Zatrudnienie freelancera - o jakie kwestie prawne i księgowe warto zadbać?

• Zatrudnienie freelancera
• Freelancer z Polski
• 1. Umowa ze zleceniobiorcą
• 2. Druk zgłoszenia do ZUS
• 3. PIT-11
• Freelancer z zagranicy
• 1. Rezydencja podatkowa
• 2. Kwestie podatkowe
• 3. Ubezpieczenie

Zatrudnienie freelancera

W obliczu rosnącej konkurencji i ciągłego dążenia do optymalizacji kosztów coraz więcej przedsiębiorstw dostrzega zalety outsourcingu. Wykorzystanie umiejętności freelancerów, zwłaszcza w najpopularniejszych branżach jak programowanie, copywriting czy grafika nie tylko umożliwia znaczące oszczędności finansowe, ale także oferuje elastyczność i dostęp do specjalistycznych kompetencji bez potrzeby zwiększania etatowego zatrudnienia. Dzięki temu pracownicy na stałych umowach mogą skupić się na bardziej strategicznych i dochodowych projektach, co przekłada się na lepszą wydajność całego przedsiębiorstwa. Na jakie aspekty prawne i księgowe należy wziąć pod uwagę przed nawiązaniem współpracy z freelancerami z Polski i z zagranicy?

Freelancer z Polski

Istnieje wiele modeli współpracy z niezależnymi specjalistami, jednak najwygodniejszą i jednocześnie najkorzystniejszą opcją dla przedsiębiorców jest B2B na podstawie rachunku lub faktury. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest łatwiejsze rozliczenie usługi przez księgowych, którzy obsługują faktury bez naliczania dodatkowych kosztów. Jednak blisko połowa freelancerów w Polsce nie prowadzi własnej działalności gospodarczej, a obowiązujące przepisy nie definiują precyzyjnie, w którym momencie powinien on założyć firmę. Przy nawiązaniu współpracy z podwykonawcą z Polski należy mieć na uwadze poniższe kwestie:

1. Umowa ze zleceniobiorcą

Zanim rozpocznie się współpracę, kluczowe jest zawarcie odpowiedniej umowy. W Polsce przedsiębiorcy najczęściej decydują się na umowę o dzieło lub umowę zlecenie. Wybór zależy od rodzaju i charakteru pracy. Umowa o dzieło jest preferowana, gdy liczy się finalny efekt pracy, natomiast umowa zlecenie stosowana jest, gdy praca ma być wykonywana w określonym czasie.

— Umowa o dzieło może zostać zawarta w dowolnej formie, również ustnej – lecz w tym przypadku wymagana jest obecność świadków – lub drogą elektroniczną. Nie jest obowiązkowe poświadczenie jej podpisami, wystarczy oświadczenie obu stron, że akceptują postanowienia umowy — tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń na linii klient-freelancer. – Mniej popularną opcją jest umowa zlecenie, którą można zawiązać, w sytuacji, gdy praca ma charakter stały, np. moderacja profilu firmowego w mediach społecznościowych. Ważną kwestią, o której trzeba pamiętać, jest to, że przy tym typie umowy zleceniodawca jest zobowiązany do zapłaty składki na ubezpieczenie ZUS – dodaje ekspertka.

Innym utrudnieniem umowy zlecenia jest jej wysokość. Zależy ona od tego, czy niezależny specjalista ma już tytuł do ubezpieczenia. Przedsiębiorca jest zobowiązany do opłacania pełnych składek, w sytuacji, zawarcia umowy z podwykonawcą, który:

• ukończył studia bądź studiuje, powyżej 26. roku życia,
• nie jest objęty ubezpieczeniem na podstawie umowy o pracę,
• nie posiada ubezpieczenia z tytułu innej umowy zlecenia na kwotę wyższą bądź równą minimalnej płacy krajowej.

2. Druk zgłoszenia do ZUS

W sytuacji, gdy przedsiębiorca ma do zrealizowania określone zadanie, prawdopodobnie zawrze z podwykonawcą umowę o dzieło, którą należy zgłosić do ZUS za pomocą formularza ZUS RUD. Jednak zgłoszenie takiej umowy nie oznacza, że zleceniodawca jest zobowiązany do opłacania składek. To po prostu formalność, która pozwala sprawdzić, czy między stronami został zawarty odpowiedni dokument.

Natomiast, jeśli praca ma charakter stały i klient wynagradza wolnego strzelca za czas (red. zlecenie), a nie za efekt,  będzie on zobligowany do opłacania składek na ubezpieczenie. To z kolei oznacza konieczność wypełnienia dodatkowych dokumentów: formularza ZUS ZUA dla pełnej składki lub ZUS ZZA dla samej składki zdrowotnej.

3. PIT-11

Zleceniodawca ma obowiązek odprowadzić zaliczki na PIT od wynagrodzenia wypłaconego freelancerowi i po zakończeniu roku kalendarzowego przekazać mu formularz PIT-11, który podsumowuje zaliczki odprowadzone w imieniu freelancera na podatek dochodowy. 

Freelancer z zagranicy

Freelancing to nie tylko praca z wykonawcami z Polski. W erze powszechnego dostępu do technologii, przedsiębiorcy mogą łatwo korzystać z usług specjalistów spoza kraju, np. do obsługi sklepu na międzynarodowych platformach sprzedażowych, prowadzenia badań rynkowych, tłumaczeń czy konsultacji.

Jednak, aby podjąć współpracę z zagranicznym freelancerem, należy zrozumieć, na jakich podstawach prawnych się to odbywa. W tym celu warto rozważyć trzy kwestie: rezydencję, podatki i ubezpieczenia.

1. Rezydencja podatkowa

Jedną z kluczowych kwestii, w przypadku podwykonawców z zagranicy jest rezydencja podatkowa, czyli informacja, gdzie freelancer powinien odprowadzać podatki. Od tego zależy, jakie obowiązki spoczywają na przedsiębiorcy zatrudniającym freelancerów z zagranicy. Istnieją dwie możliwości – podwykonawca może być obcokrajowcem mieszkającym w Polsce lub w innym kraju. Co to oznacza w praktyce?

• Jeśli freelancer mieszka, pracuje i opłaca podatki w Polsce, klient może zawrzeć z nim takie same umowy o dzieło lub zlecenia, jak z krajowym podwykonawcą.
• Freelancer z Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii automatycznie zyskuje dostęp do polskiego rynku pracy. To samo prawo mają również obywatele innych państw, którzy ukończyli studia w Polsce.
• Pozostali freelancerzy muszą uzyskać odrębne pozwolenie na pracę.

Jeśli zleceniobiorca ma pozwolenie na pracę w Polsce, warto sprawdzić, jakiego typu jest to dokument. Niektórzy pracownicy zagraniczni otrzymują pozwolenie na pracę tylko u konkretnego pracodawcy, co uniemożliwia im świadczenie dodatkowych usług innym podmiotom.

2. Kwestie podatkowe

Dzięki obowiązującym przepisom i umowom międzynarodowym przeciwdziałającym podwójnemu opodatkowaniu, freelancer płaci podatek dochodowy tylko w jednym kraju – albo w Polsce, albo w miejscu swojego zamieszkania.

– Jeśli podwykonawca dostarczy certyfikat rezydencji podatkowej, przedsiębiorca ma mniej obowiązków. W takiej sytuacji wypłaca freelancerowi wynagrodzenie brutto na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia, bez konieczności odprowadzania podatku w Polsce. Następnie, do lutego kolejnego roku kalendarzowego, wystawia dokument IFT1-R, który odpowiada formularzowi PIT-11. Niezależny specjalista jest zobowiązany do samodzielnego rozliczenia zgodnie z obowiązującymi stawkami w swoim kraju – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme.

Jeśli podwykonawca nie dostarczy certyfikatu rezydencji ani nie mieszka w Polsce, przedsiębiorca musi odprowadzić zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 20 proc. bez kosztów uzyskania przychodów. Dodatkowo, pod koniec roku, należy przesłać do urzędu skarbowego formularz PIT 8AR oraz wystawić freelancerowi wcześniej wspomniany dokument IFT1-R.

3. Ubezpieczenie

Umowa o dzieło nie podlega opodatkowaniu ZUS, chyba że jest zawarta z obecnym pracodawcą. Inaczej sprawa ma się w przypadku umowy zlecenia.

Jeśli zagraniczny freelancer mieszka w Polsce i przedsiębiorca zawarł z nim umowę zlecenie, należy odprowadzić za niego składki ZUS. W zależności od źródła i wysokości dochodów podwykonawcy mogą to być pełne składki ubezpieczeniowe lub tylko składka zdrowotna. Dla niezależnych specjalistów mieszkających za granicą obowiązują przepisy Unii Europejskiej lub międzynarodowe umowy dotyczące ubezpieczeń społecznych.

Freelancer może być ubezpieczony na podstawie przepisów jednego kraju, a decyzję o tym, gdzie będą odprowadzane składki i według jakich przepisów podejmują instytucje odpowiedzialne za ubezpieczenia społeczne.

Ważne jest to, że przedsiębiorca, który zawarł umowę zlecenia z zagranicznym freelancerem nie zamieszkującym w Polsce, musi skontaktować się z ZUS, aby indywidualnie rozpatrzyć jego sytuację.

– Zatrudnianie freelancerów, zarówno z Polski, jak i z zagranicy, wymaga odpowiedniego przygotowania i zrozumienia przepisów prawnych oraz zasad księgowości. Poprawnie przygotowana umowa, zrozumienie obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych, to klucz do efektywnej i bezproblemowej współpracy. Dbałość o te aspekty pozwoli uniknąć nieporozumień i konfliktów, maksymalizując korzyści płynące z outsourcingu działań – podsumowuje Żaneta Siwik.

Źródło: Useme