Onboarding - jak wdrożyć nowego pracownika

Rekrutacja nowych pracowników jest kosztownym i jednocześnie bardzo czasochłonnym procesem. Dlatego nie warto ponosić kolejnych nakładów finansowych, wynikających z tego, że nowy członek naszego zespołu będzie czuł się zagubiony, czy niekompetentny z powodu braku właściwego wdrożenia w działalność firmy. Dobrze jest zainwestować czas w przygotowanie pracownika do przejęcia obowiązków, co zwiększy jego motywację i efektywność. Kluczem do sukcesu może być tzw. onboarding.

Dużo się mówi o tym, jak ważny jest proces rekrutacji, jednakże nie mniej istotne jest właściwe wdrożenie nowego pracownika w system pracy. Właściwy onboarding to skuteczny sposób, żeby nowe osoby nie poczuły się na wstępie zostawione samym sobie, a także szybko zintegrowały z zespołem i efektywnie wykonywały zadania.

Witamy na pokładzie

Słowo „onboarding” pochodzi z angielskiego „on board”, co oznacza „wszyscy na pokład!”. Dla HR-owców jest to jednak proces aklimatyzacji nowej osoby w nieznanym dla niej środowisku pracy. Dlaczego jest to tak ważne? Szacuje się, że aby zintegrować się z grupą i zaaklimatyzować w nowym miejscu pracy, świeży członek zespołu potrzebuje od 3 do 6 miesięcy. Dodatkowo w Polsce okres próbny zazwyczaj trwa 3 miesiące i jest to tak zwany okres sprawdzający, czy nowa osoba poradzi sobie z nałożonymi na nią obowiązkami. Niestety, wielu pracodawców wymaga pełnej efektywności od świeżo zatrudnionych już na samym starcie, bez umożliwienia im wdrożenia się w system pracy. Duża ilość osób łatwo się zniechęca i w ciągu okresu próbnego rezygnuje ze stanowiska. Aż 51% firm traci większość pracowników w ciągu pierwszych sześciu miesięcy od ich zatrudnienia. – Są to fatalne dla firm dane, gdyż każda strata pracownika oznacza dodatkowe nakłady finansowe i czasowe, które trzeba przeznaczyć na kolejną rekrutację. Nie mówiąc o tym, że tak duża rotacja nie służy pracodawcy również wizerunkowo – mówi Anna Warecka, Human Resources Director w Perfetti Van Melle Polska. Co w takim razie można zrobić, żeby nowe osoby poczuły się dobrze w naszej firmie?

Polecamy: Kodeks pracy 2019. Praktyczny komentarz z przykładami

Pierwsze kroki

Dobry proces onboardingu wcale nie jest taki trudny, jak się może wydawać. Należy po prostu wprowadzić kilka elementów, które pozwolą przyjaźnie i z dużą dawką profesjonalizmu wdrożyć nową osobę.

Przed przyjściem nowej osoby należy zadbać najpierw o poinformowanie o tym wszystkich pracowników. Ważne żeby biurko i sprzęt był od razu gotowy, dzięki czemu można uniknąć chaosu już na samym początku. Warto również pomyśleć o stworzeniu pakietu powitalnego, czyli jakimś upominku, chociażby w formie gadżetu firmowego oraz sporządzeniu również teczki z dokumentami, aby od razu załatwić formalności. Dobrym pomysłem może być również wyznaczenie koleżanki/kolegi, tzw. buddy’ego, do którego pracownik będzie mógł się zwrócić szukając pomocy w pierwszych dniach. Koniecznie należy wysłać do nowo zatrudnionego maila z informacją, jaki jest szczegółowy zakres jego obowiązków i które kwestie powinien traktować jako priorytet.

Wprowadzenie nowej osoby najlepiej zacząć od podpisania wszystkich dokumentów, po czym powinno się ją oprowadzić po biurze i zapoznać z wszystkimi pracownikami. W trakcie oprowadzania warto opowiedzieć o firmie, o zwyczajach w niej panujących - od historii jej powstania po kwestie praktyczne, np. kiedy odbywają się spotkania zespołowe. Można również przygotować handbooka z wszystkimi najważniejszymi informacjami, dzięki czemu nie trzeba tworzyć notatek w trakcie słuchania. Dobrym pomysłem może być również przygotowanie odpowiedniego szkolenia np. produktowego, które umożliwi nowej osobie zorientowanie się w bogatym asortymencie firmy. Dzięki temu nie będzie się czuć zagubiona i pozwoli jej to wkroczyć na nowe stanowisko z dużą ilością przydatnej wiedzy. Tym bardziej, że słuchanie zewsząd w pierwszych dniach nomenklatury, której jeszcze nie znamy zawsze powoduje dużo stresu i niepewności. Na koniec już pierwszego dnia należy zarezerwować w procesie trochę czasu dla buddy’ego, który wprowadzi w środowisko działu i koleżanek, kolegów.

- Oczywiście onboarding nie kończy się pierwszego dnia, gdyż jest to cały program wymagający czasu. - kontynuuje Anna Warecka. Ważna jest też rola HR, aby w tych pierwszych dniach być blisko i w odpowiednim momencie zainteresować się i zapytać tak po ludzku jak nowa osoba się czuje w naszej firmie i czy czegoś jej nie brakuje. W końcu każdy feedback jest na wagę złota!

Autor: Perfetti van Melle