Zaliczka czy zadatek - co będzie lepsze przy współpracy z freelancerem?

• Zadatek i zaliczka zabezpieczeniem finansowym
• Zadatek i zaliczka – zabezpieczenie pracy zdalnej
• Łączenie umowy o dzieło z zaliczką lub zadatkiem
• Faktura zaliczkowa
• Zadatek czy zaliczka - różnica, co przepada

Zadatek i zaliczka zabezpieczeniem finansowym

Aby zminimalizować ryzyko niewywiązania się z umowy, zarówno wolni strzelcy, jak i zleceniodawcy coraz częściej sięgają po zadatki lub zaliczki. Te formy zabezpieczeń finansowych odgrywają istotną rolę w potwierdzaniu złożonych zamówień i zapewnianiu płynności finansowej zleceniobiorcy, ale różnią się między sobą zasadami zwrotu oraz konsekwencjami prawnymi. Zrozumienie tych różnic może być kluczowe dla bezproblemowej i bezpiecznej współpracy z podwykonawcami.

W idealnym scenariuszu pracy zdalnej, warunki realizacji zlecenia są jasno określone w umowie lub kontrakcie. Freelancer dostarcza dzieło zgodnie z wymaganiami i terminem, a klient terminowo dokonuje płatności. Jednak w praktyce obie strony mogą napotkać różne trudności. Niejasny brief, konieczność wprowadzania poprawek, opóźnienia w dostarczeniu pracy czy płatności oraz zwykłe nieporozumienia wynikające z komunikacji na odległość, to elementy codziennej rzeczywistości pracy zdalnej.

Zadatek i zaliczka – zabezpieczenie pracy zdalnej

Rozpoczynając współpracę z niezależnym specjalistą, warto zawczasu zminimalizować ryzyko niewywiązania się freelancera z wykonania dzieła i podjąć kroki, dzięki którym zabezpieczymy interesy firmy. Temu celowi służą zadatek i zaliczka. Odgrywają one rolę gwaranta i mają na celu potwierdzenie złożonego zamówienia przez zleceniodawcę oraz zabezpieczenie dla wykonawcy na rzecz przyszłego wynagrodzenia. Czym jednak się różnią?

• zaliczka – jest rodzajem świadczenia pieniężnego otrzymanego przez jedną ze stron przed zakończeniem umowy i nie podlega regulacjom w osobnych przepisach. Stosuje się do niego przepisy kodeksu cywilnego mówiące o umowach wzajemnych. Zaliczka jest włączana na poczet wynagrodzenia, w sytuacji, gdy umowa dojdzie do skutku. Natomiast, gdy obie strony postanowią odstąpić od umowy świadczenie należy zwrócić. 
• zadatek – w przeciwieństwie do zaliczki jest określony w art. 394 kodeksu cywilnego. To forma świadczenia pieniężnego lub rzeczowego, przekazywanego przez jedną ze stron w momencie zawarcia umowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zadatek nie powinien przekraczać 20 proc. wartości jej przedmiotu. W sytuacji, gdy umowa zostanie wykonana, świadczenie ulega zaliczeniu na poczet wynagrodzenia. Z kolei, w przypadku niewykonania umowy, strony nie są zobowiązane do ustalania nowego terminu lub zmiany warunków, które umożliwią jej realizację. Jeśli obie strony zdecydują się odstąpić od umowy albo gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, strona otrzymująca zadatek (freelancer) ma obowiązek zwrócić otrzymaną kwotę w tej samej wysokości. 

Gdy umowa nie została zrealizowana z winy freelancera ma on obowiązek zwrócić zadatek, a zleceniodawca może zażądać zwrotu podwójnej wysokości. Z kolei, kiedy do zerwania umowy dochodzi z winy drugiej strony, zadatek nie podlega zwrotowi, czyli stanowi on formę rekompensaty za utraconą korzyść. 

Łączenie umowy o dzieło z zaliczką lub zadatkiem

Zabezpieczenie w postaci zadatków i zaliczek zazwyczaj stosuje się przy zamówieniach na większe kwoty, jednak postanowienia kodeksu cywilnego nie ograniczają ich wykorzystania jedynie do sprzedaży towarów. Korzystając z zadatku lub zaliczki w umowie o dzieło lub umowie zlecenia, zleceniodawcy mogą napotkać inną trudność.

— Firmy zazwyczaj rozliczają tego typu świadczenia na podstawie faktur zaliczkowych, jeśli podwykonawca nie posiada własnej działalności gospodarczej, należy zawrzeć odpowiednią umowę cywilną. Jednak należy wiedzieć, że przedmiotem umowy o dzieło jest wykonanie konkretnej usługi bądź stworzenie nowego produktu o charakterze autorskim, a to znaczy, że nie może być ona użyta do rozliczenia wyłącznie zadatku bądź zaliczki. Podobne ograniczenie dotyczy umowy zlecenia, której przedmiotem jest czas poświęcony na realizację dzieła – tłumaczy Żaneta Siwik Product Marketing Lead w Useme, platformie upraszczającej rozliczenie na linii klient-freelancer.

W sytuacji, gdy przedsiębiorca chce wypłacić podwykonawcy zaliczkę, bądź dać zadatek, powinien on skorzystać z umowy wzajemnej lub nienazwanej, aby uregulować płatność. Inną możliwością są dedykowane platformy, które ułatwiają rozliczenie na linii klient-freelancer i chronią obydwie strony umowy.

Faktura zaliczkowa

W przypadku współpracy z samozatrudnionym freelancerem i rozliczeniem B2B na podstawie faktury VAT, podwykonawca powinien wystawić fakturę zaliczkową na otrzymaną kwotę i odprowadzić od niej podatek. Wartość podatku należy uwzględnić również na fakturze zaliczkowej, obliczając go zgodnie ze wzorem:

kwota podatku = (wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatku) / (100 + stawka podatku)

Jeśli faktura zaliczkowa została wystawiona na część całkowitej kwoty, to po wykonaniu usługi freelancer wystawia fakturę końcową na pozostałą kwotę wraz z należnym podatkiem.

Zadatek czy zaliczka - różnica, co przepada

— Chociaż zadatek i zaliczka są często traktowane na równi, różnią się one przede wszystkim zasadami dotyczącymi zwrotu. Zgodnie z postanowieniami kodeksu cywilnego, w przypadku zerwania umowy przez jedną ze stron, otrzymana zaliczka zawsze podlega zwrotowi, niezależnie od okoliczności. Natomiast zadatek może być w niektórych sytuacjach zwrócony. Jednak zazwyczaj obie strony niechętnie korzystają z tego rozwiązania. Powodem są komplikacje prawne związane z zawarciem takiej umowy oraz możliwość żądania zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, jeśli freelancer nie jest w stanie wykonać umowy. Dodatkowo umowa z zadatkiem nie wymaga od drugiej strony ustalenia nowego terminu lub warunków wykonania. Z kolei zaliczka, zgodnie z prawem, musi być zwrócona, więc nie stanowi ona zabezpieczenia dla żadnej ze stron transakcji – podsumowuje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme.

Źródło: Useme