Pokrycie kosztów pracy zdalnej. Jakie są obowiązki pracodawcy?

• Praca zdalna – obowiązki finansowe pracodawcy
• Pracujący zdalnie wykorzystuje swoje narzędzia. Jakie obowiązki pracodawcy?
• Praca zdalna: ekwiwalent pieniężny lub ryczałt dla zatrudnionych 
• Skutki podatkowe finansowania pracy zdalnej  

Praca zdalna – obowiązki finansowe pracodawcy

Zgodnie z art. 67 (24)  k.p. na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, a także urządzeń technicznych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej. 

Dodatkowo powinien zapewnić wszelkie instalacje, serwisy i konserwacje tych narzędzi, bądź pokryć ich koszty. Ustawodawca wskazuje także na pokrywanie kosztów związanych z eksploatacją narzędzi, wykorzystaną do pracy energią elektryczną oraz usługami telekomunikacyjnymi. Koszty te polegają zatem na dostarczeniu pracownikowi świadczeń pieniężnych oraz świadczeń w naturze, np. w postaci sprzętu. 

W przypadku powierzenia pracownikowi materiałów i narzędzi mamy do czynienia z mieniem powierzonym pracownikowi, które ma on obowiązek zwrócić wraz z zakończeniem stosunku pracy, bądź oddać za nie określoną wcześniej sumę pieniędzy. To strony ustalają, które ze świadczeń będą przekazywane pracownikowi w naturze, a które będą stanowiły pokrycie kosztów poniesionych przez pracownika, wyjątkiem jest pokrywanie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, one zawsze będą świadczeniami pieniężnymi. 

Pracujący zdalnie wykorzystuje swoje narzędzia. Jakie obowiązki pracodawcy?

Dopuszczono możliwość, aby pracownik wykorzystywał podczas pracy zdalnej swoje narzędzia i materiały. Wówczas pracodawca zwolniony jest z obowiązku ich zapewnienia, jednakże w zamian za to musi zapłacić pracownikowi określoną wcześniej stosowną kwotę. 

Należna pracownikowi zapłata za wykorzystywanie jego prywatnych narzędzi i materiałów jest określana w ustawie jako ekwiwalent pieniężny. Pozostałe należności, jakie pracodawca uiszcza na rzecz pracownika nazywane są w omawianym przepisie pokryciem kosztów. Tryb i sposób ustalenia wysokości tych należności jest zależny od tego, co zostało zawarte w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie pracy zdalnej. W przypadku braku tych aktów pod uwagę należy brać ustalenia zawarte w porozumieniu stron bądź określone w poleceniu. Co istotne, na pracodawcy może ciążyć także obowiązek pokrywania kosztów niewskazanych w ustawie, które mimo to są bezpośrednio związane ze świadczeniem pracy zdalnej, jednakże powinny być one wskazane wprost w regulaminie, bądź porozumieniu stron. 

Praca zdalna: ekwiwalent pieniężny lub ryczałt dla zatrudnionych 

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinna być ustalana na podstawie faktycznych kosztów korzystania przez pracownika ze swoich materiałów i narzędzi w celu wykonywania pracy zdalnej. 

Obie strony ustalają wspólnie wysokość ekwiwalentu, pracodawca musi uzyskać wówczas konkretne informacje od pracownika. Przy czym żadna ze stron nie może narzucić drugiej konieczności wykorzystywania tych materiałów lub narzędzi, to pracownik decyduje czy chce korzystać z własnych materiałów i narzędzi, a pracodawca może to zaakceptować lub nie. 

Podczas obliczania ekwiwalentu pieniężnego należy brać pod uwagę zużycie materiałów oraz narzędzi pracy, a w tym urządzeń technicznych, ceny rynkowe tych sprzętów, ilość materiału wykorzystanego do pracy zdalnej oraz jego ceny rynkowe, a także koszty usług telekomunikacyjnych i normy zużycia energii elektrycznej. Ustalenie wysokości ekwiwalentu nie może zatem odbiegać znacząco od ogólnie przyjętych cen rynkowych, gdyż ich zawyżenie mogłoby wywołać powstanie przychodu u pracownika lub,  w sytuacji odwrotnej u pracodawcy. Sposób wyliczenia wysokości ekwiwalentu i katalog składników branych przy tym pod uwagę nie jest w ustawie jasno określony. Ustawodawca bowiem nie zamyka tego katalogu i pozostawia go otwartym poprzez użycie słów “w szczególności”, tym samym daje przestrzeń pracodawcy i pracownikowi do ujmowania w ekwiwalencie pieniężnym także innych składowych. 

Alternatywą do wypłacania pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego jest wypłata pracownikowi ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać kosztom, które pracownik przewiduje, iż poniesie w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Powinny być one ustalane na tych samych podstawach, na których wylicza się ekwiwalent pieniężny, zatem bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów i energii, koszty usług telekomunikacyjnych  oraz ceny rynkowe tych składników. 

Ryczałt jest przeciwieństwem ekwiwalentu pieniężnego, gdyż ustala się go na podstawie przewidywanych, a nie realnych kosztów, które poniósł pracownik. Istotna zaletą ryczałtu jest to, że elementy brane pod uwagę podczas jego wyliczania mogą być uśrednione, podczas gdy ekwiwalent wylicza się na podstawie rzeczywistych kosztów, a te każdy pracownik może ponosić w innej wysokości, na przykład w odniesieniu do kosztów energii czy przyłączenia do Internetu. 

Dodatkowo nie ma obowiązku uzgadniania wysokości ryczałtu z pracownikiem, pracodawca ustala tylko zasady jego obliczania oraz elementy, jakie będą wówczas uwzględnione w porozumieniu lub regulaminie.

Skutki podatkowe finansowania pracy zdalnej  

Ustawodawca określił również skutki podatkowe oraz skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych odnoszące się do zapewniania pracownikowi narzędzi i materiałów,  pokrywania kosztów pracy zdalnej oraz stosowania ryczałtu bądź ekwiwalentu pieniężnego. W art. 67 (25) k.p. wskazał, że powyższe nie stanowi przychodu w rozumieniu Ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych. 

Zatem, jeśli nie będzie to przychód to nie będzie to także podstawa do obliczania składek na ubezpieczenie społeczne. Istotne jest, aby pracodawca odpowiednio opisał zasady ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu oraz kosztów w porozumieniu zbiorowym, regulaminie pracy zdalnej, bądź poleceniu jej wykonywania (o których mowa tutaj). Właściwe zdefiniowanie norm zużycia, materiałów i narzędzi pracy będzie gwarantowało brak obowiązku odprowadzania podatku i składek z tych tytułów. Zbyt swobodne lub dowolne określanie tych elementów może prowadzić do zwiększenia kosztów, ryczałtu i ekwiwalentu, co może prowadzić do zakwestionowania ich przez urząd skarbowy i ZUS. 

Autor: Natalia Filipska, Kancelaria Mentzen