Rozliczanie gratisu nieodpłatnie przekazanego pracownikowi

Tak, nieodpłatne przekazanie pracownikom gratisów dołączanych do czasopism zaprenumerowanych przez Państwa powoduje powstanie przychodu ze stosunku pracy po stronie obdarowanych, podlegającego opodatkowaniu i oskładkowaniu. Przekazane przedmioty należy wycenić według cen rynkowych obowiązujących w obrocie gospodarczym (szczegóły – w uzasadnieniu).

UZASADNIENIE

Co do zasady, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zasada ta odnosi się również do podatników zatrudnionych na umowę o pracę. Dla pracowników przychodem ze stosunku pracy są nie tylko otrzymane lub postawione do dyspozycji wypłaty pieniężne, ale także wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof).

W zasadzie każde świadczenie (bez względu na formę) przekazane pracownikowi stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy. Kosztem przedsiębiorcy pracownik uzyskuje bowiem przysporzenie majątkowe o konkretnym wymiarze finansowym. Wyjątkiem od reguły powszechności opodatkowania są zwolnienia przedmiotowe. Przepisy updof nie przewidują jednak żadnego zwolnienia dla prezentów czy upominków przekazywanych pracownikom na cele osobiste.

W opisanym przypadku pracodawca ponosi koszty prenumeraty fachowych czasopism potrzebnych przy prowadzeniu działalności gospodarczej. Do publikacji często dołączane są różnego rodzaju bezpłatne gadżety mające zachęcić nabywcę do dalszej współpracy i zakupu oferty. Takie gratisy mają zazwyczaj postać przedmiotów użytkowych, np. biżuterii, elementów drobnej galanterii, breloków itp. W większości takie prezenty nie stanowią przedmiotów niezbędnych w codziennej pracy. Jeśli pracodawca nieodpłatnie przekaże pracownikowi gadżet, to w świetle przepisów podatkowych pracownik uzyskuje przychód, od którego należy zapłacić podatek. W przypadku gdyby pracodawca przekazał pracownikom otrzymane gadżety do użytku w pracy, np. kalendarze, długopisy czy inne artykuły biurowe, to nie można mówić o przychodzie po stronie pracownika. W przeciwnym razie wartość otrzymanego prezentu jest opodatkowana.

WAŻNE!

Nieodpłatne przekazanie pracownikowi gadżetów dołączanych do prenumeraty czasopisma jest dla zatrudnionego przychodem ze stosunku pracy.

Wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń należy ustalać na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia (art. 11 ust. 2a pkt 4 updof). Powinni Państwo zatem oszacować wartość przekazanej rzeczy, biorąc pod uwagę cenę, jaką trzeba byłoby za nią zapłacić w obrocie rynkowym, np. w sklepie. W takiej sytuacji chodzi bowiem o przedmioty nieużywane. Należy przy tym pamiętać, że gadżetów przekazanych pracownikom nie należy wyceniać według ceny zakupu czasopisma, która nie zawiera ceny dołączanych przedmiotów.

---

Przekazując pracownikom prezenty otrzymane od wydawcy czasopisma, powinni Państwo uwzględnić ich wartość również w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W tym przypadku wartość pieniężną świadczeń w naturze należy ustalać w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu obowiązujących w zakładzie pracy. Jeśli pracodawca nie posiada takich regulacji, to, co do zasady, wartość pieniężną przekazanych świadczeń powinien ustalać:

• według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy – jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy,
• według cen ich zakupu – jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę (§ 3 pkt 1–2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

W omawianym przypadku powyższy przepis nie ma jednak zastosowania. Dlatego do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne powinni Państwo przyjąć wycenę stosowną do celów podatkowych, a zatem ustalić wartość pieniężną przekazanego świadczenia według cen rynkowych.

PRZYKŁAD

Firma budowlana prenumeruje czasopismo branżowe „SolidDom”. Za roczną prenumeratę płaci 475 zł brutto. Z miesięcznikiem w opakowaniu znajdują się często dodatki, takie jak rękawiczki do pracy w ogrodzie, suwmiarki, płyty CD z programami, m.in. do projektowania wnętrz lub DVD z filmami, zabawki dla dzieci itp. Pracodawca zebrał otrzymane przedmioty i w sierpniu br. zaoferował w prezencie pracownikom, którzy wyrazili chęć ich otrzymania. Pan Marek z działu projektowego wziął suwmiarkę i płytę z filmem, a kadrowa pani Magda – płytę z programem do urządzenia kuchni, nadmuchiwaną piłkę plażową dla dziecka i komplet sztućców do grilla. Pracodawca, aby wycenić wybrane przez pracowników przedmioty, sprawdził ich ceny w sklepach i ustalił, że:

● pan Marek uzyskał przychód w wysokości 50 zł (20 zł suwmiarka i 30 zł płyta),

● pani Magda uzyskała przychód w wysokości 62 zł (sztućce 15 zł, piłka 12 zł, płyta 35 zł).

Pracownicy są wynagradzani stawką miesięczną w wysokości 4300 zł. Mają prawo do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i złożyli PIT-2.

Obliczenie wysokości wynagrodzenia za sierpień na przykładzie pana Marka przedstawiamy w tabeli

@RY1@i65/2011/016/i65.2011.016.000.0040.001.jpg@RY2@

Podstawa prawna

• art. 11 ust. 2a pkt 4, art. 12 ust. 1, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 ze zm.),
• § 1, § 3 pkt 1–3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.).