Pracownik vs freelancer - ile kosztują pracodawcę?

• Pracownik vs freelancer
• Ile kosztuje zatrudnienie pracownika wewnętrznego?
• Ile kosztuje współpraca z freelancerem?
• Dodatkowe koszty dla pracodawcy
• Pracownik czy freelancer? Podsumowanie

Pracownik vs freelancer

Współpraca z freelancerami ma wiele zalet. Oferuje ona elastyczność, otwiera dostęp do globalnego rynku talentów oraz pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. W dobie rosnącej popularności zdalnych form zatrudnienia, warto zastanowić się, czy tradycyjne etaty nadal są najlepszym rozwiązaniem dla każdej firmy oraz jak współpraca z wolnymi strzelcami wypada w porównaniu do zatrudniania pracowników na etat pod względem kosztów i efektywności.

Chociaż współpraca z freelancerami staje się coraz bardziej popularna, przedsiębiorcy często wybierają rekrutację nowego pracownika, wierząc, że pracownik etatowy będzie bardziej lojalny. Jednak według raportu Global Talent Trends Report 2023 firmy Deloitte, globalny wskaźnik rotacji pracowników w 2023 roku wyniósł 18 proc. wskazań, w porównaniu do 15 proc. rok wcześniej . Te statystyki pokazują, że zatrudnienie pracownika etatowego nie zawsze gwarantuje większą lojalność w porównaniu do niezależnego specjalisty.

– Aby zmniejszyć rotację, pracodawcy muszą podejmować różne działania, które zniechęcą pracowników do odejścia. Popularne metody, które generują dodatkowe koszty dla firmy, obejmują oferowanie benefitów pozapłacowych np. kart sportowych czy pakietów medycznych, do tego dochodzą premie, możliwości awansu oraz budżety na szkolenia i kursy – tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń na linii klient-freelancer. — Freelancerzy natomiast cenią sobie długoterminowe współprace, ponieważ w czasie, kiedy musieliby szukać nowych zleceń, mogą realizować projekty i zarabiać. Firmy nie muszą zatem ponosić kosztów związanych z zatrzymaniem pracownika – dodaje ekspertka.

Jak jednak współpraca z podwykonawcą wygląda pod względem rozliczeń w porównaniu do zatrudnienia pracownika na etat?

Ile kosztuje zatrudnienie pracownika wewnętrznego?

W sytuacji, w której przedsiębiorca zawiązuje z pracownikiem umowę o pracę, jest on zobowiązany nie tylko do przekazywania wynagrodzenia brutto (minimalne od lipca br. będzie wynosiło 4300 zł, co stanowi łączny koszt zatrudnienia ok. 5107 zł), ale również do odprowadzania za niego składek ZUS. Ich wysokość w 2024 roku przedstawia się następująco: 

• Ubezpieczenie emerytalne — 9,76%
• Składka rentowa — 6,50% 
• Fundusz Pracy — 2,45% 
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych — 0,1% 
• Ubezpieczenie wypadkowe — 1,67% .

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na zawarcie z pracownikiem umowy zlecenie, koszty zależą od profilu zatrudnionego. Możemy wyróżnić trzy scenariusze:

1. Umowa zlecenie jako jedyne źródło dochodu — koszty pracodawcy są takie same jak w przypadku umowy o pracę. Obejmuje to wypłatę minimalnego wynagrodzenia oraz opłacenie składek ZUS.
2. Pracownik zatrudniony w innej firmie, pobierający minimalne wynagrodzenie — pracodawca ponosi jedynie koszty wynagrodzenia brutto.
3. Student poniżej 26 roku życia — jedynym kosztem dla pracodawcy jest wynagrodzenie brutto pracownika.

W przypadku umowy o dzieło, całkowitym kosztem dla przedsiębiorcy jest wynagrodzenie brutto, ponieważ taka umowa nie podlega oskładkowaniu. Jeśli jednak umowa o dzieło jest jedną z umów zawartych z pracodawcą, powstaje obowiązek ubezpieczenia z jej tytułu.

Ile kosztuje współpraca z freelancerem?

Pracodawcy nie zawsze potrzebują stałych pracowników. Powtarzalne prace lub pojedyncze zadania mogą skutecznie zlecać freelancerom. W przypadku współpracy z osobą prowadzącą własną działalność gospodarczą, przedsiębiorca nie musi odprowadzać żadnych składek ani zaliczek na podatek dochodowy. Wielu freelancerów wystawia faktury za swoje usługi, a wynagrodzenie przy identycznej kwocie netto jak w przypadku umowy o pracę generuje dla przedsiębiorcy około 22 proc. niższe koszty.

– Warto pamiętać, że nie wszyscy freelancerzy prowadzą działalność gospodarczą. W takich przypadkach podstawą współpracy jest umowa o dzieło, zlecenie lub rozliczenie za pośrednictwem dedykowanej platformy. Przy umowie o dzieło pracodawca musi przygotować umowę, zarejestrować ją w ZUS, odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy w imieniu freelancera oraz wysłać PIT. Umowa o dzieło nie wiąże się z dodatkowymi kosztami, ponieważ nie podlega oskładkowaniu – wyjaśnia Żaneta Siwik z Useme. – Sytuacja wygląda inaczej przy umowie zlecenia, która zakłada pracę w określonych godzinach. Podstawą wynagrodzenia jest czas przepracowany przez freelancera, a pracodawca musi opłacić składki na ubezpieczenie ZUS, odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia podwykonawcy oraz wysłać PIT – dodaje ekspertka.

Dodatkowe koszty dla pracodawcy

Przy zatrudnieniu freelancera przedsiębiorca płaci jedynie za wykonaną pracę – nie musi wypłacać premii, dodatków za nadgodziny ani udzielać płatnego urlopu wypoczynkowego. Te koszty dotyczą wyłącznie pracownika etatowego. Dodatkowo, jeśli pracodawca zdecyduje się na zatrudnienie pracownika w pełni zdalnie lub w formule hybrydowej, koszty będą wyższe. 

Jest to spowodowane nowymi przepisami kodeksu pracy dotyczącymi tzw. home office, które obowiązują od 7 kwietnia 2023 r. Wprowadzają one obowiązek pokrywania przez przedsiębiorcę kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak podwyższone koszty energii elektrycznej oraz Internetu. Dodatkowo zmiany w prawie, mogą obejmować również inne koszty związane z utrzymaniem miejsca pracy, takie jak koszty eksploatacji sprzętu czy ewentualne naprawy i serwisowanie urządzeń używanych do wykonywania obowiązków służbowych.

Pracownik czy freelancer? Podsumowanie

– Z punktu widzenia kosztów, jakie firma musi ponieść przy każdym wyborze, freelancerzy mogą być zdecydowanie tańszą opcją, zwłaszcza w przypadku krótkoterminowej współpracy. Natomiast w dłuższej perspektywie lepszym wyborem mogą okazać się pracownicy etatowi. Ich przewagą jest dobra znajomość kultury organizacyjnej firmy, specyfiki branży oraz już nabyte umiejętności. Co więc jest bardziej opłacalną opcją? Na to pytanie każdy przedsiębiorca musi odpowiedzieć sam, dokładnie analizując potrzeby swojej firmy – podsumowuje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń na linii klient-freelancer.

Źródło: Useme