Podróż służbowa

• Co to jest podróż służbowa?
• Co nie jest podróżą służbową i kto nie jest w podróży służbowej?
• Co przysługuje z tytułu podróży służbowej?
• Jaki środek transportu do podróży służbowej?
• Gdzie są określone wysokości diet?

Co to jest podróż służbowa?

Podróżą służbową jest:

• wykonywanie przez pracownika zadania służbowego;
• na polecenie pracodawcy (polecenie musi wskazywać konkretne zadanie do wykonania, nie może być nazbyt generalne. Polecenie powinno określać termin i miejsce jego wykonania);
• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Dokumentem potwierdzającym wydania polecenia odbycia podróży służbowej jest tzw. delegacja.

Wszystkie te trzy cechy muszą wystąpić łącznie.

Pytanie od czytelnika: Czy pracownik mobilny (przedstawiciel handlowy) podróżujący po Polsce na spotkania z klientami jest w ciągłej podróży służbowej?

Pracownicy mobilni są grupą osób pracujących w warunkach stałego przemieszczania się (podróży). Tacy przedstawiciele handlowi wykonujący swoje obowiązki na pewnym obszarze geograficznym, nie przebywają więc w podróży służbowej. Podróż nie stanowi u nich zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych, a podróż służbowa ma charakter incydentalny. Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach – (wyrok NSA z dnia 14 września 2010 r., II FSK 648/09).

Co nie jest podróżą służbową i kto nie jest w podróży służbowej?

Generalnie pracownicy, których praca z istoty polega na przemieszczaniu się na pewnym obszarze, nie odbywają podróży służbowych, np.:

• praca za granicą (niezależnie od tego czy zawarta jest umowa o pracę, czy inna umowa np. cywilnoprawna) nie jest podróżą służbową;
• kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej;
• przedstawiciel handlowy nie jest w podróży służbowej;
• praca dziennikarza (bez polecenia pracodawcy) podczas podróży zagranicznej prywatnej, nawet jeżeli zostaną opublikowane z tego materiały prasowe, nie jest podróżą służbową;
• wykonywanie zadań w różnych miejscowościach, gdy w umowie o pracę, jest określone stałe wykonywanie pracy (zadań) w określonych (różnych) miejscowościach

Pytanie od czytelnika: Czy pracownik pracujący na różnych budowach w różnych miejscowościach w Polsce, jest w podróży służbowej?

„Pracownik przedsiębiorstwa budowlanego realizującego inwestycje w różnych miejscowościach może mieć w umowie o pracę określone miejsce wykonywania pracy (art. 29 § 1 pkt 2 Kp) jako miejsce, gdzie pracodawca prowadzi budowy lub innego rodzaju stałe prace, ewentualnie ze wskazaniem na jakim obszarze. Każdorazowo stałym miejscem pracy takiego pracownika w rozumieniu jest to miejsce spośród określonych w umowie o pracę, w którym pracownik przez dłuższy czas, systematycznie świadczy pracę (miejsce budowy realizowanej przez pracodawcę) – (uchwała SN z dnia 9 grudnia 2011 r., II PZP 3/11; wyrok SA w Poznaniu z dnia 5 lutego 2015 r., III AUa 582/14).”.

Co przysługuje z tytułu podróży służbowej?

Z tytułu odbywania podróży służbowej przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jaki środek transportu do podróży służbowej?

Generalnie, środek transport, jego rodzaj i ewentualnie „klasę” w podróży służbowej czy to krajowej czy zagranicznej określa pracodawca. Może to być np. samochód służbowy, pociąg czy samolot. Oczywiście pracodawca może dojść do porozumienia z pracownikiem i w odrębnej umowie może zawrzeć zasady podróżowania środkiem transportu należącym do pracownika (samochód osobowy, motocykl, motorower), jednak pracodawca nie ma prawa narzucać i nakazać w drodze polecenia pracownikowi wykorzystania prywatnego samochodu pracownika do obywania podróży służbowej.

Gdzie są określone wysokości diet?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167, dalej: rozporządzenie), określa:

- wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży

- walutę w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach ( w przypadku podróży poza granicami kraju)

- warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Inne wydatki to np.: opłata za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe.

Podstawa prawna:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167)

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1510)