Jak prawidłowo utworzyć regulamin działalności socjalnej

Pracodawca, który ma obowiązek utworzenia funduszu socjalnego, powinien opracować jego regulamin. Treść takiego regulaminu podlega uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową lub, jeżeli taka w firmie nie działa, z pracownikiem wybranym przez załogę do jej reprezentowania. Nie ma przeciwwskazań, by tekst regulaminu był redagowany przez komisję z udziałem przedstawicieli pracodawcy i odpowiednio przedstawicieli związków zawodowych albo przedstawicieli załogi.

WAŻNE!

Z obowiązku utworzenia funduszu socjalnego można się zwolnić zamieszczając zapis o nietworzeniu funduszu w regulaminie wynagradzania (lub w układzie zbiorowym pracy).

1. Postanowienia ogólne

Pierwszy dział regulaminu powinien zawierać ogólne informacje dotyczące tego aktu, takie jak np.:

• Podstawy prawne obowiązywania regulaminu - odwołanie do art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (zwanej dalej ustawą).

Przykład zapisu:

Na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) ustala się Regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w spółce....

• Utworzenie Komisji Socjalnej - ogólnie obowiązujące przepisy nie przewidują obowiązku powołania przez pracodawcę organu doradczego lub wykonującego za niego obowiązki związane z gospodarowaniem środkami funduszu socjalnego. Dlatego jeśli pracodawca decyduje się na powołanie takiego organu, popularnie zwanego Komisją Socjalną, to właśnie w regulaminie zfśs powinien zawrzeć wszelkie unormowania jej dotyczące. Chodzi tu przede wszystkim o jej skład, sposób wyboru członków, długość kadencji, uprawnienia tego organu, np. decydowanie o przeznaczeniu środków socjalnych na poszczególne cele działalności socjalnej, możliwość opiniowania lub rozpatrywania wniosków o przyznanie świadczeń z zfśs i uprawnienia poszczególnych członków, np. możliwość samodzielnego zgłaszania wniosków o przyznanie zapomogi, dostęp do danych itp.

• Ustalenie zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Powinny to być ogólne wskazania dotyczące ustalania rocznych planów gospodarowania funduszem, który może być corocznie zmieniany załącznikiem do regulaminu. Tu także należy przewidzieć i opisać procedurę przesuwania środków z poszczególnych celów działalności w ciągu roku.

• Wskazanie numeru rachunku bankowego prowadzonego dla funduszu socjalnego. Na ten rachunek powinny być przekazywane pieniądze z odpisów na fundusz, spłaty pożyczek mieszkaniowych, dochody z obiektów socjalnych, wpływy z opłat pobieranych od osób korzystających z działalności socjalnej, datki na fundusz itp.

Błędem jest:

• podawanie w regulaminie zfśs kwoty (corocznie) lub wartości procentowej względem odpisu podstawowego (na stałe) zmniejszonego odpisu na fundusz. Tego typu zapisy powinny się znaleźć w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania (art. 4 ustawy).

Niewskazane jest:

• imienne wskazywanie członków Komisji Socjalnej - każda zmiana składu Komisji będzie powodowała konieczność zmiany regulaminu.

2. Osoby uprawnione do korzystania z funduszu

Wskazanie osób uprawnionych do korzystania z funduszu może być powtórzeniem katalogu uprawnionych z art. 2 pkt 5 ustawy. Pracodawca może też skorzystać ze swojego prawa, przyznanego mu przez ten przepis, i wskazać dodatkowo inną grupę(y) uprawnionych, np. zleceniobiorców i ich dzieci oraz członków rodzin zmarłych pracowników. Niedozwolone jest zawężenie katalogu uprawnionych określonego ustawą i np. niewymienienie wśród uprawnionych rodzin emerytów i rencistów - byłych pracowników zakładu pracy. Taka regulacja jest z mocy prawa nieważna jako sprzeczna z ustawą. Uprawnienia do korzystania ze świadczeń funduszu nie są jednak równe dla wszystkich. Regulamin w swojej dalszej części powinien uszczegóławiać, do jakich świadczeń mają prawo poszczególni uprawnieni, czyli kto jest uprawniony do korzystania z danego świadczenia.

Przykład zapisu:

Ze zwrotnych pożyczek na remont i zakup mieszkania mogą korzystać wszyscy uprawnieni, z wyjątkiem zleceniobiorców.

Pracodawca ma też prawo uszczegółowienia, kto się zalicza do członków rodziny (pracowników, emerytów i rencistów - byłych pracowników).

Przykład zapisu:

Do uprawnionych członków rodziny zalicza się:

1) dzieci w wieku do ukończenia 18 lat lub do czasu ukończenia nauki w szkolnych formach kształcenia, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 lat, pozostające na utrzymaniu pracownika, emeryta lub rencisty - byłego pracownika,

2) dzieci o orzeczonym znacznym stopniu niepełnosprawności bez względu na wiek, pozostające pod stałą opieką pracownika, emeryta lub rencisty - byłego pracownika,

3) dzieci osierocone po śmierci pracownika (sieroty i półsieroty) - do ukończenia 18 lat lub do czasu ukończenia nauki w szkolnych formach kształcenia, nie dłużej jednak niż do ukończenia 25 lat,

4) współmałżonkowie pozostający na wyłącznym utrzymaniu pracownika, zmarłego pracownika, emeryta lub rencisty - byłego pracownika,

5) rodzice pracownika, emeryta lub rencisty - byłego pracownika, jeśli posiadają znaczny stopień niepełnosprawności i pozostają pod stałą opieką pracownika emeryta lub rencisty - byłego pracownika.

Pytania i odpowiedzi

(?) Czy w regulaminie zfśs należy uprawnić do korzystania z funduszu telepracowników?

Prawo do korzystania z funduszu przez telepracowników zostało zagwarantowane w ustawie o zfśs. Są oni bowiem zwykłymi pracownikami, tyle że pracującymi w warunkach telepracy. Dodatkowe wymienienie tej grupy zatrudnionych w regulaminie nie ma więc sensu.

3. Zasady i tryb przyznawania świadczeń socjalnych - część ogólna

Świadczenia z funduszu nie są bezwarunkowo należne wszystkim uprawnionym. W regulaminie gospodarowania zfśs należy więc wskazać wszelkie warunki, jakie uprawniony powinien spełnić, by ubiegać się o świadczenie, czyli jakie powinien spełnić warunki formalne.

3.1. Sposób ustalania sytuacji socjalnej uprawnionego

Świadczenia z funduszu przydziela się z uwzględnieniem sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej uprawnionego. Oznacza to, że administrator funduszu (ewentualnie organ rozdzielający świadczenia) musi znać ww. sytuację (socjalną) uprawnionych. W regulaminie należy więc określić sposób pozyskiwania tych informacji, tj. zakres dokumentów, jakie powinien złożyć uprawniony, który chce korzystać z funduszu. Mogą to być np.: oświadczenie pracownika o dochodzie na osobę w jego rodzinie lub gospodarstwie domowym, zaświadczenie o zarobkach współmałżonka, kopie formularzy rocznego rozliczenia podatku uprawnionych itp.

3.2. Tryb wystąpienia o świadczenie

W tym dziale powinna zostać opisana procedura wystąpienia o świadczenie. Należy tu wskazać formę, w jakiej uprawniony może zwrócić się o przyznanie świadczenia, np. dowolna forma pisemna lub wystąpienie na sformalizowanym wniosku - załączniku do regulaminu.

---

3.3. Termin rozpatrzenia wniosku

Regulamin powinien określać maksymalny termin, jaki ma organ rozpatrujący wnioski na ustosunkowanie się do podania o świadczenie. Należy tu mieć na uwadze, że członkowie komisji socjalnej mają także inne obowiązki w zakładzie pracy i organ ten nie zbiera się codziennie. Praktycznym rozwiązaniem jest przewidzenie także wyjątkowego, szybkiego trybu rozpatrywania wniosków zastrzeżonego w wyjątkowych sytuacjach, które najczęściej będą występować w przypadku wniosków o zapomogę.

Kompleksowy regulamin zfśs powinien także uwzględniać formę przekazania pracownikowi informacji o pozytywnym bądź negatywnym rozpatrzeniu jego wniosku. Forma ta powinna zapewniać poufność przekazywanych informacji.

3.4. Sposób przekazania świadczeń uprawnionym

Świadczenia z zfśs nie są zaliczane do wynagrodzeń. Nie można im bowiem przypisać ekwiwalentności za wykonywaną pracę (przysługują także osobom, które nie wykonują żadnej pracy na rzecz zakładu). Nie znajduje tu więc miejsca zasada obowiązku wypłaty świadczeń w kasie. Regulamin powinien rozstrzygać, w jaki sposób pracownikom będą one przekazywane, jeśli mają formę pieniężną, a w jaki, jeśli mają formę rzeczową.

4. Zasady i tryb przyznawania świadczeń socjalnych - część szczególna

Regulamin gospodarowania środkami funduszu powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące rodzajów działalności socjalnej prowadzonej przez zakład i kryteriów, jakie należy spełnić, by móc ubiegać się o świadczenia i dopłaty realizowane w ramach poszczególnych rodzajów działalności.

Poniżej zamieszczamy przykładowy katalog rodzajów działalności socjalnej przyporządkowanych do poszczególnych celów tej działalności:

1) różne formy wypoczynku:

a) dofinansowania do urlopów,

b) dofinansowania do kolonii i obozów;

2) działalność kulturalno-oświatowa:

a) bilety do kin i teatrów;

3) działalność sportowo-rekreacyjna,

a) karnety na basen i siłownię,

4) udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej:

a) zapomogi,

b) paczki dla najuboższych rodzin,

c) zakup podręczników dla dzieci z najuboższych rodzin,

d) zakup opału na zimę dla najuboższych rodzin,

5) udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową:

a) pożyczki na remont mieszkania,

b) pożyczki na zakup mieszkania,

c) jednorazowa pomoc w spłacie zadłużenia czynszowego dla najuboższych rodzin.

Konkretyzacja możliwości ubiegania się o dane świadczenie powinna zawierać zarówno szczegóły dotyczące udokumentowania prawa do świadczenia, maksymalną kwotę, o jaką można się ubiegać (lub tabelę dopłat uzależnioną od dochodu na członka rodziny/gospodarstwa domowego), jak i opisywać zagadnienia związane z ewentualnym zwrotem i zabezpieczeniem świadczenia - jeśli ma ono charakter pożyczki.

Przykład zapisu:

1. Maksymalna wartość pożyczki na zakup mieszkania wynosi 30 000 zł, przy czym pożyczka nie może być udzielona na kwotę wyższą niż rzeczywisty koszt, który musi ponieść wnioskujący. Od udzielonych pożyczek nie nalicza się oprocentowania. Maksymalny okres spłaty wynosi 60 miesięcy.

Szczegóły warunków pożyczki zostają doprecyzowane umową (załącznik nr 2 do regulaminu).

2. Do wniosku o udzielenie pożyczki na zakup mieszkania uprawniony dołącza umowę przedwstępną zakupu mieszkania i oświadczenie dwóch pracowników zakładu o zgodzie na poręczenie pożyczki w wysokości wnioskowanej kwoty, w razie jej przyznania.

5. Załączniki do regulaminu

Załącznikami do regulaminu funduszu socjalnego są w praktyce najczęściej: roczny plan gospodarowania środkami funduszu i sformalizowane wzory wniosku o ubieganie się o świadczenia finansowane z funduszu oraz pożyczki na cele mieszkaniowe.

5.1. Roczny plan finansowo-rzeczowy - przeznaczenie funduszu

Ustalenie rocznego planu gospodarowania funduszem socjalnym wymaga zachowania procedury przewidzianej dla uchwalania regulaminu funduszu. Wiele zakładów uchwala co roku nowy plan. Sposobem na uniknięcie tej procedury jest wskazanie procentowej wartości przeznaczenia funduszu na określone cele.

W regulaminie muszą być bowiem określone zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Żaden przepis nie wymaga, by wskazywać konkretne kwoty, a biorąc pod uwagę zmienność wysokości odpisów, aby uniknąć corocznej konieczności zmian w tej części regulaminu, najwygodniej jest wskazać zasady przeznaczania (podziału) procentowo.

Przykład zapisu:

Różne formy wypoczynku - 30% funduszu,

w tym:

• dofinansowania do wczasów organizowanych we własnym zakresie - 24%,

• dopłaty do zimowisk, kolonii i obozów - 6%.

W przeciwieństwie do katalogu uprawnionych, pracodawca nie ma prawa rozszerzać katalogu celów działalności socjalnej, na które mogą być przeznaczone środki funduszu. Można je więc przeznaczać tylko na:

• różne formy wypoczynku,

• działalność kulturalno-oświatową,

• działalność sportowo-rekreacyjną,

• udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej,

• udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

W przeciwieństwie do katalogu uprawnionych, gdzie niemożliwe było pominięcie którejś grupy, jest to możliwe w przypadku określenia celów działalności socjalnej. W regulaminie należy wskazać podział funduszu m.in. na poszczególne cele działalności socjalnej. Oznacza to, że uprawnieni do tworzenia regulaminu (odpowiednio pracodawca z organizacją związkową lub z przedstawicielem załogi) mogą na dany cel przyznać jakąś kwotę (procent funduszu), bądź nie. Nieprzeznaczenie na dany cel działalności socjalnej żadnych środków będzie skutkowało tym, że ten cel działalności socjalnej nie będzie realizowany (będzie pominięty).

Przykład zapisu:

Na działalność kulturalno-oświatową przeznacza się - 0% środków funduszu.

Regulamin gospodarowania środkami zfśs powinien określać nie tylko cel przeznaczenia funduszu, ale i poszczególne rodzaje działalności socjalnej (art. 8 ust. 2 ustawy). Rodzaje działalności socjalnej konkretyzują działalność w ramach danego celu. Oznacza to, że w planie rocznych wydatków powinno być konkretne wskazanie, jaka część procentowa funduszu (lub jaka kwota) będzie przeznaczona np. na zakup paczek dla dzieci.

Podstawa prawna:

• art. 2, art. 7-12 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.).

Arkadiusz Mika

specjalista w zakresie prawa pracy