Motywacja, czyli sztuka ułatwiania sobie pracy

Motywowanie pracowników powinno leżeć w interesie każdego pracodawcy. Niektóre firmy zatrudniają specjalnych coachów - trenerów, którzy dbają o motywowanie zespołu wiedząc, że comiesięczna pensja w pewnym momencie przestaje wystarczać i trzeba wykorzystywać inne możliwości mobilizowania pracowników do codziennego wysiłku. Niestety, tak luksusowa sytuacja jest w dalszym ciągu rzadkością w naszych firmach. Z konieczności trzeba więc motywować się samemu.

Poniżej przykłady zadań, z którymi może zmierzyć się sekretarka w swojej pracy. Zmodyfikowane przykłady można przełożyć na swoją sytuację zawodową i własny zakres obowiązków, a proponowane sposoby wykorzystywać w dowolnych konfiguracjach.

Zadanie typu: misja specjalna

Szef wyjechał, a jego zastępca nagle się rozchorował. W tej sytuacji głównie na tobie spoczął obowiązek przyjęcia niespodziewanych gości z zagranicy, z którymi niedawno zaczęliście współpracę i z którymi firma wiąże wielkie plany. Oczywiście, członkowie zarządu waszej firmy będą im towarzyszyć, ale to ty musisz wszystkim pokierować. Czasu jest mało, pracy dużo, a oczekiwania ogromne.

W każdej, nawet najbardziej monotonnej pracy zdarzają się tego typu zadania ekstremalne, od których powodzenia wiele zależy. Tym razem stoisz przed dużym wyzwaniem i zanim przystąpisz do dzieła, musisz dobrze się do niego przygotować, także psychicznie.

Zalecenie: zbudowanie odpowiedniego nastawienia

W tej specyficznej sytuacji typowa motywacja mająca pobudzić cię do rozpoczęcia organizacji wizyty nie jest potrzebna, bo presja czasu i oczekiwań jest na tyle duża, że nie masz innego wyjścia, musisz wizytę zorganizować.

W takiej atmosferze bardzo łatwo się „spalić”, bo strach przed porażką często uniemożliwia optymalizację działań. Dlatego musisz skupić się na zbudowaniu w sobie odpowiedniego psychicznego nastawienia, uspokojeniu się i uwolnieniu spod presji związanej z tym zadaniem.

Nakręcaj się!

Lista możliwych sposobów motywowania się jest potencjalnie nieskończona, ale zanim znajdziesz najlepszy sposób na siebie, wypróbuj następujące:

• wizualizowanie efektu końcowego, oczekujących cię pochwał i gratulacji

• wizja zasłużonego odpoczynku po wykonaniu trudnego zadania

• obiecana sobie nadprogramowa przyjemność, np. zakup wymarzonych butów, czy wyjazd na weekend

• drobne nagrody fundowane sobie: czekoladki, dobra herbata, chwila odpoczynku przy muzyce

• przeplatanie nieciekawych i demobilizujących zadań z bardziej przez ciebie lubianymi.

Praktyka: wprowadzenie w życie

Usiądź i z przekonaniem powiedz sobie, że:

• Nie jesteś sama. Jesteś elementem zespołu i dla dobra firmy wszyscy powinni się zmobilizować i pomóc.

• Na pewno wszystko się uda. Przestań oczekiwać zdradzieckiego kamyczka, który pociągnie za sobą lawinę nieszczęść.

• Jeśli coś pójdzie nie tak, nie ma powodu do histerii. Błędy zdarzają się każdemu. Zdecydowaną większość błędów da się naprawić, a niespodziewane problemy rozwiązać.

• Jesteś dobra w tym, co robisz i nie ma powodu, dla którego miałabyś nie wykonać także i tego zadania, w końcu udało ci się zrobić już tyle ważnych rzeczy.

• Jeśli już na samym wstępie zbudujesz przekonanie, że dasz sobie radę i uda się wszystko, co zaplanujesz, będziesz świetnie zmotywowana do działania, bo spokój i pewność powodzenia sprawią, że do dalszych punktów planu przystąpisz bez kompleksów.

Inne pomysły na zmotywowanie się: wizualizacja i satysfakcja

W toku załatwiania miliona ważnych spraw (rezerwacja biletów, odebranie gości z lotniska, zakwaterowanie i wyżywienie, zorganizowanie spotkania służbowego, rozrywek) może się zdarzyć, że zmęczenie i stres odbiorą ci energię i chęć do działania. Jak się wtedy ratować? Najlepiej zwizualizuj zamierzony przez ciebie efekt końcowy. Wyobraź sobie, że okres gorączkowych przygotowań już się zakończył, wszystko idzie jak z płatka, a ty słyszysz pochwały. Jeżeli w grę wchodzi duży wysiłek i zrealizowanie zadania, które było wyzwaniem, często większą nagrodą niż wynagrodzenie materialne jest uczucie satysfakcji i kilka miłych słów.

Zadanie typu: żaden problem

Podczas nieobecności szefa przygotowujesz dla niego listę telefonów odebranych w czasie, kiedy go nie było. Najpierw zapisujesz je na małych, pojedynczych kartkach z hasłowymi notatkami, a pod koniec dnia gromadzisz w jednym miejscu. Wydaje ci się, że to najmniej wymagająca praca pod słońcem, robiłaś to już tyle razy, a problem polega na tym, że jest to zajęcie nudne, męczące i prawdę mówiąc, szczerze go nie znosisz.

Zalecenie: zdiagnozuj rutynę i broń się przed nią!

Rutyna jest zjawiskiem niebezpiecznym w każdej pracy i stanowi problem, bo jak się motywować do czegoś, co robimy często, od dawna i na co nie mamy ochoty, a co gorsza - nie czeka nas za to żadna nagroda? Poza tym, jesteś przekonana, że to zadanie nie wymaga od ciebie żadnych większych starań, bo masz praktykę i na pewno nie popełnisz błędu. Niestety, często taka rutynowa pewność siebie jest fatalna w skutkach, bo wiąże się z nią brak koncentracji i lekceważące podejście do wykonywanej czynności. Jak więc motywować się do starannego wykonywania znienawidzonych działań rutynowych?

Praktyka: wprowadzenie w życie

Spróbuj przeanalizować konsekwencje ewentualnej pomyłki wynikającej ze zbyt małego zaangażowania w tworzenie listy odebranych telefonów. Wyobraź sobie, że odebrałaś ważny telefon i szef koniecznie chce się z tą osobą skontaktować, ale nie może tego zrobić, bo źle zapisałaś numer. Niewykluczone, że ten numer jest do odzyskania, ale będzie cię to kosztowało sporo nerwów, nie mówiąc o konieczności wysłuchania reprymendy szefa. Jeśli zdasz sobie sprawę z tego, co może pociągnąć za sobą chwila nieuwagi, będziesz się starała tego uniknąć.

Inne pomysły na zmotywowanie się: poćwicz coś!

Spróbuj znaleźć dobrą stronę w przepisywaniu niekończących się numerów telefonów i nazwisk. Przy okazji możesz praktykować lub udoskonalać bezwzrokowe pisanie na komputerze. Możesz także ćwiczyć pamięć i przepisywać ciągi cyfr bez konieczności zerkania do notatek.

UWAGA, oba te sposoby wymagają bezwzględnego sprawdzenia wersji ostatecznej.

Zadanie typu: nudne i żmudne

Przed przeprowadzką do nowej siedziby lub w celu archiwizacji musisz posegregować zgromadzone dokumenty, uzupełnić bazy danych, wypełnić tabele lub przeprowadzić inwentaryzację dotychczasowego dobytku.

Zadanie dość rzadko wykonywane, ale nudne i żmudne.

Zalecenie: pracuj etapami

Ten typ zadań ma jedną zaletę: nie trzeba ich wykonywać w całości za jednym razem. Można je podzielić na dłuższe lub krótsze etapy, zależnie od potrzeb i nastroju. W tym wypadku motywacja także nie będzie jednorazowa, ale odpowiednio dostosowana do etapów, na jakie podzielisz to, co masz do zrobienia.

Praktyka: wprowadzenie w życie

Najlepszą metodą będzie łańcuch wzmocnień pozytywnych, które przyznasz sama sobie, aby następnym razem daną czynność wykonać chętniej. Podziel więc zadanie na mniejsze części, czyli na etapy. Po zakończeniu każdego z nich przyznawaj sobie nagrodę. Jaką? To zależy tylko od ciebie, może to być kawałek czekolady, postawienie sobie pasjansa na komputerze, sprawdzenie horoskopu. Wzmocnieniem pozytywnym może być wszystko, co sprawia przyjemność. Na początku poszczególne etapy mogą być krótkie, żeby nagrody były częste. To nada pracy pewien rytm. Potem stopniowo zwiększaj odległości pomiędzy wzmocnieniami, a w końcowym etapie możesz nawet pracować bez przerw, dążąc do głównej, dużej nagrody czekającej na ciebie po zakończeniu całej pracy.

Dobór motywatorów

Motywatory musimy dobierać indywidualnie. Niektórych mobilizuje szansa awansu lub podwyżki, inni podchodzą do pracy zadaniowo i dążą do jak najszybszego i najefektywniejszego zrealizowania celu, dla nich każda odhaczona czynność jest świetną motywacją do zabrania się za coś nowego. Obserwuj siebie, aby dowiedzieć się co cię motywuje.

Inne pomysły na zmotywowanie się: wykorzystaj okazję

Podejdź do czekającej cię pracy kreatywnie i zastanów się, jak możesz ją wykorzystać w twórczy sposób. Jeśli wiąże się z nią długotrwałe stanie lub siedzenie, poszukaj prostych ćwiczeń, które możesz przy okazji wykonywać. Dla stania może to być pozycja drzewa, dla siedzenia przygotowanie do pozycji kwiatu lotosu. Kiedy pomyślisz o tym, że kiedy twój mózg skupiony jest na czymś innym, twoje ciało wykonuje jakąś pożyteczną dla siebie pracę, łatwiej ci będzie nie zniechęcać się do nudnych czynności.

Grażyna Rawska