Czy należy opłacać składki na ubezpieczenia za pracownika zwolnionego z obowiązku świadczenia pracy

Płatnik ma obowiązek ustalić i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne za pracownika zwolnionego w okresie wypowiedzenia z obowiązku świadczenia pracy. Składki te należy rozliczyć w miesięcznych raportach ZUS RCA składanych za miesiące, w których nastąpi wypłata tego wynagrodzenia. Nie ma znaczenia, że pracownica otrzymująca te kwoty faktycznie nie pracuje – w okresie zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy nie należy za nią składać raportów ZUS RSA.

Pracownicę należy wyrejestrować z ubezpieczeń na formularzu ZUS ZWUA, wskazując datę wyrejestrowania 1 sierpnia 2011 r.

Wynagrodzenie należy oskładkować

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników stanowią przychody z tytułu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 4 pkt 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej: usus). Z podstawy oskładkowania wyłączone są jedynie: wynagrodzenie chorobowe, zasiłki oraz przychody wyszczególnione w § 2 rozporządzeniu w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wynagrodzenie wypłacane w okresie wypowiedzenia nie zalicza się do żadnej z tych kategorii przychodów, dlatego należy od niego odprowadzić wszystkie składki, tak jak od innych wypłat realizowanych w ramach stosunku pracy, pomimo że w okresie wypowiedzenia zatrudniona osoba faktycznie nie będzie świadczyła pracy.

Bez raportu ZUS RSA

Okresu wypowiedzenia, w trakcie którego pracownica nie wykonuje zatrudnienia, nie należy wykazywać w raportach ZUS RSA. Okres wypowiedzenia nie jest bowiem ani okresem przerwy w opłacaniu składek, ani okresem pobierania świadczenia lub zasiłku z ubezpieczeń – a właśnie do opisania takich okresów służy raport ZUS RSA. Należne składki należy rozliczyć w imiennych raportach ZUS RCA składanych za miesiące, w których nastąpi wypłata wynagrodzenia – z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 xx, jeżeli wypłata nastąpi jeszcze w okresie zatrudnienia, bądź z kodem tytułu 30 00 xx, jeżeli wypłata nastąpi już po ustaniu stosunku pracy.

Na wyrejestrowanie 7 dni

Pracownicy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom społecznych oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku (art. 13 pkt 1 usus). Na wyrejestrowanie pracownika płatnik ma 7 dni od daty ustania zatrudnienia. Należy pamiętać, że w formularzu ZUS ZWUA, w bloku IV, polu 02 jako datę wyrejestrowania wpisuje się pierwszy dzień, w którym ubezpieczony nie podlega już ubezpieczeniom – w przypadku przedstawionym przez czytelnika będzie to 1 sierpnia 2011 r. Podawanie jako daty wyrejestrowania ostatniego dnia stosunku pracy jest jednym z najczęściej popełnianych błędów przy wypełnianiu formularza ZUS ZWUA.

Podstawa prawna

• Art. 4 pkt 9, art. 13 pkt 1, art. 18 ust. 1, art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585; ost. zm. Dz.U z 2011 r. nr 75, poz. 398.
• Rozporządzenie z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów – Dz.U. nr 186, poz. 1444.
• § 2 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. nr 161, poz. 1106; ost. zm. Dz.U. z 2010 r. nr 31, poz. 167.