| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Ubezpieczenia > Zasady podlegania > Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Przechowywanie kopii dokumentów ubezpieczeniowych

Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez 5 lat.

Wydaje się jednak, że z punktu widzenia interesów płatnika składek takie uregulowanie określające termin przechowywania tych formularzy wprowadza go w błąd. Płatnik dla własnego i bezpieczeństwa powinien, mimo braku takiego prawnego obowiązku, przechowywać dokumenty rozliczeniowe do czasu przedawnienia zobowiązań z nich wynikających. Natomiast termin przedawnienia zobowiązań z tytułu składek (choć ustawowo określony na 5 lat) faktycznie może być znacznie dłuższy na skutek przerwania czy zawieszenia. Dlatego też do upływu tego okresu zasadne wydaje się, aby płatnik składek przechowywał dokumenty rozliczeniowe. Jako przykład można wskazać uregulowania zawarte w art. 86 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.).

Formularze rozliczeniowe:

  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
  • ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
  • ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
  • ZUS DRA – deklaracja rozliczeniowa.

Dokumenty bankowe

W sprawie przechowywania bankowych zleceń płatniczych należy wyjaśnić, że przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych w ogóle nie wskazują żadnego terminu. Regulacji w tym zakresie należy zatem szukać w innych aktach prawnych.

Bankowe dokumenty płatnicze, za pomocą których płatnik opłaca składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych, Fundusz Ubezpieczenia Zdrowotnego, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, banki przechowują przez okres 5 lat. Okres ten liczony jest od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dana wpłata. Obowiązek taki został nałożony na banki § 49 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 1 października 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości banków (DzU nr 191, poz. 1279 ze zm.).

Płatnik powinien jednak pamiętać, że również dokumenty płatnicze, a może w szczególności one, powinny być przechowywane nie przez 5 lat, ale do upływu terminu ich przedawnienia, tzn., że okres ten może być znacznie dłuższy niż 5-letni.

Wzór bankowego dokumentu płatniczego i zasady jego wypełniania określa rozporządzenie Ministra Finansów z 5 listopada 2009 r. w sprawie wzoru bankowego dokumentu płatniczego należności z tytułu składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (DzU nr 202, poz. 1561).

Osoba opłacająca składki na własne ubezpieczenia

Osoby opłacające składki na własne ubezpieczenia powinny przechowywać dokumenty płatnicze oraz rozliczeniowe przez okres znacznie dłuższy. Wynika to wprost z art. 125a ust. 5 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem od osoby opłacającej składki na własne ubezpieczenia społeczne organ rentowy może żądać przedłożenia dowodów potwierdzających opłacanie składek oraz wysokości podstawy wymiaru składek za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. Należy wskazać, że żądanie organu rentowego nie jest ograniczone żadnym terminem. Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ust. 4 ustawy emerytalnej).

Podstawa prawna:

  • art. 36 ust. 8, art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.).
reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Aleksandra Tabędzka

Adwokat

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »