REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pokrycie kosztów pracy zdalnej. Jakie są obowiązki pracodawcy?

Subskrybuj nas na Youtube
Dołącz do ekspertów Dołącz do grona ekspertów
Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, prawne oraz księgowość
Praca zdalna: lista obowiązków pracodawcy dłuższa niż mogłoby się wydawać
Praca zdalna: lista obowiązków pracodawcy dłuższa niż mogłoby się wydawać
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie obowiązki finansowe powinien spełniać pracodawca, który zatrudniania pracownika do wykonywania pracy zdalnej? Lista jest dłuższa niż mogłoby się wydawać.

Praca zdalna – obowiązki finansowe pracodawcy

Zgodnie z art. 67 (24)  k.p. na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, a także urządzeń technicznych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej. 

REKLAMA

REKLAMA

Dodatkowo powinien zapewnić wszelkie instalacje, serwisy i konserwacje tych narzędzi, bądź pokryć ich koszty. Ustawodawca wskazuje także na pokrywanie kosztów związanych z eksploatacją narzędzi, wykorzystaną do pracy energią elektryczną oraz usługami telekomunikacyjnymi. Koszty te polegają zatem na dostarczeniu pracownikowi świadczeń pieniężnych oraz świadczeń w naturze, np. w postaci sprzętu. 

W przypadku powierzenia pracownikowi materiałów i narzędzi mamy do czynienia z mieniem powierzonym pracownikowi, które ma on obowiązek zwrócić wraz z zakończeniem stosunku pracy, bądź oddać za nie określoną wcześniej sumę pieniędzy. To strony ustalają, które ze świadczeń będą przekazywane pracownikowi w naturze, a które będą stanowiły pokrycie kosztów poniesionych przez pracownika, wyjątkiem jest pokrywanie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, one zawsze będą świadczeniami pieniężnymi. 

Pracujący zdalnie wykorzystuje swoje narzędzia. Jakie obowiązki pracodawcy?

REKLAMA

Dopuszczono możliwość, aby pracownik wykorzystywał podczas pracy zdalnej swoje narzędzia i materiały. Wówczas pracodawca zwolniony jest z obowiązku ich zapewnienia, jednakże w zamian za to musi zapłacić pracownikowi określoną wcześniej stosowną kwotę

Należna pracownikowi zapłata za wykorzystywanie jego prywatnych narzędzi i materiałów jest określana w ustawie jako ekwiwalent pieniężny. Pozostałe należności, jakie pracodawca uiszcza na rzecz pracownika nazywane są w omawianym przepisie pokryciem kosztów. Tryb i sposób ustalenia wysokości tych należności jest zależny od tego, co zostało zawarte w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie pracy zdalnej. W przypadku braku tych aktów pod uwagę należy brać ustalenia zawarte w porozumieniu stron bądź określone w poleceniu. Co istotne, na pracodawcy może ciążyć także obowiązek pokrywania kosztów niewskazanych w ustawie, które mimo to są bezpośrednio związane ze świadczeniem pracy zdalnej, jednakże powinny być one wskazane wprost w regulaminie, bądź porozumieniu stron. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Praca zdalna: ekwiwalent pieniężny lub ryczałt dla zatrudnionych 

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinna być ustalana na podstawie faktycznych kosztów korzystania przez pracownika ze swoich materiałów i narzędzi w celu wykonywania pracy zdalnej. 

Obie strony ustalają wspólnie wysokość ekwiwalentu, pracodawca musi uzyskać wówczas konkretne informacje od pracownika. Przy czym żadna ze stron nie może narzucić drugiej konieczności wykorzystywania tych materiałów lub narzędzi, to pracownik decyduje czy chce korzystać z własnych materiałów i narzędzi, a pracodawca może to zaakceptować lub nie. 

Podczas obliczania ekwiwalentu pieniężnego należy brać pod uwagę zużycie materiałów oraz narzędzi pracy, a w tym urządzeń technicznych, ceny rynkowe tych sprzętów, ilość materiału wykorzystanego do pracy zdalnej oraz jego ceny rynkowe, a także koszty usług telekomunikacyjnych i normy zużycia energii elektrycznej. Ustalenie wysokości ekwiwalentu nie może zatem odbiegać znacząco od ogólnie przyjętych cen rynkowych, gdyż ich zawyżenie mogłoby wywołać powstanie przychodu u pracownika lub,  w sytuacji odwrotnej u pracodawcy. Sposób wyliczenia wysokości ekwiwalentu i katalog składników branych przy tym pod uwagę nie jest w ustawie jasno określony. Ustawodawca bowiem nie zamyka tego katalogu i pozostawia go otwartym poprzez użycie słów “w szczególności”, tym samym daje przestrzeń pracodawcy i pracownikowi do ujmowania w ekwiwalencie pieniężnym także innych składowych. 

Alternatywą do wypłacania pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego jest wypłata pracownikowi ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać kosztom, które pracownik przewiduje, iż poniesie w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Powinny być one ustalane na tych samych podstawach, na których wylicza się ekwiwalent pieniężny, zatem bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów i energii, koszty usług telekomunikacyjnych  oraz ceny rynkowe tych składników. 

Ryczałt jest przeciwieństwem ekwiwalentu pieniężnego, gdyż ustala się go na podstawie przewidywanych, a nie realnych kosztów, które poniósł pracownik. Istotna zaletą ryczałtu jest to, że elementy brane pod uwagę podczas jego wyliczania mogą być uśrednione, podczas gdy ekwiwalent wylicza się na podstawie rzeczywistych kosztów, a te każdy pracownik może ponosić w innej wysokości, na przykład w odniesieniu do kosztów energii czy przyłączenia do Internetu. 

Dodatkowo nie ma obowiązku uzgadniania wysokości ryczałtu z pracownikiem, pracodawca ustala tylko zasady jego obliczania oraz elementy, jakie będą wówczas uwzględnione w porozumieniu lub regulaminie.

Skutki podatkowe finansowania pracy zdalnej  

Ustawodawca określił również skutki podatkowe oraz skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych odnoszące się do zapewniania pracownikowi narzędzi i materiałów,  pokrywania kosztów pracy zdalnej oraz stosowania ryczałtu bądź ekwiwalentu pieniężnego. W art. 67 (25) k.p. wskazał, że powyższe nie stanowi przychodu w rozumieniu Ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych

Zatem, jeśli nie będzie to przychód to nie będzie to także podstawa do obliczania składek na ubezpieczenie społeczne. Istotne jest, aby pracodawca odpowiednio opisał zasady ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu oraz kosztów w porozumieniu zbiorowym, regulaminie pracy zdalnej, bądź poleceniu jej wykonywania (o których mowa tutaj). Właściwe zdefiniowanie norm zużycia, materiałów i narzędzi pracy będzie gwarantowało brak obowiązku odprowadzania podatku i składek z tych tytułów. Zbyt swobodne lub dowolne określanie tych elementów może prowadzić do zwiększenia kosztów, ryczałtu i ekwiwalentu, co może prowadzić do zakwestionowania ich przez urząd skarbowy i ZUS. 

Autor: Natalia Filipska, Kancelaria Mentzen

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wszystkie weekendy z wolnym piątkiem: ta grupa gotowa przejść na czterodniowy tydzień pracy natychmiast

90 proc. profesjonalistów chce pracować w modelu czterodniowego tygodnia pracy, o ile nie wpłynie to na ich zarobki. Jako największe korzyści skróconego tygodnia pracy specjaliści wskazują więcej czasu wolnego oraz poprawę ogólnej satysfakcji z życia Jako największe zagrożenia – obniżenie wynagrodzenia oraz pracę w nadgodzinach.

Najmłodsi pracownicy niechętnie idą na zwolnienie lekarskie, dlaczego

Pracownicy z pokolenia Z czyli do 29. roku życia) rzadziej korzystają ze zwolnień lekarskich niż ich starsi współpracownicy. Dane z audytów absencji chorobowej przeprowadzonych w przedsiębiorstwach na terenie całej Polski w okresie ostatnich kilkunastu miesięcy pokazują jasno, że najmłodsza grupa pracowników charakteryzuje się najniższym poziomem nieobecności z powodów zdrowotnych.

Zetki chcą pracować z sensem, w dobrej atmosferze i za dużą kasę

Dla pokolenia Z zaangażowanie w pracę naprawdę ma znaczenie. Z kolei 40 procent młodych mówi, że bardzo się stara w codziennych obowiązkach, a kolejne 42 procent twierdzi, że nie zawsze wszystko wychodzi im idealnie. 57 proc. młodych wskazuje pieniądze jako kluczowy czynnik wyboru pracodawcy i motywacji. Ale to nie wystarczy.

Ksiądz: 6000 zł, biskup: 10000 zł, a zakonnica ...300 zł? Zarobki i emerytury duchownych 2025

Jak wyglądają finanse duchowieństwa w Polsce? Najnowsze dane pokazują, że zarobki i świadczenia kapłanów oraz sióstr zakonnych są bardzo zróżnicowane. Prześwietlamy ich miesięczne dochody i zasady przyznawania emerytur, ujawniając pełen obraz finansowy osób duchownych.

REKLAMA

Zaufanie pracowników: jaką jest dla firmy wartością, co zrobić by ją budować

Stwierdzenie, że zaufanie pracowników zwiększa wyniki firmy, nie budzi kontrowersji. Firmy radzą sobie lepiej, gdy ich pracownicy im ufają. Czy można jednak przeliczyć zaufanie na konkretny wynik finansowy?

Czy będą zmiany dla osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności?

Osoby niepełnosprawne ruchowo w stopniu umiarkowanym czują się dyskryminowane. Z tego powodu do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej skierowano kilka ważnych pytań. Wątpliwości na temat ewentualnych zmian w obowiązujących przepisach rozwiewa Pełnomocnik Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych Łukasz Krasoń.

Czas pracy kadry zarządzającej (kierownicy, dyrektorzy i inni). Czy wszyscy menadżerowie nie mają prawa do nadgodzin? Co wynika z kodeksu pracy i orzecznictwa?

Czas pracy kadry zarządzającej w Polsce podlega szczególnym regulacjom prawnym, które różnią się od zasad obowiązujących pracowników wykonujących zadania operacyjne. Przepisy kodeksu pracy wskazują możliwość wyłączenia menadżerów pełniących funkcje kierownicze z norm dotyczących limitów czasu pracy i rozliczania nadgodzin. W praktyce pojawiają się liczne pytania, jak te zasady stosować, a orzecznictwo sądowe dostarcza cennych wskazówek.

Od 19 czerwca 2025 r. kolosalne podwyżki dla tych pracowników. Rozporządzenie w mocy, po nowemu zarabiają do 23 000 zł a dodatki do 3 400 zł

W wielu tekstach skupiamy się na podwyżkach dla pracowników samorządowych, dla pracowników w budżetówce, w tym nauczycieli, policjantów czy w służbie zdrowia, a warto też pamiętać o innych grupach zawodowych, może bardziej niszowych, ale jednak istniejących od dawna na polskim rynku pracy. Już od 19 czerwca 2025 r. kolosalne podwyżki dla tych pracowników. Rozporządzenie jest w mocy i po nowemu pracownicy zarabiają do 23 000 zł a dodatki do wynagrodzenia to nawet do 3 400 zł. Dla wielu takie stawki to tylko marzenie. Zatem ile zarabia się w KSSiP?

REKLAMA

Niedoszacowane ryzyko w branży budowlanej. Blisko 3,5 tys. wypadków w 2024 r.

W branży budowlanej co roku dochodzi do tysięcy wypadków – w 2024 r. odnotowano 3442 zdarzenia, 78 osób zginęło, a 57 zostało ciężko rannych (dane GUS). Choć główną przyczyną jest błąd ludzki, finansową odpowiedzialność ponoszą pracodawcy. Dzięki rozszerzonej polisie OC możliwe jest przeniesienie roszczeń na ubezpieczyciela, jednak pośrednicy ubezpieczeniowi ostrzegają: firmy często zaniżają sumy gwarancyjne i bagatelizują ryzyko.

Wakacyjna praca nastolatków 2025 [Co mówią przepisy i na co muszą uważać rodzice oraz pracodawcy]

Sezon letni to czas, gdy młodzież chętnie podejmuje się pierwszych zawodowych wyzwań. Jednak zanim nastolatek trafi do pracy w gastronomii, biurze czy przy zbiorach owoców, warto upewnić się, że jego zatrudnienie jest zgodne z prawem. Eksperci Job Impulse przypominają, że przepisy jasno określają, kto, kiedy i w jakich warunkach może pracować w czasie wakacji.

REKLAMA