REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

ZUS o przechowywaniu akt pracowniczych – kiedy 10 a kiedy 50 lat?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Tomasz Król
prawnik - prawo pracy, cywilne, gospodarcze, administracyjne, podatki, ubezpieczenia społeczne, sektor publiczny
ZUS o przechowywaniu akt pracowniczych – kiedy 10 a kiedy 50 lat?
ZUS

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. możesz przechowywać dokumenty pracownicze krócej: przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, albo przez 50 lat.

Zależy to od tego, kiedy zatrudniłeś pracownika.

REKLAMA

Autopromocja

PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 50 LAT (poprzednie zasady)

Te przepisy nie dotyczą wszystkich pracowników. Nie możesz skrócić okresu przechowywania akt pracowniczych, czyli musisz je przechowywać przez 50 lat, jeśli masz pracowników: 

  • którzy zaczęli pracować w Twojej firmie przed 1 stycznia 1999 r., 
  • których dokumentacja pracownicza zawiera dane o okresach: pracy górniczej, 
  • pracy równorzędnej z pracą górniczą, 
  • zaliczanych do pracy górniczej.

W dotychczasowy sposób potwierdzasz te dane pracownikom, którzy ubiegają się o emeryturę.

PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 10 LAT

Od 1 stycznia 2019 r. uległ skróceniu z 50 do 10 lat czas przechowywania: 

  • dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, 
  • akt pracowniczych. 
Ważne

Dotyczy to nowo zatrudnianych pracowników – po 2018 r. – na etat i na umowę zlecenie.

Możesz także obniżyć koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej i skorzystać ze skróconego okresu jej przechowywania, za pracowników, których zatrudniałeś między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., jeśli spełnisz dodatkowe warunki, czyli przekażesz do ZUS: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), 
  • raport informacyjny (ZUS RIA). 
Ważne

WAŻNE

Sam decydujesz, przez jak długi czas będziesz przechowywać dokumentację pracowniczą (10 czy 50 lat) pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

WAŻNE

10-letni okres przechowywania akt liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. 10-letni okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., za których złożysz raporty informacyjne, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ten raport. 

OKRES PRZECHOWYWANIA AKT PRACOWNICZYCH 

REKLAMA

Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 

Oświadczenie (ZUS OSW) możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Możesz wycofać ten dokument, jeśli już go złożyłeś, pod warunkiem że nie złożyłeś jeszcze pierwszego raportu informacyjnego (ZUS RIA). Jeśli wycofasz oświadczenie, nie możesz skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt. Oznacza to, że musisz je przechowywać przez 50 lat. 

To, czy złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, jest dobrowolną decyzją, którą możesz podjąć w dowolnym czasie.

Gdy złożysz oświadczenie (ZUS OSW), masz obowiązek przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA). Masz na to 12 miesięcy od dnia, w którym złożyłeś dokument ZUS OSW. Raport składasz za każdego pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Dane z tego dokumentu zapiszemy na koncie ubezpieczonego (Twojego pracownika). 

Raport (ZUS RIA) przekazujesz wraz z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) za pracowników: 

  • z którymi po 31 grudnia 2018 r. rozwiążesz stosunek pracy, 
  • którym po 31 grudnia 2018 r. zakończy się umowa o świadczenie usług, np. umowa zlecenia
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: ZUS

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Realia pracy tymczasowej. Co liczy się dziś dla firm i kandydatów? [Badanie]

Na rynku pracy, gdzie coraz trudniej o trwałość i przewidywalność, głos pracowników oraz pracodawców staje się jednym z najczulszych barometrów zmian. Job Impulse co roku bada poziom satysfakcji obu tych grup. Najnowsze wyniki wskazują, że oczekiwania wobec agencji dynamicznie rosną: firmy domagają się sprawnych, natychmiastowych rekrutacji, ale przy zachowaniu wysokiej jakości procesów i maksymalnym ograniczeniu rotacji. Z kolei pracownicy tymczasowi coraz wyraźniej sygnalizują potrzebę stabilności, poszerzania systemu benefitów, a także obsługi formalności online.

Lipiec 2025 – dni wolne, godziny pracy

Lipiec 2025 – dni wolne od pracy i godziny pracy. To najbardziej zapracowany miesiąc w roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w lipcu? Czy kalendarz dni wolnych od pracy przewiduje święta w tym miesiącu?

Wyzwania dla pracodawców w zakresie wynagrodzeń. Zmiany pomogą zmniejszyć rotację pracowników

Połowa polskich pracowników uważa, że zarabia za mało. To powód dużej rotacji pracowników. Jakie wyzwania stoją przed pracodawcami? Co muszą zmienić, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Raz w roku 14 dni z rzędu urlopu wypoczynkowego? Czy to obowiązek pracownika?

Czy pracownik musi raz w roku kalendarzowym wykorzystać 14 dni urlopu wypoczynkowego z rzędu? Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

REKLAMA

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł: nowe przepisy już w mocy. Poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

Nie do 5 000 zł a do 46 000 zł. Aż 9. krotnie poszła w górę wysokość grzywny za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Kto zyska a kto straci i dlaczego tak się stało? Ustawodawca reaguje na bieżącą sytuację na rynku pracy. Tym samym znowelizowano najistotniejszą ustawą w obszarze ubezpieczeń społecznych jaką jest ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 350, dalej jako: ustawa). Zatem za co można nałożyć taką grzywnę?

Sprawdź, którym liderem jesteś: kontroler, terapeuta, mesjasz, eko-lider [Zarządzanie]

Dr Simon Western wyróżnia 4 typy liderów w firmach: terapeuta, mesjasz, kontroler i eko-lider. Który typ przywództwa został uszyty na miarę naszych czasów? Sprawdź, którym typem lidera jesteś.

Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co się zmieni?

94% kandydatów do pracy przez brak widełek płacowych w ogłoszeniu rezygnuje z aplikowania, nawet jeśli oferta jest atrakcyjna dla rozwoju ich ścieżki kariery. Nadchodzi jawność wynagrodzeń. Co to oznacza? Czy podanie widełek płacowych w ogłoszeniach o pracę będzie obowiązkowe?

Lipiec 2025: jakie zmiany i ważne daty w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych?

Lipiec 2025 r. przyniósł ważne zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych. Zmiany mają wpływ na sytuację pracowników, pracodawców, osób z niepełnosprawnościami, przedsiębiorców, osób bezrobotnych, stażystów i dla wielu innych grup. Wchodzi w życie sporo nowych przepisów - jedne są bardziej niszowe - bo dotyczące np. zatrudnienia w służbach, a drugie mniej, odnoszące się do wielu osób. Przypominamy też jakie są ważne terminy kadrowo-płacowe, które powinny być dochowane w lipcu 2025 r.

REKLAMA

Czy certyfikacja ISO nadal ma sens?

Zarządzanie jakością, zarządzanie środowiskowe, systemy zapewniania bezpieczeństwa i higieny pracy czy czystości mikrobiologicznej – nowoczesne organizacje, szczególnie te, działające globalnie, porządkują wewnętrzne procesy własnymi procedurami. Czy w tej sytuacji certyfikacja ISO nadal ma sens? – Bez wątpienia. I to nie tylko po to, żeby zwiększyć konkurencyjność i wiarygodność w oczach kontrahentów – przekonuje Katarzyna Petrusiewicz, ekspert CWS Workwear.

Najbardziej szanowane zawody 2025. B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę

Jakie zawody są obecnie najbardziej szanowane przez społeczeństwo? Na końcu listy znajdują się posłowie, europosłowie, samorządowcy, influencerzy i youtuberzy. Zmienia się idealna wizja pracy - B2B, outsourcing i praca tymczasowa wypierają umowę o pracę.

REKLAMA