Kategorie

Dodatkowe świadczenia dla podróżujących pracowników

Marek Rotkiewicz
Marek Rotkiewicz
Poza pensją wielu pracodawców wypłaca pracownikom różnego rodzaju dodatkowe świadczenia, do których wypłaty nie są zobowiązani przez przepisy. Pracodawca może w inny sposób docenić zaangażowanie pracownika w wykonywaną pracę. Mogą to być zarówno świadczenia całkowicie odrębne od innych świadczeń w formie pieniężnej lub niepieniężnej, jak i zwiększenia świadczeń wskazanych przez przepisy.
Obie strony stosunku pracy zainteresowane są w maksymalnym zmniejszeniu obciążeń podatkowych i ubezpieczeniowych związanych z wypłatami. Żadnych zwolnień w tym zakresie nie ma w odniesieniu do premii czy też nagród, dlatego też poszukuje się innych sposobów „doceniania” pracowników. Przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe są jednak w tym zakresie mocno rygorystyczne.

Podróże służbowe

Pracodawca spoza sfery budżetowej może w przepisach wewnątrzzakładowych inaczej, niż to wynika z przepisów powszechnych, uregulować zarówno wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowej, jak i zasady ich przyznawania.

Ograniczeniem jest to, że dieta za dobę podróży zarówno krajowej, jak i zagranicznej nie może być niższa niż dieta za dobę podróży na terenie kraju (czyli 23 zł). Świadczenia te mogą ulec zmniejszeniu (co przynosi wymierne efekty zwłaszcza przy delegacjach zagranicznych), jak też zwiększeniu.

Zaznaczmy, że zmniejszenie nie jest dopuszczalne w „budżetówce”, gdzie minimalne wysokości świadczeń określono w:
• rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990),
• rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Swoboda w zwiększaniu świadczeń z tytułu delegacji nie oznacza jednak, że automatycznie wskazane w przepisach wewnątrzzakładowych wyższe sumy z tego tytułu zwolnione będą ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Takie rozwiązanie mogłoby umożliwiać obchodzenie przepisów o ubezpieczeniach (np. przekazywanie nagród pod postacią diet lub przede wszystkim ryczałtów z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych). Składkom podlega kwota wypłacona z tego tytułu, która przekracza należności wynikające z przepisów powyższych rozporządzeń.

Świadczenia otrzymane z tytułu podróży służbowych są przychodem pracownika, który jednak korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach wskazanych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wolne od podatku są również maksymalne kwoty wynikające z tych rozporządzeń.

Przykład:
W zakładzie pracy świadczenia z tytułu delegacji krajowych należne pracownikom uregulowane są nieco inaczej niż w powszechnie obowiązujących przepisach. Dieta związana z podróżą służbową przysługuje po 8 godzinach odbywania podroży w wysokości 3/4 powszechnej kwoty diety, zaś po 12 godzinach w kwocie (obecnie) 26 zł. W zakładzie pracy dieta za dobę podróży wynosi 26 zł, a za podróż, której czas wynosi co najmniej 8 godzin (ale nie przekracza 12 godzin), przysługuje dieta w wysokości 17,25 zł (75% z 23 zł).
Różnica między tymi kwotami, a wysokością diety wynikająca z przepisów (obecnie 23 zł za dobę) podlega pełnym składkom na ubezpieczenia społeczne oraz podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Oskładkowaniu i opodatkowaniu podlega zatem kwota: – 3 zł za każdą dobę podróży (26 zł – 23 zł), – 5,75 zł w przypadku, gdy czas delegacji wynosi od 8 do 12 godzin (17,25 zł – 11,50 zł).

Podróż służbowa odbywana jest w celu osiągnięcia przychodów firmy, a zatem jej koszty wliczane są do kosztów uzyskania przychodu.

Należności wypłacone pracownikowi zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy w pełnej wypłaconej wysokości, nawet jeśli przekracza ona kwoty wynikające z rozporządzeń.

Wyjątkiem jest tutaj ryczałt związany z użytkowaniem samochodu prywatnego do celów służbowych – do kosztów można zaliczyć maksymalnie kwoty wynikające z przepisów poniżej wskazanego rozporządzenia.

Ryczałty na jazdy lokalne

Wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, ale do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Rozporządzenie wskazuje maksymalne wysokości stawek zwrotu za 1 km przebiegu. Jest to o tyle istotne, że przepisy podatkowe nie pozwalają zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w wysokości przekraczającej kwotę otrzymaną przy zastosowaniu tych stawek (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 i art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku od osób prawnych – DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
• dla samochodu osobowego:
– o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,
– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł,
• dla motocykla – 0,2161 zł,
• dla motoroweru – 0,1297 zł.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, który to limit powinien znaleźć się w umowie zawieranej z pracownikiem.

Jest on skorelowany z wielkością zatrudnienia w danej gminie lub mieście i nie może przekroczyć:
• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
• 500 km – między 100 a 500 tys. mieszkańców,
• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Kwoty otrzymywane przez pracowników z tego tytułu nie są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (chyba że obowiązek dokonania takiego zwrotu wynika wprost z przepisów.

Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników pojazdów niebędących własnością pracodawcy nie podlega jednak składkom na ubezpieczenia społeczne do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Wypłacana kwota z tego tytułu nie jest zatem zwiększana o narzuty na ubezpieczenia, a pracownik otrzymuje tę kwotę zmniejszoną jedynie o podatek dochodowy.

 
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?