Dodatkowe świadczenia dla podróżujących pracowników

Obie strony stosunku pracy zainteresowane są w maksymalnym zmniejszeniu obciążeń podatkowych i ubezpieczeniowych związanych z wypłatami. Żadnych zwolnień w tym zakresie nie ma w odniesieniu do premii czy też nagród, dlatego też poszukuje się innych sposobów „doceniania” pracowników. Przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe są jednak w tym zakresie mocno rygorystyczne.

Pracodawca spoza sfery budżetowej może w przepisach wewnątrzzakładowych inaczej, niż to wynika z przepisów powszechnych, uregulować zarówno wysokość świadczeń z tytułu podróży służbowej, jak i zasady ich przyznawania.

Ograniczeniem jest to, że dieta za dobę podróży zarówno krajowej, jak i zagranicznej nie może być niższa niż dieta za dobę podróży na terenie kraju (czyli 23 zł). Świadczenia te mogą ulec zmniejszeniu (co przynosi wymierne efekty zwłaszcza przy delegacjach zagranicznych), jak też zwiększeniu.

Zaznaczmy, że zmniejszenie nie jest dopuszczalne w „budżetówce”, gdzie minimalne wysokości świadczeń określono w:

• rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990),

• rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.).

Swoboda w zwiększaniu świadczeń z tytułu delegacji nie oznacza jednak, że automatycznie wskazane w przepisach wewnątrzzakładowych wyższe sumy z tego tytułu zwolnione będą ze składek na ubezpieczenia społeczne.

Takie rozwiązanie mogłoby umożliwiać obchodzenie przepisów o ubezpieczeniach (np. przekazywanie nagród pod postacią diet lub przede wszystkim ryczałtów z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych). Składkom podlega kwota wypłacona z tego tytułu, która przekracza należności wynikające z przepisów powyższych rozporządzeń.

Świadczenia otrzymane z tytułu podróży służbowych są przychodem pracownika, który jednak korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na zasadach wskazanych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wolne od podatku są również maksymalne kwoty wynikające z tych rozporządzeń.

Przykład:

W zakładzie pracy świadczenia z tytułu delegacji krajowych należne pracownikom uregulowane są nieco inaczej niż w powszechnie obowiązujących przepisach. Dieta związana z podróżą służbową przysługuje po 8 godzinach odbywania podroży w wysokości 3/4 powszechnej kwoty diety, zaś po 12 godzinach w kwocie (obecnie) 26 zł. W zakładzie pracy dieta za dobę podróży wynosi 26 zł, a za podróż, której czas wynosi co najmniej 8 godzin (ale nie przekracza 12 godzin), przysługuje dieta w wysokości 17,25 zł (75% z 23 zł).
Różnica między tymi kwotami, a wysokością diety wynikająca z przepisów (obecnie 23 zł za dobę) podlega pełnym składkom na ubezpieczenia społeczne oraz podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Oskładkowaniu i opodatkowaniu podlega zatem kwota: – 3 zł za każdą dobę podróży (26 zł – 23 zł), – 5,75 zł w przypadku, gdy czas delegacji wynosi od 8 do 12 godzin (17,25 zł – 11,50 zł).

Podróż służbowa odbywana jest w celu osiągnięcia przychodów firmy, a zatem jej koszty wliczane są do kosztów uzyskania przychodu.

Należności wypłacone pracownikowi zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu pracodawcy w pełnej wypłaconej wysokości, nawet jeśli przekracza ona kwoty wynikające z rozporządzeń.

Wyjątkiem jest tutaj ryczałt związany z użytkowaniem samochodu prywatnego do celów służbowych – do kosztów można zaliczyć maksymalnie kwoty wynikające z przepisów poniżej wskazanego rozporządzenia.

Wolne od podatku dochodowego są kwoty otrzymane z tytułu użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, ale do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27, poz. 271 ze zm.).

Rozporządzenie wskazuje maksymalne wysokości stawek zwrotu za 1 km przebiegu. Jest to o tyle istotne, że przepisy podatkowe nie pozwalają zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w wysokości przekraczającej kwotę otrzymaną przy zastosowaniu tych stawek (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 i art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku od osób prawnych – DzU z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

• dla samochodu osobowego:

– o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,4894 zł,

– o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,7846 zł,

• dla motocykla – 0,2161 zł,

• dla motoroweru – 0,1297 zł.

Pracodawca ustala miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne, który to limit powinien znaleźć się w umowie zawieranej z pracownikiem.

Jest on skorelowany z wielkością zatrudnienia w danej gminie lub mieście i nie może przekroczyć:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców,

• 500 km – między 100 a 500 tys. mieszkańców,

• 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Kwoty otrzymywane przez pracowników z tego tytułu nie są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (chyba że obowiązek dokonania takiego zwrotu wynika wprost z przepisów.

Zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników pojazdów niebędących własnością pracodawcy nie podlega jednak składkom na ubezpieczenia społeczne do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu (§ 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Wypłacana kwota z tego tytułu nie jest zatem zwiększana o narzuty na ubezpieczenia, a pracownik otrzymuje tę kwotę zmniejszoną jedynie o podatek dochodowy.