| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Poradniki > Podróże służbowe po zmianach

Podróże służbowe po zmianach

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy. Przepisy regulujące kwestie związane z podróżą służbową obowiązywały od lat i niezbędna stała się ich zmiana.

Rozliczanie używania prywatnych samochodów pracowników do celów służbowych

Wielu pracodawców zapewnia swoim pracownikom możliwość korzystania z samochodów służbowych. Czasami jednak sytuacja jest odwrotna – do celów służbowych pracownik wykorzystuje własny pojazd. Warto wiedzieć, jakie obowiązują zasady rozliczeń z tego tytułu.

Kwestie rozliczania używania prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

W przypadku gdy pracownik wykorzystuje do celów służbowych własny pojazd, pracodawca ma obowiązek zwrócić mu koszty jego wykorzystania. W razie wykorzystywania przez pracownika pojazdu do tzw. jazd lokalnych konieczne jest podpisanie między pracownikiem i pracodawcą umowy o użytkowanie takiego auta. Pracownik musi być właścicielem lub współwłaścicielem samochodu bądź posiadać inny tytuł prawny upoważniający go do rozporządzania nim.

Z kolei w przypadku jazd miejscowych zwrot kosztów pracownikowi może być dokonany na dwa sposoby:

  • w formie ryczałtu,
  • na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki.

Zwrot kosztów w formie ryczałtu

Pracodawca może przyznać pracownikowi limit kilometrów. Limit ten pracodawca ustala w zależności od liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

  • 300 km – w miejscowości do 100 tys. mieszkańców,
  • 500 km – w miejscowości ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
  • 700 km – w miejscowości ponad 500 tys. mieszkańców.

W wyjątkowych sytuacjach limit ten ulega podwyższeniu:

  • dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1500 km,
  • dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3000 km.

Przyznane limity przelicza się, wykorzystując stawki obowiązujące za 1 km w zależności od pojemności skokowej silnika.

Tabela 3. Limity przejazdu

Limit km

do
900 cm3

pow.
900 cm3

Motocykl

Moto-
rower

300

156,42

250,74

69,06

41,46

500

260,70

417,90

115,10

69,10

700

364,98

585,06

161,14

96,74

WAŻNE!

Pracownik ma obowiązek złożyć pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej osiem godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

PRZYKŁAD

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę, na podstawie której przyznał pracownikowi limit 700 km na jazdy lokalne odbywane prywatnym samochodem osobowym o pojemności silnika 1,6 cm3. W danym miesiącu pracownik przebywał pięć dni na zwolnieniu chorobowym. Rozliczenie, które powinien przedstawić pracownik w oświadczeniu:

  • ryczałt pieniężny przyznany na jazdy lokalne:

700 km × 0,8358 zł = 585,06 zł

  • potrącenia z kwoty ryczałtu z tytułu pięciu dni chorobowego:

5 dni × 1/22 × 585,06 zł = 132,97 zł

  • należność przysługująca do wypłaty z tytułu ryczałtu pieniężnego:

585,06 zł – 132,97 zł = 452,09 zł

Kilometrówka

Obowiązek prowadzenia wśród zatrudnionych kilometrówki ma pracodawca, który w swej działalności korzysta z aut wynajmowanych lub którego pracownicy używają do pracy swoich prywatnych samochodów o nośności nieprzekraczającej 3,5 tony (z wyjątkami). W wymieniony sposób nie można traktować pojazdów stanowiących własność firmy, które rozliczane są jako środki trwałe, oraz pojazdów nabytych w drodze leasingu.

Rozliczanie pracownika korzystającego z prywatnego samochodu do celów służbowych według tzw. kilometrówki polega na tym, że przebieg pojazdu ustala się na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu tego pojazdu. W przypadku rozliczenia na podstawie kilometrówki pracodawca powinien więc zwrócić pracownikowi należność za liczbę faktycznie przejechanych kilometrów.

reklama

Aktualizacja: 08.07.2014

Autor:

Zdjęcia

Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia
Podróże służbowe po zmianach. /Fot. Fotolia

Monitor Prawa Pracy i Ubezpieczeń648.00 zł

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Agencja Zatrudnienia KS Service

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »