Jak zoptymalizować obsługę listy płac w firmie? Poradnik dla menedżerów

Nieskoordynowany proces naliczania płac, w którym pojawia się wiele błędów, może poważnie utrudnić każdej firmie szybkie wejście na rynek, zaszkodzić strategiom wzrostu i wpłynąć na cele związane z przychodami. 

Pandemia ujawniła wiele problemów, nie tylko tych codziennych, ale także technicznych, dotyczących chociażby struktur listy płac. Tym samym zauważono pilną potrzebę zmiany jej obsługi z nieprzewidywalnej i reaktywnej na opartą na danych i strategiczną. Wygląda na to, że te problemy nie zostaną jednak tak prędko rozwiązane, ponieważ firmy doświadczają trudności związanych ze znalezieniem specjalistów ds. obsługi pasków płac. Menedżerowie stoją przed dużym wyzwaniem – jak zbudować odporność biznesu.

Jako że coraz trudniej o utalentowanych pracowników, w wielu firmach dobre samopoczucie zespołów stało się jednym z najważniejszych obszarów wprowadzania ulepszeń. Lista płac może tutaj odgrywać istotną rolę. Odpowiednie i terminowe przekazywanie wynagrodzeń wpływa bowiem na dobre samopoczucie pracowników. 

Dodatkowo, ludzkie błędy popełniane przy rozliczaniu list płac mogą narażać firmy na straty, zarówno w wymiarze finansowym, jak i zaufania pracowników. Inwestycja w efektywność listy płac to inwestycja w dobrostan firmy i zespołu, gwarantująca sprawne działanie i zadowolony zespół. Przy tym nie należy postrzegać tej inwestycji jako kosztownej, bowiem nawet firmy średniej wielkości dostrzegają jej rentowność. Biorąc pod uwagę cenę i korzystny wpływ na kondycję organizacji oraz przyszły potencjał rozwojowy, jest to niewielka inwestycja. 

Co powinno się więc zrobić, by zoptymalizować obsługę listy płac? Warto skupić się na pięciu najważniejszych czynnikach.

1) Inwestycje w odpowiednie technologie

Firmy powinny inwestować w technologie, które pozwolą na ograniczenie zarówno kosztów, jak i ryzyka. Ujednolicone rozwiązanie oparte na chmurze, rozwijające się wraz z progresem przedsiębiorstwa, powinno umożliwiać skalowanie, co zwiększy bezpieczeństwo, ale też dostępność danych. Podczas oceny technologii globalnej listy płac firmy muszą jednak odpowiedzieć sobie na trzy zasadnicze pytania: w jaki sposób nowy system wyraźnie poprawi efektywność obecnych działań dotyczących listy płac? Czy dostawca zaprojektował platformę do obsługi listy płac pod kątem przyspieszenia wzrostu wydajności rozwoju firmy? W jaki sposób oferowane rozwiązanie pomoże firmie zwiększyć wydajność na nowych rynkach? 

2) Dbanie o to, aby obsługa lista płac działała sprawnie i była przewidywalna

Poprawa wydajności listy płac to nie tylko łatwość i dokładność wyliczania wynagrodzenia brutto i netto. To także uwzględnianie niuansów lokalnych przepisów prawa pracy, przestrzeganie ich i wypłacanie wynagrodzenia na konta bankowe pracowników. Optymalna lista płac musi więc działać sprawnie i być przewidywalna.

Firmy zwykle starają się poprawić swoją efektywność, obniżając koszty utrzymania systemów, ograniczając dodatkowe koszty w postaci np. kar z tytułów nieprawidłowości związanych z podatkami od wynagrodzeń, doraźnej łączności, wypłat wynagrodzeń i zarządzania pracownikami. Największym — i możliwym do uniknięcia — kosztem związanym z nieefektywnymi działaniami z zakresu obsługi listy płac są kary nakładane przez organy regulacyjne za brak zgodności z przepisami prawa pracy. 

3) Zwiększanie przejrzystości w celu ułatwienia podejmowania decyzji 

Firmy nie są w stanie kontrolować tego, czego nie widzą. Aby zapewniać maksymalną przejrzystość, rozwiązanie do obsługi płacowej musi być w pełni zintegrowane z systemem zarządzania zasobami ludzkimi oraz księgowymi. Dzięki temu zespoły mają dostęp do spójnych informacji, a to przekłada się na lepszą współpracę między poszczególnymi działami i ułatwia podejmowanie decyzji. Niektórzy dostawcy, jak ADP, od lat współpracują ze wszystkimi liczącymi się dostawcami technologii HR i stale inwestują w innowacyjne technologie integracyjne. Umożliwiają one mapowanie i przekształcanie danych z systemów zewnętrznych. Co ważne, większa przejrzystość ułatwia dostęp do danych w zespołach ds. finansów i HR, co znacząco poprawia ogólne wyniki firmy.

4) Wdrażanie elastycznych systemów

Warto postawić na elastyczne systemy stworzone do płynnego przetwarzania listy płac, które łatwo dostosowują się do nowych sposobów pracy, zwłaszcza gdy firma rozwija się na nowych rynkach. Jeśli zespół ds. obsługi płac może szybko przekazywać wiarygodne dane dotyczące płac kierownikom wyższego szczebla, prognozowanie trendów związanych z płacami staje się znacznie prostsze, co ułatwia podejmowanie decyzji. Jeszcze lepiej, gdy te informacje można prezentować wizualnie, ponieważ ogranicza to ryzyko nieporozumień. Równie istotna jest skalowalność — elastyczny system umożliwia skalowanie w miarę rozwoju firmy zarówno na nowych, jak i dotychczasowych rynkach.

Dodatkowym atutem automatyzacji listy płac jest dynamiczny pulpit nawigacji, który pokazuje wyniki w poszczególnych krajach i z wyprzedzeniem powiadamia dział HR o problematycznych obszarach. Dzięki temu odpowiednie zespoły mogą błyskawicznie interweniować, aby rozwiązać problem, zanim ten eskaluje. 

5) Zwiększanie zaangażowania zespołów

Skoncentrowanie się wyłącznie na roli technologii w zwiększaniu efektywności procesu obsługi listy płac i poprawieniu wydajności może być kuszące. Jednak, czy nie należy pomyśleć o pracownikach, którzy stoją za wdrożeniem i procesem obsługi listy płac?

Według przeprowadzonej przez nas ankiety dotyczącej listy płac, globalna lista płac wiąże się często z wieloma funkcjami biznesowymi. Oznacza to, że jest kilka grup interesariuszy, którzy odpowiadają za strategiczny kierunek tej usługi — a każda z nich inaczej zapatruje się na to, co należy zmienić.

Niezależnie od tego, czy obsługa listy płac jest scentralizowana, regionalna czy oparta na modelu usług wspólnych w ramach „centrum doskonalenia” w danej lokalizacji, warto upewnić się, że firma jest przygotowana na sukces w tym zakresie. W tym celu od początku prac nad systemem obsługi płac w należy dopytać przedstawicieli działów płacowych, HR i finansów o to, co dla nich oznacza efektywna obsługa listy płac. Warto im przypomnieć również, że dane, które można uzyskać na podstawie danych listy płac, będą niezwykle ważne dla strategii dotyczących ekspansji firmy. 

W ankiecie przeprowadzonej wśród specjalistów wyższego szczebla ds. obsługi listy płac na całym świecie trzy czwarte respondentów (75 proc.) przyznało, że nie jest w stanie zarządzać listą płac ze 100 proc. skutecznością. Podejmując działania opisane wyżej, można przełamać trendy i usprawnić procesy obsługi płacowej, co pomoże zrealizować plany rozwojowe firmy, zamiast je komplikować.

Jeff Phipps, ADP, SVP ADP GlobalView