Jak ustalić podstawę wymiaru składek za pracownika, który rozpoczął pracę za granicą w trakcie miesiąca

RADA
UZASADNIENIE
W przypadku Państwa pracownika znaczenie ma fakt, że wynagrodzenie za lipiec otrzyma w sierpniu. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia pracowników ustala się tylko w miesiącach, w których osiągnęli przychód. Za miesiąc, w którym nie otrzymali żadnego wynagrodzenia, podstawa wymiaru składek i wysokość tych składek jest zerowa. Oznacza to, że za lipiec muszą Państwo złożyć za swojego pracownika zerowy raport ZUS RCA.

W sierpniu pracownik otrzyma wypłatę zarówno za pracę wykonaną w lipcu, jak i za sierpień. Składki od wynagrodzenia za te dwa miesiące należy rozliczyć w dokumentach za sierpień, składanych w ZUS we wrześniu. Aby prawidłowo rozliczyć składki za te dwa miesiące, należy najpierw:

• przychód za lipiec pomniejszony o równowartość diet porównać do proporcjonalnie zmniejszonej kwoty prognozowanego wynagrodzenia (czyli 2616 zł : 31 dni × 17 dni = 1434,58 zł) oraz

• przychód za sierpień porównać do pełnej kwoty prognozowanego wynagrodzenia, tj. 2616 zł.

W raporcie rozliczeniowym sporządzonym za sierpień należy wykazać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości wynagrodzenia wypłaconego w tym miesiącu (za lipiec i sierpień), ale nie może to być kwota niższa od zsumowanych kwot:

• za lipiec – proporcjonalnie zmniejszonego przeciętnego wynagrodzenia,

• za sierpień – pełnej kwoty przeciętnego wynagrodzenia.

Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników, również pracujących za granicą, którzy w tym czasie podlegają ubezpieczeniom w Polsce, jest osiągnięty z tytułu zatrudnienia przychód w rozumieniu przepisów podatkowych.

W przypadku pracowników zatrudnionych w Polsce, którzy wykonują pracę za granicą, w podstawie wymiaru składek nie ujmuje się części wynagrodzenia stanowiącej równowartość diet przysługujących z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, w wysokości należnej z tytułu takiej podróży pracownikom sfery budżetowej za każdy dzień pobytu za granicą.

WAŻNE! Podstawa wymiaru składek nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.W przypadku gdy wynagrodzenie pracownika pomniejszone o diety jest niższe od tej kwoty, składki należy naliczać od
kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W 2007 roku jest to kwota 2616 zł.

Równowartość diet jest odliczana za każdy dzień pobytu, za który pracownik otrzymuje przychód stanowiący podstawę wymiaru składek – nie tylko dni pracy, ale i dni rozkładowo wolne od pracy (np. soboty i niedziele przypadające w trakcie wykonywania pracy za granicą). Do dni pobytu nie zalicza się jednak dni, w których pracownik był zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, np. dni pobierania zasiłków z ubezpieczenia społecznego albo przebywania na urlopie wypoczynkowym lub bezpłatnym.

W sytuacji kiedy pracownik nie przepracował pełnego miesiąca za granicą, ponieważ podjął lub zakończył pracę w trakcie miesiąca, przychód, jaki osiągnął w tym miesiącu (pomniejszony o równowartość diet za dni pobytu), należy porównać z kwotą proporcjonalnie zmniejszonego prognozowanego miesięcznego wynagrodzenia.

Podstawę wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie dzieląc przeciętne wynagrodzenie przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i mnożąc uzyskaną kwotę przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu.

Przykład:

Pracownik pracował za granicą od 4 do 25 maja. Podstawą wymiaru składek będzie uzyskane przez niego wynagrodzenie pomniejszone o diety za 22 dni, pod warunkiem że będzie to kwota nie niższa niż 1856,52 zł, tj. wysokość proporcjonalnie zmniejszonego wynagrodzenia:

2616 zł : 31 (liczba dni maja) × 22 (liczba dni pobytu za granicą) = 1856,52 zł.

Jeśli kwota proporcjonalnie zmniejszonego przeciętnego wynagrodzenia okaże się niższa od faktycznego przychodu (pomniejszonego o równowartość diet), to podstawą wymiaru składek jest faktycznie otrzymany przychód odpowiednio zmniejszony o diety.

Natomiast gdy kwota wyliczona z przeciętnego wynagrodzenia jest wyższa od faktycznego przychodu uzyskanego w danym miesiącu pomniejszonego o równowartość diet, składki należy opłacać od proporcjonalnie zmniejszonego przeciętnego wynagrodzenia.

Przykład:
Pracownik został oddelegowany przez polskiego pracodawcę do pracy w Austrii od 16 lipca. Za okres pracy do 31 lipca otrzymał 900 euro. Dieta dla tego kraju wynosi obecnie 45 euro.

• 900 euro (przychód) – 720 euro (równowartość diet za 16 dni) = 180 euro,

• 180 euro × 3,77 zł (przykładowy kurs euro) = 678,60 zł (przychód osiągnięty w danym miesiącu, pomniejszony o równowartość diet).

Obliczony w ten sposób przychód jest niższy od zmniejszonego proporcjonalnie przeciętnego wynagrodzenia:

2616 zł : 31 dni × 16 dni = 1350,19 zł.

W związku z tym składki na ubezpieczenia społeczne pracownika za lipiec należy opłacić od kwoty 1350,19 zł. 


Podstawa prawna:• art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),

• § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).