Wykorzystywanie wizerunku pracownika a RODO

Wykorzystywanie wizerunku pracownika a zgoda pracownika

Wielu pracodawców publikuje zdjęcia pracowników w materiałach reklamowych, na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych. Czy można to robić bez uzyskiwania zgody pracowników? Czy też należy uzyskać zgodę pracowników na takie działania?

Zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy pracodawca może żądać od pracownika bez konieczności pozyskiwania jego zgody następujących danych osobowych:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. datę urodzenia,
3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
4. wykształcenie,
5. kwalifikacje zawodowe,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
7. adres zamieszkania,
8. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
9. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
10. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Wśród wyżej wymienionych danych nie ma informacji o zdjęciu pracownika, zatem zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j. t. Dz. U. z 2017 r., poz. 800 ze zm.) rozpowszechnianie wizerunku pracownika wymaga jego zgody.

Pisemna zgoda pracownika - co powinna zawierać?

Aby opublikować wizerunek pracownika, pracodawca powinien uzyskać od każdego pracownika pisemną zgodę zawierającą:

• informację dot. opłaty lub jej braku za wykorzystanie wizerunku pracownika,
• cel i zakres wykorzystywania wizerunku pracownika,
• pola eksploatacji,
• czas, na jaki zgoda zostaje udzielona,
• terytorium, na którym może być wykorzystany wizerunek,
• datę i podpis pracownika.

Zazwyczaj wraz z dokumentami do zatrudniania pracownicy otrzymają do podpisania zgodę na nieodpłatne utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku pracownika w postaci fotografii lub materiału filmowego.

Wykorzystywanie wizerunku pracownika po ustaniu stosunku pracy

Pracownik po zakończeniu współpracy z firmą nie może żądać usunięcia materiałów, które zawierają jego wizerunek, jeżeli wcześniej wyraził na to zgodę. Może jednak w każdym czasie cofnąć zgodę na wykorzystanie wizerunku, ale odwołanie zgody wywołuje skutek jedynie na przyszłość.

Wykorzystywanie wizerunku pracownika bez zgody - RODO

Wykorzystanie przez pracodawcę wizerunku pracownika bez jego zgody wiąże się z surowymi karami. Naruszenie podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO podlega karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 euro, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.