Dlaczego warto zaangażować pracowników we wdrożenia IT

• Obawy doświadczonych
• (Nie)formalny przekaz
• Szybciej i taniej

To, czy projekt zakończy się dobrym wynikiem i w terminie, zależy m.in. od szybkiego zdiagnozowania niewiadomych i usystematyzowania pracy przy wdrożeniu systemu IT.

Obawy doświadczonych

Kierownicy projektów powinni skupić swoją uwagę zwłaszcza na pracownikach z długim stażem, którzy mogą postrzegać wdrożenie systemu IT jako proces obdzierający ich z bezcennej wiedzy, zapewniającej im mocną pozycję w firmie. Lęk, choć nieuzasadniony, może czasem doprowadzić do cichego lub otwartego konfliktu. To potencjalne niebezpieczeństwo łatwo jednak wyeliminować. Trzeba zaangażować doświadczonych pracowników w projekt, dzięki czemu zdobędą dodatkowe kompetencje, podniosą też swoją wartość zawodową. Staną się jednocześnie pierwszymi orędownikami wdrożenia.

Zaangażowanie osób z długim stażem powinno mieć miejsce już na etapie analizy przedwdrożeniowej, która pozwala precyzyjnie określić nie tylko wąskie gardła w firmie, lecz także cele i strategię wdrożenia.

Ta wiedza jest bezcenna, ponieważ pozwala określić rzeczywiste koszty wdrożenia, usystematyzować prace nad projektem i ograniczyć do minimum sytuacje, gdy jego realizacja koliduje z codziennymi obowiązkami pracowników.

Jeszcze do niedawna wiele firm w Polsce, szukając oszczędności, rezygnowało z analiz przedwdrożeniowych. Ale efekt był często odwrotny do zamierzonego. Projekt wydłużał się w czasie, m.in. na skutek braku zaangażowania zatrudnionych, którzy, nie znając powodów wdrożenia, podważali sens inwestycji w nowy system ERP („Co oni za głupoty wymyślili”? „Dotychczasowy system całkowicie nam wystarczy”).

(Nie)formalny przekaz

Oprócz zaangażowania w projekt pracowników z długim stażem warto zjednać sobie te osoby, które reprezentują poszczególne działy w firmie. Wiedzą one najlepiej, jakie potrzeby ma organizacja i jakie procesy biznesowe powinny być wsparte przez nowy system ERP. Często są nieformalnymi liderami, cieszącymi się powszechnym szacunkiem i zaufaniem.

Postępowanie w ten sposób daje większe szanse na wywołanie w firmie silniejszej identyfikacji z pracami wdrożeniowymi. To wszakże nieformalni liderzy stają się prawdziwymi apostołami rozwiązania. Ich przesłanie jest proste i prawdziwe: „chcemy nauczyć się nowego systemu ERP, by nasza praca stała się wydajniejsza, a po zakończeniu wdrożenia chętnie podzielimy się zdobytą od konsultantów wiedzą”.

Ów przekaz, formułowany podczas luźnych i nieformalnych rozmów z pozostałymi pracownikami (końcowymi użytkownikami systemu), warto nieraz poprzeć szerszą kampanią edukacyjną, która przedstawi korzyści z wdrożenia nie tylko z punktu widzenia zarządu firmy (np. niższe koszty administracyjne, dokładniejszy i szybszy przepływ informacji, lepsza jakość informacji zarządczych), lecz także samych użytkowników systemu ERP (np. wzrost kompetencji, wykonywanie zadań szybciej i dokładniej).

Szybciej i taniej

Uzupełnieniem kampanii mogą być też zachęty finansowe (np. premie, bonusy wakacyjne) lub zwykłe pochwały i publiczne wyróżnienia uczestników projektu. Możliwości jest wiele i warto je przestudiować, gdyż jakość wdrożenia systemu informatycznego w dużym stopniu zależy także od zaangażowania samego klienta.

Przygotowanie odpowiedniej taktyki nie jest trudne, a korzyści są wymierne. Kluczowi pracownicy, przekonani do systemu IT (pod okiem zewnętrznych konsultantów) mogą razem z pozostałymi kolegami z pracy przeprowadzić migrację danych ze starych oprogramowań do nowego systemu lub przygotować instrukcje stanowiskowe.

Wdrożenie systemu IT przebiega wtedy szybciej i po niższych kosztach, firma bowiem mniej płaci za pomoc zewnętrznych konsultantów, zaś sami pracownicy zdobywają nową wiedzę i doświadczenie konieczne do pracy w nowoczesnej i wydajniejszej firmie. Niektórzy z nich na końcu niechętnie przyznają, że „nowy system nie jest taki zły”. Inni wprost stwierdzą, że „te głupoty pracodawca dobrze obmyślił”.