Jak przygotować menedżerów do radzenia sobie w trudnych sytuacjach w zarządzaniu zmianą?

ODPOWIEDŹ

Od menedżerów firma oczekuje, że będą szybko i skutecznie reagować na zachodzące zmiany, inicjować odpowiednie działania i wspierać swój zespół w trudnym procesie zmian. Menedżer musi być świetnym, kompetentnym liderem, potrafiącym pociągnąć za swoją wizją zespół. Bez przygotowania i wsparcia firmy może sobie z tym nie poradzić.

Szkolenie dla menedżerów

Kadra menedżerska musi przygotować się do zmian. Dobrą formą jest przygotowane specjalnie na potrzeby organizacji szkolenie połączone z warsztatem, podczas którego menedżerowie zapoznają się z najważniejszymi kwestiami dotyczącymi zarządzania zmianą czy też „oswajaniem zmiany”. Najpierw należy dokładnie zapoznać menedżerów ze zjawiskiem zmiany, przede wszystkim ze sposobami przeżywania i reagowania na to zjawisko przez człowieka. Uczestnicy warsztatu powinni dowiedzieć się, że poszczególne osoby mogą znajdować się w tym samym czasie w różnych fazach procesu reakcji na zmiany, będą też w różny sposób reagowały na otaczającą ich rzeczywistość. Konieczne jest więc poznanie, jak proces zmian odbierany jest z ich perspektywy i jak im pomóc, aby aktywnie włączyli się w realizację zmian.

Podczas szkolenia powinny zostać opracowane konkretne działania przyspieszające i ułatwiające proces zmian. Wymaga to uczenia się nowych, rozwijania i wzmacniania już posiadanych umiejętności. Końcową część programu stanowić powinny symulacje i nauka praktycznego wykorzystywania zdobytej wiedzy i umiejętności.

Podczas zajęć niezbędne jest kreowanie zmian w myśleniu i postawach uczestników poprzez:

• postrzeganie sytuacji zmiany jako okazji i szansy rozwoju,
• przechodzenie od myślenia o przeszłości do twórczego myślenia o przyszłości i poszukiwania nowych szans dla siebie,
• efektywne radzenie sobie ze stresem, który jest nieodłącznym elementem zmian,
• dostrzeżenie przez uczestników możliwości, jakie niesie zmiana dla siebie samego - kreowanie pozytywnego nastawienia do zmiany,
• dostosowanie siebie i swoich celów do zachodzących zmian,
• budowanie skutecznych relacji z członkami zespołu poprzez motywowanie.

Kolejnym krokiem powinno być obudzenie w pracownikach świadomości i potrzeby zmian. Podczas specjalnych warsztatów pracownicy sami, przy odpowiedniej moderacji, dochodzą do tego, jak będzie rozwijał się rynek, mogą wspólnie dyskutować o tym, co się stanie, gdy działania nie zostaną dostosowane do nowej sytuacji na rynku. Następnie pracują nad działaniami, jakie musi podjąć firma, aby uniknąć możliwej porażki. Warsztaty takie powinny być skierowane do wszystkich pracowników, których zmiana dotyczy.

Przewodnik i rzecznik

Menedżer powinien umożliwić przejście pracownikom przez wszystkie etapy akceptowania zmian, nie wyciągać konsekwencji za niedociągnięcia czy spadek wydajności. Ze względu na to, że ma on bezpośredni kontakt z szeregowymi pracownikami, musi rozumieć, co dzieje się w głowach jego pracowników. Powinni mieć oni wyjaśnione przyczyny i skutki zachodzących zmian. Niezbędny jest też czas na ich zaakceptowanie. Sztuką jest więc takie dawkowanie informacji, aby z jednej strony dać szeroki pogląd na to, co się dzieje, z drugiej nie przesadzić - zachować pewną dawkę informacji na później. Menedżer musi wykazać zrozumienie dla pracownika, ale także wspierać proces zmian.

Rolą działów HR jest uświadomienie menedżerom, że większość oporów pracowników wynika z niewłaściwej komunikacji i poczucia, że szefowie ujawniają tylko część informacji związanych z tym, co będzie się działo. W niektórych organizacjach działy HR wprowadzają więc bardzo szeroki zakres działań, które mają usprawnić przepływ informacji w procesie zmian.

Należy pamiętać, że proces komunikacyjny powinien być kontynuowany także po zakończeniu zmian organizacyjnych. Od sprawnego jego przebiegu zależą stosunki międzyludzkie w firmie, które określają pracę całych zespołów ludzkich i poszczególnych pracowników, ich lojalność i przywiązanie do firmy. Dlatego stworzenie i funkcjonowanie efektywnego systemu komunikacji wewnętrznej jest niezwykle ważne dla każdej organizacji.

Trudna rozmowa

W ramach przygotowania do przeprowadzenia procesu zmian członkowie kadry zarządzającej powinni umieć przedstawić nową strategię firmy, podać przyczyny restrukturyzacji, uzasadnić ważność decyzji, znać kryteria selekcji uwzględniane przy wyborze zwalnianych pracowników oraz warunki rozstania. Właściwe i dokładne przygotowanie się do rozmowy z pracownikiem jest kluczowe. Osoby prowadzące spotkanie, zazwyczaj bezpośredni przełożony i dyrektor personalny, powinny współpracować przy opracowaniu struktury spotkania, informacji dla pracownika, uzasadnieniu decyzji i propozycji konkretnej pomocy.

Biorąc pod uwagę sytuację, osobowość pracownika, należy rozważyć jego ewentualne reakcje i możliwe zachowania w trakcie trudnej rozmowy. Menedżerowie prowadzący rozmowę z pracownikiem muszą być gotowi na to, że przekazywana informacja może spowodować u danej osoby szok, wybuch złości i wiele innych skrajnych reakcji czy zachowań. W związku z tym należy przygotować różne scenariusze rozmów. Niezwykle istotny jest sposób przekazania informacji, dostosowanie komunikacji i radzenie sobie z emocjami pracownika. Należy pamiętać, że kierownicy także ulegają emocjom, dlatego wcześniejsze przygotowanie umożliwi im kontrolę nad emocjami oraz przebiegiem całego spotkania.

Łatwiej wspólnie

Kolejnym ważnym zadaniem jest dbanie o zespół swoich pracowników, o ich zaangażowanie, motywację i integrację (szczególnie gdy pojawiły się w nim nowe osoby, a inne go opuściły). W szybszym dostosowaniu się do nowej sytuacji pomogą nie tylko wspólne zadania, lecz także np. wspólnie spędzony czas. Dzięki temu szybciej nawiązują się dobre relacje pomiędzy ludźmi. Warto też pokazać pracownikom, że w swojej codziennej pracy mają wpływ na sytuację i tworzenie nowych warunków pracy. Spotkania z zespołem pracowników należy powtarzać w miarę możliwości, aby przedstawiać nowe informacje dotyczące restrukturyzacji czy też podzielenia się pozytywnymi rezultatami.

Sposoby informowania w procesie zmian

• Intranet, broszury, gazetka firmowa to dobre nośniki informacji, szczególnie tych pozytywnych, np. promowanie sukcesów firmy.
• Wyznaczenie osoby wyjaśniającej wątpliwości.
• Warsztaty z zakresu zarządzania zmianą dla całego kierownictwa.
• Warsztaty dla pracowników szeregowych - angażowanie pracowników w rozwiązywanie problemów.
• Spotkania informacyjne, które mają atrakcyjną formę, np. burzy mózgów, i zbieranie najlepszych pomysłów dotyczących radzenia sobie z trudnymi sytuacjami w procesie zmian.
• Indywidualne konsultacje, dzięki którym podwładni mogą uzyskać wsparcie od działu HR, swoich szefów, a także więcej szczegółowych informacji.
• Projekt pilotażowy - zmiany wprowadzane są w dziale, który najlepiej je przyjmie i z którego będzie można pozyskać rzeczników zmiany dla innych działów.
• Outplacement. Jeżeli zmiana wiąże się ze zwolnieniami, rozstania powinny być przeprowadzone z ogromną dbałością o odchodzących pracowników.
• Imprezy integracyjne - po zamknięciu procesu zmian, kiedy nowe działy czy komórki już funkcjonują.