REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Zatrudnienie freelancera - o jakie kwestie prawne i księgowe warto zadbać?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
freelancer prawo podatki składki zus umowa
Freelancer z Polski i zza granicy - prawo, podatki, składki zus
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Zatrudnienie freelancera - omawiamy kwestie prawne i księgowe. Współpraca z freelancerami jest coraz popularniejszym modelem biznesowym, który oferuje elastyczność, dostęp do niezależnych specjalistów z całego świata i możliwość skalowania działań bez konieczności zatrudniania stałych pracowników. Aby jednak taki model outsourcingu był efektywny i zgodny z prawem, niezbędne jest zrozumienie i właściwe zarządzanie kwestiami prawnymi i księgowymi.

rozwiń >

Zatrudnienie freelancera

W obliczu rosnącej konkurencji i ciągłego dążenia do optymalizacji kosztów coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega zalety outsourcingu. Wykorzystanie umiejętności freelancerów, zwłaszcza w najpopularniejszych branżach jak programowanie, copywriting czy grafika nie tylko umożliwia znaczące oszczędności finansowe, ale także oferuje elastyczność i dostęp do specjalistycznych kompetencji bez potrzeby zwiększania etatowego zatrudnienia. Dzięki temu pracownicy na stałych umowach mogą skupić się na bardziej strategicznych i dochodowych projektach, co przekłada się na lepszą wydajność całego przedsiębiorstwa. Na jakie aspekty prawne i księgowe należy wziąć pod uwagę przed nawiązaniem współpracy z freelancerami z Polski i z zagranicy?

REKLAMA

Freelancer z Polski

Istnieje wiele modeli współpracy z niezależnymi specjalistami, jednak najwygodniejszą i jednocześnie najkorzystniejszą opcją dla przedsiębiorców jest B2B na podstawie rachunku lub faktury. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest łatwiejsze rozliczenie usługi przez księgowych, którzy obsługują faktury bez naliczania dodatkowych kosztów. Jednak blisko połowa freelancerów w Polsce nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, a obowiązujące przepisy nie definiują precyzyjnie, w którym momencie powinien on założyć firmę. Przy nawiązaniu współpracy z podwykonawcą z Polski należy mieć na uwadze poniższe kwestie:

1. Umowa ze zleceniobiorcą

REKLAMA

Zanim rozpocznie się współpracę, kluczowe jest zawarcie odpowiedniej umowy. W Polsce przedsiębiorcy najczęściej decydują się na umowę o dzieło lub umowę zlecenie. Wybór zależy od rodzaju i charakteru pracy. Umowa o dzieło jest preferowana, gdy liczy się finalny efekt pracy, natomiast umowa zlecenie stosowana jest, gdy praca ma być wykonywana w określonym czasie.

Umowa o dzieło może zostać zawarta w dowolnej formie, również ustnej – lecz w tym przypadku wymagana jest obecność świadków – lub drogą elektroniczną. Nie jest obowiązkowe poświadczenie jej podpisami, wystarczy oświadczenie obu stron, że akceptują postanowienia umowy — tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń na linii klient-freelancer. – Mniej popularną opcją jest umowa zlecenie, którą można zawiązać, w sytuacji, gdy praca ma charakter stały, np. moderacja profilu firmowego w mediach społecznościowych. Ważną kwestią, o której trzeba pamiętać, jest to, że przy tym typie umowy zleceniodawca jest zobowiązany do zapłaty składki na ubezpieczenie ZUS – dodaje ekspertka.

Innym utrudnieniem umowy zlecenia jest jej wysokość. Zależy ona od tego, czy niezależny specjalista ma już tytuł do ubezpieczenia. Przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacania pełnych składek, w sytuacji, zawarcia umowy z podwykonawcą, który:

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • ukończył studia bądź studiuje, powyżej 26. roku życia,
  • nie jest objęty ubezpieczeniem na podstawie umowy o pracę,
  • nie posiada ubezpieczenia z tytułu innej umowy zlecenia na kwotę wyższą bądź równą minimalnej płacy krajowej.

2. Druk zgłoszenia do ZUS

REKLAMA

W sytuacji, gdy przedsiębiorca ma do zrealizowania określone zadanie, prawdopodobnie zawrze z podwykonawcą umowę o dzieło, którą należy zgłosić do ZUS za pomocą formularza ZUS RUD. Jednak zgłoszenie takiej umowy nie oznacza, że zleceniodawca jest zobowiązany do opłacania składek. To po prostu formalność, która pozwala sprawdzić, czy między stronami został zawarty odpowiedni dokument.

Natomiast, jeśli praca ma charakter stały i klient wynagradza wolnego strzelca za czas (red. zlecenie), a nie za efekt,  będzie on zobligowany do opłacania składek na ubezpieczenie. To z kolei oznacza konieczność wypełnienia dodatkowych dokumentów: formularza ZUS ZUA dla pełnej składki lub ZUS ZZA dla samej składki zdrowotnej.

3. PIT-11

Zleceniodawca ma obowiązek odprowadzić zaliczki na PIT od wynagrodzenia wypłaconego freelancerowi i po zakończeniu roku kalendarzowego przekazać mu formularz PIT-11, który podsumowuje zaliczki odprowadzone w imieniu freelancera na podatek dochodowy. 

Freelancer z zagranicy

Freelancing to nie tylko praca z wykonawcami z Polski. W erze powszechnego dostępu do technologii, przedsiębiorcy mogą łatwo korzystać z usług specjalistów spoza kraju, np. do obsługi sklepu na międzynarodowych platformach sprzedażowych, prowadzenia badań rynkowych, tłumaczeń czy konsultacji.

Jednak, aby podjąć współpracę z zagranicznym freelancerem, należy zrozumieć, na jakich podstawach prawnych się to odbywa. W tym celu warto rozważyć trzy kwestie: rezydencję, podatki i ubezpieczenia.

1. Rezydencja podatkowa

Jedną z kluczowych kwestii, w przypadku podwykonawców z zagranicy jest rezydencja podatkowa, czyli informacja, gdzie freelancer powinien odprowadzać podatki. Od tego zależy, jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcy zatrudniającym freelancerów z zagranicy. Istnieją dwie możliwości – podwykonawca może być obcokrajowcem mieszkającym w Polsce lub w innym kraju. Co to oznacza w praktyce?

  • Jeśli freelancer mieszka, pracuje i opłaca podatki w Polsce, klient może zawrzeć z nim takie same umowy o dzieło lub zlecenia, jak z krajowym podwykonawcą.
  • Freelancer z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii automatycznie zyskuje dostęp do polskiego rynku pracy. To samo prawo mają również obywatele innych państw, którzy ukończyli studia w Polsce.
  • Pozostali freelancerzy muszą uzyskać odrębne pozwolenie na pracę.

Jeśli zleceniobiorca ma pozwolenie na pracę w Polsce, warto sprawdzić, jakiego typu jest to dokument. Niektórzy pracownicy zagraniczni otrzymują pozwolenie na pracę tylko u konkretnego pracodawcy, co uniemożliwia im świadczenie dodatkowych usług innym podmiotom.

2. Kwestie podatkowe

Dzięki obowiązującym przepisom i umowom międzynarodowym przeciwdziałającym podwójnemu opodatkowaniu, freelancer płaci podatek dochodowy tylko w jednym kraju – albo w Polsce, albo w miejscu swojego zamieszkania.

Jeśli podwykonawca dostarczy certyfikat rezydencji podatkowej, przedsiębiorca ma mniej obowiązków. W takiej sytuacji wypłaca freelancerowi wynagrodzenie brutto na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia, bez konieczności odprowadzania podatku w Polsce. Następnie, do lutego kolejnego roku kalendarzowego, wystawia dokument IFT1-R, który odpowiada formularzowi PIT-11. Niezależny specjalista jest zobowiązany do samodzielnego rozliczenia zgodnie z obowiązującymi stawkami w swoim kraju – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme.

Jeśli podwykonawca nie dostarczy certyfikatu rezydencji ani nie mieszka w Polsce, przedsiębiorca musi odprowadzić zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20 proc. bez kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo, pod koniec roku, należy przesłać do urzędu skarbowego formularz PIT 8AR oraz wystawić freelancerowi wcześniej wspomniany dokument IFT1-R.

3. Ubezpieczenie

Umowa o dzieło nie podlega opodatkowaniu ZUS, chyba że jest zawarta z obecnym pracodawcą. Inaczej sprawa ma się w przypadku umowy zlecenia.

Jeśli zagraniczny freelancer mieszka w Polsce i przedsiębiorca zawarł z nim umowę zlecenie, należy odprowadzić za niego składki ZUS. W zależności od źródła i wysokości dochodów podwykonawcy mogą to być pełne składki ubezpieczeniowe lub tylko składka zdrowotna. Dla niezależnych specjalistów mieszkających za granicą obowiązują przepisy Unii Europejskiej lub międzynarodowe umowy dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Freelancer może być ubezpieczony na podstawie przepisów jednego kraju, a decyzję o tym, gdzie będą odprowadzane składki i według jakich przepisów podejmują instytucje odpowiedzialne za ubezpieczenia społeczne.

Ważne jest to, że przedsiębiorca, który zawarł umowę zlecenia z zagranicznym freelancerem nie zamieszkującym w Polsce, musi skontaktować się z ZUS, aby indywidualnie rozpatrzyć jego sytuację.

Zatrudnianie freelancerów, zarówno z Polski, jak i z zagranicy, wymaga odpowiedniego przygotowania i zrozumienia przepisów prawnych oraz zasad księgowości. Poprawnie przygotowana umowa, zrozumienie obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych, to klucz do efektywnej i bezproblemowej współpracy. Dbałość o te aspekty pozwoli uniknąć nieporozumień i konfliktów, maksymalizując korzyści płynące z outsourcingu działań – podsumowuje Żaneta Siwik.

Źródło: Useme

oprac. Emilia Panufnik
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wszystkie weekendy z wolnym piątkiem: ta grupa gotowa przejść na czterodniowy tydzień pracy natychmiast

90 proc. profesjonalistów chce pracować w modelu czterodniowego tygodnia pracy, o ile nie wpłynie to na ich zarobki. Jako największe korzyści skróconego tygodnia pracy specjaliści wskazują więcej czasu wolnego oraz poprawę ogólnej satysfakcji z życia Jako największe zagrożenia – obniżenie wynagrodzenia oraz pracę w nadgodzinach.

Najmłodsi pracownicy niechętnie idą na zwolnienie lekarskie, dlaczego

Pracownicy z pokolenia Z czyli do 29. roku życia) rzadziej korzystają ze zwolnień lekarskich niż ich starsi współpracownicy. Dane z audytów absencji chorobowej przeprowadzonych w przedsiębiorstwach na terenie całej Polski w okresie ostatnich kilkunastu miesięcy pokazują jasno, że najmłodsza grupa pracowników charakteryzuje się najniższym poziomem nieobecności z powodów zdrowotnych.

Zetki chcą pracować z sensem, w dobrej atmosferze i za dużą kasę

Dla pokolenia Z zaangażowanie w pracę naprawdę ma znaczenie. Z kolei 40 procent młodych mówi, że bardzo się stara w codziennych obowiązkach, a kolejne 42 procent twierdzi, że nie zawsze wszystko wychodzi im idealnie. 57 proc. młodych wskazuje pieniądze jako kluczowy czynnik wyboru pracodawcy i motywacji. Ale to nie wystarczy.

Ksiądz: 6000 zł, biskup: 10000 zł, a zakonnica ...300 zł? Zarobki i emerytury duchownych 2025

Jak wyglądają finanse duchowieństwa w Polsce? Najnowsze dane pokazują, że zarobki i świadczenia kapłanów oraz sióstr zakonnych są bardzo zróżnicowane. Prześwietlamy ich miesięczne dochody i zasady przyznawania emerytur, ujawniając pełen obraz finansowy osób duchownych.

REKLAMA

Zaufanie pracowników: jaką jest dla firmy wartością, co zrobić by ją budować

Stwierdzenie, że zaufanie pracowników zwiększa wyniki firmy, nie budzi kontrowersji. Firmy radzą sobie lepiej, gdy ich pracownicy im ufają. Czy można jednak przeliczyć zaufanie na konkretny wynik finansowy?

Czy będą zmiany dla osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności?

Osoby niepełnosprawne ruchowo w stopniu umiarkowanym czują się dyskryminowane. Z tego powodu do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej skierowano kilka ważnych pytań. Wątpliwości na temat ewentualnych zmian w obowiązujących przepisach rozwiewa Pełnomocnik Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych Łukasz Krasoń.

Czas pracy kadry zarządzającej (kierownicy, dyrektorzy i inni). Czy wszyscy menadżerowie nie mają prawa do nadgodzin? Co wynika z kodeksu pracy i orzecznictwa?

Czas pracy kadry zarządzającej w Polsce podlega szczególnym regulacjom prawnym, które różnią się od zasad obowiązujących pracowników wykonujących zadania operacyjne. Przepisy kodeksu pracy wskazują możliwość wyłączenia menadżerów pełniących funkcje kierownicze z norm dotyczących limitów czasu pracy i rozliczania nadgodzin. W praktyce pojawiają się liczne pytania, jak te zasady stosować, a orzecznictwo sądowe dostarcza cennych wskazówek.

Od 19 czerwca 2025 r. kolosalne podwyżki dla tych pracowników. Rozporządzenie w mocy, po nowemu zarabiają do 23 000 zł a dodatki do 3 400 zł

W wielu tekstach skupiamy się na podwyżkach dla pracowników samorządowych, dla pracowników w budżetówce, w tym nauczycieli, policjantów czy w służbie zdrowia, a warto też pamiętać o innych grupach zawodowych, może bardziej niszowych, ale jednak istniejących od dawna na polskim rynku pracy. Już od 19 czerwca 2025 r. kolosalne podwyżki dla tych pracowników. Rozporządzenie jest w mocy i po nowemu pracownicy zarabiają do 23 000 zł a dodatki do wynagrodzenia to nawet do 3 400 zł. Dla wielu takie stawki to tylko marzenie. Zatem ile zarabia się w KSSiP?

REKLAMA

Niedoszacowane ryzyko w branży budowlanej. Blisko 3,5 tys. wypadków w 2024 r.

W branży budowlanej co roku dochodzi do tysięcy wypadków – w 2024 r. odnotowano 3442 zdarzenia, 78 osób zginęło, a 57 zostało ciężko rannych (dane GUS). Choć główną przyczyną jest błąd ludzki, finansową odpowiedzialność ponoszą pracodawcy. Dzięki rozszerzonej polisie OC możliwe jest przeniesienie roszczeń na ubezpieczyciela, jednak pośrednicy ubezpieczeniowi ostrzegają: firmy często zaniżają sumy gwarancyjne i bagatelizują ryzyko.

Wakacyjna praca nastolatków 2025 [Co mówią przepisy i na co muszą uważać rodzice oraz pracodawcy]

Sezon letni to czas, gdy młodzież chętnie podejmuje się pierwszych zawodowych wyzwań. Jednak zanim nastolatek trafi do pracy w gastronomii, biurze czy przy zbiorach owoców, warto upewnić się, że jego zatrudnienie jest zgodne z prawem. Eksperci Job Impulse przypominają, że przepisy jasno określają, kto, kiedy i w jakich warunkach może pracować w czasie wakacji.

REKLAMA