REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych krok po kroku

Joanna Wymiatał
 Kancelaria Prawna Nowicki & Ziemczyk Adwokaci i Radcowie prawni Sp. P.
Specjaliści od prawa pracy, prawa nieruchomości i prawa korporacyjnego
ZFŚS, regulamin/ Fot. Fotolia
ZFŚS, regulamin/ Fot. Fotolia
Fotolia

REKLAMA

REKLAMA

Instytucja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest bardzo wygodnym narzędziem pracodawcy. Ze względu na możliwość uregulowania większości kwestii w wewnętrznym regulaminie stanowi bardzo elastyczny sposób zaspokojenia potrzeb socjalnych pracowników. W jaki sposób utworzyć Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Jak utworzyć Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Zgodnie z art. 16 kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest do zaspokajania bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników stosownie do swoich możliwości i warunków. Prawnym instrumentem pozwalającym na realizację tego obowiązku jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej jako „ZFŚS”). Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj. z dnia 13 stycznia 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 111)) (dalej jako „ustawa o zfśs”). Niniejszy artykuł ma na celu przybliżenie procedury tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, wskazanie, jakie elementy powinien zawierać regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz jakich błędów należy uniknąć podczas jego wprowadzenia. Zacznijmy więc od początku.

Autopromocja

Kogo obejmuje obowiązek utworzenia ZFŚS?

Pierwszym krokiem pracodawcy jest ustalenie stanu zatrudnienia według stanu na dzień 1 stycznia danego roku. Pracodawca, który zatrudnia 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty zobowiązany jest do utworzenia ZFŚS. Jak prawidłowo obliczyć stan zatrudnienia? Po pierwsze, należy uwzględnić wszystkie osoby pozostające w stosunku pracy – nie ma przy tym znaczenia podstawa umowy o pracę, jej rodzaj, ani wymiar czasu pracy. Należy także wliczyć osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, rodzicielskim oraz wychowawczym oraz osoby zatrudnione na zastępstwo i na okres próbny. Nie wlicza się natomiast osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych czy umów o pracę nakładczą. Po drugie, przepis wskazuje, że liczba pracowników powinna zostać przeliczona na pełne etaty – jeśli więc pracodawca zatrudnia pracowników w niepełnym wymiarze czasu pracy, to wymiary te ulegają zsumowaniu. Bez względu na liczbę zatrudnionych, obowiązek utworzenia ZFŚS spoczywa na pracodawcach prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Rekomendujemy produkt: Kodeks pracy 2016 z komentarzem + poradnik w prezencie

Niniejszy artykuł został przygotowany w oparciu o założenie, że pracodawca zatrudnia powyżej 20 pracowników i chce utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Poniższe wskazania mają także zastosowanie do pracodawców, którzy wprawdzie nie spełniają ustawowego kryterium zatrudnienia, chcą jednak wprowadzić ZFŚS.

Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

Kolejnym krokiem do wprowadzenia ZFŚS jest uchwalenie regulaminu (dalej „Regulamin”). Jest to dokument, który należy kwalifikować jako wewnątrzzakładowy akt normatywny, który zdaniem Sądu Najwyższego jest źródłem prawa w rozumieniu art. 9 § 1 KP (por. wyrok z dnia z 6.12.2001 r.,  sygn. I PKN 355/00, publ. OSNP 2003, Nr 22, poz. 542). Jeśli u pracodawcy działa związek zawodowy, to Regulamin uzgadnia się z zakładową organizacją związkową, jeśli nie ma takowej w zakładzie pracy, pracodawca uzgadnia Regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów w sposób przyjęty u danego pracodawcy. W Regulaminie określa się zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zobacz również: Fundusz socjalny 2015/2016

Osoby uprawnione do świadczeń

Regulamin powinien zawierać krąg osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS. W art. 2 pkt 5 ustawy o zfśs ustawodawca wskazał, iż uprawnionymi do świadczeń socjalnych są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści- byli pracownicy (są to osoby, których dany zakład pracy był ostatnim miejscem bezpośrednio przed uzyskaniem świadczenia emerytalnego lub rentowego ostatnim miejscem pracy) i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń. Ustawa daje więc pewną dowolność pracodawcy w ustaleniu kręgu osób uprawnionych – pracodawca nie może wyłączyć kategorii osób wskazanych w ww. przepisie, może natomiast skonkretyzować pojęcie członka rodziny oraz rozszerzyć krąg osób uprawnionych o dodatkowe kategorie. W praktyce najczęściej przyjmuje się, że członkami rodziny objętymi postanowieniami regulaminu ZFŚS są współmałżonkowie, pozostające na utrzymaniu i wychowaniu dzieci własne, dzieci przysposobione oraz przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej, dzieci współmałżonków, wnuki i rodzeństwo pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej w wieku do lat 18, a jeżeli kształcą się w szkole – do ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do 25 roku życia, członkowie rodzin zmarłych pracowników – jeżeli byli na ich utrzymaniu i przysługuje im prawo do renty rodzinnej. Rozszerzając krąg osób uprawnionych, pracodawca może objąć ZFŚS przykładowo osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych.

Świadczenia w ramach działalności socjalnej

Kolejnym koniecznym elementem jest wskazanie, jakie świadczenia zostaną zapewnione w ramach ZFŚS. Ustalając je pracodawca musi pamiętać przede wszystkim, że muszą one mieścić się w kategorii działalności socjalnej, którą zgodnie z ustawą o zfśs należy rozumieć jako usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. W kategorii działalności socjalnej nie mieści się więc przykładowo zapewnienie dojazdu pracowników do pracy, dodatkowe ubezpieczenie zdrowotne lub finansowanie szkoleń. Pracodawca uwzględniając sytuację finansową zakładu pracy oraz bieżące potrzeby pracowników może ustalić wszystkie ww. formy lub ograniczyć je do kliku najbardziej pożądanych przez pracowników. W praktyce najczęściej spotyka się następujące rodzaje świadczeń:

  • Dopłaty do wypoczynku, zarówno tego zorganizowanego (krajowego, zagranicznego,) jak i tak zwane „wczasy pod gruszą”,
  • Dopłaty do wypoczynku zimowego i letniego dzieci i młodzieży,
  • Dopłaty do biletów wstępu na imprezy kulturalne (kina, teatry), na zajęcia sportowe,
  • Organizacja imprez integracyjnych i okolicznościowych,
  • Paczki okolicznościowe,
  • Bony towarowe,
  • Dopłaty do czesnego w żłobkach i przedszkolach,
  • Zwrotne lub bezzwrotne zapomogi finansowe,
  • Pożyczki udzielane na cele mieszkaniowe.

Każdemu według potrzeb

Zasady przyznawania ww. świadczeń muszą być oparte o kryterium socjalne, tj. powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasada „każdemu według potrzeb” a nie „każdemu po równo” powinna być ściśle przestrzegana przez pracodawcę. W celu jej realizacji pracownicy zobowiązani są na podstawie postanowień Regulaminu do złożenia oświadczenia o dochodzie przypadającym na jednego członka gospodarstwa domowego. Kryterium to w sposób obiektywny przedstawia sytuację socjalną pracownika i umożliwia dostosowanie należnego mu wysokości świadczenia z ZFŚS. Błędem byłoby więc uzależnienie uzyskania świadczenia wyłącznie od wynagrodzenia pracownika otrzymywanego w danym zakładzie pracy. Takie rozwiązanie kwestionowane jest przez orzecznictwo, które wskazuje, że nie jest wówczas spełnione kryterium socjalne i w związku z tym, takie świadczenie nie jest zwolnione z podatku dochodowego i podlega oskładkowaniu (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 8 stycznia 2014 roku, sygn. I UK 202/13, publ. Legalis 993355). Tylko w wyjątkowych przypadkach pracodawca może odstąpić od kryterium socjalnego. Zgodnie z najnowszym orzecznictwem taką sytuacją może być organizacja imprezy okolicznościowej lub integracyjnej, w której wszyscy pracownicy otrzymują świadczenia w takiej samej wysokości (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 10 lipca 2014 r. , sygn. UK 472/13, publ. Legalis 1162528). Ponadto, ustalając zasady przyznawania świadczeń, pracodawca musi pamiętać o obowiązku przestrzegania zasady równego traktowania. Niedozwolone będzie więc rozróżnienie wysokości świadczeń między pracownikami i byłymi pracownikami, jeśli rozróżnienie to nie będzie miało oparcia w sytuacji socjalnej uprawnionych. Tak samo należy ocenić wyłączenie niektórych świadczeń dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym lub uzależnienie przyznania świadczenia od kryterium w postaci długości stażu.

Źródła finansowania ZFŚS

Świadczenia z ZFŚS finansowane są poprzez odpisy. Wysokość odpisu na ZFŚS w 2015 r. ustala się na podstawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. ogłoszonego przez Prezesa GUS (dodany art. 5d do ustawy o ZFŚS mocą ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej, Dz. U. poz. 1877). Wynagrodzenie to wynosi 2.917,14 zł (Mon. Pol. z 2011 r. nr 15, poz. 156). Odpisy dzieli się na odpisy fakultatywne i obligatoryjne. Szczegółowe zasady ich wyliczania opisane są w ustawie o zfśs. Oprócz odpisów, środku Funduszu mogą zostać zwiększone o :

  • wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych – korzystających z działalności socjalnej,
  • darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,
  • odsetki od środków Funduszu,
  • wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,
  • wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego,
  • przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
  • przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych
  • zakładowych zasobów mieszkaniowych,
  • inne środki określone w odrębnych przepisach.

Ponadto, przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki Funduszu z zysku netto do podziału. Wpływy z ww. źródeł powinny być gromadzone na oddzielnym rachunku bankowym.

UWAGA: Na mocy obowiązujących przepisów o podatku dochodowym odpisy i zwiększenia na fundusz świadczeń socjalnych stanowią koszty uzyskania przychodów. Dzieje się tak jednak tylko wtedy, gdy środki te (odpis i zwiększenia) zostaną zaksięgowane na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należy więc pamiętać, że dokonanie samego odpisu nie pozwala jeszcze podatnikowi zakwalifikować zrealizowanych odpisów do kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest jeszcze wpłacenie odpisanych środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS. Przy czym, kosztem uzyskania przychodu nie jest zwiększenie środków Funduszu z zysku netto do podziału (tak Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku  z dnia 28 marca 2011 roku, I SA/GI 312/10, publ. Legalis 351854).

Preliminarz wydatków

Ustawa o zfśs nie nakłada na pracodawcę obowiązku tworzenia preliminarzu wydatków. Pomimo braku przymusu ze strony ustawodawcy, dokument ten jest często stosowany w procesie realizacji założeń polityki socjalnej firmy. Plan ten powinien być ustalany przez pracodawcę i uwzględnieniem stanowiska strony pracowniczej. Roczny plan wydatków ułatwia tworzenie funduszu i zarządzanie środkami pieniężnymi. Precyzyjnie określa wysokość przekazanych na rachunek funduszu środków oraz wskazuje ich przeznaczenie, pozwala sprawować kontrolę nad wydatkami i określa ich przeznaczenie. Informacja o tworzeniu planu powinna znaleźć się w regulaminie funduszu, a sam plan winien stanowić jeden z jego załączników. W razie potrzeby pracodawca w trakcie roku może dokonywać modyfikacji wydatków uwzględniając bieżące potrzeby.

Komisja Socjalna

Utworzenie ZFŚS kreuje po stronie pracodawcy dodatkowe obowiązki. Z tego względu często w regulaminie powoływana jest tzw. Komisja Socjalna. Organ ten zwykle składa się kilku członków stanowiących reprezentację pracodawcy oraz pracowników. Do głównych zadań Komisji Socjalnej należy przede wszystkim czuwanie nad sprawnym przebiegiem procedury przyznawania świadczeń, począwszy od wstępnej weryfikacji wniosków, oświadczeń pracowników po rozpatrywanie odwołań. Ponadto, Komisja ma swój udział w zmianie regulaminu ZFŚS oraz uchwaleniu i zmiany planu wydatków. Wszystkie te kwestie powinny być zawarte w regulaminie ZFŚŚ

Reasumując powyższe, należy podkreślić, iż instytucja ZFŚS jest bardzo wygodnym narzędziem pracodawcy. Ze względu na możliwość uregulowania większości kwestii w wewnętrznym regulaminie stanowi bardzo elastyczny sposób zaspokojenia potrzeb socjalnych pracowników. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych można dostosować do bieżących potrzeb powstających po stronie pracowników, jak i finansowych możliwości pracodawcy – należy jednak pamiętać o pewnych ograniczeniach w sposobie jego tworzenia wskazanych w Ustawie.

Joanna Wymiatał ukończyła studia na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego z wyróżnieniem. Joanna jest także absolwentką Szkoły Prawa Niemieckiego na Wydziale WPiA Uniwersytetu Warszawskiego. W ramach programu stypendialnego Erasmus Joanna studiowała na Uniwersytecie w Salzburgu, obecnie jest aplikantem adwokackim Okręgowej Rady Adwokackiej w Warszawie. Joanna zdobywała doświadczenie prawnicze w kancelarii specjalizującej się w prawie pracy oraz w dziale prawnym międzynarodowej korporacji paliwowej. W czasie studiów Joanna działała także w Klinice Prawa oraz pełniła funkcję Ambasadora Rzecznika Praw Obywatelskich prof. Ireny Lipowicz. Joanna interesuje się psychologią, w szczególności profilowaniem kryminalnym, a w wolnych chwilach tańczy lindy hop, gotuje i uczy się niemieckich dialektów.

Polecamy serwis: Działalność socjalna

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Święta w Niemczech 2024

    Święta w Niemczech – kiedy wypadają w 2024 roku? Niemcy mają od 9 do 13 świąt w roku kalendarzowym w zależności od landu. Kiedy wypadają poszczególne święta w niemieckich landach (np. Bawaria, Berlin, Brandenburgia, Saksonia czy Turyngia).

    Do 29 lutego 2024 r. należy przekazać do ZUS zaświadczenie o przychodach emeryta lub rencisty

    Płatnicy składek, tj. pracodawcy, zleceniodawcy są zobowiązani do przekazania do ZUS do końca lutego 2024 r. zaświadczenia o przychodzie emeryta lub rencisty uzyskanego w 2023 r. Osoby prowadzące działalność składają oświadczenie o uzyskanym przychodzie.

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 3 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Gdzie nie obowiązuje zakaz handlu? 

    234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 - sprawdź dla kogo

    Aż albo tylko: 234 zł miesięcznie składki zdrowotnej od 1 kwietnia 2024 r. Na taką kwotę wpływ ma przeciętne miesięczne wynagrodzenie ogłoszone w sektorze przedsiębiorstw, w czwartym kwartale 2023 r., które wynosiło 7 767,85 zł. Poniżej szczegóły. 

    REKLAMA

    Chociaż trwają strajki rolników Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r.

    Polscy rolnicy strajkują, a władze przedłużają Ukraińcom legalny pobyt w Polsce, m.in. celem pracy dla polskich rolników. Ukraińcy mogą pracować jako pomocnicy rolników w Polsce do 30 czerwca 2024 r. Dlaczego? Ponieważ wydłużono legalny pobyt obywateli Ukrainy w Polsce do 30 czerwca2024 r. Gdyby nie to kolejne wydłużenie Ukraińcy mogliby legalnie przebywać w Polsce tylko do 4 marca 2024 r.

    Dokumentacja pracownicza musi być odpowiednio przechowywana. Za niedopełnienie obowiązków pracodawca zapłaci 30000 zł grzywny

    Dokumentacja pracownicza musi być prowadzona i przechowywana zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację co do zasady przez co najmniej 10 lat po odejściu pracownika z pracy. Za niedopełnienie obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej grozi pracodawcy kara grzywny.

    Służba bhp. Kiedy pracodawca może samodzielnie wykonywać zadania służby bezpieczeństwa i higieny pracy?

    Służba bezpieczeństwa i higieny pracy pełni funkcje doradcze i kontrolne w zakresie bhp. W niektórych sytuacjach zadania służby bhp może wypełniać sam pracodawca. Dzięki temu nie musi wyznaczać do tego pracownika lub zatrudniać specjalisty spoza zakładu pracy.

    Bezrobocie w styczniu 2024 r. Stopa bezrobocia wzrosła z 5,1 proc. do 5,4 proc. Przybyło prawie 49 tys. bezrobotnych: bez pracy było ponad 837 tys. osób

    Stopa bezrobocia rejestrowanego w styczniu 2024 r. wyniosła 5,4 proc. To o 0,3 pkt. proc. więcej niż w ostatnim miesiącu 2023 r., ale 0,1 pkt. proc. mniej niż w styczniu 2023 r. Liczba bezrobotnych wzrosła w stosunku do grudnia o 48,9 tys. i wyniosła w styczniu 837,1 tys. Takie dane podał Główny Urząd Statystyczny.

    REKLAMA

    Nierówne traktowanie w miejscu pracy. Ile pracodawca musi zapłacić za dyskryminację

    Równe traktowanie pracowników jest podstawową zasadą prawa pracy. Kodeks pracy zakazuje wszelkiej dyskryminacji w zatrudnieniu. Podpowiadamy, jakie są przesłanki dyskryminacji oraz kiedy pracownik ma prawo ubiegać się o odszkodowanie. 

    Wellbeing pracowników. Jeden ze sposobów na zadowolenie z pracy

    Po pandemii COVID-19 wielu pracodawców uruchomiło programy wspierające pracowników w radzeniu sobie z obciążeniami psychicznymi. Wellbeing, czyli dobrostan pracowników, stał się jednym z filarów nowoczesnej kultury organizacyjnej.

    REKLAMA