Kategorie

Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Shutterstock
Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

Lista obecności

Lista obecności to dokument, który potwierdza godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. To pracodawca decyduje o jej utworzeniu, ponieważ przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia. Listę obecności można prowadzić w formie:

  1. papierowej – wówczas pracownicy składają podpisy na dokumencie,
  2. elektronicznej – pracownicy rejestrują wejście i wyjście z pracy poprzez odbicie karty magnetycznej lub zalogowanie się w systemie.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Obowiązkowość

Lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy. To dwa różne dokumenty i nie można stosować ich wymiennie. Główną różnicą jest fakt, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji aniżeli lista obecności. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, jest narażony na karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Lista obecności może być uzupełnieniem ewidencji czasu pracy. Jednak żadne przepisy nie wskazują na konieczność jej prowadzenia w firmie.

Zakres informacji

Lista obecności służy wyłącznie potwierdzeniu przybycia pracowników do zakładu pracy. Jeśli pracownika nie ma w danym dniu z powodu choroby, należy zaznaczyć tylko i wyłącznie jego nieobecność – bez podawania przyczyny. Dlaczego? Wynika to z przepisów RODO i ograniczonych możliwości przetwarzania danych osobowych. Do takich danych należą np. informacja o stanie zdrowia, pochodzenie rasowe, etniczne pracownika, a także jego poglądy polityczny czy religijne.

W ewidencji czasu pracy umieszcza się informacje o liczbie umownych godzin pracy, godzinach nadliczbowych, pracy w niedziele i święta, urlopach, zwolnieniach lekarskich itp. Dzięki tym informacjom możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia – zgodnie z ilością przepracowanych godzin.

Zatem jakie elementy może zawierać lista obecności?

  1. Imię i nazwisko pracownika.
  2. Dane przełożonego.
  3. Podpis pracownika i osoby, potwierdzającej przybycie.
  4. Zakres czasowy listy.
  5. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Jakie elementy może zawierać ewidencja czasu pracy?

  1. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
  2. Liczba przepracowanych godzin.
  3. Liczba godzin nadliczbowych.
  4. Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej.
  5. Rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy.
  6. Dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
  7. Rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
  8. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W skład ewidencji wchodzą także np.: wnioski pracownika o wyjście prywatne czy indywidualny czas pracy, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy lub wykonywaniem pracy w nadgodzinach.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy i listy obecności

Lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązkowość ewidencji sprawia, że sposób jej prowadzenia dodatkowo regulują przepisy prawne. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, wskazuje, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej – jednak system musi umożliwiać jej wydruk, np. w razie kontroli PIP. Co więcej, dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający do nich dostęp niepowołanym osobom.

Znacznie łatwiej zadbać o bezpieczeństwo danych w formie elektronicznej aniżeli w tradycyjnej formie. Papierowe wersje łatwo zniszczyć, zgubić i wymagają wygospodarowania dodatkowego miejsca w firmie na archiwum. Korzystanie z e-dokumentów to znaczna oszczędność czasu, jak i pieniędzy, dlatego coraz więcej firm decyduje się zarówno na elektroniczne wersje listy obecności, jak i ewidencji czasu pracy.

Wewnętrzne uregulowania

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o sposobie potwierdzenia przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Forma zależy od ilości zatrudnionych. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – informuje o liście obecności i sposobie prowadzenia ewidencji w informacji o warunkach zatrudnienia (powinien ją przekazać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę). Jeśli zatrudnia więcej niż 20 pracowników – zamieszcza informacje o liście obecności i sposobie prowadzenie ewidencji czasu pracy w regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie funkcjonują związki zawodowe, informacje umieszcza się w układzie zbiorowym.

Chcesz dowiedzieć się więcej, sięgnij po naszą publikację
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja (PDF)
Czas pracy 2021. Planowanie, rozliczanie i ewidencja (PDF)
Tylko teraz
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail

    Potrącenie zaległości ZUS z emerytury od 2022 r.

    Potrącenie zaległości składkowych z emerytury, renty i zasiłku będzie możliwe od 2022 r. ZUS odliczy składkę zdrowotną, podatek i należności składkowe nieopłacone w terminie. Do jakiej wysokości?

    Niemcy: niezaszczepieni bez rekompensaty za czas kwarantanny

    Niezaszczepieni nie otrzymają rekompensaty za czas kwarantanny. Nowe przepisy w Niemczech zaczną obowiązywać od 1 listopada 2021 r.

    Praca zdalna a work-life balance

    Praca zdalna a work-life balance - za dużo work i za mało life? Z badania "Candidate Pulse" wynika, ze praca zdalna zachwiała balansem między życiem prywatnym i zawodowym. Pracownicy odczuwają również więcej presji ze strony pracodawców.

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid [VIDEO]

    Pracodawca sprawdzi certyfikat covid? Najpewniej tak, ale na zasadzie dobrowolności. Co to oznacza? Na to i inne pytania odpowiada Stanisław Szwed, wiceminister pracy, polityki społecznej i rodziny.

    Obniżenie wieku emerytalnego jako fatalna decyzja [VIDEO]

    Obniżenie wieku emerytalnego było fatalną decyzją. Ekonomiści negatywnie oceniają niższy i zróżnicowany dla kobiet i mężczyzn wiek emerytalny w Polsce.

    Co pandemia uświadomiła menadżerom? [VIDEO]

    Pandemia a zarządzanie - co kryzys wywołany pandemią uświadomił menadżerom? Okazało się, że kapitał ludzki jest niezwykle ważny. Duże znaczenie ma także zdolność do szybkich zmian.

    Kodeks pracy art. 30

    Kodeks pracy w art. 30 wylicza sposoby rozwiązania umowy o pracę: porozumienie stron, wypowiedzenie, dyscyplinarka i upływ czasu.

    Kontroferta dla pracownika - co to jest?

    Kontroferta dla pracownika - co to jest i w jakim celu się ją stosuje? Czy warto przyjąć kontrofertę?

    Jesienna rekrutacja w logistyce - jak zachęcić do pracy w firmie?

    Startuje jesienna rekrutacja w logistyce. Jakich pracowników brakuje? Jak zachęcić do pracy w danej firmie? Co przyciąga pracowników?

    Kontrole PIP na małych budowach 2021 - wyniki

    Kontrole PIP na małych budowach zostały wzmożone w 2021 r. Z danych statystycznych wynika, że to właśnie na małych budowach jest najwięcej wypadków przy pracy. Jakie są wyniki kontroli PIP?

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców przez cały rok

    Praca sezonowa - prawa cudzoziemców nie są sezonowe. Przypomina o tym PIP w kampanii "Prawa przez cały rok". Jak zatrudnić cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę sezonową? Czym jest umowa o pomocy przy zbiorach?

    Europejskie Porozumienie dotyczące aktywnego starzenia się

    Europejskie Porozumienie podpisane w 2017 r. dotyczy aktywnego starzenia się i podejścia międzypokoleniowego w pracy. Realizując je, w Polsce powstało "Porozumienie strony pracowników oraz strony pracodawców RDS na rzecz aktywnego starzenia". Wypracowano w nim szereg rozwiązań na rzecz aktywnego starzenia się.

    Kiedy zmiana czasu na zimowy w 2021?

    Kiedy jest zmiana czasu na zimowy w 2021 r.? Czy ostatni raz przestawiamy zegarki jesienią? Jak zmiana czasu wpływa na czas pracy w nocy?

    Wypłata wynagrodzenia za pracę w sobotę, niedzielę

    Wypłata wynagrodzenia za pracę to podstawowy obowiązek pracodawcy. Co w przypadku, gdy dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę lub niedzielę?

    Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na 4 falę covid?

    4 fala covid przewidywana jest na jesień 2021 r. Statystyki wskazują na tendencję wzrostową zakażeń. Jak niemieccy pracodawcy przygotowują się na ten trudny czas?

    Weryfikacja szczepień pracowników - projekt

    Weryfikacja szczepień pracowników - trwają prace nad projektem nowych przepisów. Czy pracodawcy będą mogli sprawdzić fakt zaszczepienia się przeciw COVID-19 przez pracowników?

    Umowa o dzieło - ZUS, zgłoszenie

    Umowa o dzieło - zgłoszenie do ZUS jest obowiązkowe od 2021 r. Jaki jest termin na zgłoszenie? Kto musi zgłosić umowę do ZUS?

    Zmiany w ubezpieczeniach społecznych od 18 września 2021 r.

    Najnowsze zmiany w ubezpieczeniach społecznych weszły w życie 18 września 2021 r. Sprawdź, co się zmieni.

    Wypalenie zawodowe podstawą zwolnienia lekarskiego od 2022 r.

    Wypalenie zawodowe od 2022 r. będzie podstawą do otrzymania zwolnienia lekarskiego (l4). Czym jest wypalenie? Jakie są objawy? Jak przeciwdziałać?

    Przeniesienie urlopu na kolejną umowę - wzór porozumienia

    Przeniesienie urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę może nastąpić na mocy porozumienia stron. Jak je prawidłowo sporządzić? Oto wzór porozumienia.

    Ostatnie dni na wniosek o zwolnienie z ZUS!

    Wniosek o zwolnienie z ZUS - sklepiki szkolne i piloci muzealnych wycieczek mają ostatnie dni na ubieganie się o zwolnienie z obowiązku opłacania składek ZUS.

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń - covid

    Podwyższona kwota wolna od potrąceń została przewidziana w tarczy na czas pandemii COVID-19. Kogo dotyczy? Ile wynosi?

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy - szczepienie

    Usprawiedliwienie nieobecności w pracy z powodu szczepienia - kiedy jest możliwe? Czy szczepienie dziecka uzasadnia zwolnienie od pracy?

    Kobiety najwięcej ucierpiały na pandemii

    Kobiety najwięcej straciły w czasie pandemii. To one częściej były zwalniane. Spadł na nie ciężar opieki nad dziećmi i pracy jednocześnie. Jak wpłynęło to na ich zdrowie?

    Płace rosną, bo firmy walczą o pracowników

    Płace rosną wszędzie. Wszystkie kody PKD odnotowały w sierpniu 2021 r. podwyżki wynagrodzeń. Firmy walczą w ten sposób o pracowników.