REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

ZUS o przechowywaniu akt pracowniczych – kiedy 10 a kiedy 50 lat?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Tomasz Król
prawnik - prawo pracy, cywilne, gospodarcze, administracyjne, podatki, ubezpieczenia społeczne, sektor publiczny
ZUS o przechowywaniu akt pracowniczych – kiedy 10 a kiedy 50 lat?
ZUS

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. możesz przechowywać dokumenty pracownicze krócej: przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, albo przez 50 lat.

Zależy to od tego, kiedy zatrudniłeś pracownika.

REKLAMA

Autopromocja

PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 50 LAT (poprzednie zasady)

Te przepisy nie dotyczą wszystkich pracowników. Nie możesz skrócić okresu przechowywania akt pracowniczych, czyli musisz je przechowywać przez 50 lat, jeśli masz pracowników: 

  • którzy zaczęli pracować w Twojej firmie przed 1 stycznia 1999 r., 
  • których dokumentacja pracownicza zawiera dane o okresach: pracy górniczej, 
  • pracy równorzędnej z pracą górniczą, 
  • zaliczanych do pracy górniczej.

W dotychczasowy sposób potwierdzasz te dane pracownikom, którzy ubiegają się o emeryturę.

PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 10 LAT

Od 1 stycznia 2019 r. uległ skróceniu z 50 do 10 lat czas przechowywania: 

  • dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, 
  • akt pracowniczych. 
Ważne

Dotyczy to nowo zatrudnianych pracowników – po 2018 r. – na etat i na umowę zlecenie.

Możesz także obniżyć koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej i skorzystać ze skróconego okresu jej przechowywania, za pracowników, których zatrudniałeś między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., jeśli spełnisz dodatkowe warunki, czyli przekażesz do ZUS: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), 
  • raport informacyjny (ZUS RIA). 
Ważne

WAŻNE

Sam decydujesz, przez jak długi czas będziesz przechowywać dokumentację pracowniczą (10 czy 50 lat) pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

WAŻNE

10-letni okres przechowywania akt liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. 10-letni okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., za których złożysz raporty informacyjne, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ten raport. 

OKRES PRZECHOWYWANIA AKT PRACOWNICZYCH 

REKLAMA

Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 

Oświadczenie (ZUS OSW) możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Możesz wycofać ten dokument, jeśli już go złożyłeś, pod warunkiem że nie złożyłeś jeszcze pierwszego raportu informacyjnego (ZUS RIA). Jeśli wycofasz oświadczenie, nie możesz skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt. Oznacza to, że musisz je przechowywać przez 50 lat. 

To, czy złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, jest dobrowolną decyzją, którą możesz podjąć w dowolnym czasie.

Gdy złożysz oświadczenie (ZUS OSW), masz obowiązek przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA). Masz na to 12 miesięcy od dnia, w którym złożyłeś dokument ZUS OSW. Raport składasz za każdego pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Dane z tego dokumentu zapiszemy na koncie ubezpieczonego (Twojego pracownika). 

Raport (ZUS RIA) przekazujesz wraz z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) za pracowników: 

  • z którymi po 31 grudnia 2018 r. rozwiążesz stosunek pracy, 
  • którym po 31 grudnia 2018 r. zakończy się umowa o świadczenie usług, np. umowa zlecenia
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: ZUS

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Od 1 lipca 2025 r. farmaceuci zarobią nawet 10 554 zł brutto. Nowa siatka płac w ochronie zdrowia

Od 1 lipca 2025 r. obowiązywać będą nowe minimalne wynagrodzenia dla farmaceutów zatrudnionych w placówkach ochrony zdrowia. Wzrost płac wyniesie nawet 1 300 zł brutto miesięcznie. To efekt corocznej waloryzacji stawek wynikającej z ustawy o minimalnych wynagrodzeniach w ochronie zdrowia, powiązanej ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

4 dni pracy i 35 dni urlopu? Tak może wyglądać 2026 rok!

Rząd zapowiada gruntowną reformę Kodeksu pracy. W centrum zmian są: skrócenie tygodnia pracy do czterech dni lub 35 godzin oraz wydłużenie urlopu wypoczynkowego do 35 dni. Nowe przepisy mogą wejść w życie już od 2026 roku. Choć projekt budzi entuzjazm wielu pracowników, jego wdrożenie wymaga kompromisów z pracodawcami i szczegółowych analiz kosztów.

Jaki stopień niepełnosprawności uprawnia do... ? [Przykłady 2025]

To pytanie często zadają osoby z niepełnosprawnościami. Z jakim stopniem można ubiegać się o określone ulgi i świadczenia? Co przysługuje ze stopniem lekkim, umiarkowanym, a co ze znacznym? Prezentujemy kilka ważnych przykładów.

Zatrudniasz Ukraińców w 2025? Sprawdź nowe obowiązki, kary do 30 tys. zł i możliwe dofinansowania

Zatrudnianie obywateli Ukrainy w Polsce to temat, który nie traci na aktualności. W 2025 roku, po wejściu w życie nowych przepisów z 1 czerwca, pracodawcy muszą szczególnie uważać na formalności, terminy i obowiązki. Jednocześnie mogą skorzystać z atrakcyjnych form wsparcia finansowego. Sprawdź, jak legalnie zatrudnić obywatela Ukrainy i jakie dokumenty są potrzebne.

REKLAMA

Autyzm lub ADHD przemilczany w rekrutacji. Dlaczego kandydaci o tym nie mówią

Osoby z autyzmem, ADHD czy inną formą neuroatypową nie mówią o tym fakcie podczas procesu rekrutacyjnego. Dlaczego? Okazuje się, że większy odsetek osób neuroatypowych częściej szuka pracy niż osób neuronormatywnych.

Working and living in Poland: nowa platforma dla cudzoziemców i pracodawców

„Working and living in Poland” to miejsce, w którym cudzoziemcy z całego świata będą mogli znaleźć sprawdzone i kompleksowe informacje na temat życia i pracy w Polsce. Ponadto możliwe będzie zadawanie pytań konsultantom w trakcie rozmowy telefonicznej lub rozmowy na czacie. Można będzie również napisać mail z pytaniem.

Dodatkowy urlop pracownika z niepełnosprawnością do zmiany

Czy pracownicy ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności będą mogli korzystać z dodatkowego urlopu już w pierwszym roku, w którym wydano orzeczenie? Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie wyklucza wprowadzenia zmian. Chce jednak, by taki dodatkowy urlop był przyznawany proporcjonalnie, na podobnych zasadach jak „zwykły” urlop wypoczynkowy.

Czerwiec 2025: dni wolne, godziny pracy

Czerwiec w 2025 roku – dni wolne i godziny pracy w szóstym miesiącu roku. Jaki jest wymiar czasu pracy w czerwcu? Kalendarz czerwca w 2024 roku nie zawiera ani jednego święta ustawowo wolnego od pracy. Sprawdź, kiedy wypada najbliższe święto.

REKLAMA

Controlling personalny a prawo – gdzie kończy się analiza, a zaczyna odpowiedzialność

W epoce cyfrowej, gdzie dane pracownicze są coraz bardziej dostępne i kuszące do analizy, controlling personalny staje przed zadaniem nie tylko liczenia, ale także… rozumienia granic, których nie wolno przekroczyć. Odpowiednie systemy controllingowe (BI i EPM/CPM) mogą tu być nie tylko narzędziem, ale też gwarantem zgodności z prawem – o ile są mądrze skonfigurowane i używane.

Wyrok NSA: e-mail pracodawcy o zakończeniu pracy przez pracownika - czy to dozwolone?

Czy pracodawca może powiadomić o zakończeniu współpracy przez pracownika, czy nie narusza to jego danych osobowych? Czy jest to zgodne z RODO, z Kodeksem Pracy oraz z ustawą o ochronie danych osobowych? Sprawa trafiła na tle niniejszego zagadnienia aż do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

REKLAMA