmie zakładowej organizacji związkowej powoduje rozwiązanie rady pracowników powołanej przez pracowników.

Rada pracowników powołana przez samych pracowników ulega rozwiązaniu, a mandat jej członków wygasa po upływie 6 miesięcy od dnia, w którym pracodawca, u którego nie działała do tej pory organizacja związkowa, został powiadomiony na piśmie o objęciu go zakresem działania organizacji związkowej oraz o liczbie członków organizacji będących pracownikami. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy do końca kadencji rady zostało nie więcej niż 12 miesięcy.

Uprawnienia rady a obowiązki pracodawcy

Obowiązujące przepisy określają dość ogólnie zakres informacji, jakie pracodawca jest zobowiązany dostarczać radzie pracowników. Informacje te będą dotyczyć najczęściej kwestii o charakterze gospodarczym oraz socjalnym, do których należą głównie sprawy zatrudnienia. W odniesieniu do informacji o stanie działalności i sytuacji ekonomicznej należy podać informacje istniejące w czasie powstania rady, a następnie powiadomić ją o przewidywanych zmianach w przedsiębiorstwie.

Nie znajdziemy w przepisach konkretnie wskazanych dokumentów, które należy przekazywać członkom rady. Nigdzie także nie jest napisane wprost, o czym pracodawca powinien informować radę, a o czym nie. Szczegółowy zakres przekazywanych radzie informacji będzie różny u różnych pracodawców. Decydować będzie rodzaj prowadzonej działalności, specyfika danego zakładu, a także struktura organizacyjna.

Z całą pewnością rada powinna być informowana o zmianach, które będą wpływały na sytuację pracowników. Rady pracowników nie mają kompetencji decyzyjnych, ponieważ „informowanie” oznacza tylko przekazywanie przedstawicielom pracowników danych w celu umożliwienia im zaznajomienia się z przedmiotem sprawy i zbadania jej, natomiast „przeprowadzanie konsultacji” oznacza wymianę poglądów oraz nawiązanie dialogu między przedstawicielami pracowników a pracodawcą. W praktyce bardzo dobrze układa się współpraca z radą w tych zakładach, w których podpisane zostało porozumienie umożliwiające stronie pracowniczej i pracodawcy swobodne określenie szczegółowych zasad wzajemnej współpracy. Strony mogą się umówić w porozumieniu, jak często będą odbywać spotkania, jakie konkretnie dokumenty będą przedmiotem zainteresowania rady oraz z jaką częstotliwością będą one ponownie przedkładane, a ponadto strony mogą ustalić w porozumieniu inne praktyczne szczegóły współpracy.

Gdy rada ma już określone informacje, rozpoczyna się proces konsultacji, które należy prowadzić w takim terminie, formie i zakresie, który pracodawcy pozwoli na podjęcie stosownych działań. Konsultacje dotyczą w szczególności stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia, a ponadto działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia oraz działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia. Swoją opinię rada pracowników może przedstawić także w sprawie działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy oraz przewidywanych w tym zakresie zmian. Nie ma również przeszkód, aby przedstawiała swoje opinie i w innych sprawach.

Pytania i odpowiedzi

(?) Zatrudniam 10 osób na 1/2 etatu, czyli 5 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, 15 pracowników na pełny etat, 6 osób na podstawie umów zlecenia i dzieło oraz 26 osób jest samozatrudnionych. Czy mam obowiązek zorganizować wybory rady pracowników?

Nie będzie Pan zobowiązany do organizowania wyborów rady, ponieważ faktycznie nie zatrudnia Pan 50 pracowników. Zatrudnianie co najmniej 50 osób nie zawsze będzie oznaczało zatrudnianie 50 pracowników. Zatrudnionych na podstawie umowy o pracę nie przelicza się do celów związanych z realizacją ustawy o informowaniu na pełne etaty, tak jak dzieje się to np. na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ponadto osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych nie są pracownikami. Zatem w tym przypadku zatrudnionych jest tylko 25 osób, które wliczamy do liczby pracowników na podstawie ustawy o radach pracowników.

(?) Zarząd zakładowej organizacji związkowej postanowił wybrać do rady pracowników 3 osoby spośród członków tego organu. Czy dopuszczalne jest łączenie funkcji związkowych w zarządzie organizacji związkowej z funkcją w radzie pracowników?

Nie ma żadnego ustawowego zakazu łączenia funkcji w zarządzie organizacji związkowej z członkostwem w radzie pracowników. Zarząd organizacji związkowej swobodnie decyduje o wyborze członków rady pracowników, po czym powiadamia o swojej decyzji pracodawcę.

(?) Zatrudniamy 83 pracowników, z tego zaledwie 10 osób należy do organizacji związkowej działającej w zakładzie od września 2007 r. Czy tak mała organizacja może samodzielnie wybierać radę pracowników?

Istniejąca w Państwa zakładzie organizacja związkowa ma prawo wybrać radę pracowników. Jeżeli u pracodawcy działa reprezentatywny związek zawodowy, to on wybiera radę pracowników. Wobec tego, że zakładowa organizacja związkowa zrzesza co najmniej 10% załogi, to ona będzie reprezentatywna, a zatem wybierze przedstawicieli rady.

(?) Nasze przedsiębiorstwo państwowe będzie sprywatyzowane. Czy w takim przypadku działająca od lat w zakładzie rada pracownicza przekształci się w radę pracowników po prywatyzacji?

Prywatyzacja przedsiębiorstwa spowoduje konieczność stosowania przepisów ustawy o informowaniu, a zatem powołanie rady pracowników w sposób określony w tej ustawie. Rada pracownicza nie przekształci się z mocy prawa w radę pracowników.

Niektóre podmioty zostały zwolnione z obowiązku tworzenia rady pracowników. Wśród nich są przedsiębiorstwa państwowe, w których tworzy się samorządy załogi.

• art. 1-11, art. 26 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (DzU nr 79, poz. 550),

• art. 241^25a § 1-2 Kodeksu pracy.

Ewa Podgórska-Rakiel

specjalista w zakresie prawa związkowego