Kategorie

Termin wypłaty wynagrodzenia pracownikom organizacji

Magdalena Kasprzak
Magdalena Kasprzak
Radca prawny, doktor nauk prawnych. Pracowała w Departamencie Prawnym Głównego Inspektoratu Pracy, autorka licznych publikacji w wiodących polskich wydawnictwach prawniczych. Doradca prawny w kancelariach prawnych, wykładowca akademicki, prezes zarządu ANTERIS Fundacji Pomocy Prawnej
Termin wypłaty wynagrodzenia pracownikom organizacji. /Fot. Fotolia
ShutterStock
Ustalenie wygodnego i jednocześnie właściwego terminu wypłaty wynagrodzenia pracownikom jest istotnym elementem organizacji każdego pracodawcy. Wynagrodzenie można bowiem wypłacać w trzech terminach: przed końcem miesiąca, za który ono przysługuje, z końcem danego miesiąca, albo do 10. dnia miesiąca następnego. Każdy ze wskazanych terminów ma swoje zalety i wady. Niedochowanie ustalonych terminów naraża pracodawców na kary.

Wyznaczenie dnia wypłaty powinno zostać dokonane w odpowiednim akcie prawnym, w określony sposób i w wybranej przez pracodawcę formie.

Ważne!

Termin wypłaty wynagrodzenia określany jest przez pracodawcę w:

  • układzie zbiorowym pracy (pod warunkiem, że pracodawca jest takim układem objęty),
  • regulaminie wynagradzania (w przypadkach, gdy pracodawca tworzy taki regulamin),
  • umowie o pracę.

Termin i sposób wypłaty pracownikom wynagrodzenia powinien w pierwszej kolejności zostać określony w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Dopiero w przypadku braku takich aktów pracodawca może określić zasady wypłaty wynagrodzenia bezpośrednio w umowie o pracę.

W przypadku gdy w umowie o pracę nie będzie zapisu, kiedy pensja jest wypłacana, pracodawca ma obowiązek – zgodnie z art. 29 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej: k.p.) – poinformowania pracownika o terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia na piśmie.

Obowiązujące przepisy prawa pracy przewidują ogólne zasady wypłaty pracownikom wynagrodzenia za pracę, niezależnie od grupy zawodowej, do której pracownicy ci należą.

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 k.p.). Dodatkowo wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Termin wypłaty nie może być ustalony później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Zobacz także: Odsetki od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia za pracę

Reklama

W przypadku gdy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest w danym miesiącu dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie to wypłaca się pracownikom w dniu poprzedzającym – czyli dzień wcześniej. Jeżeli w danym miesiącu mamy do czynienia z kumulacją dni wolnych od pracy, wypłata powinna nastąpić w ostatnim dniu roboczym. Pojęcie dni wolnych od pracy obejmuje zarówno dni ustawowo wolne od pracy, jak również dni wolne od pracy wynikające z 5-dniowego tygodnia pracy.

Wynagrodzenie jest zazwyczaj wypłacane z dołu za już wykonaną pracę. Istnieją również sytuacje, gdy jest ono regulowane z góry. Taka możliwość musi zostać jednak wcześniej określona w umowie o pracę (zob. wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt. I PKN 191/99). Pracownik, który ma otrzymywać wynagrodzenie miesięczne z góry, powinien się liczyć z tym, że jeśli nie wykona pracy, będzie musiał je zwrócić, chyba że z mocy obowiązujących przepisów zachowuje do niego prawo (zob. uchwałę SN z 8 grudnia 1994 r., sygn. akt. I PZP 49/94).

Wypłata wynagrodzenia przed końcem miesiąca

Taki termin wypłaty wynagrodzenia za pracę jest najkorzystniejszy dla pracowników, gdyż otrzymują oni pensje najwcześniej.

Przy zastosowaniu tego terminu, część wynagrodzenia jest wypłacana pracownikom tzw. awansem. W przypadku gdy termin wypłaty został ustalony np. na 25. dzień miesiąca, wynagrodzeniem z dołu objęty jest okres od 1. do 25. dnia tego miesiąca. Tyle bowiem do dnia wypłaty pracownik faktycznie przepracował. Za dni od 26. do 30. lub 31. dnia miesiąca pracownik otrzyma de facto zapłatę z góry, gdyż tych dni jeszcze nie przepracował (i nie wiadomo czy przepracuje).

Przykład

Reklama

Termin wypłaty wynagrodzenia pracownikom fundacji został ustalony na 25. każdego miesiąca. Jeden z pracowników, w terminie od 26 do 31 sierpnia był nieobecny w pracy z powodu bezpłatnego urlopu. Czy możemy potrącić mu nadpłatę wynagrodzenia za te dni z wynagrodzenia za wrzesień? Czy pracownik musi wyrazić zgodę na takie potrącenie?

Nie – w takim przypadku nie mamy do czynienia z potrąceniem z wynagrodzenia, lecz z tzw. odliczeniem nienależnej kwoty wynagrodzenia, jaką pracownik otrzymał. Zgodnie z art. 87 § 7 k.p., z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

W związku z tym, że pracownik za czas urlopu bezpłatnego nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, część pensji wypłacona za okres od 26 do 31 sierpnia jest świadczeniem nienależnym. Ta część wynagrodzenia podlega więc odliczeniu od wynagrodzenia wypłacanego temu pracownikowi w następnym miesiącu.

Polecamy serwis: Składniki wynagrodzenia

Co więcej, w związku z tym, że odliczenie takie nie jest potrąceniem z wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika. Stanowisko takie potwierdza wyrok SN z 11 października 1994 r., zgodnie z którym odliczanie z wynagrodzenia za pracę na podstawie art. 87 § 7 k.p. kwot wypłaconych w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia, nie wymaga zgody pracownika (sygn. akt I PRN 81/94).

Nie zawsze jednak po wypłacie wynagrodzenia, gdy przez pozostałą część miesiąca pracownik nie będzie wykonywać pracy, będzie go całkowicie pozbawiony. W praktyce mamy bowiem wiele przypadków, w których pracownik za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy otrzyma wynagrodzenie w tzw. niepełnej wysokości.

Przykład

Termin wypłaty wynagrodzenia został ustalony na 25. każdego miesiąca. Jeden z pracowników, w terminie od 26 do 31 sierpnia był nieobecny w pracy z powodu choroby. Jak postąpić z nadpłaconym wynagrodzeniem pracownika?

W takim przypadku pracodawca ma prawo dokonać odliczenia (z wynagrodzenia za miesiąc kolejny) różnicy pomiędzy wynagrodzeniem pracownikowi wypłaconym a faktycznie należnym – czyli pomniejszonym za czas choroby (do 80% wynagrodzenia).

Kwotę nadpłaty pracodawca powinien odliczyć przy kolejnym terminie płatności wynagrodzenia, czyli 25 września.

Trzeba pamiętać, że powstała nadpłata powinna zostać wyodrębniona w późniejszych rozliczeniach w taki sposób, aby wiadomo było, z jakiego powodu powstała i ile wynosi.

Wypłata wynagrodzenia z końcem miesiąca

Ustalenie takiego terminu wypłaty oznacza, że pracownicy otrzymują pensję ostatniego dnia każdego miesiąca kalendarzowego. Taki termin wypłaty wynagrodzenia jest całkowicie zgodny z art. 85 § 2 k.p., bowiem co do zasady wynagrodzenie za pracę, które wypłaca się pracownikom raz w miesiącu, wypłaca się z dołu niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Ostatniego dnia miesiąca wiadomo już, czy pracownik przepracował cały miesiąc i ma prawo do wynagrodzenia w pełnej wysokości, czy też jego pensja zostanie pomniejszona np. o usprawiedliwioną nieobecność w pracy.

Zadaj pytanie na: Forum Kadry

Wypłata wynagrodzenia do 10. dnia następnego miesiąca

Obowiązujące przepisy k.p. dają pracodawcom możliwość wyznaczenia późniejszego terminu wypłaty wynagrodzenia. W takim przypadku wypłata należnego pracownikom wynagrodzenia musi nastąpić nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

W praktyce przepis ten budzi jednak spore wątpliwości, gdyż na pracodawcy ciąży również obowiązek wypłaty wynagrodzenia niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości (art. 85 § 2 k.p.).

Przykład

Termin wypłaty wynagrodzenia został ustalony na 4. dzień następnego miesiąca kalendarzowego, za który przysługuje. Czy pracodawca prawidłowo ustalił termin wypłaty wynagrodzenia? Nasi pracownicy otrzymują wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości.

Pracodawca wypłacający wynagrodzenie raz w miesiącu może przesunąć termin wypłaty na następny miesiąc kalendarzowy i dokonać wypłaty w ciągu następnych 10 dni, jednak dotyczy to wyłącznie sytuacji, gdy przesunięcie terminu wypłaty ma służyć ustaleniu jego pełnej wysokości. Takiej konieczności nie ma w przypadku, gdy wynagrodzenie ustalone jest w stałej stawce miesięcznej – a zatem wypłata tak określonego wynagrodzenia powinna być dokonana najpóźniej do końca miesiąca, za który przysługuje.

Przy ustalaniu terminu w przypadku stałych miesięcznych pensji pracowników właściwym dniem wypłaty jest ostatni dzień miesiąca. Wypłata wynagrodzenia w terminie późniejszym, ale nieprzekraczającym 10. dnia miesiąca następnego, powinna być uzasadniona.

Ze względu na złożony charakter szeroko pojętego wynagrodzenia za pracę, w skład którego mogą wchodzić m.in. składniki obliczane na podstawie wyników pracy, wypłata pensji za dany miesiąc może wymagać również obliczenia wartości jej zmiennych elementów. W takim przypadku wypłata wynagrodzenia nie będzie możliwa w ostatnim dniu miesiąca. Uwzględniając takie przypadki, stosujemy art. 85 § 2 k.p., zgodnie z którym wynagrodzenie płatne raz w miesiącu powinno być wypłacone niezwłocznie po ustaleniu jego wysokości – nie później jednak niż do 10. dnia następnego miesiąca.

Obowiązek pracodawcy ustanowiony w tym przepisie polega przede wszystkim na niezwłocznej wypłacie wynagrodzenia. Opóźnienie wypłaty poza ostatni dzień danego miesiąca (okresu rozliczeniowego) może być uzasadnione tylko koniecznością ustalenia pełnej wartości wynagrodzenia i nie powinno wykraczać poza czas niezbędny do dokonania tych obliczeń. Nie ma zatem uzasadnienia dla opóźnienia do 10. dnia kolejnego miesiąca wypłaty wynagrodzenia pracownikowi, który otrzymuje wyłącznie stałą stawkę wynagrodzenia w systemie czasowym, podobnie jak nie wolno wskazać jako dnia wypłaty 10. dnia kolejnego miesiąca, jeśli pracodawca potrzebuje jedynie 3 dni na dokonanie obliczeń wartości wynagrodzeń. Narusza to bowiem obowiązek niezwłocznej wypłaty.

Sposób wypłaty wynagrodzenia a termin

Wypłata nie musi nastąpić bezpośrednio do rąk pracownika. Obowiązek wypłacenia wynagrodzenia za pracę przez pracodawcę może być spełniony zarówno poprzez wypłatę tego wynagrodzenia bezpośrednio do rąk pracownika lub w inny, przyjęty u pracodawcy sposób – np. przelewem na konto pracownika.

W większości przypadków pensja pracowników przelewana jest na ich indywidualne rachunki bankowe. Jeśli pracodawca dokonuje wypłaty wynagrodzenia za pracę w formie bezgotówkowej, przelewem na konto bankowe, powinien dokonać tego przelewu z takim wyprzedzeniem, aby pracownik mógł dysponować środkami pieniężnymi w dniu, który został ustalony jako dzień wypłaty. W przeciwnym razie pracodawca popada w zwłokę co do wykonania tego świadczenia. Jednocześnie nie jest przyjęte potwierdzanie przez pracownika odbioru takiego wynagrodzenia.

Zobacz również: Wynagrodzenie pracowników fundacji za prace w weekendy

Natomiast w przypadku, gdy u danego pracodawcy wypłaty wynagrodzenia dokonuje się bezpośrednio do rąk pracownika, fakt takiego osobistego odbioru wynagrodzenia powinien być przez pracownika potwierdzony na obowiązującej liście płac.

Oczywiście zasady odbierania przez pracownika przysługującego mu wynagrodzenia mogą być ustalone w sposób dowolny – pod warunkiem że nie narusza to ogólnych przepisów prawa pracy (zasad wypłaty wynagrodzenia pracownikom za wykonaną pracę).

Podstawa prawna:

Źródło: Poradnik Organizacji Non Profit
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Stawka godzinowa 2022 – netto, zlecenie

    Stawka godzinowa 2022 i umowa zlecenie – kwota netto i brutto? Ile wynosi minimalne wynagrodzenie na umowach cywilnoprawnych, a ile na umowie o pracę?

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl - nowa ustawa

    Elektroniczny system kadrowy na praca.gov.pl to ułatwienie dla mikroprzedsiębiorcy, rolnika i osoby fizycznej. Za pomocą systemu będzie można zawrzeć umowę o pracę i zlecenia. Automatycznie dokona zgłoszenia do ZUS i KAS, wyliczy wynagrodzenie, składki, podatki i rozliczy urlopy.

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia 2022 a inne świadczenia

    Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w 2022 r. wpłynie na wysokość innych świadczeń, np. odprawy, odszkodowania, wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestój, dodatek za pracę w nocy. Ile wyniosą?

    Praca w upały - zalecenia GIP

    Praca w upały - GIP wydał zalecenia dla pracodawców w związku z wysokimi temperaturami. Jakie obowiązki bhp mają pracodawcy względem pracowników?

    Staż z urzędu pracy 2021 - wynagrodzenie, urlop, L4, ciąża

    Staż z urzędu pracy odbywa osoba bezrobotna. Jakie wynagrodzenie za staż należy się w 2021 r.? Czy stażysta ma prawo do L4 i urlopu? Co w przypadku ciąży?

    Umowa o pomocy przy zbiorach - KRUS 2021

    Umowa o pomocy przy zbiorach w 2021 r. - rolnicy ubezpieczeni w KRUS mogą podpisywać umowy cywilnoprawne na pomoc przy zbiorach. Jaka jest stawka godzinowa?

    Strategia Demograficzna 2040 - zmiany w Kodeksie pracy

    Strategia Demograficzna 2040 przewiduje duże zmiany w Kodeksie pracy. Rodzice będą chronieni przed zwolnieniem i zapewnia się im elastyczną pracę.

    Urlop rodzicielski - rewolucyjne zmiany w 2022 r.

    Urlop rodzicielski - do 2 sierpnia 2022 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w urlopach rodzicielskich dla ojców. Co się zmieni?

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - PIP

    Bonusy i dni wolne dla zaszczepionych pracowników - co na to PIP? Czy to zgodne z Kodeksem pracy?

    Sygnalista - nowe przepisy od grudnia 2021 r.

    Sygnalista - nowe przepisy implementujące dyrektywę unijną mają wejść w życie w grudniu 2021 r. Kto to sygnalista? Jaki będzie system zgłaszania nieprawidłowości w zakładzie pracy?

    Pracownicy fizyczni w czasie pandemii [RAPORT]

    Pracownicy fizyczni - jak wpłynęła na nich pandemia COVID-19? Zapoznaj się z wynikami raportu "Kariera okiem fachowca".

    Ilu Polaków pracuje po 60. roku życia?

    Praca po 60. roku życia - ilu Polaków nadal pracuje po ukończeniu 60 lat?

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. netto

    Minimalne wynagrodzenie w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny

    Ustawa dezubekizacyjna - Trybunał Konstytucyjny orzekł, że obniżenie renty inwalidzkiej byłym funkcjonariuszom służb bezpieczeństwa PRL jest zgodne z konstytucją.

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?