REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Jak zoptymalizować obsługę listy płac w firmie? Poradnik dla menedżerów

lista płac w firmie
lista płac w firmie
www.shutterstock.com

REKLAMA

REKLAMA

Firmy na całym świecie, po pandemii COVID-19, stanęły przed wyzwaniem wdrożenia działań poprawiających efektywności operacyjną i prowadzących do obniżenia – i tak stale rosnących – kosztów. Największym problemem okazały się, często nieefektywne, procesy obsługi listy płac — i nie bez powodu. 

Nieskoordynowany proces naliczania płac, w którym pojawia się wiele błędów, może poważnie utrudnić każdej firmie szybkie wejście na rynek, zaszkodzić strategiom wzrostu i wpłynąć na cele związane z przychodami. 

REKLAMA

Autopromocja

Pandemia ujawniła wiele problemów, nie tylko tych codziennych, ale także technicznych, dotyczących chociażby struktur listy płac. Tym samym zauważono pilną potrzebę zmiany jej obsługi z nieprzewidywalnej i reaktywnej na opartą na danych i strategiczną. Wygląda na to, że te problemy nie zostaną jednak tak prędko rozwiązane, ponieważ firmy doświadczają trudności związanych ze znalezieniem specjalistów ds. obsługi pasków płac. Menedżerowie stoją przed dużym wyzwaniem – jak zbudować odporność biznesu.

Jako że coraz trudniej o utalentowanych pracowników, w wielu firmach dobre samopoczucie zespołów stało się jednym z najważniejszych obszarów wprowadzania ulepszeń. Lista płac może tutaj odgrywać istotną rolę. Odpowiednie i terminowe przekazywanie wynagrodzeń wpływa bowiem na dobre samopoczucie pracowników. 

Dodatkowo, ludzkie błędy popełniane przy rozliczaniu list płac mogą narażać firmy na straty, zarówno w wymiarze finansowym, jak i zaufania pracowników. Inwestycja w efektywność listy płac to inwestycja w dobrostan firmy i zespołu, gwarantująca sprawne działanie i zadowolony zespół. Przy tym nie należy postrzegać tej inwestycji jako kosztownej, bowiem nawet firmy średniej wielkości dostrzegają jej rentowność. Biorąc pod uwagę cenę i korzystny wpływ na kondycję organizacji oraz przyszły potencjał rozwojowy, jest to niewielka inwestycja. 

Co powinno się więc zrobić, by zoptymalizować obsługę listy płac? Warto skupić się na pięciu najważniejszych czynnikach.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

1) Inwestycje w odpowiednie technologie

Firmy powinny inwestować w technologie, które pozwolą na ograniczenie zarówno kosztów, jak i ryzyka. Ujednolicone rozwiązanie oparte na chmurze, rozwijające się wraz z progresem przedsiębiorstwa, powinno umożliwiać skalowanie, co zwiększy bezpieczeństwo, ale też dostępność danych. Podczas oceny technologii globalnej listy płac firmy muszą jednak odpowiedzieć sobie na trzy zasadnicze pytania: w jaki sposób nowy system wyraźnie poprawi efektywność obecnych działań dotyczących listy płac? Czy dostawca zaprojektował platformę do obsługi listy płac pod kątem przyspieszenia wzrostu wydajności rozwoju firmy? W jaki sposób oferowane rozwiązanie pomoże firmie zwiększyć wydajność na nowych rynkach? 

2) Dbanie o to, aby obsługa lista płac działała sprawnie i była przewidywalna

Poprawa wydajności listy płac to nie tylko łatwość i dokładność wyliczania wynagrodzenia brutto i netto. To także uwzględnianie niuansów lokalnych przepisów prawa pracy, przestrzeganie ich i wypłacanie wynagrodzenia na konta bankowe pracowników. Optymalna lista płac musi więc działać sprawnie i być przewidywalna.

Firmy zwykle starają się poprawić swoją efektywność, obniżając koszty utrzymania systemów, ograniczając dodatkowe koszty w postaci np. kar z tytułów nieprawidłowości związanych z podatkami od wynagrodzeń, doraźnej łączności, wypłat wynagrodzeń i zarządzania pracownikami. Największym — i możliwym do uniknięcia — kosztem związanym z nieefektywnymi działaniami z zakresu obsługi listy płac są kary nakładane przez organy regulacyjne za brak zgodności z przepisami prawa pracy. 

3) Zwiększanie przejrzystości w celu ułatwienia podejmowania decyzji 

Firmy nie są w stanie kontrolować tego, czego nie widzą. Aby zapewniać maksymalną przejrzystość, rozwiązanie do obsługi płacowej musi być w pełni zintegrowane z systemem zarządzania zasobami ludzkimi oraz księgowymi. Dzięki temu zespoły mają dostęp do spójnych informacji, a to przekłada się na lepszą współpracę między poszczególnymi działami i ułatwia podejmowanie decyzji. Niektórzy dostawcy, jak ADP, od lat współpracują ze wszystkimi liczącymi się dostawcami technologii HR i stale inwestują w innowacyjne technologie integracyjne. Umożliwiają one mapowanie i przekształcanie danych z systemów zewnętrznych. Co ważne, większa przejrzystość ułatwia dostęp do danych w zespołach ds. finansów i HR, co znacząco poprawia ogólne wyniki firmy.

4) Wdrażanie elastycznych systemów

REKLAMA

Warto postawić na elastyczne systemy stworzone do płynnego przetwarzania listy płac, które łatwo dostosowują się do nowych sposobów pracy, zwłaszcza gdy firma rozwija się na nowych rynkach. Jeśli zespół ds. obsługi płac może szybko przekazywać wiarygodne dane dotyczące płac kierownikom wyższego szczebla, prognozowanie trendów związanych z płacami staje się znacznie prostsze, co ułatwia podejmowanie decyzji. Jeszcze lepiej, gdy te informacje można prezentować wizualnie, ponieważ ogranicza to ryzyko nieporozumień. Równie istotna jest skalowalność — elastyczny system umożliwia skalowanie w miarę rozwoju firmy zarówno na nowych, jak i dotychczasowych rynkach.

Dodatkowym atutem automatyzacji listy płac jest dynamiczny pulpit nawigacji, który pokazuje wyniki w poszczególnych krajach i z wyprzedzeniem powiadamia dział HR o problematycznych obszarach. Dzięki temu odpowiednie zespoły mogą błyskawicznie interweniować, aby rozwiązać problem, zanim ten eskaluje. 

5) Zwiększanie zaangażowania zespołów

Skoncentrowanie się wyłącznie na roli technologii w zwiększaniu efektywności procesu obsługi listy płac i poprawieniu wydajności może być kuszące. Jednak, czy nie należy pomyśleć o pracownikach, którzy stoją za wdrożeniem i procesem obsługi listy płac?

Według przeprowadzonej przez nas ankiety dotyczącej listy płac, globalna lista płac wiąże się często z wieloma funkcjami biznesowymi. Oznacza to, że jest kilka grup interesariuszy, którzy odpowiadają za strategiczny kierunek tej usługi — a każda z nich inaczej zapatruje się na to, co należy zmienić.

Niezależnie od tego, czy obsługa listy płac jest scentralizowana, regionalna czy oparta na modelu usług wspólnych w ramach „centrum doskonalenia” w danej lokalizacji, warto upewnić się, że firma jest przygotowana na sukces w tym zakresie. W tym celu od początku prac nad systemem obsługi płac w należy dopytać przedstawicieli działów płacowych, HR i finansów o to, co dla nich oznacza efektywna obsługa listy płac. Warto im przypomnieć również, że dane, które można uzyskać na podstawie danych listy płac, będą niezwykle ważne dla strategii dotyczących ekspansji firmy. 

W ankiecie przeprowadzonej wśród specjalistów wyższego szczebla ds. obsługi listy płac na całym świecie trzy czwarte respondentów (75 proc.) przyznało, że nie jest w stanie zarządzać listą płac ze 100 proc. skutecznością. Podejmując działania opisane wyżej, można przełamać trendy i usprawnić procesy obsługi płacowej, co pomoże zrealizować plany rozwojowe firmy, zamiast je komplikować.

Jeff Phipps, ADP, SVP ADP GlobalView

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Zasiłek wyrównawczy 2025 i 2026 r. [komu przysługuje, w jakiej wysokości, jak uzyskać]

Zasiłek wyrównawczy przysługuje wyłącznie ubezpieczonemu będącemu pracownikiem. Świadczenie stanowi różnicę między przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniem pracownika, a jego miesięcznym wynagrodzeniem osiągniętym za pracę w warunkach rehabilitacji zawodowej.

PKD 2025: lista zmian w Polskiej Klasyfikacji Działalności [TABELA]

Zmiany w PKD od stycznia 2025 r. – przedsiębiorcy mają 2 lata na wdrożenie nowych przepisów. Katalog kodów został zmodyfikowany i rozszerzony o nowe rodzaje działalności. Artykuł zawiera listę nowych kodów PKD oraz klucze przejścia PKD 2027 na PKD 2025.

Pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia. Czy można rozwiązać umowę bez wypowiedzenia?

Pracownik wykonuje swoją pracę w celu uzyskania umówionego wynagrodzenia. Co jeśli pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia? Czy zatrudniony może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia? Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia, jakie są przepisy.

Świadczenie rehabilitacyjne 2025 i 2026 r. [dla kogo, wysokość świadczenia, okres pobierania, wniosek]

Pracownik może pobierać zasiłek chorobowy tylko przez określony czas. Możliwa jest sytuacja, gdy osoba otrzymująca zasiłek nie wróci do pracy z powodu przedłużającej się choroby. W takim przypadku może pobierać świadczenie rehabilitacyjne przez okres niezbędny do uzyskania zdolności do pracy.

REKLAMA

Mobbing 2025: zmiana przepisów i nowe obowiązki pracodawców [Projekt ustawy]

Obecnie obowiązujące przepisy dotyczące mobbingu w miejscu pracy funkcjonują od 21 lat. W 2025 r. będą trwały prace nad zmianą przepisów i wprowadzeniem nowych obowiązków pracodawców w celu zwiększenia ochrony pracowników. Pracodawcy będą musieli m.in. określić zasady przeciwdziałania mobbingowi. Planowana jest również podwyżka minimalnego progu zadośćuczynienia za mobbing.

Umowy cywilnoprawne 2025: oskładkowanie umów [Fakty i mity]

Oskładkowania umów cywilnoprawnych w 2025 roku nie będzie. Przesunięto je co najmniej o rok. Pojawiło się jednak wiele nieprawdziwych informacji na ten temat. Poniższy artykuł zawiera 11 faktów i mitów dotyczących ozusowania umów. Sprawdź, co jest prawdą, co półprawdą, a co informacją zupełnie nieprawdziwą.

Pracownicy odchodzą z pracy ze względu na pracę zmianową. Ogromny problem firm produkcyjnych

Nadmierna rotacja pracowników to ogromny problem firm produkcyjnych w Polsce. Pracownicy odchodzą z pracy m.in. ze względu na pracę zmianową. Z jakimi problemami borykają się pracodawcy w branży produkcyjnej? Jak mogą je rozwiązać?

31 stycznia 2025 r. to ostateczny termin na zgłoszenie do Małego ZUS Plus

31 stycznia upływa ostateczny termin na zgłoszenie do Małego ZUS Plus. Przedsiębiorca, który nie dokona zgłoszenia do tego dnia, będzie mógł skorzystać z ulgi dopiero w przyszłym roku.

REKLAMA

Dni wolne w lutym 2025 r.

Luty to najkrótszy miesiąc roku. W 2025 roku ma 28 dni. Jakie dni wolne występują w lutym i ile jest godzin pracy? Oto kalendarz lutego 2025 roku wraz z najważniejszymi dniami w tym miesiącu.

Jaka była najniższa krajowa od 1 grudnia 1970 r. do 2025 r. [TABELA]

Od stycznia 2025 r. najniższa krajowa wynosi 4666 zł brutto. Jaka była najniższa krajowa przed covidem w 2019 r., a jaka w trakcie pandemii w 2020-2022 r.? Ile minimalna płaca wynosiła w 2010 r., a ile w 1998 r.? Tabela przedstawia kwoty minimalnego wynagrodzenia w Polsce aż od grudnia 1970 r.

REKLAMA