Kategorie

Miękkie zarządzanie twarde korzyści

Michał Szymaczek
Od kilku lat systemy wspomagające zarządzanie kapitałem ludzkim, zwane systemami HCM, cieszą się zainteresowaniem, jakie do niedawna skupiało się na oprogramowaniu obsługującym inne obszary przedsiębiorstwa. Ta popularność jest naturalną konsekwencją zmian na rynku pracy. Oczywiście informatyka dostarcza tylko narzędzia, ale - jak w świecie sportu - technologia odgrywa coraz częściej kluczową rolę. System HCM stał się elementem przewagi konkurencyjnej. Oprócz standardowych zadań, takich jak wsparcie procesów kadrowo-płacowych realizowanych przez dział HR, ma służyć motywowaniu i utrzymaniu pracowników.

Jak informatyka może wpłynąć na satysfakcję pracowników czy kandydatów? Wśród powodów niezadowolenia z pracy niebagatelne znaczenie mogą mieć złe relacje z przełożonym, brak widocznych perspektyw rozwoju i łatwo dostępnej informacji kadrowej (szeroko rozumianej: limity urlopowe, dostępne szkolenia, stopień realizacji celów MBO i jego wpływ na premię itp.). Złe relacje z przełożonym wynikają często również z niedoinformowania. Menedżer po prostu nie zna swojego podwładnego, nie wie na czas o tym, że urodziło mu się właśnie dziecko, kończy się termin ważności ostatniej umowy, zgłosił zapotrzebowanie na szkolenie i nie dostał odpowiedzi itd.

Umiejętnie wdrożone narzędzie informatyczne, dostępne zarówno dla specjalistów kadrowych, kadry kierowniczej, jak i pozostałych pracowników, może zmienić sytuację. Oto kilka przykładów:

pracownik dostaje z systemu raport z planowaną ścieżką rozwoju i kariery;

system wskazuje kwalifikacje lub uprawnienia wymagające uzupełnienia dla wybranych stanowisk i sugeruje odbycie odpowiednich szkoleń (monitorowanie kwalifikacji pracowników);

system znajduje najlepszego kandydata (lub ranking kandydatów) na wakujące stanowisko z wewnętrznej puli talentów;

pracownik przez przeglądarkę internetową ma wgląd do swoich danych płacowych, limitów urlopowych, może rezerwować uczestnictwo w dostępnych szkoleniach, obejrzeć porównanie jego kwalifikacji z profilem wymagań zajmowanego stanowiska czy zgłosić swoją kandydaturę w rekrutacji wewnętrznej;

kandydat jest na bieżąco informowany o statusie swojej aplikacji przez przeglądarkę internetową (tą drogą może też przekazać firmie wszystkie niezbędne informacje).

Współczesne systemy HCM różnią się od oprogramowania HR sprzed 10 lat, tak jak telefonia cyfrowa od analogowej. Rozwój technologiczny umożliwia informatyzację funkcji, które jeszcze kilka lat temu musiały być wykonywane manualnie. W przeszłości polskie firmy korzystające już z systemów ERP w obszarach rachunkowości, kontrolingu czy gospodarki magazynowej często decydowały się na wdrożenie tzw. systemów HR ograniczonych wyłącznie funkcji kadrowo-płacowych. Jedynymi potrzebami uzasadniającymi wdrożenie były automatyzacja księgowań list płac i raportowanie korporacyjne kosztów pracy. Obecnie uruchomienie modułów kadrowo-płacowych jest zaledwie pierwszym krokiem na drodze do systemu HCM. W dużym systemie HCM oprócz tzw. funkcji twardych znajdziemy również miękkie m.in.: zarządzanie kompetencjami i rozwojem pracowników, zarządzanie wynagrodzeniami i benefitami, e-rekrutację, samoobsługę pracowniczą i menedżerską. Odbiorcami produktu stają się menedżerowie i pracownicy wszystkich działów przedsiębiorstwa.

Kiedy warto inwestować?

Reklama

Systemami HCM interesują się obecnie zarówno firmy duże (kilka tysięcy pracowników), jak i małe (do kilkuset pracowników). Wiodący dostawcy oprogramowania, obsługujący wcześniej segment dużych przedsiębiorstw, starają się dostosować ofertę do sektora MSP. W Polsce funkcje miękkie są wdrażane najczęściej w oddziałach czy spółkach wchodzących w skład korporacji międzynarodowych, których centrale korzystają już z systemów HCM. Wdrożenie w tym przypadku wpisuje się w strategię firmy i jest przynajmniej częściowym przeniesieniem rozwiązań z jednostki macierzystej. Od kilku lat daje się zaobserwować dość ciekawe zjawisko - dużymi systemami HCM zaczynają się interesować klienci, którzy nie mają rozwiązań ERP (Eterprise Resource Planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa) i są gotowi na inwestycję w oprogramowanie wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim jako pierwszy moduł systemu zintegrowanego. Jest to kolejny dowód na zmianę podejścia do zarządzania ludźmi - organizacje zaczynają inwestować w informatyczne wsparcie rozwoju pracowników środki porównywalne z tymi, które przeznaczają na inne obszary.

Decydując się na wdrożenie systemu HCM, firma zazwyczaj zastępuje rodzime lokalne rozwiązania, które nie potrafią sprostać rosnącym wymaganiom. Wśród głównych powodów zmiany systemów wymieniane są:

brak funkcji miękkich w obecnych rozwiązaniach;

słabe wsparcie (rosnąca liczba błędów w rozliczaniu list płac, za długie czasy reakcji serwisu producenta);

nieakceptowane ryzyko (w przypadku firmy rozliczającej płace dla 3 tysięcy osób korzystanie z systemu płacowego wspieranego tylko przez jedną osobę - autora aplikacji - jest zbyt ryzykowne);

słaba integracja (zbyt dużo wadliwych interfejsów) lokalnego rozwiązania z komponentami już wykorzystywanego dużego systemu ERP;

konieczność integracji z dużym systemem HCM macierzystej korporacji.

Obecnie najczęściej uruchamianymi funkcjami miękkimi są oceny pracownicze i zarządzanie szkoleniami. Nieliczne firmy wdrożyły zaawansowane funkcje samoobsługowe. Ale to do nich według analityków należy przyszłość systemów HCM.

Zdefiniować cele

Reklama

Jednym z podstawowych błędów popełnianych przez firmy chcące wdrażać system HCM jest brak jasno zdefiniowanych celów przedsięwzięcia. Decyzja o inwestycji nie powinna wynikać z chęci postępowania zgodnie z obowiązującymi trendami czy spełnienia często sprzecznych potrzeb różnych działów, ale z rzetelnie przeprowadzonej analizy biznesowej (business case). Korzyści, jakie firma może uzyskać z wdrożenia, różnią się w zależności od branży, lokalizacji i strategii. Oto wybrane z wielu możliwych:

zmniejszenie kosztów obsługi procesów kadrowo-płacowych, co można obliczyć, zestawiając koszty czasu pracy menedżerów, specjalistów HR i pracowników, związane z realizacją danego procesu (np. obsługa urlopów wypoczynkowych - wnioskowanie, kontrola, zatwierdzanie, wypłata wynagrodzenia) przed automatyzacją z kosztami po wdrożeniu systemu HCM;

zwiększenie efektywności zarządzania czasem pracy. Dzięki informatyzacji HR kierownicy w firmach produkcyjnych mogą planować czas pracy pracowników oraz monitorować jego status poprzez przeglądarkę internetową. System automatycznie kontroluje limity według polskiego prawa pracy i informuje o ryzyku ich przekroczenia;

zwiększenie motywacji pracowników - pracownicy mają dostęp do istotnych dla nich informacji, takich jak planowane szkolenia, dane płacowe czy limity urlopowe;

dostępność informacji o faktycznych kosztach pracy. Systemy HCM umożliwiają rzeczywiste zmierzenie kosztów pracy, dzięki czemu firmy mogą racjonalnie zarządzać cenami produktów;

zwiększenie efektywności szkoleń - system wspiera specjalistów w doborze i budżetowaniu szkoleń (wyszukiwane są automatycznie niedobory kwalifikacji). Dodatkowo oprogramowanie umożliwia wybór najlepszych dostawców szkoleń (na podstawie historii zamówień i ocen);

skrócenie czasu przepływu wniosków kadrowych (np. wniosek o dofinansowanie studiów, wniosek urlopowy) - system samoobsługowy monitoruje drogę przepływu wniosku, znajduje wąskie gardła i informuje zainteresowanych o obecnym statusie;

budowa autorytetu i wizerunku menedżerów - poprzez system samoobsługowy będą mieli dostęp do aktualnych informacji o podległych pracownikach (np. historia ocen, stopień realizacji celów, limity urlopowe, istotne terminy - m.in. data końca umowy, data ważności obowiązkowych szkoleń itp., a nawet data urodzin!), dzięki czemu staną się wiarygodnym partnerem dla współpracowników;

tworzenie i utrzymanie puli talentów (kandydatów i pracowników) - system wspiera zarządzanie bazą kandydatów i sukcesorów (zbieranie danych, komunikacja z kandydatami, przeszukiwanie bazy pod kątem poszukiwanych kompetencji).

W przypadku zarządzania kapitałem ludzkim wykazanie twardych korzyści finansowych nie jest łatwe, ale niezbędne dla rzetelnej analizy biznesowej.

Argumenty i dowody

Dobrą praktyką jest przygotowanie analizy biznesowej uzasadniającej potrzebę wdrożenia systemu HCM. Opracowanie business case (BC) można porównać z rozprawą sądową. Jej uczestnicy dobierają argumenty, wykorzystują lub odrzucają dowody, a wszystko po to, by przekonać sędziego i ławę przysięgłych o swojej racji. Wywód prawnika może być przeprowadzony na wiele sposobów i być mniej lub bardziej skuteczny - podobnie nie ma jednoznacznego przepisu na BC. Są za to wskazówki, które warto wziąć pod uwagę. Analiza biznesowa jest ustrukturalizowanym zestawem odpowiedzi, m.in. na poniższe pytania:

Dlaczego przedsięwzięcie jest potrzebne?

Jakie są spodziewane korzyści z wdrożenia?

Jakie są dostępne opcje i przesłanki wyboru bądź odrzucenia każdej z nich?

Jakie koszty (środki finansowe, ludzie, czas) musi ponieść organizacja, by przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?

Jakie jest ryzyko?

Jaki wpływ na biznes będzie miało podjęcie decyzji o zaniechaniu projektu?

Kiedy nowe rozwiązanie może być wykorzystywane operacyjnie?

Analiza biznesowa nie kończy swego życia w momencie uruchomienia projektu wdrożenia systemu HCM i wymaga ciągłej weryfikacji w trakcie przedsięwzięcia. W szczególności istotne jest zadawanie pytania, czy nadal istnieje potrzeba biznesowa, która była przesłanką BC i czy projekt zmierza do rezultatów określonych w analizie. Dzięki temu mamy szansę, by w uzasadnionym przypadku zmienić zakres projektu lub nawet go przerwać. BC jest zatem również narzędziem do monitorowania projektu z biznesowego punktu widzenia.

Dwustronne zaangażowanie

Gdy już uda się przekonać sponsora i wybrać dostawcę, firmę czeka przynajmniej kilkumiesięczny proces wdrożenia, w zależności od zakresu funkcji HCM. Metodyk wdrożeniowych jest wiele (przynajmniej tyle, ilu dostawców systemu HCM), każda dzieli proces na od trzech do sześciu etapów, wśród których kluczowe znaczenie ma przygotowanie koncepcji wdrożeniowej i realizacja prototypu systemu HCM.

Systemy HCM, mimo że są często już prekonfigurowanymi rozwiązaniami, w przypadku funkcji miękkich wymagają dostosowania do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa (konfiguracja). O ile część kadrowa i płacowa jest w dużej mierze powtarzalna w polskich warunkach, funkcje miękkie raczej nie poddają się zamknięciu w szablon - rzeczywistość potwierdziła relatywnie małą przydatność rozwiązań „z półki” do wsparcia, np. zarządzania przez cele czy samoobsługi menedżerskiej. Większość organizacji ma specyficzne rozwiązania biznesowe - sprostać im mogą systemy konfigurowalne i aplikacje pisane na zamówienie.

UWAGA

Odbiorcy HCM jako główną korzyść wdrożenia systemu wymieniają oszczędność czasu. Powtarzalne, czasochłonne procesy - np. składanie i zatwierdzanie wniosków kadrowych - zostają przejęte przez samoobsługowy, zautomatyzowany moduł systemu informatycznego, co pozwala pracownikom skupić się na innych czynnościach i w efekcie zwiększa efektywność pracy zespołu.

UWAGA

Trzeba pamiętać o tym, że wdrożenie dużego systemu HCM jest wspólnym przedsięwzięciem klienta oraz dostawcy - aby zakończyło się powodzeniem, wymaga pełnego zaangażowania przedstawicieli obu stron.

 

Michał Szymaczek

Autor jest menedżerem ds. rozwoju biznesu w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim w BCC (Business Consulting Center).

Kontakt:

michal.szymaczek@bcc.com.pl

 

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - zmiany w projekcie

    Praca zdalna w Kodeksie pracy - jest nowa wersja projektu nowelizacji. Co się zmieni?

    Rejestracja w urzędzie pracy a umowa zlecenie, dzieło, działalność

    Rejestracja w urzędzie pracy - czy bezrobotny może wykonywać pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzić działalność nierejestrowaną?

    Prezeska, prawniczka, psycholożka - kobiety o feminatywach

    Feminatywy - jakim językiem pisane są oferty pracy? Jak kobiety oceniają żeńskie nazwy stanowisk, np. prezeska, prawniczka, psycholożka? Oto wyniki badania.

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca - jak uzyskać [PORADNIK]

    Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca. Od 1 stycznia 2018 roku obowiązują nowe regulacje prawne dotyczące cudzoziemców świadczących prace sezonową. O zezwolenie typu S, czyli na pracę sezonową, mogą ubiegać się pracodawcy, którzy planują zatrudnić obcokrajowców do pracy w rolnictwie, ogrodnictwie lub turystyce.

    Błędy w umowie o pracę - jak je poprawić?

    Błędy w umowie o pracę w zakresie wynagrodzenia i innych świadczeń - jak je poprawić?

    Pracodawcy nie chcą pracy zdalnej [BADANIE]

    Praca zdalna nie jest dla pracodawców najlepszym rozwiązaniem. Prawie wszyscy chcą powrotu do biur. Wprowadzą elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

    Udzielanie zaległego urlopu wypoczynkowego - ustawa o covid-19

    Zaległy urlop wypoczynkowy - jak udzielić zgodnie z ustawą o COVID-19?

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę

    Urząd pracy pomoże zmienić pracę i kwalifikacje pracownika. Obecnie skupia się na zatrudnianiu bezrobotnych. Rząd chce rozszerzyć jego kompetencje.

    Utrata pracy i finanse - obawy pracowników

    Utrata pracy i finanse to główne zmartwienia polskich pracowników. Ratują ich jednak deficyty kadrowe.

    Ukąszenie kleszcza a wypadek przy pracy - obowiązki pracodawcy

    Ukąszenie kleszcza - czy to może być wypadek przy pracy? Czy pracodawca zatrudniający pracowników do pracy na świeżym powietrzu ma obowiązek zabezpieczenia ich przed kleszczami?

    Sygnalista w firmie od 17 grudnia 2021 r. - co z ustawą?

    Sygnalista w firmie musi być wdrożony od 17 grudnia 2021 r. Polska musi implementować przepisy unijne do 16 grudnia tego roku. Co z ustawą o sygnalistach?

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator

    Urlop wypoczynkowy - kalkulator wymiaru urlopu wypoczynkowego pozwala wyliczyć, ile dni urlopu przysługuje pracownikowi.

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni - zwolnienie z ZUS

    Piloci wycieczek i przewodnicy turystyczni mogą składać wnioski o zwolnienie z ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2020 r. Do kiedy? Jakie warunki należy spełnić?

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa

    Sklepiki szkolne - Tarcza Antykryzysowa przyznaje postojowe i zwolnienie z ZUS. Jakie kody PKD? Jakie warunki należy spełnić? Do kiedy złożyć wniosek?

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS

    Sklepiki szkolne, piloci wycieczek i przewodnicy - wsparcie z ZUS otrzymują wsparcie z ZUS. Mogą liczyć na postojowe i zwolnienie z opłacania składek. Do kiedy można składać wnioski?

    Minimalna płaca w 2022 r. brutto netto

    Minimalna płaca w 2022 r. wyniesie 3000 zł brutto. Ile to netto?

    Emerytura brutto netto - kalkulator

    Emerytura brutto - ile to netto? Kalkulator emerytalny pozwala ustalić wysokość emerytury. Oblicz.

    Ochrona przedemerytalna - ile lat?

    Ochrona przedemerytalna - ile lat trwa ochrona przed zwolnieniem? Od ilu lat pracownika zaczyna obowiązywać pracodawcę?

    Strategia Demograficzna 2040 - ocena Konfederacji Lewiatan

    Strategia Demograficzna 2040 jest zbyt ogólna i nie odpowiada współczesnym trendom związanym z rodziną. Jak ocenia ją Konfederacja Lewiatan?

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu

    Zwolnienie lekarskie musi wskazywać aktualny adres pobytu. Czy trzeba poinformować ZUS o zmianie miejsca pobytu?

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą

    Zmiana dostawcy PPK wymaga konsultacji z załogą czyli z zakładową organizacją związkową lub inną reprezentacją osób zatrudnionych.

    Emerytura bez podatku – tabela

    Emerytura bez podatku - tabela z kwotą netto w 2021 r. i po zmianach w 2022 r. wskazuje, ile emeryt otrzyma na rękę po podwyżce.

    Pracownik oczekuje elastyczności zatrudnienia

    Elastyczność zatrudnienia - tego oczekuje pracownik od miejsca pracy.

    Pracownicy ocenili sytuację w zakładach pracy [BADANIE]

    Sytuacja w zakładach pracy została oceniona przez pracowników. Jakie są wyniki badania CBOS?

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - projekt ustawy

    Kasy zapomogowo-pożyczkowe u pracodawców - komisje sejmowe pozytywnie zaopiniowały projekt ustawy. Projekt reguluje zasady tworzenia, organizowania i działania kas w zakładach pracy.