Portale pracownicze: Automatyzacja, oszczędność czasu i pieniędzy, wygoda

Jesteśmy świadkami technologicznej rewolucji. Praktycznie każdego dnia czytamy o możliwościach sztucznej inteligencji i jej faktycznych dokonaniach. Czy w przypadku działów HR jest już powszechnie wykorzystywana?

Z pewnością coraz więcej firm, zwłaszcza dużych koncernów, uważnie przypatruje się sztucznej inteligencji, a nawet testuje jej możliwości w obszarze HR. Musimy być przygotowani na to, że ten proces będzie szybko postępować. Jednak przynajmniej na razie o wiele bardziej widocznym trendem jest automatyzacja niektórych procesów w obszarze tzw. twardego HR. Przykładem jest właśnie intensywny rozwój portali pracowniczych dostępnych online.

Czy portale pracownicze to must have współczesnego przedsiębiorcy?

Uważam, że tak. W dobie przechodzenia wielu firm na pracę zdalną lub model hybrydowy portal pracowniczy, otwarty dla wszystkich zatrudnionych, jest narzędziem niezbędnym do sprawnej obsługi kadrowo–płacowej rozproszonego zespołu. Jest to narzędzie optymalizujące wiele procesów, takich jak: planowanie harmonogramów, obieg dokumentów, czy rozliczanie czasu pracy na koniec miesiąca. Jest też wygodne. Pracownik nie musi być fizycznie w biurze, aby złożyć wniosek o urlop czy pracę zdalną. Z kolei przełożony ma wszystkie wnioski uporządkowane w jednym miejscu i w każdej chwili może przejrzeć dokumenty danego pracownika.

Czyli jest to rozwiązanie uniwersalne?

Co do zasady, tak. Ale oczywiście nie wszędzie będzie wdrożone. Na przykład w mikroprzedsiębiorstwach nie zawsze będzie taka potrzeba, choć oczywiście korzyści z wdrożenia portalu będą zauważalne i w tych niewielkich firmach. Generalna zasada jest jednak taka, że im więcej pracowników, tym większe korzyści wynikające ze zautomatyzowanej obsługi skomplikowanych procesów kadrowych. Wyobraźmy sobie dwie firmy o podobnym profilu zatrudnienia i zespole liczącym około 1000 pracowników. W jednej harmonogramy pracy układane są ręcznie, z wyprzedzeniem, w arkuszu kalkulacyjnym. W drugiej wdrożono portal pracowniczy, np. Dokioki, z półautomatycznym modułem planowania harmonogramów. Która szybciej upora się z ułożeniem planu pracy?

Polecamy: „Dokumentacja kadrowa 2023. Zasady prowadzenia i przechowywania” + wzory dokumentów online

To oczywiste, że ta posiadająca portal.

Tak. Jednak korzyści nie ograniczają się tylko do znacznie krótszego czasu przygotowania harmonogramu. Ogromnym atutem tworzenia harmonogramów w portalach pracowniczych jest możliwość łatwego ich korygowania, niemal w czasie rzeczywistym. System bowiem automatycznie uwzględni aktualnie złożone wnioski, czy przesłane zwolnienia. W przypadku pierwszej firmy korekty musiałyby zostać naniesione ręcznie. Tymczasem w drugim przykładzie zaoszczędzono roboczogodziny potrzebne na wykonanie planu pracy i można je teraz wykorzystać na realizację innych zadań, chociażby związanych z miękkim HR. 

Jak jeszcze, oprócz układania harmonogramów, moduły portalu pracowniczego usprawniają obsługę kadr – z punktu widzenia pracodawcy?

To również zależy od specyfiki firmy, ale do najprzydatniejszych funkcji należą na pewno: rozliczanie czasu pracy, obieg dokumentów oraz raportowanie. Z punktu widzenia pracowników pomocne są takie funkcjonalności, jak: moduł składania wniosków (o urlop, o możliwość pracy zdalnej), paski płacowe oraz możliwość sprawdzenia statusu nadgodzin lub urlopu do wykorzystania.

Czy w związku z tym, że portal obsługuje tyle zmiennych, musi być połączony z aktualnym systemem kadrowym firmy?

Nie zawsze, choć jest to rozwiązanie korzystne. Tworząc portal Dokioki.pl, skoncentrowaliśmy się na tym, aby udostępnić rozwiązanie elastyczne, które będą mogły wykorzystać zarówno firmy korzystające z systemów kadrowych, z którymi portal należy zintegrować, jak i te przedsiębiorstwa, które chcą go wdrożyć jako samodzielny byt. W przypadku Dokioki duży nacisk położyliśmy na integrację „live” ze środowiskiem SAP. Dane są pobierane i wprowadzane do SAP za pomocą portalu w czasie rzeczywistym. Istnieje oczywiście też możliwość integracji z innymi systemami za pomocą wymiany plików.

Na co zwrócić uwagę, wdrażając portal, aby uniknąć niepotrzebnych błędów? 

Każde wdrożenie rozpoczyna się od koncepcji biznesowej. Często jest to etap traktowany niestety dość pobieżnie, a jest równie ważny jak uruchomienie produkcyjne portalu. Na poziomie koncepcji omawiane są wszystkie procesy i przepisy obowiązujące w firmie, aby każda walidacja i każdy wniosek były odpowiednio skonfigurowane przed oddaniem systemu do użytku. Od tego, jak rzetelnie przepracujemy koncepcję, zależy powodzenie całego wdrożenia. Dlatego warto poświęcić na to więcej czasu, a przede wszystkim uwagi. 

Gdyby miał Pan w kilku hasłach opisać zalety portali pracowniczych, jakie byłyby to słowa?

Automatyzacja. Oszczędność czasu. Wygoda. Dostęp 24h. Przejrzystość. Nowoczesność.

A która z tych cech jest, Pana zdaniem, najistotniejsza i dlaczego?

Myślę, że oszczędność czasu, ale powiązana z mniejszą liczbą tzw. błędów ludzkich. To zaś przekłada się bezpośrednio na oszczędności finansowe. Portale pracownicze znacznie usprawniają, ale także porządkują wszelkie procesy kadrowo–płacowe w firmach, więc ich wdrożenie przekłada się na efektywność operacyjną i finansową przedsiębiorstwa. A to, jak wiemy, w czasach wysokiej inflacji jest bardzo ważne.

W jakich obszarach HR można wykorzystać sztuczną inteligencję?

Maciej Kabaciński, Szef Pionu HR w firmie wdrożeniowej Quercus:

Każdego dnia generujemy niewyobrażalne ilości danych, których nie mamy czasu albo możliwości przetworzyć. Dotyczy to wszystkich aspektów naszego życia. Sztuczna inteligencja (AI), czyli narzędzie potrafiące przeprowadzać analizę tych informacji, a przy tym uczące się, jest odpowiedzią na rosnące potrzeby w zakresie przetwarzania danych. 

Zarządzanie kadrami, zarówno w obszarze miękkiego, jak i twardego HR, jest w zasadzie oparte na przetwarzaniu danych. Od dawna korzystamy z zaawansowanych analitycznych narzędzi IT, ale są one coraz silniej wspierane przez AI. Jej rolę widzę przede wszystkim we wspomaganiu procesów podejmowania decyzji. Na podstawie posiadanych danych sztuczna inteligencja jest bowiem w stanie szybko i obiektywnie dokonać niezbędnych analiz na przykład stopnia dopasowania kompetencji zawodowych pracowników do wymagań danego stanowiska pracy. Można ją również skutecznie wykorzystywać do przeprowadzenia wstępnej selekcji kandydatów do pracy (chatbot prowadzący pierwsze rozmowy kwalifikacyjne lub analizy). 

Bazy danych pracowników, które gromadzimy w firmach, są naprawdę pokaźne. Ale same dane nie są jeszcze kompletną informacją. Owszem, są one coraz częściej dostępne w chmurze (w dużej mierze dzięki zmianom, jakie wymusiła pandemia), ale jest z nimi podobnie jak z mózgiem – na co dzień nie wykorzystujemy ich pełnego potencjału. Sztuczna inteligencja może nas w tym wyręczyć i wykonywać analizy, na które w codziennej pracy po prostu nie starcza nam czasu. Na przykład może wspomagać plany sukcesyjne w firmie, wskazując najlepszych następców spośród obecnych pracowników, może również sprawdzić, z którym z pracowników wiąże się najwyższe ryzyko odejścia. 

W tej chwili podobne analizy wykonywane są w niewielu firmach. Uważam jednak, że właśnie umiejętność „przewidywania przyszłości” to jeden z obszarów HR, w którym zastosowanie AI będzie rosło. Drugim kierunkiem związanym ze sztuczną inteligencją są wielopłaszczyznowe analizy oparte na relacyjnych bazach danych, powiązane z optymalizacją lub aktualizacją rutynowych procesów kadrowych, czyli np.: układanie skomplikowanych grafików, zarządzanie urlopami w firmach produkcyjnych, kwestie związane z RODO czy PPK. 

Czy sztuczna inteligencja zastąpi pracowników kadr? Nie sądzę. Jej upowszechnienie z pewnością będzie wyzwaniem dla działów HR, ale przyniesie też wiele korzyści, a przede wszystkim skutecznie odciąży pracowników zajmujących się analizą danych.