Czy z wynagrodzenia pracownika można potrącić koszty delegowania do pracy w Unii Europejskiej

Zatrudnieni przez nas pracownicy kadry zarządzającej są delegowani do państw członkowskich Unii Europejskiej, aby wdrażać nowe systemy, projekty i nadzorować ich wykonanie w ramach umów zawieranych z zagranicznymi odbiorcami w zakresie prowadzonej przez nas działalności teleinformatycznej. Na czas delegowania pracownicy otrzymują stałe wynagrodzenie miesięczne w wysokości 4500 euro, a w odrębnej umowie cywilnoprawnej ustalamy z nimi zasady pokrywania kosztów noclegów, wyżywienia i przejazdów. Najczęściej pokrywamy koszty przejazdu oraz organizujemy nocleg, przy czym koszty noclegu potrącamy z wynagrodzenia menedżera. W zależności od liczby dni pobytu za granicą i standardu noclegu kwoty potrąceń wahają się od 200 do 500 euro miesięcznie. Czy taka indywidualna umowa jest ważna i można na jej podstawie dokonywać comiesięcznych potrąceń z wynagrodzenia pracownika delegowanego? - pyta Czytelnik ze Szczecina.

Tak. Jest to dopuszczalne działanie, ale pod warunkiem że poza odrębną umową, w której zostały określone zasady pokrywania kosztów podróży przez strony, posiadają Państwo pisemną zgodę pracownika na potrącenie konkretnej kwoty z jego comiesięcznego wynagrodzenia. Nie mogą Państwo bowiem odliczyć z pensji pracownika kosztów noclegu, jeżeli nie wyraził on zgody na ściśle określoną kwotę.

Polecamy: Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń

Umowa cywilnoprawna zawarta z pracownikiem, określająca zasady zwrotu kosztów związanych z jego delegowaniem, jest ważna. Jednak konkretne kwoty pobierane z jego wynagrodzenia muszą być mu znane w każdym miesiącu i musi on wyrazić na nie pisemną zgodę (wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 2004 r., I PK 529/03). Ponadto zgoda pracownika nie może być blankietowa. Powinna dotyczyć konkretnej, istniejącej wierzytelności (wyrok NSA w Warszawie z 21 grudnia 2005 r., I OSK 461/05).

Pracownik musi wyrazić pisemną zgodę na pobranie z jego wynagrodzenia konkretnej kwoty zwrotu kosztów związanych z jego delegowaniem.

W zakresie potrąceń dopuszcza się potrącenia ustawowe konkretnie określone w przepisach oraz fakultatywne, nieprzewidziane i nienazwane przez ustawodawcę, za zgodą pracownika.

Do potrąceń ustawowych należą:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy.