Kategorie

W jaki sposób można zwiększyć zaufanie do wirtualnych pracowników?

W jaki sposób można zwiększyć zaufanie do wirtualnych pracowników?/fot. Shutterstock
ShutterStock
Możliwość pracy zdalnej to coraz częstsze oczekiwanie wśród kandydatów do pracy, zwłaszcza tych z młodego pokolenia. Jednak polscy pracodawcy ciągle z dużą dozą nieufności podchodzą do tej formy współpracy. Czego obawia się pracodawca, którego pracownik chce wykonywać swoje obowiązki z poziomu domowego fotela, i jak można temu zapobiec?
Reklama

Dziś ciężko znaleźć kogoś, kto wchodząc w nową dekadę XXI wieku, nie ma na swoim koncie żadnej rozmowy biznesowej zrealizowanej przy pomocy nowych technologii. Przywykliśmy do naszych smartfonów, laptopów i niezliczonych komunikatorów, które w sekundy łączą nas z ludźmi na drugim końcu świata. Przywykliśmy do nich tak bardzo, że w zasadzie stały się nieodłącznym elementem naszego życia. Jako konsumenci złościmy się, kiedy nie możemy czegoś załatwić bez wychodzenia z domu, bo przecież firmy powinny nadążać za trendami i ułatwiać nam życie. Zakupy robimy online, usługi bankowe mamy w aplikacji mobilnej, więc pożyczenie pięćdziesięciu tysięcy nie powinno być wielkim problemem — klik i zrobione. Hotel na tydzień w Nowym Jorku zarezerwujemy w dwie minuty, nawet nie żądają od nas płatności z góry. Co za wygoda!

Skoro tak cenimy sobie zakupy i usługi online, dlaczego wiele polskich firm, a nawet polskich oddziałów firm międzynarodowych, wciąż nieufnie podchodzi do zatrudniania pracowników i podwykonawców do pracy zdalnej?

PRACOWNIKA WIDAĆ, WIĘC PRACUJE

Jako trener wielokrotnie aplikowałam do korporacji w celu nawiązania dłuższej współpracy, przy czym bardzo często proponowałam, aby przynajmniej część zadań mogła być wykonywana zdalnie. Obiekcje, jakie słyszałam od polskich pracodawców, można ująć w jednym zdaniu: „Skoro pani nie widać, to jaką mam gwarancję, że pani pracuje?”. Oczywiście żadnej. Przecież zamiast pracować mogę leżeć na plaży i popijać drinki. Owszem, nie raz zdarzało mi się pracować zdalnie w pięknych okolicznościach przyrody, jednak podpisując umowę, zobowiązałam się do wykonania ściśle określonych zadań. Jakie zatem znaczenie dla pracodawcy ma, czy wykonam je ze swojego biura czy z plaży?

Porównując ze sobą firmy polską, brytyjską i amerykańską, dla których miałam okazję pracować zdalnie, mogę pokusić się o stwierdzenie, że to, co holenderski psycholog społeczny Geert Hofstede nazywa w swojej teorii wymiarów kultury „pobłażliwością”, odgrywa tu rolę pierwszoplanową. Wspomniana teoria, składająca się początkowo z czterech, a obecnie z sześciu wymiarów, charakteryzujących kulturę w sposób porównawczy w stosunku do innych, opisuje między innymi normy panujące w danym społeczeństwie w kontekście zaspokajania własnych pragnień. Kultura brytyjska i amerykańska z wysokim, w po-równaniu z Polską, wskaźnikiem wspomnianej „pobłażliwości” wykazują większą skłonność do optymizmu i radości z życia, nagradzania się i podążania za impulsami. Tymczasem nasza kultura zaliczana jest do grupy powściągliwych, cynicznych, gdzie społeczeństwo zachowuje umiar w przyjemnościach, a samo nagradzanie się postrzega jako coś niewłaściwego .

Tak więc jeśli raz jeszcze spojrzymy na pracownika zdalnego, który kiedy chce, to położy się na kanapie, a kiedy słońce świeci, wyjdzie z laptopem na balkon, który między jednym raportem a drugim wstawi obiad i odbierze paczkę od kuriera, a w tle będzie leciała jego ulubiona muzyka, to możemy mieć wrażenie, że jego zachowanie wygląda jak realizowanie przyjemności, nagroda, spełnione pragnienie… zaburzenie naszych norm społecznych, praw-da? Tak przecież nie wypada i już. Zwłaszcza w pracy.

WIRTUALNE SUPERBOHATERKI

Może i nie wypada, ale coraz więcej osób szuka pracy zdalnej: specjaliści IT, trenerzy, redaktorzy i korektorzy czy rekruterzy. Na taki oto niezbyt chętny do kooperacji polski rynek pracy, wkroczyła kilka lat temu wirtualna asystentka. Postać pełniąca funkcję sekretarki, social media managera, project managera, specjalisty od Wordpressa, HTML-a, SEO, Photoshopa i sprzedaży na Etsy. Postać, której konsument czy odbiorca online’owych treści nie widzi, która siedzi gdzieś w zaciszu swojego domu (albo na plaży, kto wie) i przygotowuje nowe posty na fanpage, rezerwuje bilety lotnicze do Wiednia i kupuje wieniec na pogrzeb żony prezesa. O wirtualnych asystentkach (i asystentach, choć zawód ten jest niewątpliwie sfeminizowany) mówi się, że jest to profesja przyszłości. Powiem więcej – ta przyszłość już nadeszła. Jakieś pięć lat temu podczas jednej z konferencji, na której miałam okazję być prelegentką, młoda i odważna dziewczyna tłumaczyła wszystkim, na czym w ogóle polega rola wirtualnej asystentki. Część uczestników patrzyła nieufnie, część z lekkim pobłażaniem. Bo przecież to jakieś mrzonki. To nie może się udać. Od tamtej pory obserwowałam, jak młoda i odważna dziewczyna buduje sieć kontaktów, jak bu-duje grupę wirtualnych asystentek, które uczy zawodu, jak uświadamia rynek i buduje zaufanie. Mrzonka stała się rzeczywistością.

ŻEBY BYŁO LEPIEJ WIDAĆ…

Reklama

Od wirtualnych asystentek nauczyłam się jednej rzeczy: nieważne, gdzie pracujesz, pracodawca prócz efektów pracy musi otrzymywać satysfakcjonujący raport z wykonywanej pracy. Zdarzyło mi się oczywiście współpracować zdalnie z firmą szkoleniową, dla której wykonane zadanie i telefoniczne podsumowanie miesiąca było wystarczające. Co jednak, jeśli firma żąda więcej?

Warto pamiętać, że nie trzeba od razu inwestować tysięcy złotych w licencjonowane programy służące monitorowaniu. Pracownika czy podwykonawcę zdalnego bez problemu można monitorować dzięki ogólnodostępnym aplikacjom, z których część jest do ściągnięcia również w wersjach darmowych. Czy warto? Tak. Takie rozwiązania są korzystne dla obu stron — proponowałam je nieraz sama jako pod-wykonawca, aby firma widziała, ile, kiedy i nad czym pracowałam, i miała pewność, na co wydaje swoje pieniądze.

Przy współpracy wirtualnej warto pomyśleć o dwóch typach aplikacji. Pierwszy to narzędzia do monitorowania czasu pracy, a drugi – do pracy projektowej. Poniżej kilka propozycji.

TOGGL

Moja ulubiona aplikacja do monitorowania czasu pracy i zwiększania produktywności. Pierwsze narzędzie pracownika i podwykonawcy zdalnego, szczególnie w sytuacji, gdy płaca przeliczana jest wedle przepracowanego czasu. Toggl pozwala zliczyć czas spędzony nad konkretnymi zadaniami z dokładnością co do sekundy i stworzyć z tego raport. Daje możliwość oznaczenia różnymi kolorami poszczególnych zadań, a w przypadku pracy dla kilku firm — dodania każdego z pracodawców i tworzenia dla nich oddzielnych raportów. Warto dodać, że Toggl jest jedną z kilkudziesięciu firm na świecie, które zatrudniają pracowników wyłącznie zdalnie.

TIMEDOCTOR

Kolejne narzędzie do śledzenia czasu pracy i produktywności, jednak w odróżnieniu od Toggla, TimeDoctor diagnozuje czas pracownika spędzony przed komputerem.. System odróżnia aktywność od przerwy, ma opcję geolokalizacji, robi automatyczne zrzuty ekranu, które dostarcza menedżerowi, aby ten mógł się upewnić, że pracownik w czasie pracy nie kupuje nowych butów w sklepie internetowym.

HUBSTAFF

Narzędzie tożsame z TimeDoctor, mające praktycznie te same właściwości i funkcje z tą różnicą, że Hubstaff nie ma wersji bezpłatnej, a jedynie próbny 14-dniowy okres.

ASANA

Aplikacja dająca wiele możliwości nawet w wersji darmowej, która ułatwia zarządzanie zadaniami i projektami, nawet w rozbudowanym i rozproszonym zespole. Plusem jest delikatnie zgrywalizowany system, który zachęca do wykonywania wyznaczonych zadań na czas, a nawet przed terminem. To lista zadań, kalendarz, czat, przestrzeń do burzy mózgów i zbierania pomysłów w jednym. Używałam tej aplikacji, prowadząc swoją szkołę językową i zarządzając lektorami, których twarzą w twarz widywałam 1–2 razy w miesiącu. Po 2–3 tygodniach lektorzy wyrabiali sobie nawyk komunikowania się wyłącznie przez Asanę, a ja miałam dostęp do pełnych raportów z postępów ich pracy – bez zbędnego ganiania, wydzwaniania i mailowania.

TRELLO

Powiedziałabym, że to prostsza wersja Asany, aplikacja dla tych, którym cierpliwości na Asanę nie starczyło. Wygląda nieco bardziej staroświecko, ale jest przyjemna w obsłudze i pozwala tworzyć tablice do pracy projektowej, listy zadań i dyskusje.

PADLET

Jeśli pracownik i pracodawca chcą pracować zdalnie nad jakimś projektem, ale nie starcza im cierpliwości na naukę obsługi którejś z wy-mienionych aplikacji, to odpowiedzią na ich potrzeby jest Padlet. To wirtualna tablica do zbierania pomysłów, linków, zdjęć, tworzenia map myśli czy robienia burz mózgów. Narzędzie to uwielbiają nauczyciele z całego świata, ja natomiast często wykorzystuję je na swoich szkoleniach (zarówno online’owych, jak i tych na żywo) do tworzenia kontraktów lub spisy-wania potrzeb uczestników.

POCZUCIE IZOLACJI

Przyglądając się w mojej pracy trenerskiej zespołom pracującym wirtualnie przez cały czas lub jego większość, zaczęłam się zastanawiać, co jest najgorszym wrogiem pracownika zdalnego. Odpowiedź dopadła mnie podczas kilkutygodniowego zlecenia wykonywanego oczywiście zdalnie i brzmiała: poczucie izolacji. Dlatego właśnie włączenie do pracy narzędzia, które daje możliwość stałego kontaktu z menedżerem i innymi członkami zespołu, wspiera budowanie relacji, a co za tym idzie, wzajemnego zaufania, wzrost motywacji i zaangażowania w wykonywane zadania, satysfakcji z pracy. Rolą lidera zespołu jest zadbać o to, aby pracownicy zdalni poczuli przynależność do firmy. W końcu pracownik zdalny również jest jej wizytówką.

DR AGNIESZKA WĄSIK
Trener biznesu specjalizujący się w kompetencjach cyfrowych
i międzykulturowych, lektor języka polskiego jako obcego, coach, doktor nauk humanistycznych.

Źródło: Personel i Zarządzanie
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Kadry

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto

    Minimalna płaca w 2022 r. - 3000 zł brutto to propozycja rządu. Minimalna stawka godzinowa wyniesie 19,50 zł brutto.

    Waloryzacja środków na kontach i subkontach ZUS 2021

    Waloryzacja środków zgromadzonych na kontach i subkontach w ZUS odbywa się corocznie w czerwcu. W 2021 r. wyniosła 5,41%. O ile zwiększył się stan kont przyszłych emerytów?

    System kadrowo-płacowy - od czego zależy cena?

    System kadrowo-płacowy a cena - od czego zależy, ile kosztuje?

    Konkurs "HR OF CHANGE" – 18 czerwca poznamy zwycięzców!

    Konkurs "HR OF CHANGE" - już 18 czerwca ogłoszeni zostaną zwycięzcy! Kto otrzyma nagrodę w kategoriach: szkolenia i rozwój, zarządzanie zmianą, HR Business Partnering?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać?

    Niepełny etat a praca ponadwymiarowa - jak wynagradzać pracownika zatrudnionego na część etatu za pracę w godzinach ponadwymiarowych?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jak obliczyć?

    Dodatek wyrównawczy do wynagrodzenia - jakie są zasady jego przyznawania? Jak obliczyć wysokość dodatku wyrównawczego?

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc

    Transfer oszczędności PPK - pracodawca może pomóc pracownikowi (uczestnikowi PPK) w przeniesieniu oszczędności między rachunkami PPK. Ustawa o PPK określa dwie takie sytuacje.

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie

    Zatrudnienie Brytyjczyka po brexicie - jak brexit wpłynął na zatrudnienie pracownika z Wielkiej Brytanii w Polsce? Co z dokumentami? Jakich formalności trzeba dokonać?

    Nadanie statusu płatnika składek - wyrok TK (K 15/16)

    Wyrok Trybunału Konstytucyjnego o sygn. akt K 15/16 - czy TK uznał wniosek o nadanie statusu płatnika składek pracodawcy, którego pracownik wykonuje na jego rzecz pracę w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej z osobą trzecią?

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna

    Zadaniowy czas pracy a praca zdalna - jak wprowadzić? Jak ewidencjonować i kontrolować czas pracy zdalnej w systemie zadaniowym?

    Dlaczego pracodawcy płacą Ukraińcom więcej niż Polakom?

    Pracodawcy chcą płacić Ukraińcom więcej niż Polakom? Dlaczego?

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online na praca.gov.pl

    Umowy o pracę i zlecenia zawierane online. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowuje projekt ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Ustawa ta ma pozwolić mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym, zatrudniającym pracowników, czy zleceniobiorców, na zawieranie umów o pracę i umów zlecenia według gotowych szablonów na portalu praca.gov.pl. Ten nowy sposób zawierania ww. umów ma być dodatkową opcją dla wspomnianych pracodawców i zleceniodawców. Zawsze będzie można zatrudnić pracownika czy zleceniobiorcę w tradycyjny sposób. Projekt ten ma zostać przyjęty przez Radę Ministrów w III kwartale 2021 r.

    Wypadki przy pracy - I kwartał 2021 [GUS]

    Wypadki przy pracy - GUS podał dane za I kwartał 2021 r. Czy liczba wypadków spadła w porównaniu do roku 2020?

    HR-owca portret własny 2021 [RAPORT]

    HR-owca portret własny 2021 - raport przedstawia jak HRowcy radzili sobie w pandemii, jakie mają zadania, wyzwania i motywacje. Jak oceniają swoją pracę?

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r.

    Płaca minimalna w Niemczech w 2021 i 2022 r. - ile wynosi Mindestlohn? Ile wynosi netto?

    Urlop rodzinny na opiekę nad rodzicami lub wnukami

    Urlop rodzinny - 12 miesięczny urlop na opiekę nad chorymi rodzicami bądź wnukami dla babci lub dziadka to nowa propozycja urlopu. Czy będzie wprowadzony do Kodeksu pracy?

    Składka zdrowotna - Nowy Ład

    Składka zdrowotna a Nowy Ład - jaka zmiana w naliczaniu składki na ubezpieczenie zdrowotne została przewidziana od 2022 r.?

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika

    Kodeks pracy - zmiana definicji pracownika przewidziana jest w projekcie ustawy o zmianie ustawy kodeksowej. Jaka miałaby być nowa definicja pracownika?

    Jedna płaca minimalna dla całego kraju to złe rozwiązanie?

    Płaca minimalna - jedna kwota dla całego kraju to złe rozwiązanie? Przedsiębiorcy proponują wprowadzenie minimalnego wynagrodzenia za pracę na poziomie 50% średniej płacy w danym regionie.

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym

    Turcja - umowa o zabezpieczeniu społecznym funkcjonuje od 1 czerwca 2021 r. Czego dotyczy? Kto na niej skorzysta?

    Składka zdrowotna 2021 – działalność gospodarcza

    Składka zdrowotna w 2021 r. a działalność gospodarcza - ile wynosi wysokość składki zdrowotnej? Jak Nowy Ład wpłynie na wysokość składki zdrowotnej?

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - wzór

    Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron - pobierz wzór druku. Jak rozwiązać umowę zgodnie z art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy? W jakiej formie dokonać porozumienia?

    Czy można zwolnić pracownika z powodu braku szczepienia?

    Zwolnienie niezaszczepionego pracownika - czy prawo pracy pozwala na rozwiązanie umowy z pracownikiem, który nie zaszczepił się przeciwko COVID-19?

    Kiedy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną?

    Odpowiedzialność materialna pracownika - pracownik ponosi odpowiedzialność na zasadach ogólnych i za mienie powierzone w ramach dodatkowej umowy.

    Składki KRUS III kwartał 2021

    Składki KRUS w III kwartale 2021 r. - ile wynoszą rolnicze składki wypadkowe, chorobowe i macierzyńskie?