10 kroków do sukcesu w procesie rekrutacyjnym

1. Szukasz konkretnej osoby, stwórz konkretny profil!

Joanna Korpowska: Drogi Menedżerze, nowe stanowisko w twoim zespole powinno być dobrze zaplanowane. Dlatego otwierając rekrutację, pamiętaj, aby przed rozpoczęciem promocji wakatu, dokładnie dookreślić zadania, które będzie realizować pracownik oraz swoje wymagania względem niego. Ważne też, aby zadania realnie odzwierciedlały zapotrzebowanie twojego działu i uwzględniały jednocześnie możliwości rozwoju dla przyszłego członka “teamu”. Jeśli nie jesteś pewny, jakie kompetencje miękkie powinna posiadać osoba na tym stanowisku, poproś o konsultację rekrutera i razem wypracujcie wymagania, dopasowane do twoich potrzeb, potrzeb działu oraz możliwości rynku.

2. Zaangażuj się w proces promocji rekrutacji

Aleksandra Kowalczykowska: Menedżer, który doprecyzował swoje potrzeby rekrutacyjne może zaangażować się w promowanie oferty lub ofert pracy. Nie wymaga to użycia specjalistycznych narzędzi, wysoko rozwiniętych umiejętności pisania, czy innych marketingowych kompetencji. Pierwszym krokiem będzie udostępnienie oferty pracy w biznesowych mediach społecznościowych, takich jak LinkedIn czy Goldenline wraz z kilkoma słowami zachęty do aplikowania. I choć sformułowanie „Zapraszam do aplikowania” nie jest złe, to warto pokusić się o bardziej osobisty przekaz: dlaczego warto dołączyć do zespołu, co jest ciekawego w tej pracy, etc.

3. Buduj swoją markę osobistą

Aleksandra Kowalczykowska: Odkąd internet stał się dla wielu wszechświatem, odszukanie informacji na temat potencjalnego pracodawcy czy przełożonego jest czymś zupełnie oczywistym. Tak więc w dużej mierze od nas zależy, co potencjalny kandydat, współpracownik znajdzie. Idealnie jest zadbać o własną markę osobistą na długo przed rozpoczęciem procesu rekrutacyjnego. Korzystanie z biznesowych mediów społecznościowych nie jest wcale takie trudne, ale wymaga konsekwencji. Warto też pamiętać o celu aktywności na LinkedIn lub Goldenline. Zakładając, że hiring manager w ciągu najbliższego roku ma zamiar sukcesywnie powiększać zespół specjalistów, może w ramach postowania prezentować atmosferę panującą w pracy oraz sposoby integrowania się pracowników. Może chwalić współpracowników oraz projekty, które realizują (o ile nie narusza to tajemnicy firmy). Może opisywać interesujące case study. Warto także, aby zaprezentował siebie jako osobę posiadającą określone kompetencje i wiedzę, które może przekazać współpracownikom. Taka aktywność uzupełniona zaproszeniami do dołączenia do danego zespołu z pewnością przyniesie pozytywne rezultaty.

4. Obecność w procesie rekrutacji jest bardzo ważna, również na etapie selekcji cv

Joanna Korpowska: Selekcja cv jest rolą rekrutera? Oczywiście, ale ostatecznie to Ty, drogi menedżerze, poszukujesz osoby do swojego zespołu, więc i tobie powinno zależeć na sprawnym i szybkim przebiegu procesu rekrutacji. Dobrym pomysłem jest wspólna selekcja cv, dzięki czemu oszczędzamy czas i nie spotykamy się z osobami, które nie posiadają odpowiednich kompetencji na poziomie deklaratywnym (czyli nie wykazują ich w przesłanej aplikacji). Możecie umówić się
z rekruterem na wspólne, codzienne przeglądanie bazy kandydatów. Taki proces (w ramach jednego stanowiska) zajmuje około 5 minut dziennie, a znacznie przyspiesza rekrutację.

5. Moja wizja procesu jest “najmojsza”! A może warto zaprogramować go z rekruterem?

Joanna Korpowska: Programowanie procesu, jego ram czasowych, liczby etapów, komunikacji z kandydatem i rekruterem są często gwarancją sukcesu w procesie i sposobem na eliminację wielu rekrutacyjnych “intruzów”. Warto to zrobić, przed rozpoczęciem poszukiwań. Pamiętajmy, że aktualnie w przypadku stanowisk specjalistycznych mamy do czynienia z silnym rynkiem kandydata, a aktywnie poszukujących pracy jest zaledwie około 15%. Pozostali kandydaci, to tzw. “kandydaci pasywni”, których rekruter musi pozyskać niestandardowymi drogami, np. poprzez direct search na biznesowych social mediach. Kandydaci jednego dnia są chętni do wzięcia udziału w procesie rekrutacji, drugiego otrzymują ofertę od firmy konkurencyjnej. Jedynie sprawny, szybki, dobrze zaplanowany proces rekrutacji, pozwoli nam na sukces, czyli znalezienie i zatrudnienie odpowiedniej osoby.

6. Traktuj kandydata z szacunkiem

Aleksandra Kowalczykowska: Jacek Santorski, psycholog i dyrektor programowy Akademii Psychologii Przywództwa, już lata temu sygnalizował, że my Polacy jesteśmy głodni szacunku. Zatem okazanie go już na etapie rozmów z kandydatem daje nam dodatkowego plusa, gdy będzie rozważał naszą ofertę. O czym więc warto pamiętać? Jeśli komunikujemy się bezpośrednio z kandydatem, odpisujmy na wiadomości, odbierajmy połączenia telefoniczne, informujmy na bieżąco o tym, co się dzieje w ramach procesu rekrutacyjnego. Następna istotna kwestia to dołączanie do spotkania na czas. Spóźnianie się nie tylko nie jest w dobrym tonie, ale wręcz pokazuje brak poszanowania czasu osoby, z którą się umówiliśmy. Kolejna bardzo ważna sprawa: słuchaj. Słuchanie, zwłaszcza aktywne, zaangażowane dla wielu nie jest czymś naturalnym. Tymczasem kandydatowi zależy na tym, aby spotkanie rekrutacyjne odbywało się w relacji partnerskiej, gdzie obie strony mają szansę wypowiedzi oraz bycia wysłuchanym. Okazaniem szacunku jest także szczerość. W poprzednim artykule pisałam o tym, że kłamstwo lub zatajenie prawdy nie popłaca i jest jednym z częściej popełnianych błędów podczas rozmów rekrutacyjnych. Warto pamiętać, że prawda dość szybko wychodzi na jaw. Jeśli menedżer oczekuje lojalności pracowników, powinien być wobec nich szczery.
 

7. Jesteś najlepszą wizytówką swojego działu

Joanna Korpowska: To, w jaki sposób manager zaprezentuje się w trakcie promowania procesu rekrutacji, a przede wszystkim, na rozmowie rekrutacyjnej, jest znaczącym czynnikiem decyzyjnym w wyborze organizacji przez kandydata.

Czasy, kiedy to kandydat na rozmowie musiał “wykazać się”, żeby lepiej poznać firmę i zespół, dawno minęły. Teraz wszystko opiera się na zasadach wzajemności.

Jeśli to my (jako firma) zapraszamy na rozmowę rekrutacyjną, to manager i rekruter są gospodarzami tego spotkania. Jako gospodarze (tak jak w domu) powinniśmy odpowiednio ugościć naszego kandydata. Jak? Poprzez otwartą, szczerą i serdeczną komunikację. Dając wiedzę na temat obszaru, zadań i organizacji. Dając możliwość zadawania pytań i poczucia, że obie strony mają taką samą szansę na poznanie siebie: zarówno kandydat, jak i hiring manager. A jeśli po rozmowie jesteśmy pewni, że to jest właśnie kandydat, którego szukaliśmy, nie czekamy kilku dni, żeby zastanawiał się “czy dobrze poszła mi rozmowa”. Od razu dzwonimy i dajemy pozytywny feedback.
 

8. Działanie adekwatne do sytuacji na rynku pracy

Joanna Korpowska: Czy wiecie, że tzw. ”role model” procesu rekrutacji to 2 tygodnie od złożenia aplikacji przez kandydata do zaakceptowania oferty pracy? Pewnie wielu przeciera teraz oczy ze zdumienia. Jednak tak właśnie szacuje się czas idealnej rekrutacji, która daje najbardziej wymierne efekty i pozwala utrzymać wysoką motywację kandydata. Pamiętajmy też, że są organizacje, które taki model czasowy stosują i stanowią dla nas konkurencję. Wspominałyśmy już, że obecny rynek pracy sprzyja specjalistom i to często oni przebierają w ofertach pracy, a czynnikiem decydującym o wyborze jest właśnie czas. Która firma szybciej się odezwie, która złoży ofertę itd. Czy zdarzyło Wam się zadzwonić z ofertą do kandydata, który Wam podziękował, bo właśnie podjął współpracę z inną firmą? Tempo procesu ma ogromne znaczenie, więc utrzymanie jego dyscypliny w kontakcie z kandydatem jest kluczem do sukcesu lub rekrutacyjnej porażki.

9. Zadbaj o merytoryczny feedback dla kandydata

Aleksandra Kowalczykowska: Badanie wskazują, że ponad 50 proc. kandydatów nie otrzymuje informacji o przebiegu rozmowy rekrutacyjnej. Nie dostają feedbacku, który może być dla nich niezwykle konstruktywny. Tymczasem przekazanie informacji zwrotnej jest wyrazem szacunku wobec kandydata, który poświęcił swój czas na udział w procesie rekrutacyjnym. I ma to znaczenie zarówno w przypadku pozytywnego zakończenia procesu, jak i odrzucenia kandydatury. Kandydat, którego zatrudnimy, uzbrojony w pozytywne doświadczenia z procesu rekrutacji, z większym zaangażowaniem i efektywnością rozpocznie pracę. Natomiast ten, którego odrzucimy, po otrzymaniu merytorycznego feedbacku o przyczynach wykluczenia go z procesu, będzie miał szansę skorygowania pewnych błędów lub popracowania nad kompetencjami. I oczywistym jest, że zdecydowanie łatwiej przychodzi nam przekazywanie pozytywnej informacji zwrotnej. Jednakże informacja o odrzuceniu również może zostać podana w przyjaznej atmosferze. Warto kandydatowi wyjaśnić powody odrzucenia powołując się na przyjęte w procesie kryteria, podkreślić jego mocne strony, ale też wskazać, nad czym powinien popracować. Koniecznie należy skupiać się na faktach. Subiektywne opinie zostawmy dla siebie.

10. Wcześniej zaplanuj proces onboardingu

Aleksandra Kowalczykowska: Rola hiring managera w procesie onboardingu jest niezwykle istotna. To on określa, co nowy pracownik powinien wiedzieć o firmie, swojej roli i zadaniach po przebyciu takiego procesu. Skuteczne przygotowanie nowego pracownika, zbudowanie poczucia przynależności, zwiększenie jego motywacji to tylko część pozytywnych efektów dobrze przeprowadzonego onboardingu. Polecam zatem przyjrzenie się mu dokładnie i zaangażowanie w jego zaplanowanie.

Najlepiej jest zacząć od tzw. preonboardingu. Jego celem jest zadbanie o samopoczucie przyszłego pracownika i zniwelowanie stresu, który pojawia się przed rozpoczęciem pracy w nowym miejscu. Warto skontaktować się ze zrekrutowaną osobą i dać jej znać, że czekamy na nią wraz z całym zespołem. Można dołączyć zdjęcie lub video, w którym witamy się z nowym członkiem zespołu.

Kilka dni przed rozpoczęciem onboardingu warto poinformować nowego pracownika, o której godzinie powinien się stawić, gdzie oraz kto się nim zaopiekuje. Należy zadbać o dokładny plan onboardingu, przygotowanie stanowiska pracy, czy też niezbędną dokumentację kadrową. Wyznaczenia tzw. buddy’ego też jest dobrym pomysłem. Taki opiekun na pewno pomoże nowemu pracownikowi w szybkim zaaklimatyzowaniu się w zespole i w firmie.

Sam proces onboardingu można oprzeć na modelu 4C Tayli N. Bauer: compliance (procedury obowiązujące w firmie), clarification (cele oraz zadania nowego pracownika), culture (kultura organizacji, wartości, zasady współpracy) oraz connection (integracja nowego pracownika z zespołem).

Na koniec warto przeprowadzić ankietę ewaluacyjną, dzięki której cały proces onboardingu będziemy mogli udoskonalić. Idealnie, jeśli poczekamy z jej przeprowadzeniem około 2 miesiące od zakończenia procesu.

Podsumowanie

Proces rekrutacji jest trudną materią do zaprojektowania. Idealnie byłoby, gdyby zmieniał się dynamicznie, w zależności od aktualnej sytuacji na rynku pracy. Chcąc rekrutować efektywnie i pozostawiać same positive candidate experience, musimy dostosowywać się do kierunku zmian rynkowych, pamiętając, że w rozmowie z potencjalnym, przyszłym pracownikiem, musimy być empatyczni, otwarci, szczerzy i dać mu taką przestrzeń, która pozwoli na bezpieczne zaprezentowanie się z jak najlepszej strony.