Ochrona danych osobowych - błędy działów HR

Potencjalne błędy działów HR w ochronie danych osobowych w oparciu o decyzje UODO

Decyzje wydane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych są cenną wskazówką dla pracodawców w zakresie ochrony danych osobowych pracowników. Wynika z nich, z którymi obowiązkami administratorzy danych nie radzą sobie w takim stopniu, że konieczne było wymierzenie kary pieniężnej. Wnioski pozwalają opracować listę potencjalnych błędów, które mogą popełniać działy HR i pomogą uniknąć dotkliwych sankcji ze strony UODO.

Niezależnie od tego, jaką działalność przedsiębiorca prowadzi, jednym z cenniejszych aktywów, które jest zobowiązany chronić są dane osobowe jego pracowników. Na działach HR, zwykle we współpracy z działami IT, spoczywa szczególny obowiązek staranności w wykonywaniu obowiązków administratora danych osobowych.

Jeszcze w styczniu analitycy donosili, że rok 2021 był rekordowy pod względem liczby cyberataków. Ich liczba zwiększyła się w porównaniu do poprzedniego roku o ponad połowę. Teraz, po wybuchu wojny w Ukrainie, zagrożenie jest jeszcze większe i przedsiębiorcy muszą liczyć się z faktem, że celem ataków hakerskich nie muszą być tylko agendy rządowe i wojskowe.

Oto błędy popełniane przez działy HR, które skutkowały wymierzeniem kary pieniężnej przez UODO:

Okresowa weryfikacja podmiotu przetwarzającego

Jeśli dział HR zamawia identyfikatory dla pracowników, przekazując firmie produkującej plakietki imiona, nazwiska, stanowiska pracowników albo zleca obsługę płacową podmiotowi zewnętrznemu, w relacji między administratorem danych osobowych (pracodawcą) a zleceniobiorcą, dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych. Sytuacja ta wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, której konieczne postanowienia określa RODO. Przepisy rozporządzenia przewidują między innymi, że administrator danych osobowych musi mieć zapewnioną możliwość przeprowadzania w podmiocie przetwarzającym audytów i inspekcji, co ma służyć sprawdzeniu, czy powierzając dane osobowe podmiotowi zewnętrznemu, administrator nadal zapewnia im odpowiedni poziom ochrony (cały czas jest za dane osobowe odpowiedzialny).

Problem polega jednak na tym, że często po podpisaniu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, administrator „zapomina”, że sam fakt zawarcia umowy nie zwalnia go z dbałości o bezpieczeństwo danych. W konsekwencji, dopasowując skalę sprawdzenia podmiotu przetwarzającego do zakresu i okoliczności powierzenia danych osobowych, potrzebna jest okresowa weryfikacja, czy podmiot przetwarzający zapewnia odpowiedni poziom ochrony, np.: poprzez czynności sprawdzające w siedzibie podmiotu, czy przeprowadzenie ankiety bezpieczeństwa.

Odcięcie byłych pracowników od dostępu do danych osobowych

Działalność współczesnego działu HR w dużej mierze opiera się na dostępie do nowych technologii. Zdarza się, że pracownicy mają zdalny dostęp do systemu kadrowo – płacowego albo do platform takich, jak zusowy Płatnik, czy praca.gov.pl, na których podejmują czynności w imieniu pracodawcy. Każdy pracownik wykonujący w imieniu administratora danych osobowych czynności z danymi osobowymi (np.: wprowadzanie nowych pracowników do systemu), powinien być wyposażony w upoważnienie, które określa zakres czynności, czy kategorii danych, z którymi pracuje pracownik. Przykładowo, pracownik, który ma dostęp do Płatnika powinien mieć upoważnienie do przetwarzania danych o stanie zdrowia pracowników, którymi są dane o zwolnieniach lekarskich zamieszczanych na platformie ZUS. Może się zdarzyć, że potrzeba dostępu do takich danych wygaśnie jeszcze w trakcie trwania stosunku pracy, na przykład w wyniku zmiany stanowiska pracy, a zawsze wygaśnie z chwilą zakończenia stosunku pracy. Najpóźniej w tym dniu pracownikowi muszą zostać odebrane wszelkie dostępy do danych osobowych pracowników, na przykład na zewnętrznych platformach. Pominięcie tej czynności i pozostawienie byłemu pracownikowi dostępu do zbiorów danych pracodawcy prowadzi do naruszenia danych, polegającego na tym, że dostęp do nich ma osoba nieupoważniona.

Niezabezpieczone nośniki danych

W przeszłości dane osobowe były gromadzone tylko w kartotekach, w pomieszczeniach, do których dostęp miały jedynie wyznaczone osoby. Obecnie zabieramy ze sobą całe zbiory danych – czy to przechowywanych w laptopie, w telefonie, czy na pendrive, łączymy się z serwerami danych z dowolnego miejsca na świecie. Powoduje to, że ryzyko przypadkowej utraty nośnika danych czy dostępu do nich przez osobę nieupoważnioną, gwałtownie rośnie. Przepisy o ochronie danych osobowych opierają się na zasadzie, że stopień stosowanych zabezpieczeń musi być adekwatny do stopnia ryzyka. Jeśli zatem na nośnikach danych, które mogą być wynoszone poza obszar, w którym mają do nich dostęp tylko upoważnione osoby są dane osobowe, to odpowiednio do rodzaju tych danych muszą być zapewnione środki bezpieczeństwa, polegające chociażby na stosowaniu oprogramowania szyfrującego. Organizacyjnym środkiem bezpieczeństwa może z kolei być określenie zasad dopuszczalności stosowania zewnętrznych nośników danych.

Zaniechanie dokumentowania naruszeń

Obowiązek dokumentowania naruszeń ochrony danych osobowych jest wprost sformułowany w przepisach RODO. Administratorom danych zdarza się jednak zapomnieć, że obowiązek ten dotyczy nie tylko tych zdarzeń, które skutkowały zawiadomieniem UODO lub osób, których naruszenie dotyczyło. Tzw. „rejestr naruszeń” powinien dokumentować wszystkie zdarzenia, które wiązały się na naruszeniem zasad przetwarzania danych osobowych, a więc nawet wysłanie maila do niewłaściwej osoby, czy przypadkowe usunięcie folderu z danymi, nawet jeśli szybko dało się je przywrócić z kopii zapasowej. Jest to narzędzie, które pozwala wewnętrznie monitorować obszary, na których potencjalnie może dojść do takiego zdarzenia, które doprowadzi np. do rozpowszechnienia danych o wynagrodzeniach pracowników. W konsekwencji, pozwala reagować i dostosować stosowane zabezpieczenia (techniczne i organizacyjne).

Podsumowanie

Kilka lat obowiązywania RODO pokazało, że nadal potrzebne jest kształtowanie świadomości, iż ochrona danych osobowych to proces ciągły, którego w zasadzie nigdy nie będzie można nazwać zamkniętym. To podejście wymusza na wszystkich członkach organizacji szczególną czujność i wykorzystywanie wiedzy o stosowanych przez administratora środkach bezpieczeństwa. Działy HR w większości firm, nawet takich, których ośrodkiem działania nie jest praca z danymi osobowymi, są kluczowym elementem w strukturze, która ma zapewnić bezpieczeństwo danych. W konsekwencji to właśnie na tych działach spoczywa szczególny obowiązek nieustannej weryfikacji zgodności działalności z zasadami ochrony danych.

Na temat cyberbezpieczeństwa w działach HR będziemy rozmawiać podczas śniadania biznesowego w Łodzi w ramach cyklu „HR FRIDAY”. Pierwsza okazja do spotkania z adw. Karoliną Kołakowska już 25 marca, godz. 9:00-11:00 w Łodzi! Bliższe informacje o wydarzeniu i zapisy: link.

Serdecznie zapraszamy do bezpłatnego udziału!