REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Portale pracownicze: Automatyzacja, oszczędność czasu i pieniędzy, wygoda

Mariusz Czeszejko-Sochacki
Źródło zewnętrzne

REKLAMA

REKLAMA

Portale pracownicze są pierwszym krokiem do wprowadzenia sztucznej inteligencji w obszarze HR – mówi Mariusz Czeszejko-Sochacki, współtwórca portalu pracowniczego Dokioki.pl. Czy automatyzacja procesów kadrowych może przynieść oszczędności? Zapraszamy do lektury rozmowy.

Jesteśmy świadkami technologicznej rewolucji. Praktycznie każdego dnia czytamy o możliwościach sztucznej inteligencji i jej faktycznych dokonaniach. Czy w przypadku działów HR jest już powszechnie wykorzystywana?

REKLAMA

Autopromocja

Z pewnością coraz więcej firm, zwłaszcza dużych koncernów, uważnie przypatruje się sztucznej inteligencji, a nawet testuje jej możliwości w obszarze HR. Musimy być przygotowani na to, że ten proces będzie szybko postępować. Jednak przynajmniej na razie o wiele bardziej widocznym trendem jest automatyzacja niektórych procesów w obszarze tzw. twardego HR. Przykładem jest właśnie intensywny rozwój portali pracowniczych dostępnych online.

Czy portale pracownicze to must have współczesnego przedsiębiorcy?

Uważam, że tak. W dobie przechodzenia wielu firm na pracę zdalną lub model hybrydowy portal pracowniczy, otwarty dla wszystkich zatrudnionych, jest narzędziem niezbędnym do sprawnej obsługi kadrowo–płacowej rozproszonego zespołu. Jest to narzędzie optymalizujące wiele procesów, takich jak: planowanie harmonogramów, obieg dokumentów, czy rozliczanie czasu pracy na koniec miesiąca. Jest też wygodne. Pracownik nie musi być fizycznie w biurze, aby złożyć wniosek o urlop czy pracę zdalną. Z kolei przełożony ma wszystkie wnioski uporządkowane w jednym miejscu i w każdej chwili może przejrzeć dokumenty danego pracownika.

Czyli jest to rozwiązanie uniwersalne?

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Co do zasady, tak. Ale oczywiście nie wszędzie będzie wdrożone. Na przykład w mikroprzedsiębiorstwach nie zawsze będzie taka potrzeba, choć oczywiście korzyści z wdrożenia portalu będą zauważalne i w tych niewielkich firmach. Generalna zasada jest jednak taka, że im więcej pracowników, tym większe korzyści wynikające ze zautomatyzowanej obsługi skomplikowanych procesów kadrowych. Wyobraźmy sobie dwie firmy o podobnym profilu zatrudnienia i zespole liczącym około 1000 pracowników. W jednej harmonogramy pracy układane są ręcznie, z wyprzedzeniem, w arkuszu kalkulacyjnym. W drugiej wdrożono portal pracowniczy, np. Dokioki, z półautomatycznym modułem planowania harmonogramów. Która szybciej upora się z ułożeniem planu pracy?

Polecamy: „Dokumentacja kadrowa 2023. Zasady prowadzenia i przechowywania” + wzory dokumentów online

To oczywiste, że ta posiadająca portal.

Tak. Jednak korzyści nie ograniczają się tylko do znacznie krótszego czasu przygotowania harmonogramu. Ogromnym atutem tworzenia harmonogramów w portalach pracowniczych jest możliwość łatwego ich korygowania, niemal w czasie rzeczywistym. System bowiem automatycznie uwzględni aktualnie złożone wnioski, czy przesłane zwolnienia. W przypadku pierwszej firmy korekty musiałyby zostać naniesione ręcznie. Tymczasem w drugim przykładzie zaoszczędzono roboczogodziny potrzebne na wykonanie planu pracy i można je teraz wykorzystać na realizację innych zadań, chociażby związanych z miękkim HR. 

Jak jeszcze, oprócz układania harmonogramów, moduły portalu pracowniczego usprawniają obsługę kadr – z punktu widzenia pracodawcy?

To również zależy od specyfiki firmy, ale do najprzydatniejszych funkcji należą na pewno: rozliczanie czasu pracy, obieg dokumentów oraz raportowanie. Z punktu widzenia pracowników pomocne są takie funkcjonalności, jak: moduł składania wniosków (o urlop, o możliwość pracy zdalnej), paski płacowe oraz możliwość sprawdzenia statusu nadgodzin lub urlopu do wykorzystania.

Czy w związku z tym, że portal obsługuje tyle zmiennych, musi być połączony z aktualnym systemem kadrowym firmy?

Nie zawsze, choć jest to rozwiązanie korzystne. Tworząc portal Dokioki.pl, skoncentrowaliśmy się na tym, aby udostępnić rozwiązanie elastyczne, które będą mogły wykorzystać zarówno firmy korzystające z systemów kadrowych, z którymi portal należy zintegrować, jak i te przedsiębiorstwa, które chcą go wdrożyć jako samodzielny byt. W przypadku Dokioki duży nacisk położyliśmy na integrację „live” ze środowiskiem SAP. Dane są pobierane i wprowadzane do SAP za pomocą portalu w czasie rzeczywistym. Istnieje oczywiście też możliwość integracji z innymi systemami za pomocą wymiany plików.

Na co zwrócić uwagę, wdrażając portal, aby uniknąć niepotrzebnych błędów? 

Każde wdrożenie rozpoczyna się od koncepcji biznesowej. Często jest to etap traktowany niestety dość pobieżnie, a jest równie ważny jak uruchomienie produkcyjne portalu. Na poziomie koncepcji omawiane są wszystkie procesy i przepisy obowiązujące w firmie, aby każda walidacja i każdy wniosek były odpowiednio skonfigurowane przed oddaniem systemu do użytku. Od tego, jak rzetelnie przepracujemy koncepcję, zależy powodzenie całego wdrożenia. Dlatego warto poświęcić na to więcej czasu, a przede wszystkim uwagi. 

Gdyby miał Pan w kilku hasłach opisać zalety portali pracowniczych, jakie byłyby to słowa?

Automatyzacja. Oszczędność czasu. Wygoda. Dostęp 24h. Przejrzystość. Nowoczesność.

A która z tych cech jest, Pana zdaniem, najistotniejsza i dlaczego?

Myślę, że oszczędność czasu, ale powiązana z mniejszą liczbą tzw. błędów ludzkich. To zaś przekłada się bezpośrednio na oszczędności finansowe. Portale pracownicze znacznie usprawniają, ale także porządkują wszelkie procesy kadrowo–płacowe w firmach, więc ich wdrożenie przekłada się na efektywność operacyjną i finansową przedsiębiorstwa. A to, jak wiemy, w czasach wysokiej inflacji jest bardzo ważne.

W jakich obszarach HR można wykorzystać sztuczną inteligencję?
Maciej Kabaciński

Maciej Kabaciński

 

Źródło zewnętrzne

Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR w firmie wdrożeniowej Quercus:

Każdego dnia generujemy niewyobrażalne ilości danych, których nie mamy czasu albo możliwości przetworzyć. Dotyczy to wszystkich aspektów naszego życia. Sztuczna inteligencja (AI), czyli narzędzie potrafiące przeprowadzać analizę tych informacji, a przy tym uczące się, jest odpowiedzią na rosnące potrzeby w zakresie przetwarzania danych. 

Zarządzanie kadrami, zarówno w obszarze miękkiego, jak i twardego HR, jest w zasadzie oparte na przetwarzaniu danych. Od dawna korzystamy z zaawansowanych analitycznych narzędzi IT, ale są one coraz silniej wspierane przez AI. Jej rolę widzę przede wszystkim we wspomaganiu procesów podejmowania decyzji. Na podstawie posiadanych danych sztuczna inteligencja jest bowiem w stanie szybko i obiektywnie dokonać niezbędnych analiz na przykład stopnia dopasowania kompetencji zawodowych pracowników do wymagań danego stanowiska pracy. Można ją również skutecznie wykorzystywać do przeprowadzenia wstępnej selekcji kandydatów do pracy (chatbot prowadzący pierwsze rozmowy kwalifikacyjne lub analizy). 

Bazy danych pracowników, które gromadzimy w firmach, są naprawdę pokaźne. Ale same dane nie są jeszcze kompletną informacją. Owszem, są one coraz częściej dostępne w chmurze (w dużej mierze dzięki zmianom, jakie wymusiła pandemia), ale jest z nimi podobnie jak z mózgiem – na co dzień nie wykorzystujemy ich pełnego potencjału. Sztuczna inteligencja może nas w tym wyręczyć i wykonywać analizy, na które w codziennej pracy po prostu nie starcza nam czasu. Na przykład może wspomagać plany sukcesyjne w firmie, wskazując najlepszych następców spośród obecnych pracowników, może również sprawdzić, z którym z pracowników wiąże się najwyższe ryzyko odejścia. 

W tej chwili podobne analizy wykonywane są w niewielu firmach. Uważam jednak, że właśnie umiejętność „przewidywania przyszłości” to jeden z obszarów HR, w którym zastosowanie AI będzie rosło. Drugim kierunkiem związanym ze sztuczną inteligencją są wielopłaszczyznowe analizy oparte na relacyjnych bazach danych, powiązane z optymalizacją lub aktualizacją rutynowych procesów kadrowych, czyli np.: układanie skomplikowanych grafików, zarządzanie urlopami w firmach produkcyjnych, kwestie związane z RODO czy PPK. 

Czy sztuczna inteligencja zastąpi pracowników kadr? Nie sądzę. Jej upowszechnienie z pewnością będzie wyzwaniem dla działów HR, ale przyniesie też wiele korzyści, a przede wszystkim skutecznie odciąży pracowników zajmujących się analizą danych.

Portal Dokioki.pl jest kompleksowym rozwiązaniem przeznaczonym do obsługi procesów HR, z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu z dostępem do Internetu. Gwarantuje poprawę wydajności zespołu HR i skraca czas potrzebny na realizację poszczególnych zadań. Wdrożone moduły są zgodne z normami czasu pracy i mogą być w łatwy sposób zintegrowane z obecnym systemem ERP. 

Quercus Sp. z o.o. to ekspert w zakresie wdrażania i serwisowania systemów SAP. Od początku swej działalności, tj. od 2006 roku, firma posiada status autoryzowanego Partnera SAP. Specjalizacją Quercus Sp. z o.o. są wdrożenia systemów SAP, SAP Business Objects, a także portali oraz rozwiązań na urządzenia mobilne. 

Autopromocja
Oprac. Piotr T. Szymański

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie urlopowe w szkołach. Czy powinno uwzględniać kryterium socjalne?

Do 31 sierpnia 2024 r. nauczyciele powinni otrzymać świadczenia urlopowe. Świadczenie, wypłacane wszystkim nauczycielom, jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy powinny uwzględniać kryterium socjalne?

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Więcej osób uzyska prawo do świadczenia

1 września 2024 r. więcej osób uzyska prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Jakie warunki należy spełniać, żeby nabyć prawo do tego świadczenia?

Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli. Kto ma prawo do nowej emerytury? Kiedy można złożyć wniosek?

1 września 2024 r. wejdą w życie zmiany przepisów Karty Nauczyciela. Więcej osób będzie mogło skorzystać z wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Kiedy można złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Czy 14 lipca to niedziela handlowa?

Czy w lipcu jest jakaś niedziela handlowa? Czy w tym miesiącu możemy zaplanować zakupy na niedzielę? 

REKLAMA

Zmiana zasad obliczania stażu pracy. Jak to wpłynie na uprawnienia pracownika [przykłady]

Na podstawie stażu pracy ustalane są przysługujące pracownikowi uprawnienia, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia. Jeżeli do stażu pracy będą wliczane także inne okresy, np. prowadzenia działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umowy zlecenia, sposób ustalania uprawnień pracowniczych radykalnie się zmieni.

Maksymalna temperatura w pracy – będą nowe przepisy bhp!

Jaka może być maksymalna temperatura w pracy? W związku z występującymi upałami pracownicy pytają o swoje prawa. Będą nowe przepisy bhp chroniące pracowników przed pracą w upale. Dnia 10 lipca 2024 r. odbyło się spotkanie z Głównym Inspektorem Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Tę informację należało obowiązkowo złożyć pracodawcy do 10 lipca. Jakie konsekwencje grożą w razie jej niezłożenia?

10 lipca 2024 r. minął termin złożenia przez zakładowe organizacje związkowe informacji o liczbie członków. Do tego dnia należało poinformować pracodawcę o liczbie związkowców według stanu na 30 czerwca br. Czy organizacjom, które nie dopełniły tego obowiązku, grożą jakieś sankcje? 

Nowelizacja Kodeksu pracy. Zmiany dotyczą podstawowych uprawnień pracowniczych

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy zakłada zmiany dotyczące podstawowych uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy będzie wliczany okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą. Wpłynie to m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

REKLAMA

Urlop wypoczynkowy: wymiar, udzielanie, wynagrodzenie i dofinansowanie

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Przepisy prawa pracy dokładnie określają jego wymiar i zasady udzielania. Pracownikom przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Pracodawcy często też dofinansowują im wypoczynek.

Jak motywować pracowników, także pokolenie Z? Oto najskuteczniejsze metody

Jak skutecznie motywować pracowników? Co najbardziej docenia pokolenie Z? Jak zbudować motywującą kulturę pracy? Poznaj skuteczne metody motywowania pracowników: klucz do sukcesu Twojego zespołu HR.

REKLAMA