REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pokrycie kosztów pracy zdalnej. Jakie są obowiązki pracodawcy?

Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, audyty, księgowość
Praca zdalna: lista obowiązków pracodawcy dłuższa niż mogłoby się wydawać
Praca zdalna: lista obowiązków pracodawcy dłuższa niż mogłoby się wydawać
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie obowiązki finansowe powinien spełniać pracodawca, który zatrudniania pracownika do wykonywania pracy zdalnej? Lista jest dłuższa niż mogłoby się wydawać.

Praca zdalna – obowiązki finansowe pracodawcy

Zgodnie z art. 67 (24)  k.p. na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, a także urządzeń technicznych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej. 

Autopromocja

Dodatkowo powinien zapewnić wszelkie instalacje, serwisy i konserwacje tych narzędzi, bądź pokryć ich koszty. Ustawodawca wskazuje także na pokrywanie kosztów związanych z eksploatacją narzędzi, wykorzystaną do pracy energią elektryczną oraz usługami telekomunikacyjnymi. Koszty te polegają zatem na dostarczeniu pracownikowi świadczeń pieniężnych oraz świadczeń w naturze, np. w postaci sprzętu. 

W przypadku powierzenia pracownikowi materiałów i narzędzi mamy do czynienia z mieniem powierzonym pracownikowi, które ma on obowiązek zwrócić wraz z zakończeniem stosunku pracy, bądź oddać za nie określoną wcześniej sumę pieniędzy. To strony ustalają, które ze świadczeń będą przekazywane pracownikowi w naturze, a które będą stanowiły pokrycie kosztów poniesionych przez pracownika, wyjątkiem jest pokrywanie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, one zawsze będą świadczeniami pieniężnymi. 

Pracujący zdalnie wykorzystuje swoje narzędzia. Jakie obowiązki pracodawcy?

Dopuszczono możliwość, aby pracownik wykorzystywał podczas pracy zdalnej swoje narzędzia i materiały. Wówczas pracodawca zwolniony jest z obowiązku ich zapewnienia, jednakże w zamian za to musi zapłacić pracownikowi określoną wcześniej stosowną kwotę

Należna pracownikowi zapłata za wykorzystywanie jego prywatnych narzędzi i materiałów jest określana w ustawie jako ekwiwalent pieniężny. Pozostałe należności, jakie pracodawca uiszcza na rzecz pracownika nazywane są w omawianym przepisie pokryciem kosztów. Tryb i sposób ustalenia wysokości tych należności jest zależny od tego, co zostało zawarte w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie pracy zdalnej. W przypadku braku tych aktów pod uwagę należy brać ustalenia zawarte w porozumieniu stron bądź określone w poleceniu. Co istotne, na pracodawcy może ciążyć także obowiązek pokrywania kosztów niewskazanych w ustawie, które mimo to są bezpośrednio związane ze świadczeniem pracy zdalnej, jednakże powinny być one wskazane wprost w regulaminie, bądź porozumieniu stron. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Praca zdalna: ekwiwalent pieniężny lub ryczałt dla zatrudnionych 

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinna być ustalana na podstawie faktycznych kosztów korzystania przez pracownika ze swoich materiałów i narzędzi w celu wykonywania pracy zdalnej. 

Obie strony ustalają wspólnie wysokość ekwiwalentu, pracodawca musi uzyskać wówczas konkretne informacje od pracownika. Przy czym żadna ze stron nie może narzucić drugiej konieczności wykorzystywania tych materiałów lub narzędzi, to pracownik decyduje czy chce korzystać z własnych materiałów i narzędzi, a pracodawca może to zaakceptować lub nie. 

Podczas obliczania ekwiwalentu pieniężnego należy brać pod uwagę zużycie materiałów oraz narzędzi pracy, a w tym urządzeń technicznych, ceny rynkowe tych sprzętów, ilość materiału wykorzystanego do pracy zdalnej oraz jego ceny rynkowe, a także koszty usług telekomunikacyjnych i normy zużycia energii elektrycznej. Ustalenie wysokości ekwiwalentu nie może zatem odbiegać znacząco od ogólnie przyjętych cen rynkowych, gdyż ich zawyżenie mogłoby wywołać powstanie przychodu u pracownika lub,  w sytuacji odwrotnej u pracodawcy. Sposób wyliczenia wysokości ekwiwalentu i katalog składników branych przy tym pod uwagę nie jest w ustawie jasno określony. Ustawodawca bowiem nie zamyka tego katalogu i pozostawia go otwartym poprzez użycie słów “w szczególności”, tym samym daje przestrzeń pracodawcy i pracownikowi do ujmowania w ekwiwalencie pieniężnym także innych składowych. 

Alternatywą do wypłacania pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego jest wypłata pracownikowi ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać kosztom, które pracownik przewiduje, iż poniesie w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Powinny być one ustalane na tych samych podstawach, na których wylicza się ekwiwalent pieniężny, zatem bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów i energii, koszty usług telekomunikacyjnych  oraz ceny rynkowe tych składników. 

Ryczałt jest przeciwieństwem ekwiwalentu pieniężnego, gdyż ustala się go na podstawie przewidywanych, a nie realnych kosztów, które poniósł pracownik. Istotna zaletą ryczałtu jest to, że elementy brane pod uwagę podczas jego wyliczania mogą być uśrednione, podczas gdy ekwiwalent wylicza się na podstawie rzeczywistych kosztów, a te każdy pracownik może ponosić w innej wysokości, na przykład w odniesieniu do kosztów energii czy przyłączenia do Internetu. 

Dodatkowo nie ma obowiązku uzgadniania wysokości ryczałtu z pracownikiem, pracodawca ustala tylko zasady jego obliczania oraz elementy, jakie będą wówczas uwzględnione w porozumieniu lub regulaminie.

Skutki podatkowe finansowania pracy zdalnej  

Ustawodawca określił również skutki podatkowe oraz skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych odnoszące się do zapewniania pracownikowi narzędzi i materiałów,  pokrywania kosztów pracy zdalnej oraz stosowania ryczałtu bądź ekwiwalentu pieniężnego. W art. 67 (25) k.p. wskazał, że powyższe nie stanowi przychodu w rozumieniu Ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych

Zatem, jeśli nie będzie to przychód to nie będzie to także podstawa do obliczania składek na ubezpieczenie społeczne. Istotne jest, aby pracodawca odpowiednio opisał zasady ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu oraz kosztów w porozumieniu zbiorowym, regulaminie pracy zdalnej, bądź poleceniu jej wykonywania (o których mowa tutaj). Właściwe zdefiniowanie norm zużycia, materiałów i narzędzi pracy będzie gwarantowało brak obowiązku odprowadzania podatku i składek z tych tytułów. Zbyt swobodne lub dowolne określanie tych elementów może prowadzić do zwiększenia kosztów, ryczałtu i ekwiwalentu, co może prowadzić do zakwestionowania ich przez urząd skarbowy i ZUS. 

Autor: Natalia Filipska, Kancelaria Mentzen

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne
Czy ten artykuł był przydatny?
tak
nie
Dziękujemy za powiadomienie - zapraszamy do subskrybcji naszego newslettera
Jeśli nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania w tym artykule, powiedz jak możemy to poprawić.
UWAGA: Ten formularz nie służy wysyłaniu zgłoszeń . Wykorzystamy go aby poprawić artykuł.
Jeśli masz dodatkowe pytania prosimy o kontakt

Komentarze(0)

Pokaż:

Uwaga, Twój komentarz może pojawić się z opóźnieniem do 10 minut. Zanim dodasz komentarz -zapoznaj się z zasadami komentowania artykułów.
    QR Code
    Uprawnienia rodzicielskie
    certificate
    Jak zdobyć Certyfikat:
    • Czytaj artykuły
    • Rozwiązuj testy
    • Zdobądź certyfikat
    1/10
    Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
    nie ma takiej możliwości
    3
    6
    9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
    Następne
    Kadry
    Zapisz się na newsletter
    Zobacz przykładowy newsletter
    Zapisz się
    Wpisz poprawny e-mail
    Pracownicy zatrudnieni na część etatu: Praca ponad wymiar czasu pracy nie jest pracą w godzinach nadliczbowych

    Normy czasu pracy nie ulegają proporcjonalnemu obniżeniu w razie zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy. Ma to zasadnicze znaczenie przy ustalaniu rekompensaty za pracę ponad wymiar czasu pracy.

    Dodatek pielęgnacyjny 2024

    Dodatek pielęgnacyjny przysługuje do emerytury lub renty. Dla kogo przewidziany jest dodatek pielęgnacyjny? Ile wynosi dodatek do emerytury lub renty wypłacany przez ZUS?

    Legitymacja emeryta–rencisty w aplikacji mObywatel. Nowy wzór mLegitymacji

    W Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej powstał projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie legitymacji emeryta-rencisty. Zmiana ma na celu dostosowanie przepisów rozporządzenia do rozwiązań wynikających z ustawy o aplikacji mObywatel.

    Czy 17 marca 2024 to niedziela handlowa?

    Czy 17 marca 2024 to niedziela handlowa? Czy w marcu 2024 jest niedziela handlowa? Kiedy wypadają niedziele handlowe w 2024 roku? Jakie kary za pracę w dni niehandlowe?

    REKLAMA

    Ciąża w okresie wypowiedzenia. Przepisy, orzecznictwo

    Nierzadko zdarza się, że kobieta nie wie o tym, że w chwili otrzymania wypowiedzenia umowy o pracę jest w ciąży. Może się zdarzyć także sytuacja, że co prawda w chwili otrzymania wypowiedzenia kobieta nie była w ciąży, ale zaszła w ciąże w okresie biegu wypowiedzenia.

    Nowe przepisy BHP 2024 – pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja

    Pracodawcom zostały już tylko dwa miesiące na reorganizację środowiska pracy zgodnie z nowymi przepisami BHP. Znowelizowane rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, które weszło w życie 17 listopada 2023 r, wprowadza istotne zmiany w wyposażeniu stanowisk pracy. Pracodawcy muszą zdążyć ze zmianami do 17 maja 2024 r.

    Branżowe centra umiejętności wesprą kształcenie zawodowe młodocianych. Premier podpisał rozporządzenie

    Branżowe centra umiejętności to nowy rodzaj placówek systemu oświaty wprowadzony nowelizacją Prawa oświatowego, która weszła w życie we wrześniu 2023 r. BCU mają umożliwiać  uzyskanie i uzupełnienie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych lub zmianę kwalifikacji zawodowych. Premier Donald Tusk podpisał nowelizację rozporządzenia w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania przygotowaną przez resort rodziny, pracy i polityki społecznej. Umożliwi to prowadzenie przez BCU turnusów dokształcania teoretycznego dla młodocianych, którzy uczą się zawodu.

    17,3 mln osób pracowało w Polsce. Bezrobotnych było 547 tys., a biernych zawodowo prawie 12,4 mln. GUS podał dane o sytuacji na rynku pracy w IV kwartale 2023 r.

    Osoby aktywne zawodowo stanowiły w IV kwartale 2023 r. 58,9% ludności w wieku 15–89 lat. Wskaźnik ten był wyższy niż w III kwartale 2023 r. (o 0,4 p. proc.), podobnie jak i w IV kwartale 2022 r. (o 0,2 p. proc.). Wśród mężczyzn współczynnik aktywności zawodowej wyniósł 66,0%, a wśród kobiet 52,3%. . Główny Urząd Statystyczny podał wstępne wyniki Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności.

    REKLAMA

    1780,96 zł to od 1 marca 2024 r. wysokość najniższej emerytury. Waloryzacja objęła też dodatki do świadczeń. Sprawdź, ile należy się emerytom i rencistom

    Waloryzacja emerytur i rent nastąpiła z dniem 1 marca 2024 r. Wskaźnik waloryzacji w 2024 r. wynosi 112,12%. W ten sposób wzrastają nie tylko emerytury i renty, ale także dodatki do tych świadczeń, które wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych. 

    Uposażenia w policji. Zmiana wysokości dodatku za stopień

    W 2024 r. wzrosła kwota bazowa dla funkcjonariuszy policji. Wzrost kwoty bazowej powoduje wzrost miesięcznego uposażenia policjantów. Do tego niezbędna jest zmiana przepisów rozporządzenia regulującego wysokość ich uposażenia, w tym stawek dodatku za stopień.

    REKLAMA