Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice

iPersonel
eksperci w zakresie oprogramowania zarządzającego kadrami i płacami
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Lista obecności a ewidencja czasu pracy - czym się różnią?
Shutterstock
Lista obecności pracowników - czy jest obowiązkowa? Czy zastępuje ewidencję czasu pracy? Jakie informacje można zamieścić w tych dokumentach kadrowych? Czy można prowadzić je w elektroniczny sposób? Wyjaśniamy w artykule.

Lista obecności

Lista obecności to dokument, który potwierdza godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy pracowników. To pracodawca decyduje o jej utworzeniu, ponieważ przepisy prawne nie nakładają obowiązku jej prowadzenia. Listę obecności można prowadzić w formie:

  1. papierowej – wówczas pracownicy składają podpisy na dokumencie,
  2. elektronicznej – pracownicy rejestrują wejście i wyjście z pracy poprzez odbicie karty magnetycznej lub zalogowanie się w systemie.

Lista obecności a ewidencja czasu pracy

Obowiązkowość

Lista obecności to nie to samo, co ewidencja czasu pracy. To dwa różne dokumenty i nie można stosować ich wymiennie. Główną różnicą jest fakt, że ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa i zawiera o wiele więcej informacji aniżeli lista obecności. Zgodnie z art. 149 Kodeksu pracy:,,Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą”. Pracodawca, który nie prowadzi ewidencji czasu pracy, jest narażony na karę grzywny w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł. Lista obecności może być uzupełnieniem ewidencji czasu pracy. Jednak żadne przepisy nie wskazują na konieczność jej prowadzenia w firmie.

Zakres informacji

Lista obecności służy wyłącznie potwierdzeniu przybycia pracowników do zakładu pracy. Jeśli pracownika nie ma w danym dniu z powodu choroby, należy zaznaczyć tylko i wyłącznie jego nieobecność – bez podawania przyczyny. Dlaczego? Wynika to z przepisów RODO i ograniczonych możliwości przetwarzania danych osobowych. Do takich danych należą np. informacja o stanie zdrowia, pochodzenie rasowe, etniczne pracownika, a także jego poglądy polityczny czy religijne.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

W ewidencji czasu pracy umieszcza się informacje o liczbie umownych godzin pracy, godzinach nadliczbowych, pracy w niedziele i święta, urlopach, zwolnieniach lekarskich itp. Dzięki tym informacjom możliwe jest prawidłowe naliczenie wynagrodzenia – zgodnie z ilością przepracowanych godzin.

Zatem jakie elementy może zawierać lista obecności?

  1. Imię i nazwisko pracownika.
  2. Dane przełożonego.
  3. Podpis pracownika i osoby, potwierdzającej przybycie.
  4. Zakres czasowy listy.
  5. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Jakie elementy może zawierać ewidencja czasu pracy?

  1. Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.
  2. Liczba przepracowanych godzin.
  3. Liczba godzin nadliczbowych.
  4. Liczba godzin przepracowanych w porze nocnej.
  5. Rodzaj i wymiar zwolnienia od pracy.
  6. Dni wolne z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
  7. Rodzaj i wymiar usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
  8. Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

W skład ewidencji wchodzą także np.: wnioski pracownika o wyjście prywatne czy indywidualny czas pracy, dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy lub wykonywaniem pracy w nadgodzinach.

Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy i listy obecności

Lista obecności, jak i ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązkowość ewidencji sprawia, że sposób jej prowadzenia dodatkowo regulują przepisy prawne. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, wskazuje, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej – jednak system musi umożliwiać jej wydruk, np. w razie kontroli PIP. Co więcej, dane muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający do nich dostęp niepowołanym osobom.

Znacznie łatwiej zadbać o bezpieczeństwo danych w formie elektronicznej aniżeli w tradycyjnej formie. Papierowe wersje łatwo zniszczyć, zgubić i wymagają wygospodarowania dodatkowego miejsca w firmie na archiwum. Korzystanie z e-dokumentów to znaczna oszczędność czasu, jak i pieniędzy, dlatego coraz więcej firm decyduje się zarówno na elektroniczne wersje listy obecności, jak i ewidencji czasu pracy.

Wewnętrzne uregulowania

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o sposobie potwierdzenia przybycia do pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. Forma zależy od ilości zatrudnionych. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – informuje o liście obecności i sposobie prowadzenia ewidencji w informacji o warunkach zatrudnienia (powinien ją przekazać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę). Jeśli zatrudnia więcej niż 20 pracowników – zamieszcza informacje o liście obecności i sposobie prowadzenie ewidencji czasu pracy w regulaminie pracy. Jeśli w zakładzie funkcjonują związki zawodowe, informacje umieszcza się w układzie zbiorowym.

Reklama
Zaktualizuj swoją wiedzę z naszymi publikacjami i szkoleniami
Źródło: INFOR
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code

    © Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Jakie zyski z Pracowniczych Planów Kapitałowych? Symulacja

    25 tys. zł brutto zwrotu w ciągu dekadytyle po 10 latach wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych będzie mogła wypłacić osoba uzyskująca aktualne, średnie wynagrodzenie. Tym samym, zarobi o blisko 9 tys. zł więcej, niż w przypadku rezygnacji z uczestnictwa w PPK.

    Docenianie i motywowanie pracowników: klucz do sukcesu firmy

    W czasach pandemii i pracy hybrydowej, zwiększenie zaangażowania i motywacji pracowników stało się jeszcze ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Docenienie i motywowanie pracowników to kluczowe czynniki, wpływające na ich zaangażowanie i lojalność wobec firmy. Przedsiębiorstwa, które inwestują w zadowolenie swoich pracowników, zyskują długotrwałe korzyści w postaci zwiększenia wydajności, redukcji kosztów rotacji pracowników oraz budowania pozytywnego wizerunku firmy.

    Nowe zasady zatrudniania w spółdzielni socjalnej

    Czy będą nowe zasady zatrudniania w spółdzielni socjalnej? Co może robić spółdzielna socjalna? Jak działa spółdzielna socjalna i kto może do niej należeć. Trwają prace nad  projektem rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie przyznawania środków na założenie lub przystąpienie do spółdzielni socjalnej, utworzenie stanowiska pracy oraz na finansowanie kosztów wynagrodzenia skierowanej osoby w spółdzielni socjalnej lub przedsiębiorstwie społecznym.

    ZUS walczy z nieuczciwymi firmami transportowymi

    ZUS walczy z nieuczciwymi firmami transportowymi. W związku z przypadkami nieuczciwych zachowań w firmach transportowych Zakład Ubezpieczeń Społecznych zdecydował się na podjęcie bardziej stanowczych kroków. Przewoźnicy muszą teraz udzielić odpowiedzi na szczegółowe pytania dotyczące swojej działalności oraz przesłać dokumenty związane z ustaleniem podstawy wymiaru składek.  W wielu odnotowanych przez Grupę Inelo sytuacjach przewoźnicy otrzymali zawiadomienia o wszczęciu postępowania administracyjnego w związku z artykułem 123 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

    Nowe zawody medyczne

    Jakie będą nowe zawody medyczne, które dotychczas nie były uregulowane? Rząd proponuje zmiany w uregulowaniu warunków i zasad wykonywania zawodów medycznych, które dotychczas nie były objęte przepisami. Zajdą zmiany w doskonaleniu zawodowym osób wykonujących zawód medyczny oraz w zakresie odpowiedzialności zawodowej. Będzie nowy rejestr osób wykonujących zawody medyczne.

    Masz prawo do tych pieniędzy! Dziedziczenie środków z subkonta po członku OFE

    Wiele osób nie wie, że po śmierci swoich bliskich osób, ma prawo do wypłaty zgromadzonych na koncie OFE środków osoby zmarłej. Masz prawo do tych pieniędzy, a procedura nie jest skomplikowana! Jak wygląda dziedziczenie środków z subkonta po członku OFE? 

    Praca za granicą 2023 - jakie zmiany w KP

    Zaszły zmiany w KP co do delegowania pracowników do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem UE. Pracodawca ma nowe obowiązki informacyjne co do warunków zatrudnienia za granicą. Poniżej szczegóły.

    Praca za granicą 2023 - jakie zmiany w KP

    Zaszły zmiany w KP co do delegowania pracowników do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem UE. Pracodawca ma nowe obowiązki informacyjne co do warunków zatrudnienia za granicą. Poniżej szczegóły.

    Międzynarodowy Dzień Widzialności Osób Transpłciowych

    W dniu 31 marca na całym świecie obchodzony jest Międzynarodowy Dzień Widzialności Osób Transpłciowych. Osoby transpłciowe nadal zmagają się z ogromnym problemem dyskryminacji i nierównego traktowania w życiu społecznym, rodzinnym, zawodowym czy gospodarczym. Panuje niezrozumienie i brak akceptacji.

    Nowy wzór świadectwa pracy w 2023 roku

    Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. W projekcie zawarto również nowy (pomocniczy) wzór świadectwa pracy. Nowe przepisy i nowy wzór wejdą w życie po upływie 7 dni od publikacji rozporządzenia w Dzienniku Ustaw. Nastąpi to prawdopodobnie w drugiej połowie kwietnia 2023 r. W świadectwie pracy trzeba będzie zamieszczać także informacje o wykorzystanych przez pracownika dniach: okazjonalnej pracy zdalnej, zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, urlopu opiekuńczego.

    Monitorowanie pracy zdalnej. Czy dopuszczalna jest aplikacja monitorująca ekran pracownika?

    Czy aplikacja monitorująca ekran pracownika w trakcie wykonywania przez niego obowiązków służbowych będzie dopuszczalna w świetle nowych przepisów o pracy zdalnej?

    Work life balance w policji - co na to Komendant Główny Policji

    Policjanci skarżą się do RPO, że w dużych miastach są braki kadrowe, a mniejszych jednostkach brak wakatów, co powoduje, że raporty policjantów o przeniesienie do jednostki bliżej miejsca zamieszkania są zwykle negatywnie rozpatrywane. Policjanci są zmęczeni dojazdami, nie mają zapewnionego dobowego odpoczynku a ich praca jest przez to mało efektywna. Jak wygląda work life banace w policji - co odpowie na pismo Komendant Główny Policji? To się okaże.

    Czy będzie podwójna waloryzacja świadczenia pielęgnacyjnego w 2023 r.?

    Czy w 2023 r. będzie podwójna waloryzacja świadczenia pielęgnacyjnego, tak jak ma miejsce podwójna waloryzacja minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej, w styczniu i w lipcu 2023 r. Sprawa trafiła do rządu.

    Płatne szkolenia dla pracowników

    Kto finansuje szkolenia pracowników? Czy szkolenia dla pracowników mają się odbywać w czasie ich pracy? Jakie zmiany zostały wprowadzone do KP co do szkoleń?

    O czym pracodawca musi poinformować zatrudnionych? Zmiany KP

    Nowelizacja Kodeksu pracy nakłada na pracodawców nowe obowiązki informacyjne. Na co zwrócić szczególną uwagę?

    Kontrola trzeźwości pracowników 2023 – przywilej czy paraliż dla pracodawcy?

    Ustawodawca w 2023 roku nie zwalnia tempa. Po raz kolejny pracodawców i pracowników działów kadrowo-płacowych stawia przed szeregiem wyzwań. Choć obowiązki dotyczące zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a co za tym idzie -  możliwość kontroli trzeźwości pracowników przy uzasadnionym podejrzeniu, nie są nam obce, to nowelizacja przepisów Kodeksu Pracy w tym zakresie, powoduje powstanie wielu pytań i wątpliwości. Jak nowe regulacje umożliwiające pracodawcom przeprowadzanie prewencyjnej kontroli trzeźwości wyglądają w praktyce? Odpowiedź na to pytanie postaram się przybliżyć w dalszej części tego artykułu. 

    Praca zdalna. Co mają do powiedzenia związki zawodowe

    Praca zdalna może być wykonywana zgodnie z zasadami ustalonymi u danego pracodawcy. Pracodawca nie ma w tym zakresie pełnej swobody. W celu ustalenia zasad wykonywania pracy zdalnej powinien porozumieć się z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Jaką rolę mają do odegrania związki zawodowe w procesie ustalania zasad wykonywania pracy zdalnej? Co stanie się, kiedy pracodawca nie dojdzie do porozumienia ze związkowcami? Jak zasady pracy zdalnej ma ustalić pracodawca, u którego nie ma związków zawodowych?

    Praca kobiet - etat w domu wyceniony na milion złotych!

    Ile kosztuje etat w domu? Ile warta jest praca kobiety w domu? Ile należy się za sprzątanie, gotowanie, pranie, zakupy, opiekę nad dzieckiem? Pomimo nowych regualcji w prawie pracy i tzw. work-life balance - coraz bardziej rozwija się niewidzialna praca kobiet w domu. W sądzie w Hiszpanii sąd wycenił taką pracę kobiety na prawie milion złotych!

    13-stki - wypłata już od kwietnia 2023

    Kiedy wypłata 13-stek? Ile wynosi 13-stka w 2023 r.? Komu przysługuje dodatkowe roczne świadczenie? Jakie są zasady wypłaty 13-stek? 

    Kawa z INFORLEX: Zmiany w prawie pracy 2023

    Zapraszamy na kolejne BEZPŁATNE spotkanie online z cyklu kawa z INFORLEX. Spotkanie odbędzie się 4 kwietnia 2023 r. o godz. 9.00. Porozmawiamy o rewolucyjnych zmianach w prawie pracy 2023. Spotkanie poprowadzi ekspert Paweł Ziółkowski. 

    Świadczenie wspierające dla osób z niepełnosprawnościami

    Czym jest świadczenie wspierające? Kto będzie uprawniony do świadczenia wspierającego? W jakiej wysokości będzie przyznawane świadczenie wspierające? To nowa propozycja ustawy rządowej - jaki będzie jej finał? Czy do niedawna protestujący rodzice w sejmie z osobami z niepełnosprawnościami będą usatysfakcjonowani takimi rozwiązaniami?

    Jak negocjować podwyżkę z szefem. Lista porad

    Negocjowanie podwyżki nie zawsze się udaje ale można zastosować się do kliku prostych porad, aby zwiększyć szansę na sukces.

    Wniosek do pracodawcy o pracę na stałe. Co znaczy w praktyce?

    Nowelizacja Kodeksu pracy ustanowiła nową konstrukcję – wniosek do pracodawcy o umowę o pracę na czas nieokreślony.

    Dłuższy urlop rodzicielski - zmiany w KP

    Nowe zasady i wymiar urlopu rodzicielskiego. W prawie pracy zaszły spore zmiany. Przykładowo rodzice, którzy posiadają zaświadczenie stwierdzające ciężkie i nieodwracalne upośledzenie albo nieuleczalną chorobę zagrażającą życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu - też mają prawo do urlopu rodzicielskiego. 

    Jak zostać masażystą? Czy kurs masażu wystarczy?

    Jak zostać masażystą – czy wystarczy ukończenie kursu masażu? Praca masażysty wymaga nie tylko odpowiedniego przygotowania merytorycznego, ale i praktycznego. Chcąc pracować w tym zawodzie, należy posiadać odpowiednie kwalifikacje, potwierdzone dyplomem bądź certyfikatem. Jak zdobyć zawód? Kiedy można otworzyć gabinet masażu?