Zbieg tytułów do ubezpieczeń - rozliczenie pracownika na urlopie wychowawczym

Kiedy pracownik przechodzi na urlop wychowawczy, jednocześnie kontynuując dodatkową działalność zarobkową, dochodzi do zbiegu tytułów do ubezpieczeń. Złożenie poprawnych dokumentów rozliczeniowych za takie osoby, jak również skorygowanie złożonych wcześniej raportów stwarza pracodawcom wiele problemów.

Osoby przebywające na urlopach wychowawczych podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu oraz rentowym, jeśli nie posiadają innych tytułów skutkujących obowiązkiem ubezpieczeń społecznych (art. 9 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Ponadto pracownik taki podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu – jednak z tym samym zastrzeżeniem nieposiadania innego tytułu do ubezpieczeń (art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Inaczej jednak rzecz się ma w sytuacji wystąpienia zbiegu tytułów do ubezpieczeń u pracownika przebywającego na urlopie wychowawczym. Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie są należne.

Rozliczenie osoby na urlopie wychowawczym

W celu rozliczenia pracownika, który oprócz przebywania na urlopie wychowawczym ma inny tytuł do objęcia ubezpieczeniami, płatnik powinien przesłać do ZUS 2 raporty ZUS RSA:

• z kodem tytułu ubezpieczenia 0110 XX (pracownik) i z kodem świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 1 k.p.) lub 122 (urlop wychowawczy udzielony na podstawie art. 186 § 2 k.p.), z wykazanym okresem przebywania na urlopie wychowawczym;
• z kodem tytułu ubezpieczenia 1211 XX (osoba przebywająca na urlopie wychowawczym) i z kodem świadczenia/przerwy 350 (inne świadczenia/przerwy), z wykazanym okresem, w którym osoba ubezpieczona posiadała inny tytuł do ubezpieczeń.

Raport ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 350 jest informacją, że pracownik nie podlega ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym we wskazanym w tym raporcie okresie.

WAŻNE

Składając dokumenty rozliczeniowe za pracownika, który oświadczył, że posiada inny tytuł do ubezpieczeń, płatnik nie sporządza raportów rozliczeniowych ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211 XX.

Przykład

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym od 1 czerwca 2011 r. poinformowała pracodawcę, że od początku urlopu wychowawczego podlega obowiązkowym ubezpieczeniom z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. W tym przypadku za czerwiec 2011 r. płatnik składa 2 raporty o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek:

1. ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110 XX i z kodem świadczenia/przerwy 121 (lub 122), z wykazanym okresem od 1 do 30 czerwca 2011 r.,

2. ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211 XX i z kodem świadczenia/przerwy 350 z wykazanym okresem od 1 do 30 czerwca 2011 r.

Zbieg tytułów przez część miesiąca

W przypadku gdy zbieg tytułów do ubezpieczeń obejmuje tylko cześć miesiąca, konieczne jest ustalenie prawidłowej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Obowiązuje tutaj zasada proporcjonalnego zmniejszenia podstawy wymiaru składek za okres podlegania ubezpieczeniom z innego tytułu. Kwotę minimalnego wynagrodzenia (podstawa wymiaru składek dla osób przebywających na urlopie wychowawczym) dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. Z kolei składka zdrowotna jest niepodzielna i nie podlega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Przykład

Osoba przebywająca na urlopie wychowawczym od 1 czerwca 2011 r. poinformowała pracodawcę, że w okresie od 15 czerwca 2011 r. do 20 czerwca 2011 r. podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym z tytułu wykonywania umowy-zlecenia.

W tym przypadku za czerwiec 2011 r. płatnik składa następujące dokumenty rozliczeniowe:

1. ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211 XX z proporcjonalnie przeliczoną podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za 24 dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym (1386 zł : 30 dni x 24 dni = 1108,80 zł) oraz pełną podstawą składki na ubezpieczenie zdrowotne (520 zł);

2. ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 0110 XX i z kodem świadczenia/przerwy 121 (lub 122), z wykazanym okresem od 1 do 30 czerwca 2011 r.,

3. ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia 1211 XX i z kodem świadczenia/przerwy 350, z wykazanym okresem od 15 do 20 czerwca 2011 r.

Korekta złożonych raportów

Często zdarza się, że pracownicy nie wypełniają zgodnie z prawdą oświadczenia do celów ustalenia obowiązków ubezpieczeń społecznych. Dla pracodawcy łączy się to z koniecznością późniejszego korygowania dokumentów rozliczeniowych złożonych często za kilka lat przebywania pracownika na urlopie wychowawczym.

W przypadku gdy zostały już złożone raporty ZUS RCA z rozliczonymi składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, zdrowotne, płatnik powinien:

• złożyć zerowe raporty ZUS RCA z takim kodem tytułu ubezpieczenia, jaki był wykazany w poprzednich kompletach rozliczeniowych, np. 1211 XX, 1210 XX,
• sporządzić brakujące raporty ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczenia, np. 1211 XX, 1210 XX i z kodem świadczenia/przerwy 350.

Bardzo często się zdarza, że dokumenty za osoby przebywające na urlopie wychowawczym lub zasiłku macierzyńskim i podlegające w tym okresie ubezpieczeniom z innego tytułu są korygowane przez ZUS z urzędu. W takim przypadku płatnik zostanie jedynie zawiadomiony o sporządzonej korekcie i jest wtedy zobowiązany do naniesienia zmian w swojej bazie dokumentów rozliczeniowych. Jest to niezbędne, aby nie powielać nieprawidłowości w kolejnych kompletach dokumentów rozliczeniowych składnych za skorygowany już okres.

Podstawa prawna:

• art. 9 ust. 6, art. 36 ust. 2a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.),
• art. 66 ust. 1 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• załącznik nr 18 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów (DzU nr 186, poz. 1444 ze zm.).