Czy z wynagrodzenia pracownika można potrącić koszty delegowania do pracy w Unii Europejskiej

Zatrudnieni przez nas pracownicy kadry zarządzającej są delegowani do państw członkowskich Unii Europejskiej, aby wdrażać nowe systemy, projekty i nadzorować ich wykonanie w ramach umów zawieranych z zagranicznymi odbiorcami w zakresie prowadzonej przez nas działalności teleinformatycznej. Na czas delegowania pracownicy otrzymują stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4500 euro, a w odrębnej umowie cywilnoprawnej ustalamy z nimi zasady pokrywania kosztów noclegów, wyżywienia i przejazdów. Najczęściej pokrywamy koszty przejazdu oraz organizujemy nocleg, przy czym koszty noclegu potrącamy z wynagrodzenia menedżera. W zależności od liczby dni pobytu za granicą i standardu noclegu kwoty potrąceń wahają się od 200 do 500 euro miesięcznie. Czy taka indywidualna umowa jest ważna i można na jej podstawie dokonywać comiesięcznych potrąceń z wynagrodzenia pracownika delegowanego? - pyta Czytelnik ze Szczecina.

Tak. Jest to dopuszczalne działanie, ale pod warunkiem że poza odrębną umową, w której zostały określone zasady pokrywania kosztów podróży przez strony, posiadają Państwo pisemną zgodę pracownika na potrącenie konkretnej kwoty z jego comiesięcznego wynagrodzenia. Nie mogą Państwo bowiem odliczyć z pensji pracownika kosztów noclegu, jeżeli nie wyraził on zgody na ściśle określoną kwotę.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Umowa cywilnoprawna zawarta z pracownikiem, określająca zasady zwrotu kosztów związanych z jego delegowaniem, jest ważna. Jednak konkretne kwoty pobierane z jego wynagrodzenia muszą być mu znane w każdym miesiącu i musi on wyrazić na nie pisemną zgodę (wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 2004 r., I PK 529/03). Ponadto zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności (wyrok NSA w Warszawie z 21 grudnia 2005 r., I OSK 461/05).

Pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na pobranie z jego wynagrodzenia konkretnej kwoty zwrotu kosztów związanych z jego delegowaniem.

W zakresie potrąceń dopuszcza się potrącenia ustawowe konkretnie określone w przepisach oraz fakultatywne, nieprzewidziane i nienazwane przez ustawodawcę, za zgodą pracownika.

Do potrąceń ustawowych należą:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.

Zatem w omawianym przypadku mogą Państwo dokonać z wynagrodzenia pracownika i zgodnie z obowiązującymi przepisami potrąceń fakultatywnych, ale pod warunkiem uzyskania od zatrudnionego jego pisemnej zgody w tym zakresie.

Delegując pracowników do pracy poza granicę Polski, nie mają Państwo obowiązku zwrotu kosztów transportu, zakwaterowania czy wyżywienia. Polskie regulacje nie przewidują takiego zobowiązania po stronie pracodawcy. Nie są to też minimalne warunki pracy w państwie świadczenia usługi, o których mowa w dyrektywie dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług. Zatem ani krajowe, ani unijne przepisy nie nakładają na pracodawców delegujących pracowników z Polski obowiązku ponoszenia dodatkowych pozapłacowych kosztów związanych z delegowaniem. Jednak bardzo często pracodawcy opłacają zarówno koszty transportu pracowników do miejsca świadczenia usługi, jak i posiłki czy noclegi. Niekiedy pracownicy w ogóle nie wyraziliby zgody na taki wyjazd, gdyby nie mieli zapewnionego przez pracodawcę noclegu za granicą. Pracodawca może ponosić te koszty we własnym zakresie lub potrącać je z wynagrodzenia pracownika na podstawie pisemnej zgody zawierającej konkretną kwotę wymagalnego zobowiązania.

Bezpodstawne potrącenie należnego pracownikowi wynagrodzenia w całości lub części jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które pracodawca lub działająca w jego imieniu osoba podlega karze grzywny (art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy).

Podstawa prawna:

• art. 87-91, art. 282 § 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2018 r. poz. 917; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1076),

• art. 3 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz.U. UE L. z 1997 r. Nr 18, str. 1; ost. zm. Dz.U. UE L z 2012 r. Nr 252, poz. 59).

Ewa Podgórska-Rakiel