Impreza świąteczna w firmie – organizacja, finansowanie, alkohol. Czy pracownik ma obowiązek uczestnictwa?

• Finansowanie imprez integracyjnych z funduszu socjalnego
• Istotne są postanowienia w regulaminie ZFŚS
• Inne sposoby finansowania imprez integracyjnych
• Czy pracownik ma obowiązek uczestnictwa w firmowej imprezie świątecznej?
• Impreza firmowa a alkohol

Podstawą organizacji i planowania imprez firmowych jest ich odpowiednie dostosowanie do wszystkich osób, które będą brały w nich udział. Pracodawcy powinni pamiętać o obowiązku zapewnienia równego traktowania pracowników, poszanowania różnorodności oraz zachowania neutralności w miejscu pracy (w tym również wydarzeń poza godzinami pracy). Należy unikać wprowadzania do takiego wydarzenia elementów religijnych czy kulturowych, jak np. śpiewanie kolęd, dzielenie się opłatkiem czy nazywanie wydarzenia „wigilią firmową”. 

Finansowanie imprez integracyjnych z funduszu socjalnego

Przepisy przewidują możliwość finansowania w zakładzie pracy w ramach zakładowego funduszu socjalnego działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej. Imprezy integracyjne mieszczą się w pojęciu działalności, która może być finansowana ze środków takiego funduszu (por. wyr. SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08; wyr. SA w Łodzi z 7 grudnia 2016 r., III AUa 2212/15; wyr. SA w Poznaniu z 9 listopada 2017 r., III AUa 2032/16). Jeżeli w regulaminie ZFŚS przewidujemy możliwość wydatkowania środków funduszu na tego typu cele, koszty imprezy integracyjnej mogą zostać pokryte w całości ze środków ZFŚS. 

Istotne są postanowienia w regulaminie ZFŚS

W celu umożliwienia finansowania wydarzeń firmowych ze środków ZFŚS, należy uregulować odpowiednio te kwestie w regulaminie ZFŚS. Regulamin powinien przewidywać wydatkowanie środków funduszu na inne cele mieszczące się w ramach działalności socjalnej oraz ustalać zasady korzystania z tych świadczeń.

Warto przewidzieć w treści regulaminu ZFŚS obowiązującego w firmie, zasady korzystania z tego typu świadczeń, np. poprzez wprowadzenie powszechnej dostępności do imprez integracyjnych na równych zasadach dla każdego pracownika (wyr. SN z 23 października 2008 r., II PK 74/08). Jest to kwestią o tyle istotną dla pracodawców, że w przypadku organizowania imprez integracyjnych o charakterze otwartym dla wszystkich osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu, nie mamy obowiązku stosowania kryterium socjalnego (wyr. SA w Łodzi z 17 października 2017 r., III AUa 1406/16). 

Inne sposoby finansowania imprez integracyjnych

Zarówno w sytuacji, gdy w firmie funkcjonuje fundusz socjalny, jak i w momencie, gdy takiego funduszu nie ma, pracodawca ma możliwość finansowania imprez integracyjnych również ze środków obrotowych firmy. 

Wśród organów podatkowych pojawiają się stanowiska uznające, że udział pracowników w imprezie integracyjnej sfinansowanej w całości ze środków obrotowych pracodawcy, nie generuje przychodu po stronie pracownika (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 27 lutego 2017 r., sygn. 0461-ITPB1.4511.103.2017.1.PSZ). Opinie te są pokłosiem stanowiska przedstawionego przez Trybunał Konstytucyjny (wyr. TK z 8 lipca 2014 r., K 7/13), który stwierdził, że za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:
- po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
- po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
- po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Trybunał wskazał, że obiektywne kryterium - wystąpienia po stronie pracownika przysporzenia majątkowego (korzyści) - nie będzie spełnione, gdy pracodawca proponuje pracownikom udział w spotkaniach integracyjnych, również organizowanych poza miejscem pracy (jak np. imprezy wyjazdowe). W tym przypadku, nawet jeśli pracownik uczestniczy w spotkaniu dobrowolnie, po jego stronie nie pojawia się korzyść, choćby w postaci zaoszczędzenia wydatku.

Czy pracownik ma obowiązek uczestnictwa w firmowej imprezie świątecznej?

Przepisy prawa pracy nie regulują wprost czy udział pracownika w imprezie integracyjnej wlicza się do czasu pracy. Aby odpowiedzieć na to pytanie, powinniśmy rozróżnić dwie sytuacje. Gdy impreza firmowa odbywa się w trakcie godzin pracy w siedzibie pracodawcy (lub inny miejscu stałego wykonywania pracy), pracownik nie może odmówić udziału w takim spotkaniu. Więcej wątpliwości wywołuje sytuacja, gdy imprezy integracyjne organizowane są zarówno poza godzinami pracy, jak również poza stałym miejscem wykonywania pracy. Do momentu, kiedy udział w takiej imprezie nie jest dla pracownika poleceniem służbowym – pracownik nie ma obowiązku uczestnictwa w takiej imprezie i może pojawić się na niej dobrowolnie. Jednak, gdy takie polecenie się pojawi i na pracownika zostanie nałożony ten obowiązek – czas, który spędza on na wydarzeniu, poza jego standardowym czasem pracy, powinien być traktowany jako praca w godzinach nadliczbowych. 

Impreza firmowa a alkohol

Do kwestii obecności alkoholu w zakładzie pracy odnoszą się wprost przepisy ustawy z 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Wskazuje ona (art. 14 ust. 1 pkt 2), że sprzedaż, podawanie oraz spożywanie napojów alkoholowych na terenie zakładów pracy oraz miejsc zbiorowego żywienia pracowników jest zabronione.
W dalszej części (art. 16 ww. ustawy) wprowadza ona również zakaz wnoszenia napojów alkoholowych na teren zakładów pracy. Zakazy ustawowe mają w tym zakresie charakter bezwzględny.

Z tego względu, w przypadku organizowania imprezy integracyjnej na terenie zakładu pracy, pracodawca nie powinien udostępniać pracownikom napojów alkoholowych. Tego typu działanie pracodawcy, może wiązać się z licznymi konsekwencjami, do których m.in. należą:
- trudność w zarzuceniu pracownikom naruszenia obowiązków pracowniczych pod wpływem alkoholu (w sytuacji, gdy pracodawca przyzwolił na jego spożywanie, a nawet go pracownikom udostępnił);
- w przypadku wystąpienia wypadku przy pracy – zarzut przyczynienia się pracodawcy;
- podleganie karze grzywny na podstawie przepisów ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (art. 44) w wysokości do 5.000 zł;
- jeśli do spożywania alkoholu doszłoby w godzinach pracy – ryzyko uznania, że pracodawca narusza przepisy BHP, co powoduje ryzyko kary grzywny w wysokości nawet do 30.000 zł. 

W sytuacjach, gdy imprezy integracyjne organizowane są przez pracodawcę poza zakładem pracy, zakazy wskazane w ww. ustawie nie obowiązują. Niemniej, również w takich przypadkach, nie możemy wykluczyć wystąpienia okoliczności, które mogłyby powodować uznanie jakiegoś zdarzenia losowego za wypadek przy pracy. Aby maksymalnie ograniczyć tego typu ryzyko, rekomendowaną opcją jest unikanie występowania podczas imprezy integracyjnej elementów jej programu, które związek z pracą mogłyby wykazać jak np. przemówienia osób zarządzających czy też informowanie o planach na kolejny rok / awansach pracowników. 

Imprezy integracyjne zdecydowanie stanowią stały element prawnopracowniczej rzeczywistości, szczególnie w okresie okołoświątecznym. Mimo, że ich planowanie i organizacja wydaje się czymś w znacznym stopniu naturalnym i być może również mało skomplikowanym, warto szeroko przeanalizować wszystkie kwestie z nimi związane, aby ich przebieg był bezproblemowy, zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawcy. 

Edyta Defańska-Czujko, Partner, adwokat, Crido
Karolina Kalinowska, Senior Associate, radca prawny, Crido