REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Ochrona danych osobowych - błędy działów HR

Karolina Kołakowska
adwokat w Kancelarii Brzezińska Narolski Adwokaci (http://bnadwokaci.pl/), ekspert z zakresu indywidualnego i zbiorowego prawa pracy oraz ochrony danych osobowych, trener i szkoleniowiec
Ochrona danych osobowych - najczęstsze błędy działów HR wynikające z decyzji UODO.
Ochrona danych osobowych - najczęstsze błędy działów HR wynikające z decyzji UODO.
ShutterStock

REKLAMA

REKLAMA

Ochrona danych osobowych leży przede wszystkim po stronie działów HR. Jakie błędy popełniają? Decyzje UODO wskazują na 4 podstawowe błędy. Jak uniknąć sankcji ze strony UODO?

Potencjalne błędy działów HR w ochronie danych osobowych w oparciu o decyzje UODO

Decyzje wydane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych są cenną wskazówką dla pracodawców w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Wynika z nich, z którymi obowiązkami administratorzy danych nie radzą sobie w takim stopniu, że konieczne było wymierzenie kary pieniężnej. Wnioski pozwalają opracować listę potencjalnych błędów, które mogą popełniać działy HR i pomogą uniknąć dotkliwych sankcji ze strony UODO.

Autopromocja

Niezależnie od tego, jaką działalność przedsiębiorca prowadzi, jednym z cenniejszych aktywów, które jest zobowiązany chronić są dane osobowe jego pracowników. Na działach HR, zwykle we współpracy z działami IT, spoczywa szczególny obowiązek staranności w wykonywaniu obowiązków administratora danych osobowych.

Jeszcze w styczniu analitycy donosili, że rok 2021 był rekordowy pod względem liczby cyberataków. Ich liczba zwiększyła się w porównaniu do poprzedniego roku o ponad połowę. Teraz, po wybuchu wojny w Ukrainie, zagrożenie jest jeszcze większe i przedsiębiorcy muszą liczyć się z faktem, że celem ataków hakerskich nie muszą być tylko agendy rządowe i wojskowe.

Oto błędy popełniane przez działy HR, które skutkowały wymierzeniem kary pieniężnej przez UODO:

Okresowa weryfikacja podmiotu przetwarzającego

Jeśli dział HR zamawia identyfikatory dla pracowników, przekazując firmie produkującej plakietki imiona, nazwiska, stanowiska pracowników albo zleca obsługę płacową podmiotowi zewnętrznemu, w relacji między administratorem danych osobowych (pracodawcą) a zleceniobiorcą, dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych. Sytuacja ta wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której konieczne postanowienia określa RODO. Przepisy rozporządzenia przewidują między innymi, że administrator danych osobowych musi mieć zapewnioną możliwość przeprowadzania w podmiocie przetwarzającym audytów i inspekcji, co ma służyć sprawdzeniu, czy powierzając dane osobowe podmiotowi zewnętrznemu, administrator nadal zapewnia im odpowiedni poziom ochrony (cały czas jest za dane osobowe odpowiedzialny).

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Problem polega jednak na tym, że często po podpisaniu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, administrator „zapomina”, że sam fakt zawarcia umowy nie zwalnia go z dbałości o bezpieczeństwo danych. W konsekwencji, dopasowując skalę sprawdzenia podmiotu przetwarzającego do zakresu i okoliczności powierzenia danych osobowych, potrzebna jest okresowa weryfikacja, czy podmiot przetwarzający zapewnia odpowiedni poziom ochrony, np.: poprzez czynności sprawdzające w siedzibie podmiotu, czy przeprowadzenie ankiety bezpieczeństwa.

Odcięcie byłych pracowników od dostępu do danych osobowych

Działalność współczesnego działu HR w dużej mierze opiera się na dostępie do nowych technologii. Zdarza się, że pracownicy mają zdalny dostęp do systemu kadrowo – płacowego albo do platform takich, jak zusowy Płatnik, czy praca.gov.pl, na których podejmują czynności w imieniu pracodawcy. Każdy pracownik wykonujący w imieniu administratora danych osobowych czynności z danymi osobowymi (np.: wprowadzanie nowych pracowników do systemu), powinien być wyposażony w upoważnienie, które określa zakres czynności, czy kategorii danych, z którymi pracuje pracownik. Przykładowo, pracownik, który ma dostęp do Płatnika powinien mieć upoważnienie do przetwarzania danych o stanie zdrowia pracowników, którymi są dane o zwolnieniach lekarskich zamieszczanych na platformie ZUS. Może się zdarzyć, że potrzeba dostępu do takich danych wygaśnie jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy, na przykład w wyniku zmiany stanowiska pracy, a zawsze wygaśnie z chwilą zakończenia stosunku pracy. Najpóźniej w tym dniu pracownikowi muszą zostać odebrane wszelkie dostępy do danych osobowych pracowników, na przykład na zewnętrznych platformach. Pominięcie tej czynności i pozostawienie byłemu pracownikowi dostępu do zbiorów danych pracodawcy prowadzi do naruszenia danych, polegającego na tym, że dostęp do nich ma osoba nieupoważniona.

Niezabezpieczone nośniki danych

W przeszłości dane osobowe były gromadzone tylko w kartotekach, w pomieszczeniach, do których dostęp miały jedynie wyznaczone osoby. Obecnie zabieramy ze sobą całe zbiory danych – czy to przechowywanych w laptopie, w telefonie, czy na pendrive, łączymy się z serwerami danych z dowolnego miejsca na świecie. Powoduje to, że ryzyko przypadkowej utraty nośnika danych czy dostępu do nich przez osobę nieupoważnioną, gwałtownie rośnie. Przepisy o ochronie danych osobowych opierają się na zasadzie, że stopień stosowanych zabezpieczeń musi być adekwatny do stopnia ryzyka. Jeśli zatem na nośnikach danych, które mogą być wynoszone poza obszar, w którym mają do nich dostęp tylko upoważnione osoby są dane osobowe, to odpowiednio do rodzaju tych danych muszą być zapewnione środki bezpieczeństwa, polegające chociażby na stosowaniu oprogramowania szyfrującego. Organizacyjnym środkiem bezpieczeństwa może z kolei być określenie zasad dopuszczalności stosowania zewnętrznych nośników danych.

Zaniechanie dokumentowania naruszeń

Obowiązek dokumentowania naruszeń ochrony danych osobowych jest wprost sformułowany w przepisach RODO. Administratorom danych zdarza się jednak zapomnieć, że obowiązek ten dotyczy nie tylko tych zdarzeń, które skutkowały zawiadomieniem UODO lub osób, których naruszenie dotyczyło. Tzw. „rejestr naruszeń” powinien dokumentować wszystkie zdarzenia, które wiązały się na naruszeniem zasad przetwarzania danych osobowych, a więc nawet wysłanie maila do niewłaściwej osoby, czy przypadkowe usunięcie folderu z danymi, nawet jeśli szybko dało się je przywrócić z kopii zapasowej. Jest to narzędzie, które pozwala wewnętrznie monitorować obszary, na których potencjalnie może dojść do takiego zdarzenia, które doprowadzi np. do rozpowszechnienia danych o wynagrodzeniach pracowników. W konsekwencji, pozwala reagować i dostosować stosowane zabezpieczenia (techniczne i organizacyjne).

Podsumowanie

Kilka lat obowiązywania RODO pokazało, że nadal potrzebne jest kształtowanie świadomości, iż ochrona danych osobowych to proces ciągły, którego w zasadzie nigdy nie będzie można nazwać zamkniętym. To podejście wymusza na wszystkich członkach organizacji szczególną czujność i wykorzystywanie wiedzy o stosowanych przez administratora środkach bezpieczeństwa. Działy HR w większości firm, nawet takich, których ośrodkiem działania nie jest praca z danymi osobowymi, są kluczowym elementem w strukturze, która ma zapewnić bezpieczeństwo danych. W konsekwencji to właśnie na tych działach spoczywa szczególny obowiązek nieustannej weryfikacji zgodności działalności z zasadami ochrony danych.

Na temat cyberbezpieczeństwa w działach HR będziemy rozmawiać podczas śniadania biznesowego w Łodzi w ramach cyklu „HR FRIDAY”. Pierwsza okazja do spotkania z adw. Karoliną Kołakowska już 25 marca, godz. 9:00-11:00 w Łodzi! Bliższe informacje o wydarzeniu i zapisy: link.

cyberbezpieczeństwo działów hr patronat infor.pl

Kancelaria Brzezińska Narolski Adwokaci

Serdecznie zapraszamy do bezpłatnego udziału!

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy - bez wynagrodzenia i dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Czy zawsze?

    Czas pracy pracowników zarządzających zakładem pracy w pewnych aspektach jest inaczej regulowany przez Kodeks pracy. Pracownikom tym nie przysługuje prawo do rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych. Są jednak sytuacje, gdy pracownik zarządzający taką rekompensatę otrzyma.

    4-dniowy tydzień pracy - badanie opinii polskich pracodawców

    4-dniowy tydzień pracy dla niektórych pracodawców jest niewykonalny ze względu na specyfikę branży. Sprawdź, którzy pracodawcy rozważają 4-dniowy tydzień pracy dla swoich pracowników.

    PFRON dofinansuje nawet 85% ceny zakupu samochodu. Masz pytania? Zadzwoń do PFRON!

    Od 1 marca 2024 r. od godz. 10.00 można składać wnioski o dofinansowanie ze środków PFRON do ceny zakupu samochodu osobowego. Pracownicy PFRON udzielą odpowiedzi na pytania zainteresowanych. Przedstawiamy listę numerów telefonów do Oddziałów PFRON.

    Wyższe emerytury, renty, dodatki z KRUS już od 1 marca 2024 r.

    Już od jutra, 1 marca 2024 roku, emerytury i renty z KRUS będą wyższe. Podwyżka dotknie również takich świadczeń KRUS: najniższa emerytura, emerytura matczyna, świadczenie dla sołtysa, świadczenia uzupełniające dla osób niezdolnych do samodzielnej egzystencji, świadczenia wyrównawcze dla działaczy opozycji antykomunistycznej i osób represjonowanych z powodów politycznych oraz dodatki do emerytur np. dodatek pielęgnacyjny.

    REKLAMA

    Bezrobocie będzie wzrastać tylko sezonowo. Wskaźnik Rynku Pracy poszedł w górę

    Wskaźnik Rynku Pracy wzrósł w lutym 2024 r. do 67,7 pkt. z 67,5 pkt. w stosunku do stycznia. Wskaźnik ten informuje, jak wielkość bezrobocia będzie zmieniała się w przyszłości. Stopa bezrobocia wzrosła w styczniu 2024 r. do 5,4 proc., miesiąc wcześniej była o 0,3 pkt. proc. niższa. Zdaniem ekspertów Biura Inwestycji i Ekonomicznych Cykli wzrost bezrobocia ma charakter sezonowy.

    Od 1 marca 2024 r. wynagrodzenie pracowników młodocianych wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wynagrodzenie pracowników młodocianych odbywających naukę zawodu oraz przyuczanych do wykonywania określonej pracy. Wysokość ich wynagrodzenia wyniesie od 527,83 zł do 754,04 zł.

    Uwaga! 3065,16 zł – tyle od 1 marca 2024 r. pracodawca wpłaci co miesiąc na PFRON za pracownika

    Od 1 marca 2024 r. wzrasta wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON. Pracodawcy wpłacą 3065,16 zł składki za pracownika.

    Niezależni konsultanci cenią sobie możliwość wyboru miejsca pracy i stawkę godzinową. Na brak ofert pracy nie narzekają

    Aż 80 proc. niezależnych konsultantów nie jest skłonnych zrezygnować ze swojej niezależności na poczet zatrudnienia w pełnym wymiarze godzinowym, również w czasach niepewności gospodarczej i wysokich stóp procentowych.

    REKLAMA

    29 lutego – dodatkowy dzień w roku? Jak to jest z tym czasem i czy masz go dla siebie?

    Dziś 29 lutego 2024 roku – masz dodatkowy dzień w roku i zastanawiasz się co z nim zrobić? Czym dla Ciebie jest czas? Czy umiesz nadać mu priorytet? Poznaj 8 zasad efektywnego zarządzania czasem i znajdź czas dla siebie. Finalnie „nie chodzi o to, żeby mieć czas. Chodzi o to, żeby z niego korzystać”. Praktycznych rad udziela psycholog Aleksandra Kolińska.

    Od 1 kwietnia nowe stawki za wypadki przy pracy. 1431 zł za 1% uszczerbku [Obwieszczenie z 21 lutego 2024 r.]

    Są już znane stawki odszkodowań za wypadki przy pracy. 1% uszczerbku na zdrowiu wyceniono na 1431 zł.

    REKLAMA