Podstawa wymiaru składek a choroba pracownika i dodatek stażowy

PROBLEM

Zgodnie z obowiązującym w naszej firmie regulaminem wynagradzania, pracownicy mają prawo do dodatku stażowego w stałej kwocie miesięcznej (w zróżnicowanej wysokości, uzależnionej od zakładowego stażu pracy). Dodatek ten przysługuje w pełnej wysokości również za okresy absencji chorobowych.

W miesiącu, w którym pracownik choruje, kwotę dodatku w części przypadającej na absencję chorobową wyłączamy z podstawy wymiaru składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego. Kwotę pomniejszenia ustalamy, dzieląc pełną kwotę dodatku przez 30 (niezależnie od liczby dni kalendarzowych danego miesiąca), a następnie mnożąc otrzymany wynik przez liczbę dni niezdolności do pracy wynikającą z zaświadczenia lekarskiego. Czy nasze postępowanie jest prawidłowe?

Zobacz: Jakie okresy wlicza się do stażu pracy

RADA

Postępują Państwo prawidłowo wyłączając dodatek stażowy z podstawy wymiaru składek w części przypadającej na okres absencji chorobowej. Nie powinni jednak Państwo dzielić dodatku w każdym przypadku przez 30. Szczegóły w uzasadnieniu.

UZASADNIENIE

Podstawy wymiaru składek nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, na podstawie postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku (§ 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego). Przytoczona regulacja oznacza, że jeżeli na podstawie przepisów płacowych obowiązujących u pracodawcy składnik wynagrodzenia przysługuje również za okres absencji i pobierania świadczeń chorobowych, to w części przypadającej na czas tej absencji nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zatem prawidłowo wyłączają Państwo dodatek stażowy z podstawy wymiaru składek w części przypadającej na okres absencji chorobowej.

Natomiast stosowany przez Państwa sposób ustalania kwoty, od jakiej nie należy naliczać składek, jeżeli absencja obejmuje niepełny miesiąc, jest nieprawidłowy. Ponieważ niezdolność do pracy z powodu choroby trwa przez część miesiąca, należy proporcjonalnie obniżyć kwotę składnika wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce polega to na podzieleniu kwoty składnika, w Państwa przypadku dodatku stażowego, przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, a następnie pomnożeniu uzyskanej wartości przez liczbę dni tego miesiąca, za które pracownik otrzymał świadczenie chorobowe. Uzyskaną wartość należy odjąć od pełnej kwoty składnika przysługującego za dany miesiąc. Otrzymana w ten sposób różnica powinna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Zobacz również: Forum Kadry - ZUS i Płace

PRZYKŁAD

Mirosław K. jest wynagradzany stałą stawkę miesięczną w kwocie 1800 zł i dodatkiem stażowym w stałej wysokości 600 zł. Dodatek wypłacany jest w pełnej wysokości również za okresy absencji chorobowych na podstawie regulaminu wynagradzania. Przez 5 dni lutego br. pracownik chorował i za ten okres nabył prawo do wynagrodzenia chorobowego (kwota wynagrodzenia chorobowego za 5 dni wynosi 207,10 zł). Mirosław K. jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów (KUP) i złożył PIT-2.

Sposób pomniejszenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracodawca powinien ustalić dzieląc kwotę dodatku stażowego, tj. 600 zł przez 28 dni (liczba dni w lutym), a następnie mnożąc wynik przez 5 (liczba kalendarzowych dni absencji chorobowej). Kwota pomniejszenia wyniesie 107,14 zł (600 zł : 28 dni x 5 dni).

Aby dokonać prawidłowego rozliczenia pracownika za luty 2013 r., należy ustalić wysokość:

● wynagrodzenia zasadniczego po pomniejszeniu z tytułu choroby:

1800 zł : 30 dni = 60 zł

60 zł x 5 dni choroby = 300 zł

1800 zł – 300 zł = 1500 zł

● podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:

1500 zł + 600 zł (dodatek stażowy) – 107,14 zł (kwota pomniejszenia dodatku stażowego) = = 1992,86 zł

● składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków pracownika:

– emerytalna: 1992,86 zł x 9,76% = 194,50 zł,

– rentowa: 1992,86 zł x 1,5% = 29,89 zł,

– chorobowa: 1992,86 zł x 2,45% = 48,83 zł,

– suma składek: 273,22 zł;

● podstawy wymiaru składki zdrowotnej:

1992,86 zł (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne) + 207,10 zł (wynagrodzenie chorobowe) – 273,22 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) = 1926,74 zł,

● składki zdrowotnej odliczanej od podatku: 1926,74 zł x 7,75% = 149,32 zł,

● składki zdrowotnej przekazanej do ZUS: 1926,74 zł x 9% = 173,41 zł,

● przychodu: (1500 zł + 600 zł + 207,10 zł) = 2307,10 zł,

● podstawy opodatkowania:

2307,10 zł (przychód) – 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) – 273,22 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) = 1923 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

● podatku:

1923 zł x 18% – 46,33 zł (ulga podatkowa) = 299,81 zł,

● zaliczki na podatek do US:

299,81 zł – 149,32 zł (składka zdrowotna 7,75%) = 150 zł (po zaokrągleniu do pełnych złotych),

● kwoty do wypłaty:

2307,10 zł – 273,22 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) – 173,41 zł (składka zdrowotna) – 150 zł (zaliczka na podatek) = 1710,47 zł.

Podstawa prawna:

● § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.)