REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

Lista obecności

Lista obecności to dokument, który potwierdza godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. To pracodawca decyduje o jej utworzeniu, ponieważ przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia. Listę obecności można prowadzić w formie:

REKLAMA

Autopromocja
  1. papierowej – wówczas pracownicy składają podpisy na dokumencie,
  2. elektronicznej – pracownicy rejestrują wejście i wyjście z pracy poprzez odbicie karty magnetycznej lub zalogowanie się w systemie.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Obowiązkowość

Lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy. To dwa różne dokumenty i nie można stosować ich wymiennie. Główną różnicą jest fakt, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji aniżeli lista obecności. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, jest narażony na karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Lista obecności może być uzupełnieniem ewidencji czasu pracy. Jednak żadne przepisy nie wskazują na konieczność jej prowadzenia w firmie.

Zakres informacji

Lista obecności służy wyłącznie potwierdzeniu przybycia pracowników do zakładu pracy. Jeśli pracownika nie ma w danym dniu z powodu choroby, należy zaznaczyć tylko i wyłącznie jego nieobecność – bez podawania przyczyny. Dlaczego? Wynika to z przepisów RODO i ograniczonych możliwości przetwarzania danych osobowych. Do takich danych należą np. informacja o stanie zdrowia, pochodzenie rasowe, etniczne pracownika, a także jego poglądy polityczny czy religijne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W ewidencji czasu pracy umieszcza się informacje o liczbie umownych godzin pracy, godzinach nadliczbowych, pracy w niedziele i święta, urlopach, zwolnieniach lekarskich itp. Dzięki tym informacjom możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia – zgodnie z ilością przepracowanych godzin.

Zatem jakie elementy może zawierać lista obecności?

  1. Imię i nazwisko pracownika.
  2. Dane przełożonego.
  3. Podpis pracownika i osoby, potwierdzającej przybycie.
  4. Zakres czasowy listy.
  5. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Jakie elementy może zawierać ewidencja czasu pracy?

  1. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
  2. Liczba przepracowanych godzin.
  3. Liczba godzin nadliczbowych.
  4. Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej.
  5. Rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy.
  6. Dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
  7. Rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
  8. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W skład ewidencji wchodzą także np.: wnioski pracownika o wyjście prywatne czy indywidualny czas pracy, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy lub wykonywaniem pracy w nadgodzinach.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy i listy obecności

REKLAMA

Lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązkowość ewidencji sprawia, że sposób jej prowadzenia dodatkowo regulują przepisy prawne. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, wskazuje, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej – jednak system musi umożliwiać jej wydruk, np. w razie kontroli PIP. Co więcej, dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający do nich dostęp niepowołanym osobom.

Znacznie łatwiej zadbać o bezpieczeństwo danych w formie elektronicznej aniżeli w tradycyjnej formie. Papierowe wersje łatwo zniszczyć, zgubić i wymagają wygospodarowania dodatkowego miejsca w firmie na archiwum. Korzystanie z e-dokumentów to znaczna oszczędność czasu, jak i pieniędzy, dlatego coraz więcej firm decyduje się zarówno na elektroniczne wersje listy obecności, jak i ewidencji czasu pracy.

Wewnętrzne uregulowania

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o sposobie potwierdzenia przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Forma zależy od ilości zatrudnionych. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – informuje o liście obecności i sposobie prowadzenia ewidencji w informacji o warunkach zatrudnienia (powinien ją przekazać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę). Jeśli zatrudnia więcej niż 20 pracowników – zamieszcza informacje o liście obecności i sposobie prowadzenie ewidencji czasu pracy w regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie funkcjonują związki zawodowe, informacje umieszcza się w układzie zbiorowym.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Świadczenie urlopowe w szkołach. Czy powinno uwzględniać kryterium socjalne?

Do 31 sierpnia 2024 r. nauczyciele powinni otrzymać świadczenia urlopowe. Świadczenie, wypłacane wszystkim nauczycielom, jest finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy powinny uwzględniać kryterium socjalne?

Nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Więcej osób uzyska prawo do świadczenia

1 września 2024 r. więcej osób uzyska prawo do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego. Jakie warunki należy spełniać, żeby nabyć prawo do tego świadczenia?

Wcześniejsze emerytury dla nauczycieli. Kto ma prawo do nowej emerytury? Kiedy można złożyć wniosek?

1 września 2024 r. wejdą w życie zmiany przepisów Karty Nauczyciela. Więcej osób będzie mogło skorzystać z wcześniejszej emerytury dla nauczycieli. Kiedy można złożyć wniosek o wcześniejszą emeryturę?

Czy 14 lipca to niedziela handlowa?

Czy w lipcu jest jakaś niedziela handlowa? Czy w tym miesiącu możemy zaplanować zakupy na niedzielę? 

REKLAMA

Zmiana zasad obliczania stażu pracy. Jak to wpłynie na uprawnienia pracownika [przykłady]

Na podstawie stażu pracy ustalane są przysługujące pracownikowi uprawnienia, takie jak wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia. Jeżeli do stażu pracy będą wliczane także inne okresy, np. prowadzenia działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umowy zlecenia, sposób ustalania uprawnień pracowniczych radykalnie się zmieni.

Maksymalna temperatura w pracy – będą nowe przepisy bhp!

Jaka może być maksymalna temperatura w pracy? W związku z występującymi upałami pracownicy pytają o swoje prawa. Będą nowe przepisy bhp chroniące pracowników przed pracą w upale. Dnia 10 lipca 2024 r. odbyło się spotkanie z Głównym Inspektorem Pracy w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Tę informację należało obowiązkowo złożyć pracodawcy do 10 lipca. Jakie konsekwencje grożą w razie jej niezłożenia?

10 lipca 2024 r. minął termin złożenia przez zakładowe organizacje związkowe informacji o liczbie członków. Do tego dnia należało poinformować pracodawcę o liczbie związkowców według stanu na 30 czerwca br. Czy organizacjom, które nie dopełniły tego obowiązku, grożą jakieś sankcje? 

Nowelizacja Kodeksu pracy. Zmiany dotyczą podstawowych uprawnień pracowniczych

Projekt nowelizacji Kodeksu pracy zakłada zmiany dotyczące podstawowych uprawnień pracowniczych. Do stażu pracy będzie wliczany okres wykonywania pracy na podstawie umów zlecenia lub świadczenia usług zawartych z obecnym pracodawcą. Wpłynie to m.in. na długość okresu wypowiedzenia oraz wysokość odprawy w przypadku rozwiązania umowy o pracę.

REKLAMA

Urlop wypoczynkowy: wymiar, udzielanie, wynagrodzenie i dofinansowanie

Urlop wypoczynkowy jest jednym z podstawowych uprawnień pracowniczych. Przepisy prawa pracy dokładnie określają jego wymiar i zasady udzielania. Pracownikom przysługuje wynagrodzenie urlopowe. Pracodawcy często też dofinansowują im wypoczynek.

Jak motywować pracowników, także pokolenie Z? Oto najskuteczniejsze metody

Jak skutecznie motywować pracowników? Co najbardziej docenia pokolenie Z? Jak zbudować motywującą kulturę pracy? Poznaj skuteczne metody motywowania pracowników: klucz do sukcesu Twojego zespołu HR.

REKLAMA