| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Indywidualne prawo pracy > Prawa i obowiązki > Dokumentacja kadrowa (cz. 1)

Dokumentacja kadrowa (cz. 1)

Dokumenty osobowe pracowników to jedne z najczęściej kontrolowanych przez inspektorów pracy dokumentów. Dlatego warto wiedzieć, jakie reguły rządzą ich tworzeniem i przechowywaniem.

Wśród podstawowych obowiązków każdego pracodawcy związanych z zatrudnieniem pracownika, oprócz obowiązku zatrudniania za wynagrodzeniem, należy wymienić prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, a także przechowywanie ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.). Zakres prowadzenia przez pracodawców tej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.; zwane dalej rozporządzeniem).

Przechowywane dokumenty

Przez pojęcie akt osobowych pracownika należy rozumieć prowadzone odrębnie dla każdego pracownika akta (zwane potocznie aktami osobowymi lub teczką personalną), zawierające zbiór dokumentów dotyczących nawiązania, przebiegu i ustania stosunku pracy w danym zakładzie pracy.

Oprócz akt osobowych pracodawca powinien założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika (§ 8 rozporządzenia):

• kartę ewidencji czasu pracy, w której zaznacza się pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

• imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

• kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ponadto pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (§ 7 rozporządzenia).

WaŻne!

Brak akt osobowych lub innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które grozi pracodawcy kara grzywny nawet do 30 000 zł (art. 281 pkt 6 k.p.). Ponadto niezwykle ważny jest sposób przechowywania powyższych dokumentów. Pozostawienie ich w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest również wykroczeniem, za które ustawodawca przewiduje karę w identycznych granicach, tj. od 1000 do 30 000 zł.

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Monika Serwatka

Aplikantka radcowska

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »