Kategorie

Korzyści dla pracodawcy, który zdecydował się na outsourcing

Mariusz Pigulski
Przekazanie przez pracodawcę do wykonania zewnętrznej firmie określonych obowiązków związanych z prowadzoną aktywnością gospodarczą (outsourcing) ma na celu przede wszystkim odciążyć przedsiębiorstwo, aby mogło ono w pełni skoncentrować się na podstawowych celach swojej działalności.

Ze względu na rozmiar obszaru powierzanego przez pracodawcę wyspecjalizowanemu podmiotowi można wyróżnić outsourcing pełny, polegający na korzystaniu z kompleksowej obsługi określonej sfery działań firmy, i outsourcing selektywny, w którym są świadczone jedynie niektóre czynności z danego zakresu.

Jak znaleźć rzetelną firmę outsourcingową

Reklama

W outsourcingu przedsiębiorcy najczęściej poszukują możliwości zwiększania skuteczności podejmowanych przedsięwzięć oraz obniżania kosztów, które są przeznaczane na nieprodukcyjne odcinki działalności organizacji. Do tych odcinków należy zaliczyć szeroko pojętą administrację, której część stanowi obsługa pracowników w zakresie kadrowo-płacowym. Jednym z najbardziej rozpowszechnionych jest tzw. outsourcing kadrowo-płacowy.

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego upraszcza strukturę pionu finansowego firmy oraz zwalnia ze stałej konieczności interpretowania zawiłych przepisów i śledzenia zachodzących w nich zmian.

Decyzja o przekazaniu części spraw przedsiębiorstwa zewnętrznej firmie zawsze powinna być poprzedzona analizą ekonomiczną.

W tym celu niezbędne jest oszacowanie, który wariant będzie dla pracodawcy bardziej opłacalny i efektywny. Jeśli po dokonanej ocenie uwzględniającej nie tylko aspekty finansowe, ale także potrzeby i zamierzenia firmy, zarówno krótko, jak i długoterminowe, zapadnie decyzja o skorzystaniu z usług outsourcingowych, zasadniczą decyzją będzie wybór właściwego usługodawcy.

Główne zalety i wady outsourcingu

Zalety

Wady

•  redukcja kosztów związanych z dziedzinami działalności przedsiębiorstwa, które nie są kluczowe – możliwość zmniejszenia stanu zatrudnienia na tzw. stanowiskach administracyjnych, oszczędności wynikające z braku konieczności zakupu i aktualizowania oprogramowania kadrowo-płacowego/księgowego oraz finansowania szkoleń pracowników np. na temat zmian w prawie pracy, podatkach i ubezpieczeniach,

•  zwolnienie pracowników z wykonywania czasochłonnych czynności administracyjnych, a tym samym skupienie uwagi na realizacji celów strategicznych firmy,

•  dostęp do sprawdzonych specjalistów zatrudnionych w firmie outsourcingowej,

•  brak obowiązku przeprowadzania kosztownej i czasochłonnej rekrutacji specjalistów, np. z zakresu kadr i płac.

•  utrata części własnego wyspecjalizowanego personelu, którego odzyskanie w przyszłości może być trudne,

•  niebezpieczeństwo znaczącego podniesienia cen za usługi świadczone przez firmę zewnętrzną,

•  ryzyko nieoczekiwanego zakończenia działalności przez firmę świadczącą outsourcing.

Wynajęcie firmy outsourcingowej

Nawiązanie współpracy z nieodpowiednim partnerem może okazać się kosztowne i niebezpieczne, a w skrajnych przypadkach – nawet skutkować zachwianiem ciągłości prowadzonej działalności.

Po dokonaniu wyboru usługodawcy należy przeanalizować umowę o współpracy przed jej podpisaniem. Na tym etapie przedsiębiorca powinien ubiegać się w umowie  o dodatkowe zabezpieczenia dla swojej firmy w postaci np. klauzuli o ewentualnych karach za zaniedbania w realizacji powierzonych zadań. Ponadto przedsiębiorca powinien zadbać o możliwie precyzyjne określenie warunków współpracy i zakres obowiązków obu stron, co pozwoli na uniknięcie niepotrzebnych sporów i niedomówień w przyszłości.


Podmioty zajmujące się outsourcingiem z zakresu kadr i płac realizują takie zadania, jak m.in.:

  • dostarczanie w ustalonych terminach wymaganych dokumentów kadrowych, np. umów o pracę, świadectw pracy, zaświadczeń o zarobkach itp.,
  • tworzenie regulaminów, zarządzeń, procedur, instrukcji,
  • występowanie (na podstawie odrębnych upoważnień/pełnomocnictw) w imieniu klienta przed urzędami administracji publicznej oraz ich reprezentowanie przed organami kontrolnymi (ZUS, PIP, US),
  • przeszkalanie pracowników w zakresie bhp,
  • sporządzanie sprawozdań przewidzianych w przepisach o statystyce publicznej (do GUS),
  • sporządzanie list płac, kartotek wynagrodzeń, raportów ZUS RMUA,
  • przygotowywanie i przesyłanie do odpowiednich instytucji deklaracji i informacji.

Odpowiedzialność firmy outsourcingowej

Reklama

Zlecenie wyspecjalizowanemu podmiotowi pewnej części działalności, mimo że zwykle jest dużym odciążeniem dla przedsiębiorcy, nie zwalnia go z odpowiedzialności związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej i zatrudnianiem pracowników.

W praktyce często pojawia się mylne przeświadczenie, że przedsiębiorca nie odpowiada za obszary obsługiwane przez firmę outsourcingową. Powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych czy spraw kadrowo-płacowych zewnętrznemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu) nie zwalnia płatnika (np. pracodawcy) z odpowiedzialności za zobowiązania podatkowo-składkowe. Za powstałe błędy odpowiedzialność ponosi płatnik, który odpowiada całym swoim majątkiem za należności wynikające ze zobowiązań podatkowych (art. 26 Ordynacji podatkowej). Dotyczy to także należności z tytułu składek, za których nieprzekazanie, bez względu na okoliczności, pracodawca ponosi odpowiedzialność wobec ZUS (art. 4 pkt 2 lit. a w zw.  z art. 24 ustawy systemowej). Analogicznie jest w kwestiach związanych ze stosunkiem pracy. Pracownik swoje roszczenia kieruje do pracodawcy, a nie do firmy outsourcingowej.

W razie kontroli organów skarbowych, ZUS czy PIP za ewentualne wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym czy błędy związane z rozliczeniami podatkowo-składkowymi odpowiada pracodawca.

Firma outsourcingowa ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą oraz odpowiedzialność wynikającą z Kodeksu karnego skarbowego (np. w razie nierzetelnego lub wadliwego prowadzenia ksiąg, nieodzwierciedlającego stanu faktycznego).

Odpowiada ona za szkodę wyrządzoną klientowi, np. pracodawcy, jeśli wystąpią łącznie wszystkie przesłanki odpowiedzialności, czyli:

  • szkoda,
  • zaniechanie lub zawinione działanie usługodawcy oraz
  • związek przyczynowy między szkodą a zaniechaniem lub zawinionym działaniem  (art. 361, art. 415, art. 471 Kodeksu cywilnego).

Pracodawca może domagać się odszkodowania od firmy outsourcingowej na drodze postępowania cywilnego. Z tego względu podmioty działające w branży outsourcingu mają wykupione polisy OC, z których są realizowane ewentualne roszczenia usługobiorców.

Podstawa prawna:

  • art. 26 Ordynacji podatkowej,
  • art. 361, art. 415, art. 471 Kodeksu cywilnego,
  • art. 61 Kodeksu karnego skarbowego,
  • art. 4 pkt 2 lit. a, art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.

    Pracownicy PIP z dodatkowym urlopem wypoczynkowym

    Dodatkowy urlop wypoczynkowy zostanie przyznany niektórym pracownikom PIP. Ile dni?

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. - ponowne przeliczenie

    Emerytury czerwcowe od 2009 do 2019 r. będą ponownie przeliczone. Takie rozwiązanie przewiduje nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. - projekt

    Państwowy egzamin na maszynistę od 2023 r. przewiduje projekt nowelizacji ustawy o transporcie kolejowym. Co się zmieni?

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 - stanowisko PIP

    Szczepienia pracowników przeciwko COVID-19 są celowe i zasadne, lecz mają charakter dobrowolny. To oficjalne stanowisko PIP na temat szczepień pracowników.

    Pracownik niepełnosprawny - zwolnienie lekarskie, czas pracy

    Pracownik niepełnosprawny - jakie ma uprawnienia? Jakie są zasady przebywania na zwolnieniu lekarskim? Jaki jest wymiar czasu pracy pracownika niepełnosprawnego? Co z urlopem wypoczynkowym?

    5 korzyści z audytu wynagrodzeń

    Audyt wynagrodzeń przynosi liczne korzyści. Poniższy artykuł omawia 5 najważniejszych z nich.

    Badania do celów sanitarno-epidemiologicznych

    Badania sanitarno-epidemiologiczne to dodatkowa weryfikacja zdrowotna wymagana do pracy, przy wykonywaniu której istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby.

    Reforma rynku pracy w Polsce

    Reforma rynku pracy w Polsce jest częścią Krajowego Planu Odbudowy. Jakie zmiany zakłada nowy model polityki zatrudnienia?

    Zakaz noszenia hidżabu w miejscu pracy - wyrok TSUE

    Hidżab w miejscu pracy - pod pewnymi warunkami można wprowadzić zakaz noszenia hidżabu w pracy. Tak zdecydował TSUE w swoim wyroku. Krytykuje go Prezydent Turcji.