Co zrobić, żeby nie spędzać 60 proc. czasu pracy na zebraniach

• Efektywność spotkań
• Częstotliwość
• Uczestnicy
• Motywacja
• Decyzje
• Rola prowadzącego
• Najważniejsze etapy
• Planowanie
• Informowanie
• Przygotowanie
• Kontrolowanie przebiegu spotkania
• Zakończenie

ODPOWIEDŹ

Przede wszystkim pamiętać należy, że prowadzenie zebrań jest także formą zarządzania. Niestety, wielu menedżerów wciąż traktuje zebrania jako zło konieczne i często prowadzi je mało skutecznie.

Efektywność spotkań

Zebrania muszą być prowadzone w sposób efektywny. Trudno sobie wyobrazić pracę bez systematycznych zebrań, spotkań czy konferencji. Są one niezbędne, by zapewnić skuteczną komunikację, wymianę doświadczeń w zespołach i integrację w celu lepszej współpracy. Aby dobrze przeprowadzić spotkanie, należy przygotować porządek obrad, zaprosić uczestników, zaplanować i kontrolować przebieg dyskusji, podsumowywać i zrobić notatki.

Zebrania różnią się między sobą rodzajem, celami i rozmiarami. Zajmijmy się spotkaniami, w których uczestniczą od 3 do 12 osób. Na to, w jaki sposób przeprowadzimy zebranie, wpływa wiele czynników:

Częstotliwość

• codzienne

• cotygodniowe

• comiesięczne

Uczestnicy

• Czy uczestnicy zebrania pracują nad tym samym projektem?

• Czy zajmują się różnymi, ale równoległymi zadaniami?

• Czy należą do różnych grup, nie znają się wzajemnie i łączy ich jedynie fakt uczestnictwa w zebraniu oraz pragnienie realizacji wspólnych celów?

Motywacja

• Czy cele uczestników spotkania są wspólne, czy może konkurencyjne względem siebie?

• Czy łączy ich chęć sukcesu, jak członków zespołu projektującego?

Decyzje

W jaki sposób na zebraniach podejmowane są decyzje:

• ogólne porozumienie,

• większością głosów,

• samodzielna decyzja prowadzącego po wysłuchaniu wszystkich faktów, opinii i dyskusji.

Rola prowadzącego

Zadaniem prowadzącego jest efektywne pomaganie grupie w podjęciu decyzji lub wyciągnięciu wniosków oraz jasna interpretacja i wyjaśnianie.

Najważniejsze etapy

Przed przystąpieniem do zebrania należy odpowiednio wcześniej zaplanować poszczególne etapy.

---

Planowanie

Na tym etapie należy zastanowić się, dlaczego zebranie jest potrzebne. Trzeba sporządzić listę tematów i dokładnie określić cele zebrania.

Spisaną listę tematów do omówienia można zaliczyć do jednej z trzech kategorii:

• Informacja – funkcja informacyjna (np. aktualizacja danych na określony temat), przegląd działań zrealizowanych. Celem tej funkcji jest uzyskanie ocen i zastanowienie się nad wnioskami.

• Burza mózgów – dyskusja – odnosi się do tematów wymagających nowych rozwiązań. Wymaga od uczestników zaangażowania, wiedzy, doświadczenia i pomysłowości.

• Decyzja – kiedy zapadnie już decyzja dotycząca celów, należy zastanowić się, „w jaki sposób chcemy to osiągnąć?”.

Celowe jest, aby omówić to podczas zebrania, ponieważ:

• umożliwia to członkom grupy opracowanie najlepszego sposobu realizacji decyzji,

• każdy uczestnik może zrozumieć i dostosować własne zadania do działań grupy.

Informowanie

Zadaniem prowadzącego jest dopilnowanie, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, o czym się dyskutuje i jaki jest cel tej rozmowy.

Jeżeli w zebraniu bierze udział zbyt wiele osób, jego wartość i sukces mogą być poważnie zagrożone. 4–7 uczestników uważa się za liczbę idealną, 10 mieści się w granicach normy, ale 12 to już za dużo. Wówczas dobrze jest podzielić uczestników na dwie grupy. W sytuacji kiedy nie mamy takiej możliwości, dobrym rozwiązaniem jest rozdanie wstępnych materiałów wraz z agendą spotkania. Pozwala to zaoszczędzić czas, przygotować wcześniejsze uwagi.

Przygotowanie

Należy zaplanować odpowiednią ilość czasu na każde zagadnienie, w zależności od jego znaczenia. Agenda spotkania jest bardzo istotna, dobrze jest podać powody, dla których poszczególne tematy mają być omówione (w skrócie). Jeżeli jakieś zagadnienie jest ważne dla całej grupy, można je wyróżnić. Uczestnicy zebrania powinni znać jego przebieg z wystarczającym wyprzedzeniem (kilku dni).

Kolejność tematów jest również bardzo ważna. Zagadnienia najważniejsze należy umieścić na początku agendy, na końcu zaś te, które można przełożyć na następne zebranie. Niektóre tematy są wspólne dla uczestników, inne mogą ich dzielić. Dobrze jest rozpocząć zebranie od zagadnień wspólnych, a następnie omówić różnice. Niezależnie od podejścia godne polecenia jest zakończenie obrad tematem jednoczącym uczestników.

---

Kontrolowanie przebiegu spotkania

Należy tak kontrolować przebieg spotkania i moderować nim, aby uczestnicy nie mogli przeskakiwać z tematu na temat, lecz pilnowali się wcześniej ustalonej agendy. Ważne, aby najpierw przedstawić fakty, następnie je zinterpretować, a na końcu działać.

Najważniejszą sprawą jest prowadzenie i kontrolowanie dyskusji w taki sposób, który umożliwi wyciągnięcie najlepszych wniosków w jak najkrótszym czasie. Każda dyskusja powinna mieć swoją strukturę: propozycję, uzasadnienie, wysłuchanie argumentów za i przeciw, przejście do konkluzji.

Wspólne i uzgodnione fakty to podstawowa kwestia, na nich można budować dyskusję, zadając odpowiednie pytania. Osoba, która omawia dany temat, powinna zrobić krótkie wprowadzenie w zagadnienie, tzn. określić:

• dlaczego dana kwestia jest omawiana,

• niezbędne informacje dotyczące omawianego problemu,

• aktualną sytuację,

• działania, jakie dotychczas podjęto w danej sprawie oraz

• przedstawić różne aspekty sprawy.

Zadaniem prowadzącego spotkanie jest zapobieganie niejasnościom i zamieszaniu.

Trzeba pamiętać, że spóźnialscy są zmorą zebrań. Spotkania muszą rozpoczynać się punktualnie. Spóźnialscy, widząc, że obrady trwają bez nich, szybko uświadomią sobie własny nietakt. Istnieje jeszcze inna metoda na punktualność: wpisanie w protokole z zebrania nazwisk osób, które się spóźniły lub opuściły je wcześniej. Ma to dodatkową zaletę, a mianowicie pokazuje, kto był obecny przy podejmowaniu decyzji.

Zakończenie

Na zakończenie każdego punktu zebrania, prowadzący powinien dokonać krótkiego i jasnego podsumowania wszystkich ustaleń. Może to być krótka notatka lub nawet tabela, ale powinna obejmować następujące elementy:

• datę, czas, miejsce obrad i nazwiska uczestników,

• porządek obrad, inne punkty, które zostały omówione, oraz decyzje,

• jeżeli postanowiono podjąć działania – nazwiska osób wybranych do wykonania go (można zapisać ich inicjały na marginesie, dla łatwiejszego odszukania),

• zapisanie ważnych uwag,

• datę, godzinę oraz miejsce kolejnego zebrania.

Ważne jest, aby zebranie zakończyć wskazaniem jakiegoś sukcesu, można wrócić również do wcześniejszych spraw, załatwionych pozytywnie i zakończyć podziękowaniem za zaangażowanie i dobre działanie.