REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

ZUS o przechowywaniu akt pracowniczych – kiedy 10 a kiedy 50 lat?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Tomasz Król
prawnik - prawo pracy, cywilne, gospodarcze, administracyjne, podatki, ubezpieczenia społeczne, sektor publiczny
ZUS o przechowywaniu akt pracowniczych – kiedy 10 a kiedy 50 lat?
ZUS

REKLAMA

REKLAMA

Od 1 stycznia 2019 r. możesz przechowywać dokumenty pracownicze krócej: przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, albo przez 50 lat.

Zależy to od tego, kiedy zatrudniłeś pracownika.

REKLAMA

PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 50 LAT (poprzednie zasady)

Te przepisy nie dotyczą wszystkich pracowników. Nie możesz skrócić okresu przechowywania akt pracowniczych, czyli musisz je przechowywać przez 50 lat, jeśli masz pracowników: 

  • którzy zaczęli pracować w Twojej firmie przed 1 stycznia 1999 r., 
  • których dokumentacja pracownicza zawiera dane o okresach: pracy górniczej, 
  • pracy równorzędnej z pracą górniczą, 
  • zaliczanych do pracy górniczej.

W dotychczasowy sposób potwierdzasz te dane pracownikom, którzy ubiegają się o emeryturę.

PRZECHOWYWANIE AKT PRACOWNICZYCH PRZEZ 10 LAT

Od 1 stycznia 2019 r. uległ skróceniu z 50 do 10 lat czas przechowywania: 

  • dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, 
  • akt pracowniczych. 
Ważne

Dotyczy to nowo zatrudnianych pracowników – po 2018 r. – na etat i na umowę zlecenie.

Możesz także obniżyć koszty przechowywania dokumentacji pracowniczej i skorzystać ze skróconego okresu jej przechowywania, za pracowników, których zatrudniałeś między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., jeśli spełnisz dodatkowe warunki, czyli przekażesz do ZUS: 

Dalszy ciąg materiału pod wideo
  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), 
  • raport informacyjny (ZUS RIA). 
Ważne

WAŻNE

Sam decydujesz, przez jak długi czas będziesz przechowywać dokumentację pracowniczą (10 czy 50 lat) pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.

WAŻNE

10-letni okres przechowywania akt liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. 10-letni okres przechowywania akt pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., za których złożysz raporty informacyjne, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony ten raport. 

OKRES PRZECHOWYWANIA AKT PRACOWNICZYCH 

REKLAMA

Jeśli chcesz skrócić okres przechowywania akt pracowniczych, musisz przekazać do ZUS oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW). Oświadczasz w tym dokumencie, że przekażesz raporty informacyjne (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. 

Oświadczenie (ZUS OSW) możesz złożyć w wybranym przez siebie terminie. Możesz wycofać ten dokument, jeśli już go złożyłeś, pod warunkiem że nie złożyłeś jeszcze pierwszego raportu informacyjnego (ZUS RIA). Jeśli wycofasz oświadczenie, nie możesz skorzystać ze skróconego okresu przechowywania akt. Oznacza to, że musisz je przechowywać przez 50 lat. 

To, czy złożysz oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, jest dobrowolną decyzją, którą możesz podjąć w dowolnym czasie.

Gdy złożysz oświadczenie (ZUS OSW), masz obowiązek przekazać do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA). Masz na to 12 miesięcy od dnia, w którym złożyłeś dokument ZUS OSW. Raport składasz za każdego pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Dane z tego dokumentu zapiszemy na koncie ubezpieczonego (Twojego pracownika). 

Raport (ZUS RIA) przekazujesz wraz z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) za pracowników: 

  • z którymi po 31 grudnia 2018 r. rozwiążesz stosunek pracy, 
  • którym po 31 grudnia 2018 r. zakończy się umowa o świadczenie usług, np. umowa zlecenia
Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: ZUS

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Roszczenie pracodawcy w związku z bezpodstawnym rozwiązaniem umowy o pracę

Nagłe porzucenie pracy przez zatrudnionego to coraz częstsze zjawisko, zwłaszcza w branżach o dużej rotacji pracowników. Choć dla pracownika może to być szybka droga do lepszego wynagrodzenia, dla pracodawcy oznacza chaos, straty i ryzyko wstrzymania działalności. Prawo przewiduje konsekwencje dla osób, które bezpodstawnie zrywają umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Microlearning dla pracowników: przyszłość efektywnych szkoleń i nauki czy krótkotrwała moda?

Microlearning przestaje być ciekawostką w edukacji, a staje się realną pomocą w rozwoju pracowników – szczególnie tam, gdzie liczy się czas, efektywność i elastyczność operacyjna. Według danych International Journal of Advanced Research in Science, Communication and Technology (IJARSCT) aż 85% pracowników uznaje krótkie formy nauki za bardziej angażujące, a 75% deklaruje lepsze zapamiętywanie przekazywanych w ten sposób informacji.

NIK: orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego?

NIK: Orzekanie i ustalanie poziomu wsparcia dla osób z niepełnosprawnościami – więcej trudności niż realnej pomocy. Gdzie i dlaczego? Jak pokazuje kontrola przeprowadzona przez Delegaturę Najwyższej Izby Kontroli w jednym z dużych miast w Polsce - system jest pełen luk, niedociągnięć i proceduralnych pułapek, które zamiast wspierać, często zniechęcają i utrudniają życie najbardziej potrzebującym. Systemy działania komisji orzeczniczych są wręcz momentami niezgodne z prawem i niesprawiedliwe.

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS

Dodatkowe 6589,67 zł miesięcznie dla najstarszych Polaków z ZUS. Należy się każdemu seniorowi, nawet temu, który nie pobiera żadnego świadczenia z ZUS. Taka osoba musi jednak złożyć wniosek. Ile lat trzeba ukończyć, aby móc je otrzymać?

REKLAMA

Rekordowy dług w ZUS wynosi prawie 819 mln złotych. Pogarsza się sytuacja finansowa płatników

Rekordowy dług w ZUS w 2025 roku wynosi prawie 819 mln złotych. Dlaczego zadłużenie w ZUS jest tak wysokie? Zdaniem ekspertów dane wskazują m.in. na pogarszającą się sytuację finansową płatników.

Jedni z milionami, drudzy z groszami. Rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych [DANE]

Na koniec czerwca 2025 roku 625 755 aktywnych płatników miało zadłużenie powyżej 0,01 zł względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). To o 0,6% więcej niż rok wcześniej. Jednocześnie kwota zadłużenia na wszystkie fundusze na aktywnych kontach płatników wyniosła 21,069 mld zł. To o 7,6% więcej niż rok wcześniej. Tak więc: jedni z milionami, drudzy z groszami. Okazuje się, że rekordzista jest zadłużony w ZUS na blisko 819 mln złotych.

Od 1 września 2025 r. spada wynagrodzenie pracowników młodocianych. Znamy nowe stawki

Od września 2025 r. zmienią się minimalne stawki dla pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego. Obniżka wynika z niższego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II kwartale 2025 r. Sprawdź, ile wyniesie płaca w poszczególnych latach nauki zawodu i przyuczenia do wykonywania określonej pracy.

MRPiPS wyjaśnia nowe przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców [Odpowiedź na pytania Rzecznika MŚP]

W lipcu 2025 r. Rzecznik MŚP skierowała do ministerstwa szereg pytań i wątpliwości dotyczących nowych przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców. Oto obszerne wyjaśnienia MRPiPS.

REKLAMA

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie

Praca: 10 potknięć, które zamykają drzwi już na starcie - dlaczego to takie ważne? Bo to odpowiedź na niepokojące obserwacje – w wielu branżach coraz częściej zanika kultura rozmów kwalifikacyjnych. Proste zasady dobrego wychowania ustępują pośpiechowi, brakowi przygotowania i nieprofesjonalnym zachowaniom. Czego zatem unikać? Przygotowaliśmy zestawienie najczęściej spotykanych potknięć, które potrafią przekreślić szanse kandydata już na starcie.

Nowe przepisy dotyczące benefitów pozapłacowych od 2026 r. Jawność wynagrodzeń je obejmie

Nowe przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, które wchodzą w życie z początkiem 2026 roku, obejmują również benefity pozapłacowe. Co to w praktyce oznacza?

REKLAMA