| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Zasady podlegania > Jak zaoszczędzić na kosztach związanych z przesyłaniem dokumentacji do ZUS i US

Jak zaoszczędzić na kosztach związanych z przesyłaniem dokumentacji do ZUS i US

Prowadzę niewielką firmę remontową. Zatrudniam 4 pracowników. Dokumenty rozliczeniowe dostarczam do ZUS w formie wydruku z programu Płatnik. Od czerwca br. chciałbym dodatkowo zatrudnić jeszcze 2 osoby do pomocy w sezonie letnim, kiedy zleceń jest znacznie więcej. Dowiedziałem się jednak, że gdy będę zatrudniał 6 osób, będę musiał przesyłać dokumentację do ZUS w formie elektronicznej, za pomocą specjalnego oprogramowania. Ponieważ wzrost zatrudnienia ma charakter tymczasowy, nie chciałbym wydawać dodatkowych pieniędzy na zakup urządzeń i certyfikatu potrzebnych do wysyłki dokumentów do ZUS. Czy można tego uniknąć?

Korzyści (+)

W uzasadnionych przypadkach płatnik składek może uzyskać zgodę ZUS na przekazywanie dokumentów w innej formie niż przekaz elektroniczny, nawet jeżeli rozlicza składki za więcej niż 5 ubezpieczonych.

Dokumenty elektroniczne wysyłane do ZUS drogą teletransmisji muszą zostać opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego certyfikatu kwalifikowanego osoby, która jest odpowiedzialna za przekazanie tych dokumentów. Certyfikat kwalifikowany jest wystawiany jego właścicielowi z zastosowaniem odpowiednich procedur weryfikacji tożsamości. Klucz prywatny zapisany na karcie kryptograficznej, służący właścicielowi certyfikatu do składania podpisu, jest zabezpieczony kodem PIN. Taki certyfikat jest przyporządkowany do konkretnej osoby, która jako jedyna ma prawo się nim posługiwać. Nie jest on przyporządkowany np. do firmy lub do grupy pracowników przedsiębiorstwa (np. działu kadr).

WAŻNE!

Certyfikat kwalifikowany jest przyporządkowany wyłącznie do tożsamości osoby, która go użytkuje.

Obecnie koszt zakupu takiego certyfikatu wraz z urządzeniem do jego obsługi to ok. 350 zł, a koszt jego odnowienia (średnio co 2 lata) to ok. 100 zł. Warto rozważyć jego zakup, ponieważ posługiwanie się przekazem elektronicznym może okazać się dla Pana bardziej opłacalne. Dokument elektroniczny podpisany za pomocą certyfikatu kwalifikowanego jest równoważny pod względem skutków prawnych z dokumentem podpisanym własnoręcznie, a jednocześnie może być przesłany znacznie szybciej niż dokument papierowy i bez generowania dodatkowych kosztów. Przechowywanie i katalogowanie dokumentów cyfrowych jest łatwiejsze, podobnie jak odnajdywanie wśród nich niezbędnych informacji.

Ponadto, posiadając certyfikat kwalifikowany, może Pan przesyłać dokumenty nie tylko do ZUS, ale również deklaracje do urzędu skarbowego, bez konieczności sporządzania dodatkowych papierowych egzemplarzy dla urzędu.

Podstawa prawna:

  • art. 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 ze zm.),
  • art. 3 pkt 2–3 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.),
  • art. 3a Ordynacji podatkowej,
  • rozporządzenie Ministra Finansów z 19 grudnia 2007 r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej (Dz.U. Nr 246, poz. 1817 ze zm.).

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Karol Grymuła

Ekspert w zakresie kredytów mieszkaniowych.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »