| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > W jaki sposób komunikować zmiany w organizacji

W jaki sposób komunikować zmiany w organizacji

Jestem menedżerem personalnym w dużej firmie. Zamieszanie na światowych rynkach dotarło także do mojej organizacji. Wszyscy już wiedzą, że będą zmiany, na korytarzach aż huczy od plotek o grupowych zwolnieniach. Mało kto wierzy w uspokajające komunikaty centrali, tym bardziej że konkurencja już podejmuje drastyczne kroki, a gazety bez konsultacji z nami analizują scenariusze zmian, jakie czekają naszą firmę. Najgorsze jest to, że w tak szybko zmieniającym się otoczeniu i wobec niepewności co do decyzji centrali sami nie mamy jasnej odpowiedzi na wiele pytań. W jaki sposób rozmawiać z pracownikami?

ODPOWIEDŹ

Zarządzanie zmianą i komunikacja w tym procesie są zawsze kluczowym sprawdzianem jakości przywództwa w organizacji. W tym wymiarze sukces w przeprowadzeniu organizacji przez zmianę zależy w dużej mierze od osobistej wiarygodności liderów, a tę buduje się przez długi okres. Szybko natomiast można tę wiarygodność stracić: nie spowoduje tego wstrzymanie się z komunikatem, gdy nie ma jeszcze jasnej decyzji co do jego treści. Jeśli jednak stan wiedzy liderów jest inny niż to, co muszą oni komunikować, ich wiarygodność, a co za tym idzie, skuteczność w prowadzeniu zespołu przez zmianę, narażona jest na duże ryzyko.

Po co i kiedy komunikować

Zmiana oznacza odejście od stanu dotychczasowego – znanego i przez to bezpiecznego jakkolwiek niedoskonały by on był. Gdy się zbliża, w załodze rodzi się niepewność: jak zmienią się moje stanowisko pracy, obowiązki, wynagrodzenie, cele? A może w ogóle zostanę zwolniony? I najważniejsze pytania: Co mogę zrobić, by tego uniknąć? Jakie będą kryteria objęcia zmianami (redukcjami). Czy te decyzje w ogóle zależą ode mnie? Takie rozważania utrudniają koncentrację na codziennej pracy, w najgorszych przypadkach powodują, że pracownik zaczyna, często zupełnie bezpodstawnie, przygotowywać się na odejście – kopiuje istotne informacje, przeszukuje serwisy internetowe z ogłoszeniami itp.

Często mówi się, że w procesie zmiany komunikacji nigdy za wiele. To prawda, z jednym zastrzeżeniem – co do jakości i formy tej komunikacji. Warto komunikować się za każdym razem, gdy mamy do przekazania jakąś istotną dla załogi informację. To znacznie częściej niż uważa większość menedżerów, ale zasypywanie ogromem nieistotnych, niesprawdzonych i czasem sprzecznych ze sobą informacji może zwiększać dezorientację.

Architekci zmiany

Bardzo ważny jest dobór formy przekazywania komunikatów. Każdy z kanałów komunikacji – e-mail, telefon czy bezpośrednie spotkanie – w większym lub mniejszym gronie może być pomocne na innym etapie zmiany. Pierwsze informacje warto przekazywać w trakcie spotkania z działem lub całą załogą. Natomiast spotkania w mniejszym gronie – prowadzić w formie komunikacji dwustronnej, zachęcając do dzielenia się odczuciami, pomysłami na usprawnienie lub złagodzenie procesu zmiany. Pracownicy i kierownicy liniowi mogą podpowiedzieć rozwiązania, które spotkają się z dobrym odbiorem reszty załogi, ponieważ patrzą z innej perspektywy niż top management.

Do procesu komunikowania dużej zmiany, szczególnie w czasach kryzysu, warto zaangażować dwie grupy: przedstawicieli top managementu oraz nieformalnych liderów opinii. Dobrze jest zadbać, by w komunikację z załogą włączyło się jak najwięcej członków zarządu. Ważne też, by mówili jednym głosem – zbyt często zaangażowanie prezesa w regularną komunikację w procesie zmiany torpedowane jest przez komunikaty wysyłane, czasem nie wprost, przez szefów poszczególnych działów.

Przeprowadzone przez AchieveGlobal badania jednoznacznie wskazują, że architektami zmiany organizacyjnej jest zarząd firmy. W gabinetach prezesów lub na sesjach zarządu powstaje 70 proc. inicjatyw zmian. Kierownictwo wyższego szczebla nie tylko określa kierunek strategiczny, lecz także tworzy klimat dla wdrożenia zmian, co decyduje o przyszłych wynikach. Z tego powodu określiliśmy kolejną zasadę dotyczącą wyłącznie zarządów organizacji, jak również powiązane z nią praktyki: określ ramy zmiany. Aby przygotować całą organizację do skutecznej zmiany, zarząd powinien:

  • określać i komunikować biznesowe przyczyny zmiany;
  • szczerze mówić zarówno o zagrożeniach, jak i pozytywnych skutkach wynikających ze zmiany;
  • ogólnie opisywać niezbędne działania, zachęcając do aktywnego uczestnictwa, określając kluczowe zadania, wyznaczając ramy czasowe oraz podkreślając pilność zmian.

Podczas gdy praktyki te stanowią wyłączną domenę zarządu, jego przedstawiciele nie mniej niż menedżerowie powinni stosować wszystkie zasady i praktyki opisane powyżej.

Ponadto szczególną uwagę warto poświęcić liderom opinii, osobom, które na co dzień są blisko przeciętnego pracownika i są przez nich szanowane, a przez to traktowane jako wiarygodne źródło informacji.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Exact Software

Exact Software Poland Sp. z o.o. dostarcza dynamiczne oprogramowanie dla biznesu.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »