| IFK | IRB | INFORLEX | GAZETA PRAWNA | INFORORGANIZER | APLIKACJA MOBILNA | PRACA W INFOR | SKLEP
reklama
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > HRM > Zarządzanie > W jaki sposób komunikować zmiany w organizacji

W jaki sposób komunikować zmiany w organizacji

Jestem menedżerem personalnym w dużej firmie. Zamieszanie na światowych rynkach dotarło także do mojej organizacji. Wszyscy już wiedzą, że będą zmiany, na korytarzach aż huczy od plotek o grupowych zwolnieniach. Mało kto wierzy w uspokajające komunikaty centrali, tym bardziej że konkurencja już podejmuje drastyczne kroki, a gazety bez konsultacji z nami analizują scenariusze zmian, jakie czekają naszą firmę. Najgorsze jest to, że w tak szybko zmieniającym się otoczeniu i wobec niepewności co do decyzji centrali sami nie mamy jasnej odpowiedzi na wiele pytań. W jaki sposób rozmawiać z pracownikami?

Co komunikować?

Pierwszym i koniecznym warunkiem do tego, by ludzie zaczęli dostosowywać się do nowych warunków, jest uświadomienie im nieuchronności zmiany. Im szybciej uświadomią sobie, że dotychczasowa, znana im rzeczywistość musi ulec przeobrażeniu, tym szybciej zaczną szukać dla siebie miejsca w nowym układzie. Dlatego komunikat dotyczący rzeczy, które trzeba zmienić, musi być jasny i jednoznaczny. Równocześnie, ponieważ sama zmiana budzi niepokój, treść przekazu nie może dodatkowo go wzmacniać, wręcz przeciwnie, powinien działać zgodnie z zasadą, że niemal każda wiadoma zmiana jest mniej groźna od obrazu, jaki wytworzono o niej w dyskusjach korytarzowych.

Różni odbiorcy komunikatów w zmianie

Na podstawie badań AchieveGlobal zidentyfikowaliśmy cztery podstawowe postawy, jakie ludzie przyjmują w sytuacji zmiany: nawigator, krytyk, obserwator i ofiara. Dla każdej z tych grup korzystne będzie dostosowanie stylu i formy dotarcia z komunikatem.

Warto przyjąć z pokorą pewną prawdę – komunikacja nieformalna, „korytarzowa” zawsze jest szybsza, do wielu pracowników dociera skuteczniej niż ta oficjalna. Mając tę wiedzę, warto dbać o wsłuchiwanie się w „dyskusje przy dystrybutorze wody”. Jak to zrobić? Znam takich menedżerów, którzy zaczęli palić tylko po to, móc przyłączyć się do grupek wychodzących „na dymka” i mieć okazję posłuchać ich opinii na temat zmian zachodzących w firmie. Tej metody nie polecam, ale w okresie zmiany warto, by osoby rozumiejące zasadność zmian (nawigatorzy) szukały jak najczęstszych okazji do nieformalnej wymiany poglądów z pozostałymi członkami załogi. Dobrze jest zwrócić szczególną uwagę na osoby otwarcie i wprost kontestujące zmianę (krytyków). Obrażanie się na nich lub zamykanie im ust nie przyniesie nam żadnych korzyści. To potencjalnie nasi najwięksi sprzymierzeńcy. Tak było w jednym z dużych projektów zmiany organizacyjnej, który niedawno współprowadziłem – osoba znana w całej firmie, bez wątpienia lider opinii, przy każdej możliwej okazji wchodził w zaangażowaną dyskusję na forum, krytykując proponowane zmiany i ogłaszając swój sprzeciw. Gdy nastąpiło załamanie na rynku, planowana zmiana nabrała jeszcze głębszego, trudniejszego wymiaru. Wtedy jednak, dzięki temu, iż miał możliwość przedyskutowania swoich wątpliwości i spokojnego zrozumienia przyczyn i intencji zmiany nasz dotychczasowy krytyk zmienił się w jednego z bardziej aktywnych nawigatorów zmiany.

Jak komunikować zmianę w odniesieniu do pracowników i menedżerów, którzy prezentują postawę ofiary („Dlaczego mi to robicie?”, „Oczywiście ja wyjdę z tej zmiany najbardziej poszkodowany”)? Warto w miarę możliwości dawać im obszary, drobne nawet, w których to oni sami mogą zadecydować, jak zmieni się dany aspekt ich pracy. Pozwala to ludziom odzyskać, choćby w minimalnym stopniu, poczucie kontroli nad własnym życiem zawodowym. Warto komunikować też zasady, na jakich ludzie objęci zostaną zmianami i pokazywać, że mają wpływ na to, w której grupie się znajdą.

W stosunku do obserwatorów warto zadbać o to, by komunikat przekazywany przez ośrodek kierujący zmianą był atrakcyjniejszy niż pozostałe docierające do nich z wewnątrz i zewnątrz organizacji. Konieczne jest też częste aktywne badanie nastrojów tych osób, gdyż to jedyna grupa nieujawniająca wyraźnie swego stosunku do zmiany. Monitoring ten pozwoli m.in. wychwycić przypadki osób, które aktywnie, choć w ukryty sposób, sabotują zmianę, działając czasem na szkodę firmy.

UWAGA

Liderom opinii nie wolno przekazywać informacji poufnych („tylko do waszej wiadomości”), by nie tworzyć grupy uprzywilejowanej komunikacyjnie. Przeciwnie, w mniejszej grupie warto umożliwić liderom przedyskutowanie i dogłębne zrozumienie sytuacji, dzięki temu w nieformalnych kontaktach z resztą załogi będą mogli w sposób autentyczny prezentować konstruktywny pogląd na zmianę.

Spencer Johnson w książce na temat zmiany „Kto zabrał mój ser” zawarł kluczowy komunikat, jaki musi dotrzeć do adresata, by wzbudzić w nim gotowość do zmiany: „Jeśli się nie zmienisz, to zginiesz”. W obecnych realiach rynkowych nawet pracownikom najbardziej prestiżowych organizacji łatwiej jest w to uwierzyć. Sztuka polega na tym, by przekaz był jednoznaczny, ale nie powodował paraliżu i przerażenia. Sposobem na zminimalizowanie tego zagrożenia jest przedstawianie w jasny sposób kroków, jakie będą podejmowane w procesie zmiany. Nie chodzi tu o przedstawienie całościowej strategii i opisanie stanu docelowego, gdyż mogą one być na tym etapie niejasne. Na pewno natomiast można i warto przedstawić plan działań, jakie będą podejmowane w celu diagnozy sytuacji i opracowania ścieżki dojścia do nowej rzeczywistości.

reklama

Narzędzia kadrowego

POLECANE

PRAWO PRACY DLA RODZICÓW

reklama

Ostatnio na forum

Fundusze unijne

WYDARZENIA

Eksperci portalu infor.pl

Inventage

Inventage jest międzynarodową firmą specjalizującą się w optymalizacji kosztów

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »