REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

Lista obecności

Lista obecności to dokument, który potwierdza godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. To pracodawca decyduje o jej utworzeniu, ponieważ przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia. Listę obecności można prowadzić w formie:

Autopromocja
  1. papierowej – wówczas pracownicy składają podpisy na dokumencie,
  2. elektronicznej – pracownicy rejestrują wejście i wyjście z pracy poprzez odbicie karty magnetycznej lub zalogowanie się w systemie.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Obowiązkowość

Lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy. To dwa różne dokumenty i nie można stosować ich wymiennie. Główną różnicą jest fakt, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji aniżeli lista obecności. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, jest narażony na karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Lista obecności może być uzupełnieniem ewidencji czasu pracy. Jednak żadne przepisy nie wskazują na konieczność jej prowadzenia w firmie.

Zakres informacji

Lista obecności służy wyłącznie potwierdzeniu przybycia pracowników do zakładu pracy. Jeśli pracownika nie ma w danym dniu z powodu choroby, należy zaznaczyć tylko i wyłącznie jego nieobecność – bez podawania przyczyny. Dlaczego? Wynika to z przepisów RODO i ograniczonych możliwości przetwarzania danych osobowych. Do takich danych należą np. informacja o stanie zdrowia, pochodzenie rasowe, etniczne pracownika, a także jego poglądy polityczny czy religijne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W ewidencji czasu pracy umieszcza się informacje o liczbie umownych godzin pracy, godzinach nadliczbowych, pracy w niedziele i święta, urlopach, zwolnieniach lekarskich itp. Dzięki tym informacjom możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia – zgodnie z ilością przepracowanych godzin.

Zatem jakie elementy może zawierać lista obecności?

  1. Imię i nazwisko pracownika.
  2. Dane przełożonego.
  3. Podpis pracownika i osoby, potwierdzającej przybycie.
  4. Zakres czasowy listy.
  5. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Jakie elementy może zawierać ewidencja czasu pracy?

  1. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
  2. Liczba przepracowanych godzin.
  3. Liczba godzin nadliczbowych.
  4. Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej.
  5. Rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy.
  6. Dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
  7. Rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
  8. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W skład ewidencji wchodzą także np.: wnioski pracownika o wyjście prywatne czy indywidualny czas pracy, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy lub wykonywaniem pracy w nadgodzinach.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy i listy obecności

Lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązkowość ewidencji sprawia, że sposób jej prowadzenia dodatkowo regulują przepisy prawne. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, wskazuje, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej – jednak system musi umożliwiać jej wydruk, np. w razie kontroli PIP. Co więcej, dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający do nich dostęp niepowołanym osobom.

Znacznie łatwiej zadbać o bezpieczeństwo danych w formie elektronicznej aniżeli w tradycyjnej formie. Papierowe wersje łatwo zniszczyć, zgubić i wymagają wygospodarowania dodatkowego miejsca w firmie na archiwum. Korzystanie z e-dokumentów to znaczna oszczędność czasu, jak i pieniędzy, dlatego coraz więcej firm decyduje się zarówno na elektroniczne wersje listy obecności, jak i ewidencji czasu pracy.

Wewnętrzne uregulowania

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o sposobie potwierdzenia przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Forma zależy od ilości zatrudnionych. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – informuje o liście obecności i sposobie prowadzenia ewidencji w informacji o warunkach zatrudnienia (powinien ją przekazać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę). Jeśli zatrudnia więcej niż 20 pracowników – zamieszcza informacje o liście obecności i sposobie prowadzenie ewidencji czasu pracy w regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie funkcjonują związki zawodowe, informacje umieszcza się w układzie zbiorowym.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Pracownicy urzędów państwowych. Będą nowe przepisy o czasie pracy w urzędach

    Prezes Rady Ministrów określi w rozporządzeniu zasady ustalania przez kierowników urzędów czasu pracy urzędów, w których są zatrudnieni urzędnicy państwowi oraz inni pracownicy. Nowe przepisy mają m.in. na celu umożliwienie zastosowania bardziej elastycznych rozwiązań w zakresie organizacji pracy urzędów.

    Decyzja o potrzebie wsparcia – kto wydaje i ile się czeka?

    Decyzja ustalająca poziom potrzeby wsparcia jest niezbędna dla osoby niepełnosprawnej do uzyskania świadczenia wspierającego. Kto wydaje decyzję o potrzebie wsparcia i ile się czeka? Gdzie złożyć wniosek?

    Pracownicy domowi i globalny kryzys opiekuńczy nad osobami niepełnosprawnymi i starszymi

    Rośnie globalne zapotrzebowanie na płatną opiekę, czy to nad osobami starszymi czy nad osobami niepełnosprawnymi. Coraz więcej państw na całym świecie, w tym szczególnie w UE boryka się z kryzysem opiekuńczym. Międzynarodowa Organizacja Pracy (MOP) szacuje, że kobiety stanowią trzy czwarte z 75,6 miliona pracowników domowych na całym świecie. Konieczne jest zapewnienie im ochrony w zatrudnieniu, w tym ochrony ubezpieczeniowej. MOP alarmuje o implementację przepisów. Praca domowa jest w dalszym ciągu niedoceniana i niedostrzegana oraz że w znacznej części jest wykonywana przez kobiety i dziewczęta, z których wiele jest migrantkami lub członkami społeczności znajdujących się w trudnej sytuacji i które są w szczególny sposób narażone na łamanie praw człowieka i pracownika, molestowanie seksualne czy dyskryminację. Czas to zmienić!

    Kolejne podwyżki w budżetówce. Jakie będą wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych?

    Wzrosną wynagrodzenia pracowników podmiotów leczniczych. Minimalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego tych pracowników będą wynosiły od 4190 zł do 4640 zł. Natomiast maksymalne kwoty wynagrodzenia zasadniczego będą wynosiły od 6000 zł do 12720 zł.

    REKLAMA

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie - przepis na sukces z 6 składników

    Wysoko wrażliwi w pracy i biznesie nie mają łatwo. Mogą jednak przekuć swoją ponadprzeciętną wrażliwość w atut. Oto przepis na sukces dla osób wysoko wrażliwych od psycholog Aleksandry Kolińskiej. Potrzebujesz tylko 6 składników.

    Podwyżki w budżetówce. Nowelizacja przepisów o wynagradzaniu pracowników administracji rządowej i innych jednostek

    Szykują się podwyżki dla kolejnych grup pracowników budżetówki. Do wykazu prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów trafił zapis o kolejnym projekcie rozporządzenia. Chodzi o rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.

    Zmotywowani do działania pracownicy to jeden z kluczowych sposobów budowania konkurencyjności na rynku
    Rozliczanie freelancera – praktyczne przykłady

    Rozliczanie freelancera przy umowie zlecenie i umowie o dzieło - jak to zrobić? Na co zwrócić uwagę przy corocznym rozliczeniu podatkowym? Jak rozliczać podatkowo freelancera z zagranicy?

    REKLAMA

    Nieobecność w pracy. Jak pracownik powinien usprawiedliwić nieobecność w pracy

    Pracownik, który nie stawi się do pracy, zobowiązany jest do usprawiedliwienia swojej nieobecności. Przepisy określają, jakie przyczyny usprawiedliwiają nieobecność w pracy. Jednak pracodawca może uznać także inne przyczyny wskazane przez pracownika i usprawiedliwić jego nieobecność w pracy.

    Czy będą zmiany w Kodeksie pracy? Trwają prace nad wydłużeniem urlopu macierzyńskiego

    Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, szefowa MRPiPS, zadeklarowała, że w maju ma być gotowy projekt ustawy wydłużającej urlop macierzyński. Powinien on być fakultatywny, nieprzymusowy, udzielany na wniosek i płatny w 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

    REKLAMA