| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Wiadomości > Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

Pracodawca będzie mógł prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą oraz akta osobowe w postaci elektronicznej. Ponadto okres przechowywania zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Zmiany mają obowiązywać od 2019 roku.

Ustawa wprowadza możliwość prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należałaby do pracodawcy. W praktyce większość firm, zwłaszcza dużych i tak stosuje formę cyfrową, ale na wypadek kontroli PIP musi mieć też wszystkie dokumenty w papierze. Ich brak stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i grozi grzywną w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł. Trzeba jednak zaznaczyć, że zgodnie z projektem zmiana postaci z papierowej na elektroniczną będzie wymagała opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Przepisy przewidują wyeliminowanie absurdu prawnego, jakim jest obowiązek półwiecznej archiwizacji dokumentacji pracowniczej oraz płacowej. Okres przechowywania zostanie skrócony z 50 do 10 lat. Tak jak jest to w Finlandii i Niemczech, choć np. w Danii okres ten jest jeszcze krótszy i wynosi 5 lat. Racjonalizacja tego obowiązku zmniejszy koszty, jakie dotychczas ponosili pracodawcy archiwizując dokumentację samodzielnie bądź zlecając to specjalistycznemu podmiotowi. Warto wspomnieć, że koszty administracyjne prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych resort rozwoju, czyli autor projektu, szacuje na ok. 130 mln zł. Co ważne, zgodnie z nową regulacją, pracodawca, aby skorzystać z możliwości krótszej archiwizacji będzie musiał składać comiesięczne raporty informacyjne do ZUS. Będą one zawierały dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia oraz jego wysokości. W ten sposób mają zostać zabezpieczone interesy ubezpieczonych.

Zgodnie z nowymi przepisami preferowaną formą wypłaty wynagrodzenia będzie forma bezgotówkowa (przelew). Utrzymana zostanie jednak możliwość wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika na jego wniosek. Jak wynika z uzasadnienia projektu wprowadzenie tego rozwiązania, przyczyni się do ograniczenia szarej strefy, poprawy sytuacji konkurencyjnej uczciwych podmiotów oraz do zwiększenia dochodów sektora finansów publicznych. 

Polecamy: Dokumentacja kadrowa. Wzory dokumentów i wyjaśnienia

Procedowany w Sejmie projekt stanowi kolejny element działań deregulacyjnych rządu. Został on przygotowany w ramach tzw. pakietu 100 zmian dla firm. Pracodawcy długo na niego czekali i teraz mogą liczyć na jego uchwalenie. Same zmiany wejdą w życie dopiero od 1 stycznia 2019 r. Nie bez znaczenia będą jednak akty wykonawcze do tej ustawy, za które odpowiada resort rodziny. Oby te projekty nie wypaczały celu ustawy i stanowiły kontynuację dobrych rozwiązań deregulacyjnych.

Autor: Wioletta Żukowska-Czaplicka, ekspert Pracodawców RP

reklama

Polecamy artykuły

Data publikacji:

Źródło:

Pracodawcy RP

Zdjęcia

Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r.

JPK_VAT 2018 – Instrukcja wdrożenia49.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

NOWY KODEKS PRACY 2018

reklama

Ostatnio na forum

Eksperci portalu infor.pl

Piotr Paszek

Doradca podatkowy

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »
Notyfikacje
Czy chcesz otrzymywać informacje o najnowszych zmianach? Zaakceptuj powiadomienia od kadry.Infor.pl
Powiadomienia można wyłączyć w preferencjach systemowych
NIE
TAK