Strona główna » Kadry » HRM » Informatyzacja » Informatyka na usługach menedżera

Informatyka na usługach menedżera

04 lipca 2007, 15:28

Jakub Jakubiak

REKLAMA

Nie ma jednej recepty na zakup oprogramowania, które sprawdzi się w dziale HR. Nie zawsze też konieczne jest wdrożenie specjalistycznego systemu – często dla osiągnięcia dobrych efektów wystarczy umiejętnie zastosować już funkcjonujący w firmie program ogólnego przeznaczenia. Jakimi kryteriami należy się kierować przy wyborze narzędzi informatycznych usprawniających pracę haerowców? W jakich działaniach osób zarządzających personelem przyniosą one najwięcej korzyści?

Proces wyboru odpowiednich narzędzi warto rozpocząć od zdefiniowania problemów, jakie występują w zarządzaniu zasobami ludzkimi konkretnej organizacji. Następnie należy odpowiedzieć na pytanie, czy trudności te wynikają z braku odpowiedniego wsparcia informatycznego, czy też z błędnych koncepcji osoby odpowiedzialnej za działania personalne.

Dopiero wtedy można podjąć decyzję dotyczącą zakupu konkretnych narzędzi. Dobrze jest wówczas zapoznać się z wersją demonstracyjną programu, symulacją działania w określonych sytuacjach itd.

W bardzo wielu przypadkach, zwłaszcza w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw, wystarczy dopasowanie do potrzeb użytkowników ogólnego oprogramowania biurowego. Nie zawsze bowiem udaną inwestycją będzie wdrożenie drogiego, specjalistycznego oprogramowania.

Pamiętajmy, że im większą liczbą pracowników zarządzamy, tym większe będą korzyści z zastosowania takiego programu. W procesie rekrutacji i w szkoleniach pracowników warto szczególnie sięgać – z racji skuteczności i dostępu do dużej liczby odbiorców – po narzędzia internetowe.

Na problemy – informatyka!

Rozwój przedsiębiorstw, nowe koncepcje funkcjonowania firm i presja konkurencyjności wpływają na to, że działy kadr rozrastają się w coraz szybszym tempie. Problemów z zarządzaniem personelem jednak nie ubywa. Toczy się walka z uciekającym czasem, w której atutem haerowców są nowoczesne metody i techniki działania.

Najważniejsze korzyści z zastosowania odpowiednio dobranych narzędzi informatycznych, to przede wszystkim:

• automatyzacja czynności, często tych podstawowych, pracochłonnych;

•  monitoring procesów w firmie i dostęp do informacji o zmianach w momencie ich zdiagnozowania;

•  możliwość szybkiej analizy – całościowej i szczegółowej – wielu informacji, zależnie od potrzeb;

•  błyskawiczna obróbka danych dotyczących spraw pracowników, tworzenie efektywnej, dwukierunkowej komunikacji pomiędzy podwładnymi i przełożonymi, kadrą zarządzającą a pracownikami;

•  zapewnienie kompleksowych rozwiązań pozwalających realizować cele operacyjne i strategiczne w firmie.

Narzędzie, jak każde inne

Oprogramowanie, nawet najnowsze i najbardziej kompleksowe należy traktować jak kolejne narzędzie, takie jak kalkulator, segregator, telefon, czy telefon komórkowy. Żadne z nich nie wykona za nas pracy, pozwala natomiast oszczędzać czas i zasoby firmy.

Warto zatem przeanalizować, czy składniki oprogramowania, jakim obecnie dysponujemy są efektywnie wykorzystywane. Popatrzmy, jak to codziennie wygląda np. w przypadku programu pocztowego i organizera. Okaże się, że drobne i niezajmujące wiele czasu działania – przeprowadzone samodzielne lub wspólne z pracownikami działu IT – przyniosą znaczący wzrost komfortu pracy.

Dobrze jest też poznać niektóre szczegółowe funkcje posiadanych programów, gdyż w wielu sytuacjach – aby rozwiązać problem – zamiast kolejnych zakupów wystarczy przewertować kilka stron podręcznika użytkownika lub wysłać jeden list elektroniczny do osób odpowiedzialnych w przedsiębiorstwie za infrastrukturę informatyczną.

Gotowe czy na zamówienie

Systemy dedykowane dla wielkich korporacji zwykle nie mają zastosowania w średniej firmie, chociażby z powodu ograniczeń budżetowych. Najlepsi producenci mają jednak w swojej ofercie rozwiązania, które sprawdzają się w różnych segmentach rynku, co pozwala przedsiębiorcom wybrać produkty informatyczne z najwyższej półki bez dokonywania zbędnych kompromisów. Jakimi względami należy kierować się przy ich zakupie?

Wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje programów informatycznych dotyczących zarządzania personelem:

•  gotowe do użytkowania,

•  oprogramowanie, które można profilować i dopasować do określonych potrzeb danej firmy,

•  opracowywane na zamówienie.

Należy wziąć pod uwagę czas realizacji prac związanych zarówno z przygotowaniem, jak i wdrożeniem oprogramowania. Niekiedy pewien kompromis z producentem odnośnie do definiowania funkcjonalności systemu pozwala znacząco przyspieszyć czas wprowadzenia programu, jak też ograniczyć koszty związane z brakiem rozwiązań adekwatnych do oczekiwań odbiorcy.

UWAGA!

Wybór oprogramowania na zamówienie wiąże się z pewnymi zagrożeniami.

Należy w takim przypadku dokładniej poznać potencjalnego partnera przedsięwzięcia – dowiedzieć się, jak były realizowane poprzednie programy producenta, jak duża była to liczba wdrożeń, jak długo działa on na rynku i czy ma doświadczenie w tworzeniu aplikacji związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Na osobach, które wybierają wariant tworzenia oprogramowania od podstaw spoczywa także odpowiedzialność, którą w przypadku profilowanych lub gotowych rozwiązań z reguły biorą na siebie dostawcy. Chodzi o zdiagnozowanie kierunków rozwoju i zmian oprogramowania wywołanych zarówno czynnikami wewnętrznymi, takimi jak wzrost potrzeb, rozwój organizacji, jak i zewnętrznymi w rodzaju regulacji prawnych. Czołowi producenci rozwiązań z zakresu HRM automatycznie przejmują te obowiązki.

Często minimalnie wyższa cena oprogramowania zawiera swego rodzaju ubezpieczenie przed poniesieniem dodatkowych kosztów, których wysokości nie znamy w dniu podejmowania decyzji o nabyciu systemu. Jest to szczególnie istotne w przypadku większych i średnich projektów.

Warto też o tym pamiętać przy zakupie gotowego oprogramowania lub profilowanego w procesie wprowadzania do użytkowania. Producent lub firma wdrożeniowa powinni udzielić informacji o warunkach aktualizacji i późniejszych modyfikacjach systemu.

Obsługa programu

Oferty producentów w dużej mierze zależą od tego, czy decydujemy się na zakup oprogramowania związanego z poszczególnymi procesami w firmie, dedykowanego specjalnie dla działu HR, czy też wybieramy zintegrowane rozwiązania dla całego przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach taką decyzję podejmuje najwyższe kierownictwo firmy.

Wiadomo, że jedno narzędzie mające spójny interfejs użytkownika ułatwiałoby i upraszczało zarządzanie wieloma procesami. Jednak wraz z dodatkowymi funkcjami i rozszerzaniem istniejących komplikuje się proces stosowania oprogramowania.

Prosta w obsłudze dedykowana aplikacja jest niejednokrotnie skuteczniejsza niż rozbudowany system, który może mieć jawne bądź ukryte ograniczenia pojawiające się w specyficznych okolicznościach. Przykładowo, generowanie skomplikowanych raportów może uniemożliwić pracę operacyjną.

Oczywiście, jeden system oznacza niższe koszty działalności, długoterminowego użytkowania i większą kontrolę jego funkcjonowania. Nie wolno jednak w takim przypadku zapomnieć o zapewnieniu wymiany danych z innymi programami.

Renoma dostawcy

Decydując się na zakup systemu w największych firmach dostarczających oprogramowanie, z reguły otrzymujemy produkt dopracowany, z planem szkoleń i dobrą dokumentacją. Jest on wynikiem pracy interdyscyplinarnego zespołu specjalistów; wiadomo też, że duża, szanowana firma nie zmieni z dnia na dzień rodzaju swojej działalności i nie pozostawi nas z problemami dotyczącymi doskonalenia systemu i jego eksploatacji.

Z drugiej jednak strony mniejsze firmy są bardziej elastyczne – mogą zaproponować nietypowe rozwiązania, bliską współpracę, a poziom obsługi sprzedażowej i posprzedażowej nie będzie odbiegał od liderów oprogramowania. Okazuje się bowiem, że współpracując z mniejszymi graczami na rynku, często jesteśmy dla nich najważniejszym klientem.

W przypadku oprogramowania firm zagranicznych ważną rolę odgrywa dostosowanie funkcjonalności danego systemu do specyfiki polskich przedsiębiorstw. Dotyczy to m.in. przyzwyczajeń odbiorców programu, używania podstawowych funkcji i zgodności systemu z obowiązującymi w naszym kraju normami prawnymi.

Producent zagraniczny oferując ciekawe oprogramowanie w atrakcyjnej cenie może nie mieć doświadczenia na polskim rynku bądź też będzie miał kłopoty z dostarczeniem uaktualnień do proponowanych rozwiązań. Dlatego też część zagranicznych dostawców oprogramowania – aby uniknąć tego typu problemów – współpracuje na stałe z polskimi partnerami.

Gdzie i kiedy stosować narzędzia informatyczne

Wybór narzędzi informatycznych to jedno, a wykorzystanie ich w codziennym zarządzaniu personelem – to drugie. Należy zdawać sobie sprawę z faktu, iż nawet najlepsze z nich nie zastąpią pracy koncepcyjnej. Przykładowo, złe kryteria w wyszukiwaniu informacji w bazie danych z pewnością nie zwiększą potencjału zasobów ludzkich w firmie.

Narzędzia informatyczne są przede wszystkim pomocne w poniższych obszarach:

1. Rekrutacja i selekcja

W naborze pracowników wsparcie informatyczne okaże się istotne już na etapie planowania. Można zatem skorzystać z oprogramowania statystycznego – takiego jak np. Statistica, Statgraph, Mathlab – aby prognozować popyt na nowych ludzi w firmie, narzędzi ogólnego zastosowania (przykładowo arkuszy kalkulacyjnych) – w celu oszacowania rzeczywistego zatrudnienia w przedsiębiorstwie lub z całościowych systemów wspomagających zarządzanie, choćby takich producentów jak SAP, QAD czy TETA.

W przypadku rekrutacji, co naturalne, ważne będą narzędzia efektywne w zewnętrznym otoczeniu firmy. Ujawniają się tu zalety internetu – do dyspozycji mamy m.in. ogólne serwisy ogłoszeniowe (np. gazet ogólnopolskich), specjalistyczne serwisy pośredniczące na rynku pracy (np. www.szybkopraca.pl), wortale pracy, a także fora, grupy dyskusyjne i korporacyjne serwisy www. Zalety użycia właściwego oprogramowania ujawniają się w procesie selekcji kandydatów do pracy.

Przykład:

W sytuacji, gdy liczba kandydatów na jedno stanowisko jest wysoka, a mamy pozyskać wielu pracowników, powinniśmy dokonać digitalizacji wszystkich istotnych informacji o kandydatach i umieścić je w bazie danych. Wówczas możemy zadecydować, jakie kryteria zastosować, aby wyselekcjonować osoby do kolejnej fazy rekrutacji.
Mogą to być zarówno kryteria pozytywne – „dalej kwalifikuje się każdy, kto zna co najmniej dwa języki obce”, jak i negatywne – „w następnym etapie nie bierze udziału nikt, kto nie zna języka angielskiego w stopniu co najmniej średnim”. Można także przeliczać poszczególne umiejętności, czy poprawność wypełnienia testu kwalifikacyjnego kandydata na punkty, a warunkiem znalezienia się danej osoby w następnej rundzie naboru będzie zdobycie ich określonej liczby.
Wystarczające będzie w takim przypadku skorzystanie z baz danych typu MS Access lub nawet darmowego MySql, a wstępna selekcja zostanie przeprowadzona w ciągu kilku sekund, co znacznie obniży koszty i czasochłonność samego procesu.

2. Wprowadzenie do pracy i szkolenia

Coraz więcej wiedzy w przedsiębiorstwach jest gromadzonej w korporacyjnych systemach informatycznych. Instrukcje, regulaminy, przepisy wewnętrzne – ze względu na turbulentność otoczenia – zmieniają się szybko.

Przekazywanie pracownikom odpowiednich informacji w formie elektronicznej ma zatem ważną zaletę – łatwość dokonywania zmian i możliwość prezentowania zawsze aktualnej wersji firmowych dokumentów. Wpływa to więc na skrócenie okresu adaptacji pracownika w przedsiębiorstwie i poznanie kultury organizacyjnej. Ma też inne plusy.

Przykład:

Pracownik, który ma przesłać dokumenty na kolejne stanowisko w elektronicznym systemie obiegu pism, nie musi szukać adresu odbiorcy – w systemie jest już zaprogramowana ścieżka załatwiania takich spraw. Dana osoba nie ma zatem możliwości popełnienia błędu i wysłania dokumentów w niewłaściwe miejsce.

Narzędzia informatyczne są skuteczne w podnoszenia kwalifikacji pracowników – w szkoleniu menedżerów ważną rolę odgrywają gry strategiczne i ekonomiczne, w nauce języków obcych popularna jest metoda typu „pytanie – odpowiedź” (Super – Memo), w doskonaleniu personelu lekarskiego – teletransmisja obrazów (np. ze skomplikowanej operacji).

Coraz więcej osób na całym świecie szkoli się – od mechaników po finansistów – za pomocą e-learningu, który umożliwia błyskawiczną i systematyczną kontrolę postępów w nauce.

3. Sprawy kadrowo-płacowe

W zasadzie każde dostępne na rynku oprogramowanie nadaje się do obsługi kadrowo-płacowej i trudno byłoby wskazać jedno, najlepsze rozwiązanie. W przypadku małych przedsiębiorstw wystarczy zainstalować dodatkowy moduł programu księgowego, w większych zapewne będą wykorzystywane wszelkie zalety systemów takich gigantów, jak np. SAP. Nie ma też żadnych problemów, aby dostosować program do oczekiwań konkretnej firmy oraz ustalić jego sposób serwisowania i aktualizowania.

4. Organizowanie pracy personelu

Szczególnie duże organizacje docenią oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektami (np. MS Project) oraz wszelkie narzędzia usprawniające pracę grupową, czy choćby planowanie spotkań lub zadań wielu osób w firmie. Stosując odpowiednie systemy łatwiej jest kontrolować pracochłonne przedsięwzięcia, wprowadzać komentarze, zaznaczać zmiany, sprawdzać efektywność kolejnych wersji.

Odpowiednie funkcje typowego oprogramowania biurowego (np. z pakietu MS Office) pozwolą z kolei na efektywną pracę wielu osób nad tym samym dokumentem. Planując natomiast trasę przejazdu przedstawiciela handlowego albo kierowcy ciężarówki z towarem, z pewnością dostrzeżemy, jak wiele czasu i pieniędzy można zaoszczędzić używając w tym celu elektronicznej mapy, najlepiej w połączeniu z odbiornikiem systemu nawigacji satelitarnej (ang. global positioning system – GPS).

5. Motywowanie pracowników

Zwłaszcza w większych przedsiębiorstwach, w których działają duże zespoły handlowców, oprogramowanie będzie pomocne w budowaniu systemów rozliczeń prowizyjnych polegających na tym, że przyznana prowizja – wyrażona w procentach – jest tym wyższa, im większy obrót zanotuje na swoim koncie pracownik działu sprzedaży w danym miesiącu. W pośredni sposób informatyka wpływa więc na sprawne funkcjonowanie w firmach systemów wynagrodzeń.

6. Kontrolowanie i ocenianie personelu

Dzięki specjalistycznemu oprogramowaniu można szybko i bez przeszkód sprawdzać realizację zadań przez członków załogi. Jeśli pracownik tworzy – zgodnie z naszymi wymogami – raporty o wynikach swojej pracy w określonym systemie, to błyskawicznie zwrócimy uwagę na to, że w danym okresie sprzedał on o 20 proc. więcej towarów i usług od innych przedstawicieli handlowych.

Istnieje też możliwość sprawdzania, z jakiego oprogramowania dana osoba korzysta na stanowisku pracy, czy np. nie wykorzystuje pobytu w firmie do przeglądania stron internetowych w celach niezwiązanych z wykonywanymi obowiązkami. Wreszcie w prosty sposób można badać reakcje pracownika w konkretnych sytuacjach zawodowych, jak np. po przesłaniu nietypowego zamówienia od domniemanego klienta.

Narzędzia informatyczne doskonale nadają się także do sporządzania wszelkiego rodzaju ocen pracowników.

Przykład:

Stosując aplikacje z wykorzystaniem bazy danych, można błyskawicznie dokonać operacji arytmetycznych, sumując np. wartość sprzedanych towarów w poszczególnych miesiącach, liczbę reklamacji, skarg itp., a następnie przypisać pracownikowi odpowiednią ocenę. Warto jednak pamiętać o tym, że osiągnięcia pracowników i rezultaty ich pracy nie zawsze można przekształcić w postać poddającą się łatwej obróbce za pomocą matematycznych formuł.

Źródło: