REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Miękkie zarządzanie twarde korzyści

Michał Szymaczek

REKLAMA

Od kilku lat systemy wspomagające zarządzanie kapitałem ludzkim, zwane systemami HCM, cieszą się zainteresowaniem, jakie do niedawna skupiało się na oprogramowaniu obsługującym inne obszary przedsiębiorstwa. Ta popularność jest naturalną konsekwencją zmian na rynku pracy. Oczywiście informatyka dostarcza tylko narzędzia, ale - jak w świecie sportu - technologia odgrywa coraz częściej kluczową rolę. System HCM stał się elementem przewagi konkurencyjnej. Oprócz standardowych zadań, takich jak wsparcie procesów kadrowo-płacowych realizowanych przez dział HR, ma służyć motywowaniu i utrzymaniu pracowników.

Jak informatyka może wpłynąć na satysfakcję pracowników czy kandydatów? Wśród powodów niezadowolenia z pracy niebagatelne znaczenie mogą mieć złe relacje z przełożonym, brak widocznych perspektyw rozwoju i łatwo dostępnej informacji kadrowej (szeroko rozumianej: limity urlopowe, dostępne szkolenia, stopień realizacji celów MBO i jego wpływ na premię itp.). Złe relacje z przełożonym wynikają często również z niedoinformowania. Menedżer po prostu nie zna swojego podwładnego, nie wie na czas o tym, że urodziło mu się właśnie dziecko, kończy się termin ważności ostatniej umowy, zgłosił zapotrzebowanie na szkolenie i nie dostał odpowiedzi itd.

REKLAMA

Autopromocja

Umiejętnie wdrożone narzędzie informatyczne, dostępne zarówno dla specjalistów kadrowych, kadry kierowniczej, jak i pozostałych pracowników, może zmienić sytuację. Oto kilka przykładów:

pracownik dostaje z systemu raport z planowaną ścieżką rozwoju i kariery;

system wskazuje kwalifikacje lub uprawnienia wymagające uzupełnienia dla wybranych stanowisk i sugeruje odbycie odpowiednich szkoleń (monitorowanie kwalifikacji pracowników);

system znajduje najlepszego kandydata (lub ranking kandydatów) na wakujące stanowisko z wewnętrznej puli talentów;

Dalszy ciąg materiału pod wideo

pracownik przez przeglądarkę internetową ma wgląd do swoich danych płacowych, limitów urlopowych, może rezerwować uczestnictwo w dostępnych szkoleniach, obejrzeć porównanie jego kwalifikacji z profilem wymagań zajmowanego stanowiska czy zgłosić swoją kandydaturę w rekrutacji wewnętrznej;

kandydat jest na bieżąco informowany o statusie swojej aplikacji przez przeglądarkę internetową (tą drogą może też przekazać firmie wszystkie niezbędne informacje).

Współczesne systemy HCM różnią się od oprogramowania HR sprzed 10 lat, tak jak telefonia cyfrowa od analogowej. Rozwój technologiczny umożliwia informatyzację funkcji, które jeszcze kilka lat temu musiały być wykonywane manualnie. W przeszłości polskie firmy korzystające już z systemów ERP w obszarach rachunkowości, kontrolingu czy gospodarki magazynowej często decydowały się na wdrożenie tzw. systemów HR ograniczonych wyłącznie funkcji kadrowo-płacowych. Jedynymi potrzebami uzasadniającymi wdrożenie były automatyzacja księgowań list płac i raportowanie korporacyjne kosztów pracy. Obecnie uruchomienie modułów kadrowo-płacowych jest zaledwie pierwszym krokiem na drodze do systemu HCM. W dużym systemie HCM oprócz tzw. funkcji twardych znajdziemy również miękkie m.in.: zarządzanie kompetencjami i rozwojem pracowników, zarządzanie wynagrodzeniami i benefitami, e-rekrutację, samoobsługę pracowniczą i menedżerską. Odbiorcami produktu stają się menedżerowie i pracownicy wszystkich działów przedsiębiorstwa.

Kiedy warto inwestować?

Systemami HCM interesują się obecnie zarówno firmy duże (kilka tysięcy pracowników), jak i małe (do kilkuset pracowników). Wiodący dostawcy oprogramowania, obsługujący wcześniej segment dużych przedsiębiorstw, starają się dostosować ofertę do sektora MSP. W Polsce funkcje miękkie są wdrażane najczęściej w oddziałach czy spółkach wchodzących w skład korporacji międzynarodowych, których centrale korzystają już z systemów HCM. Wdrożenie w tym przypadku wpisuje się w strategię firmy i jest przynajmniej częściowym przeniesieniem rozwiązań z jednostki macierzystej. Od kilku lat daje się zaobserwować dość ciekawe zjawisko - dużymi systemami HCM zaczynają się interesować klienci, którzy nie mają rozwiązań ERP (Eterprise Resource Planning - planowanie zasobów przedsiębiorstwa) i są gotowi na inwestycję w oprogramowanie wspierające zarządzanie kapitałem ludzkim jako pierwszy moduł systemu zintegrowanego. Jest to kolejny dowód na zmianę podejścia do zarządzania ludźmi - organizacje zaczynają inwestować w informatyczne wsparcie rozwoju pracowników środki porównywalne z tymi, które przeznaczają na inne obszary.

Decydując się na wdrożenie systemu HCM, firma zazwyczaj zastępuje rodzime lokalne rozwiązania, które nie potrafią sprostać rosnącym wymaganiom. Wśród głównych powodów zmiany systemów wymieniane są:

brak funkcji miękkich w obecnych rozwiązaniach;

słabe wsparcie (rosnąca liczba błędów w rozliczaniu list płac, za długie czasy reakcji serwisu producenta);

nieakceptowane ryzyko (w przypadku firmy rozliczającej płace dla 3 tysięcy osób korzystanie z systemu płacowego wspieranego tylko przez jedną osobę - autora aplikacji - jest zbyt ryzykowne);

słaba integracja (zbyt dużo wadliwych interfejsów) lokalnego rozwiązania z komponentami już wykorzystywanego dużego systemu ERP;

konieczność integracji z dużym systemem HCM macierzystej korporacji.

Obecnie najczęściej uruchamianymi funkcjami miękkimi są oceny pracownicze i zarządzanie szkoleniami. Nieliczne firmy wdrożyły zaawansowane funkcje samoobsługowe. Ale to do nich według analityków należy przyszłość systemów HCM.

Zdefiniować cele

Jednym z podstawowych błędów popełnianych przez firmy chcące wdrażać system HCM jest brak jasno zdefiniowanych celów przedsięwzięcia. Decyzja o inwestycji nie powinna wynikać z chęci postępowania zgodnie z obowiązującymi trendami czy spełnienia często sprzecznych potrzeb różnych działów, ale z rzetelnie przeprowadzonej analizy biznesowej (business case). Korzyści, jakie firma może uzyskać z wdrożenia, różnią się w zależności od branży, lokalizacji i strategii. Oto wybrane z wielu możliwych:

zmniejszenie kosztów obsługi procesów kadrowo-płacowych, co można obliczyć, zestawiając koszty czasu pracy menedżerów, specjalistów HR i pracowników, związane z realizacją danego procesu (np. obsługa urlopów wypoczynkowych - wnioskowanie, kontrola, zatwierdzanie, wypłata wynagrodzenia) przed automatyzacją z kosztami po wdrożeniu systemu HCM;

zwiększenie efektywności zarządzania czasem pracy. Dzięki informatyzacji HR kierownicy w firmach produkcyjnych mogą planować czas pracy pracowników oraz monitorować jego status poprzez przeglądarkę internetową. System automatycznie kontroluje limity według polskiego prawa pracy i informuje o ryzyku ich przekroczenia;

zwiększenie motywacji pracowników - pracownicy mają dostęp do istotnych dla nich informacji, takich jak planowane szkolenia, dane płacowe czy limity urlopowe;

dostępność informacji o faktycznych kosztach pracy. Systemy HCM umożliwiają rzeczywiste zmierzenie kosztów pracy, dzięki czemu firmy mogą racjonalnie zarządzać cenami produktów;

REKLAMA

zwiększenie efektywności szkoleń - system wspiera specjalistów w doborze i budżetowaniu szkoleń (wyszukiwane są automatycznie niedobory kwalifikacji). Dodatkowo oprogramowanie umożliwia wybór najlepszych dostawców szkoleń (na podstawie historii zamówień i ocen);

skrócenie czasu przepływu wniosków kadrowych (np. wniosek o dofinansowanie studiów, wniosek urlopowy) - system samoobsługowy monitoruje drogę przepływu wniosku, znajduje wąskie gardła i informuje zainteresowanych o obecnym statusie;

budowa autorytetu i wizerunku menedżerów - poprzez system samoobsługowy będą mieli dostęp do aktualnych informacji o podległych pracownikach (np. historia ocen, stopień realizacji celów, limity urlopowe, istotne terminy - m.in. data końca umowy, data ważności obowiązkowych szkoleń itp., a nawet data urodzin!), dzięki czemu staną się wiarygodnym partnerem dla współpracowników;

tworzenie i utrzymanie puli talentów (kandydatów i pracowników) - system wspiera zarządzanie bazą kandydatów i sukcesorów (zbieranie danych, komunikacja z kandydatami, przeszukiwanie bazy pod kątem poszukiwanych kompetencji).

W przypadku zarządzania kapitałem ludzkim wykazanie twardych korzyści finansowych nie jest łatwe, ale niezbędne dla rzetelnej analizy biznesowej.

Argumenty i dowody

Dobrą praktyką jest przygotowanie analizy biznesowej uzasadniającej potrzebę wdrożenia systemu HCM. Opracowanie business case (BC) można porównać z rozprawą sądową. Jej uczestnicy dobierają argumenty, wykorzystują lub odrzucają dowody, a wszystko po to, by przekonać sędziego i ławę przysięgłych o swojej racji. Wywód prawnika może być przeprowadzony na wiele sposobów i być mniej lub bardziej skuteczny - podobnie nie ma jednoznacznego przepisu na BC. Są za to wskazówki, które warto wziąć pod uwagę. Analiza biznesowa jest ustrukturalizowanym zestawem odpowiedzi, m.in. na poniższe pytania:

Dlaczego przedsięwzięcie jest potrzebne?

Jakie są spodziewane korzyści z wdrożenia?

Jakie są dostępne opcje i przesłanki wyboru bądź odrzucenia każdej z nich?

Jakie koszty (środki finansowe, ludzie, czas) musi ponieść organizacja, by przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?

Jakie jest ryzyko?

Jaki wpływ na biznes będzie miało podjęcie decyzji o zaniechaniu projektu?

Kiedy nowe rozwiązanie może być wykorzystywane operacyjnie?

Analiza biznesowa nie kończy swego życia w momencie uruchomienia projektu wdrożenia systemu HCM i wymaga ciągłej weryfikacji w trakcie przedsięwzięcia. W szczególności istotne jest zadawanie pytania, czy nadal istnieje potrzeba biznesowa, która była przesłanką BC i czy projekt zmierza do rezultatów określonych w analizie. Dzięki temu mamy szansę, by w uzasadnionym przypadku zmienić zakres projektu lub nawet go przerwać. BC jest zatem również narzędziem do monitorowania projektu z biznesowego punktu widzenia.

Dwustronne zaangażowanie

Gdy już uda się przekonać sponsora i wybrać dostawcę, firmę czeka przynajmniej kilkumiesięczny proces wdrożenia, w zależności od zakresu funkcji HCM. Metodyk wdrożeniowych jest wiele (przynajmniej tyle, ilu dostawców systemu HCM), każda dzieli proces na od trzech do sześciu etapów, wśród których kluczowe znaczenie ma przygotowanie koncepcji wdrożeniowej i realizacja prototypu systemu HCM.

Systemy HCM, mimo że są często już prekonfigurowanymi rozwiązaniami, w przypadku funkcji miękkich wymagają dostosowania do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa (konfiguracja). O ile część kadrowa i płacowa jest w dużej mierze powtarzalna w polskich warunkach, funkcje miękkie raczej nie poddają się zamknięciu w szablon - rzeczywistość potwierdziła relatywnie małą przydatność rozwiązań „z półki” do wsparcia, np. zarządzania przez cele czy samoobsługi menedżerskiej. Większość organizacji ma specyficzne rozwiązania biznesowe - sprostać im mogą systemy konfigurowalne i aplikacje pisane na zamówienie.

UWAGA

Odbiorcy HCM jako główną korzyść wdrożenia systemu wymieniają oszczędność czasu. Powtarzalne, czasochłonne procesy - np. składanie i zatwierdzanie wniosków kadrowych - zostają przejęte przez samoobsługowy, zautomatyzowany moduł systemu informatycznego, co pozwala pracownikom skupić się na innych czynnościach i w efekcie zwiększa efektywność pracy zespołu.

UWAGA

Trzeba pamiętać o tym, że wdrożenie dużego systemu HCM jest wspólnym przedsięwzięciem klienta oraz dostawcy - aby zakończyło się powodzeniem, wymaga pełnego zaangażowania przedstawicieli obu stron.

 

Michał Szymaczek

Autor jest menedżerem ds. rozwoju biznesu w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim w BCC (Business Consulting Center).

Kontakt:

michal.szymaczek@bcc.com.pl

 

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Główny Inspektor Pracy: Praca zdalna może wpływać na wydajność pracowników

Do Państwowej Inspekcji Pracy nie wpływa wiele skarg w związku z pracą zdalną. Zdaniem Głównego Inspektora Pracy, w praktyce najlepiej sprawdza się praca zdalna okazjonalna. Praca zdalna może wpływać na wzrost wydajności pracowników.

ZUS: ponad 1,1 mln cudzoziemców (w tym 771 tys. obywateli Ukrainy) płaci polskie składki na ubezpieczenia społeczne

Na koniec czerwca 2024 roku do ubezpieczeń społecznych w ZUS było zgłoszonych 1 mln 160 tys. cudzoziemców. W ciągu miesiąca przybyło ich blisko 10 tys. a od 2008 roku ponad 1 mln 140 tys. Takie dane podał 24 lipca 2024 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Awaria uniemożliwiająca wykonywanie pracy, a wynagrodzenie pracownika

Awaria w miejscu pracy może skutecznie uniemożliwić wykonywanie obowiązków zawodowych, stając się poważnym problemem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Niespodziewane problemy techniczne, takie jak przerwy w dostawie prądu, awarie sprzętu komputerowego, czy problemy z infrastrukturą, mogą prowadzić do przestojów i zakłóceń w normalnym funkcjonowaniu firmy. W artykule omówimy, jakie prawa przysługują pracownikom w przypadku wystąpienia awarii i jakie obowiązki mają pracodawcy w takich sytuacjach.

Jakie prawa ma pracownik niepełnosprawny?

Pracownikom niepełnosprawnym przysługują dodatkowe uprawnienia w miejscu pracy. Uprawnienia te przysługują od dnia złożenia pracodawcy orzeczenia o niepełnosprawności.

REKLAMA

Jedno świadczenie w całości +15% drugiego (po zmarłym małżonku albo własnego). Rada Ministrów: wypłata renty wdowiej od 1 lipca 2025 r.

Na posiedzeniu 23 lipca 2024 r. Rada Ministrów przyjęła kierunkowo stanowisko dotyczące obywatelskiego projektu ustawy o zmianie ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz niektórych innych ustaw w celu wprowadzenia renty wdowiej.

Ponad milion ubezpieczonych cudzoziemców w ZUS. Ich liczba stale rośnie

Rzecznik prasowy ZUS Paweł Żebrowski poinformował, że na koniec czerwca bieżącego roku, do ubezpieczeń społecznych w ZUS było zgłoszonych 1 mln 160 tys. cudzoziemców. Pierwsze miejsce zajmują cudzoziemcy pochodzący z Ukrainy. 

Komu przysługuje darmowe sanatorium 2024 i 2025 r.?

Istnieje pewna grupa osób, którym przysługuje całkowicie darmowe sanatorium w 2024 r. i w 2025 r. Co więcej, można też skorzystać z bezpłatnej rehabilitacji leczniczej w ramach ZUS. Co ważne, osoba, która przebywa na zwolnieniu lekarskim, ale w trakcie kontroli L4 orzecznik stwierdzi potrzebę rehabilitacji leczniczej, także może skorzystać z bezpłatnego wyjazdu. 

Pracownicy pokolenia Z są postrachem pracodawców, a czego boją się zetki?

Pracownicy pokolenia Z są postrachem pracodawców, HR-owców i rekruterów. A czego boją się zetki? Czy pokolenie Z jest przygotowane do wejścia na rynek pracy?

REKLAMA

Świadczenia dla osób niepełnosprawnych 2024 i 2025 r. Jak wystąpić, wysokość, terminy

Poniżej znajduje się zbiór świadczeń dla osób niepełnosprawnych wraz z informacjami o tym, jakie warunki należy spełniać by ubiegać się o konkretne świadczenia, jak o nie wystąpić, a także o ich wysokości.

Rząd poprze projekt ustawy dotyczącej renty wdowiej. W czwartek będzie drugie czytanie w Sejmie. Jakie zmiany zaproponował rząd?

Rząd poprze obywatelski projekt ustawy w sprawie renty wdowiej - poinformowała Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej. W czwartek, 25 lipca, Sejm przeprowadzi drugie czytanie projektu.

REKLAMA