REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Narzędzia wspierające pracę działów HR

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Waldemar Lipiński

REKLAMA

Zarządzanie zasobami ludzkimi to działania ukierunkowane z jednej strony na osiąganie celów przedsiębiorstwa, z drugiej zaś na zaspokajanie potrzeb pracowników. Działania te obejmują procesy planowania zasobów, budżetowania, zatrudniania, wynagradzania, motywowania, szkolenia i rozwoju, oceny itd. Wykorzystanie narzędzi informatycznych zdecydowanie usprawnia te procesy.

Narzędzia ułatwiające prace działów personalnych i kadrowych można podzielić na trzy zasadnicze grupy:

REKLAMA

systemy do zarządzania czasem pracy,

systemy kadrowo-płacowe,

systemy do zarządzania personelem.

Systemy do zarządzania czasem pracy

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Zarządzanie czasem pracy to dzisiaj nie tylko prosta rejestracja wejść i wyjść pracowników lub kontrola dostępu do pomieszczeń. Są to coraz częściej narzędzia do wyrafinowanej analizy czasu pracy, absencji pracowników, ale przede wszystkim wspierające planowanie obsady personalnej. Czas pracy w tych systemach może być rozliczany zarówno na miejsca powstawania, jak i nośniki kosztów czy prowadzone projekty. Specjalizowane funkcje planowania obsady personalnej realizowane są na podstawie kompetencji wymaganych na stanowiskach pracy i uwzględniają specyfikę danej firmy. Na przykład w sieciach handlowych czy usługowych można planować obsadę załogi na podstawie analizy ruchu klientów, dnia tygodnia, pory dnia, a nawet prognozy pogody. Systemy te pozwalają rejestrować czas pracy nie tylko poprzez standardowe czytniki kart, ale również z urządzeń mobilnych, telefonów komórkowych i komputerów. Racjonalne wykorzystanie tego typu narzędzi przynosi znaczącą redukcję kosztów osobowych.

Systemy kadrowo-płacowe

REKLAMA

Na rynku dostępnych jest wiele systemów kadrowo-płacowych o różnych stopniach zaawansowania. Od zupełnie prostych narzędzi do liczenia wynagrodzeń, aż po systemy pozwalające na obsługę skomplikowanych organizacji składających się z wielu podmiotów prawnych o skomplikowanych systemach wynagradzania.

Naturalnie oprogramowanie powinno przede wszystkim rozliczać wynagrodzenia zgodnie z przepisami prawa, ważna jest jednak również ergonomia pracy, zakres kontroli wprowadzanych danych czy możliwość elastycznego raportowania. Newralgicznymi elementami w tego typu aplikacjach są zwykle mechanizmy rozliczania absencji. Użytkownik powinien wprowadzać w tym przypadku tylko dane podstawowe, a system automatycznie powinien je interpretować i odpowiednio rozliczać. Oprogramowanie powinno również przechowywać pełną historię zmian danych pracownika i umożliwiać odtworzenie stanu danych na dowolny moment.

W zaawansowanych rozwiązaniach istnieje mechanizm rozliczeń wstecznych, który uruchamia przeliczanie poprzednich okresów rozliczeniowych w przypadku rejestracji zaległych danych lub obowiązujących wstecznie. Istotne są również funkcje do budowy własnych raportów. Użytkownik powinien mieć proste narzędzie, które pozwoli mu wybrać i wydrukować z systemu dowolne dane według dowolnych kryteriów. W wielu firmach potrzebne są również narzędzia planowania, budżetowania oraz symulacji wynagrodzeń.

Najczęściej aplikacja kadrowo-płacowa jest podstawą stanowiącą bazę informacji dla pozostałych systemów wspomagających ZZL. Dlatego przy wyborze systemu należy zwrócić uwagę na możliwość komunikacji z systemami rozliczenia czasu pracy i zarządzania personelem.

Systemy do zarządzania personelem

REKLAMA

Systemy do zarządzania personelem, zwane często systemami HRM, obejmują zwykle szereg zintegrowanych funkcji pozwalających na wsparcie procesów ZZL. Należą do nich m.in.: zarządzanie strukturą organizacyjną wraz z opisami stanowisk, funkcje informacyjne i samoobsługowe dla pracowników (ESS), narzędzia dla kadry zarządzającej (MSS), rekrutacja pracowników, planowanie, budżetowanie i obsługa szkoleń, zarządzanie kompetencjami pracowników, oceny okresowe pracowników, zarządzanie przez cele, awansowanie i zarządzanie talentami, wartościowanie stanowisk.

Najczęściej systemy HRM są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi, co pozwala na wykorzystanie funkcji informacyjnych i samoobsługowych. Pracownik posiadający dostęp do systemu ma do dyspozycji zestaw informacji, które jego dotyczą, takich jak liczba dni urlopu, zaplanowane szkolenia, wypłacone wynagrodzenia itd. Wykorzystując dostępne funkcje samoobsługowe, pracownik może złożyć wniosek urlopowy, wystąpić o przelewanie wypłat na nowe konto, zaplanować urlop, rozliczyć nadgodziny lub rozliczyć delegację. Firma w ramach tych funkcji może również realizować własną politykę informacyjną w stosunku do swoich pracowników. Może przekazywać informacje o misji i strategii firmy czy o wynikach finansowych w ostatnim okresie. Wdrożenie tego typu rozwiązań w znaczący sposób odciąża służby kadrowe, zwiększając jednocześnie zadowolenie samych pracowników.

Dane pracownicze

Funkcje informacyjne dedykowane kadrze zarządzającej pozwalają przełożonym na uzyskanie dostępu do danych personalnych swoich pracowników, takich jak poziom wykształcenia, kariera zawodowa, historia ocen i kompetencji. Menedżerowie mają też do dyspozycji narzędzia do tworzenia planów urlopów, rozliczania nadgodzin, śledzenia absencji i tworzenia indywidualnych raportów itd., czyli bieżącego zarządzania podległymi pracownikami.

Rekrutacja

Funkcje wspierające proces rekrutacji pracowników są ważne szczególnie dla firm większych lub szybko rozwijających się. W nowoczesnych systemach proces zbierania ofert, prowadzenia kampanii naboru pracowników odbywa się wykorzystaniem strony WWW firmy. Kandydaci rejestrują się zdalnie, załączają CV i list motywacyjny. Dane te są potem przenoszone do bazy danych systemu HR. Skąd osoby odpowiedzialne za rekrutację mogą wybierać sobie kandydatów spełniających zadane kryteria. Aplikacja powinna wspierać organizację spotkań z kandydatami, rozsyłać zaproszenia, udostępniać arkusze ocen kandydata, arkusze do wprowadzania wyników testów psychometrycznych itd.

Szkolenia

Zarządzanie szkoleniami stanowi ważny element ZZL. Ważne jest, aby system informatyczny integrował tę funkcjonalność z innymi modułami, np. plany szkoleń powinny być generowane na podstawie ścieżek kariery, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wymagań dla danego stanowiska itd. Powinien również uwzględniać szkolenia przewidziane prawem pracy, dla których upływa termin ważności. System powinien mieć możliwość budżetowania planów szkoleniowych i nadzorować ich realizację. Koszt szkolenia powinien obejmować wszystkie składowe łącznie z kosztem delegacji i czasu wyłączenia pracownika z pracy. Aplikacja powinna zarządzać zobowiązaniami pracownika, przechowywać informacje o ocenie szkolonego, ocenie samego szkolenia i wspierać ocenę efektywności szkolenia.

Kompetencje

Zarządzanie kompetencjami jest jednym z kluczowych elementów zarządzania personelem. Główne cechy systemu wspierającego tę funkcjonalność to:

Możliwość opisania kompetencji wymaganych na danym stanowisku wraz z wymaganymi poziomami spełnienia.

Możliwość rejestrowania kompetencji specyficznych poszczególnych pracowników.

Możliwość oceny kompetencji pracowników i opracowania indywidualnych planów rozwoju dla tych pracowników, których kompetencje nie są wystarczające.

Możliwość wyszukiwania ludzi o określonych kompetencjach i budowania zespołów na podstawie kompetencji wymaganych do wykonania określonej pracy.

Ocenianie

Oceny okresowe pracowników mają często znaczący wpływ na wydajność pracowników i jakość ich pracy. Szczególnie oceny efektywności połączone z systemem premiowania, gdzie premia jest automatycznie wyliczana na zakończenie oceny. Systemów i metod oceniania pracowników jest bardzo wiele, trudno jest zatem szczegółowo je opisać. Jednakże istotne jest, aby system informatyczny sprawnie i efektywnie zarządzał procesem oceny, pozwalał na rzetelne opracowanie wyników i wyciągnięcie wniosków.

Zarządzanie przez cele

Zarządzanie przez cele może być realizowane w systemie poprzez definicje kart celów premiowych z określeniem wag poszczególnych zadań i procentu bądź wskaźnika premii. Po wykonaniu zadań oceniany jest stopień ich realizacji i wyliczana premia.

Zarządzanie talentami

Awansowanie pracowników i zarządzanie talentami to zbiór funkcji pozwalających na monitorowanie rozwoju pracowników. Zarówno w ramach określonego stanowiska, jak i budowania ścieżek kariery zawodowej w ramach całego przedsiębiorstwa. Każda organizacja, która rozwija się w sposób planowy, tworzy tzw. kadrę rezerwową. Wymaga to wcześniejszego zidentyfikowania kluczowych stanowisk, wybrania pracowników predysponowanych do ich objęcia i opracowania szczegółowych planów rozwoju. Następnie należy okresowo kontrolować realizację tych planów. Wdrożenie rozwiązań informatycznych znakomicie ułatwia i usprawnia realizację tych zadań.

Coraz więcej firm i instytucji dostrzega potrzebę podniesienia efektywności zarządzania personelem. Idzie to w parze z rozwojem rynku systemów wspomagających procesy personalne. Pojawiają się na rynku firmy specjalizujące się tylko w tym obszarze. Znaczna liczba przedsiębiorstw zakupuje systemy HR jako element zintegrowanego systemu ERP. W efekcie okazuje się często, że funkcjonalność w tym zakresie jest znacznie ograniczona. Wybierając zatem rozwiązanie, warto rozejrzeć się na rynku, porównać oferty i wybrać system najlepiej dostosowany do wymagań firmy i oferujący jak największy zakres funkcjonalny. Integracja systemów HR z innymi systemami jest na tyle prosta, że nie warto rezygnować z ich funkcjonalności.

 

 Waldemar Lipiński

Autor jest zastępcą dyrektora DMZ-CHEMAK Sp. z o.o. Jest informatykiem, analitykiem i projektantem systemów informatycznych. Głównym projektantem systemu do zarządzania personelem KARO HRMS. Brał udział w tworzeniu systemu kadrowo-płacowego KARO KP i lokalizacji systemu kadrowo-płacowego P&I LOGA. Obecnie prowadzi zespół rozwijający oprogramowanie KARO HRMS.

Kontakt: w.lipinski@dmz.pl

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: INFOR

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code

© Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone. Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A.

Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Sprzedaż w 2030 r. czyli kompetencje przyszłości. Jaki musi być handlowiec za 5 lat?

Sprzedaż dynamicznie się zmienia. Bywa, że klient kończy rozmowę z handlowcem w środku ofertowej formułki. Dziś, a jeszcze bardziej za 5 lat, klienci potrzebują rozmowy, zrozumienia, uważnego słuchania i pomocy. Coraz ważniejsza jest uczciwość i działanie zgodnie z wartościami. O czym dziś musi wiedzieć handlowiec, aby w 2030 r. posiadał wszystkie wymagane kompetencje?

Przeniesienie pracownika do innego działu. Co z wypowiedzeniem zmieniającym i odprawą?

W praktyce może się zdarzyć, iż pracodawca przenosi pracownika do innego działu, aby uniknąć zwolnień. Jak dokonać tego zgodnie z prawem? Kiedy nie jest potrzebne wypowiedzenie zmieniające? Czy przenoszonemu pracownikowi trzeba wypłacić odprawę?

Ekstremalne temperatury zmniejszają wydajność pracy

Z powodu upałów w Chinach, Hiszpanii, Włoszech i Grecji PKB może spaść o blisko 1 pkt proc. - wynika z raportów ekspertów Allianz Trade. Ekstremalne temperatury maja duży wpływ na wydajność pracy.

Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

REKLAMA

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Zmiany w umowach o pracę: dodatkowe koszty dla pracodawcy bo część umów musi przejść przez tłumacza przysięgłego

W III kwartale 2025 r. obowiązują już cztery istotne i nowe ustawy w obszarze prawa pracy. Przyglądlądamy się jednej z nich w zakresie zmian w zatrudnieniu jakie weszły na skutek tych nowych regulacji. Chodzi o istotną instytucję bo o umowę o pracę! To dokument, który ma kluczowe znaczenie dla stosunku pracy. Zmiany, które zaszły w umowach o pracę są naprawdę znaczące i co gorsza generują koszty dla pracodawców. Pocieszające jest jednak to, że zmiany dotyczą tylko wybranych grup pracowników, nie wszytskich zatrudnionych osób.

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

REKLAMA