Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

Lista obecności

Lista obecności to dokument, który potwierdza godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. To pracodawca decyduje o jej utworzeniu, ponieważ przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia. Listę obecności można prowadzić w formie:

1. papierowej – wówczas pracownicy składają podpisy na dokumencie,
2. elektronicznej – pracownicy rejestrują wejście i wyjście z pracy poprzez odbicie karty magnetycznej lub zalogowanie się w systemie.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Obowiązkowość

Lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy. To dwa różne dokumenty i nie można stosować ich wymiennie. Główną różnicą jest fakt, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji aniżeli lista obecności. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, jest narażony na karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Lista obecności może być uzupełnieniem ewidencji czasu pracy. Jednak żadne przepisy nie wskazują na konieczność jej prowadzenia w firmie.

Zakres informacji

Lista obecności służy wyłącznie potwierdzeniu przybycia pracowników do zakładu pracy. Jeśli pracownika nie ma w danym dniu z powodu choroby, należy zaznaczyć tylko i wyłącznie jego nieobecność – bez podawania przyczyny. Dlaczego? Wynika to z przepisów RODO i ograniczonych możliwości przetwarzania danych osobowych. Do takich danych należą np. informacja o stanie zdrowia, pochodzenie rasowe, etniczne pracownika, a także jego poglądy polityczny czy religijne.

W ewidencji czasu pracy umieszcza się informacje o liczbie umownych godzin pracy, godzinach nadliczbowych, pracy w niedziele i święta, urlopach, zwolnieniach lekarskich itp. Dzięki tym informacjom możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia – zgodnie z ilością przepracowanych godzin.

Zatem jakie elementy może zawierać lista obecności?

1. Imię i nazwisko pracownika.
2. Dane przełożonego.
3. Podpis pracownika i osoby, potwierdzającej przybycie.
4. Zakres czasowy listy.
5. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Jakie elementy może zawierać ewidencja czasu pracy?

1. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
2. Liczba przepracowanych godzin.
3. Liczba godzin nadliczbowych.
4. Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej.
5. Rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy.
6. Dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
7. Rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
8. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W skład ewidencji wchodzą także np.: wnioski pracownika o wyjście prywatne czy indywidualny czas pracy, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy lub wykonywaniem pracy w nadgodzinach.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy i listy obecności

Lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązkowość ewidencji sprawia, że sposób jej prowadzenia dodatkowo regulują przepisy prawne. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, wskazuje, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej – jednak system musi umożliwiać jej wydruk, np. w razie kontroli PIP. Co więcej, dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający do nich dostęp niepowołanym osobom.

Znacznie łatwiej zadbać o bezpieczeństwo danych w formie elektronicznej aniżeli w tradycyjnej formie. Papierowe wersje łatwo zniszczyć, zgubić i wymagają wygospodarowania dodatkowego miejsca w firmie na archiwum. Korzystanie z e-dokumentów to znaczna oszczędność czasu, jak i pieniędzy, dlatego coraz więcej firm decyduje się zarówno na elektroniczne wersje listy obecności, jak i ewidencji czasu pracy.

Wewnętrzne uregulowania

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o sposobie potwierdzenia przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Forma zależy od ilości zatrudnionych. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – informuje o liście obecności i sposobie prowadzenia ewidencji w informacji o warunkach zatrudnienia (powinien ją przekazać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę). Jeśli zatrudnia więcej niż 20 pracowników – zamieszcza informacje o liście obecności i sposobie prowadzenie ewidencji czasu pracy w regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie funkcjonują związki zawodowe, informacje umieszcza się w układzie zbiorowym.