REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Pokrycie kosztów pracy zdalnej. Jakie są obowiązki pracodawcy?

Kancelaria Mentzen
Doradztwo podatkowe, doradztwo prawne, audyty, księgowość
Praca zdalna: lista obowiązków pracodawcy dłuższa niż mogłoby się wydawać
Praca zdalna: lista obowiązków pracodawcy dłuższa niż mogłoby się wydawać
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Jakie obowiązki finansowe powinien spełniać pracodawca, który zatrudniania pracownika do wykonywania pracy zdalnej? Lista jest dłuższa niż mogłoby się wydawać.

Praca zdalna – obowiązki finansowe pracodawcy

Zgodnie z art. 67 (24)  k.p. na pracodawcy ciąży obowiązek zagwarantowania pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, a także urządzeń technicznych koniecznych do wykonywania pracy zdalnej. 

REKLAMA

Autopromocja

Dodatkowo powinien zapewnić wszelkie instalacje, serwisy i konserwacje tych narzędzi, bądź pokryć ich koszty. Ustawodawca wskazuje także na pokrywanie kosztów związanych z eksploatacją narzędzi, wykorzystaną do pracy energią elektryczną oraz usługami telekomunikacyjnymi. Koszty te polegają zatem na dostarczeniu pracownikowi świadczeń pieniężnych oraz świadczeń w naturze, np. w postaci sprzętu. 

W przypadku powierzenia pracownikowi materiałów i narzędzi mamy do czynienia z mieniem powierzonym pracownikowi, które ma on obowiązek zwrócić wraz z zakończeniem stosunku pracy, bądź oddać za nie określoną wcześniej sumę pieniędzy. To strony ustalają, które ze świadczeń będą przekazywane pracownikowi w naturze, a które będą stanowiły pokrycie kosztów poniesionych przez pracownika, wyjątkiem jest pokrywanie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, one zawsze będą świadczeniami pieniężnymi. 

Pracujący zdalnie wykorzystuje swoje narzędzia. Jakie obowiązki pracodawcy?

Dopuszczono możliwość, aby pracownik wykorzystywał podczas pracy zdalnej swoje narzędzia i materiały. Wówczas pracodawca zwolniony jest z obowiązku ich zapewnienia, jednakże w zamian za to musi zapłacić pracownikowi określoną wcześniej stosowną kwotę

Należna pracownikowi zapłata za wykorzystywanie jego prywatnych narzędzi i materiałów jest określana w ustawie jako ekwiwalent pieniężny. Pozostałe należności, jakie pracodawca uiszcza na rzecz pracownika nazywane są w omawianym przepisie pokryciem kosztów. Tryb i sposób ustalenia wysokości tych należności jest zależny od tego, co zostało zawarte w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie pracy zdalnej. W przypadku braku tych aktów pod uwagę należy brać ustalenia zawarte w porozumieniu stron bądź określone w poleceniu. Co istotne, na pracodawcy może ciążyć także obowiązek pokrywania kosztów niewskazanych w ustawie, które mimo to są bezpośrednio związane ze świadczeniem pracy zdalnej, jednakże powinny być one wskazane wprost w regulaminie, bądź porozumieniu stron. 

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Praca zdalna: ekwiwalent pieniężny lub ryczałt dla zatrudnionych 

Wysokość ekwiwalentu pieniężnego powinna być ustalana na podstawie faktycznych kosztów korzystania przez pracownika ze swoich materiałów i narzędzi w celu wykonywania pracy zdalnej. 

Obie strony ustalają wspólnie wysokość ekwiwalentu, pracodawca musi uzyskać wówczas konkretne informacje od pracownika. Przy czym żadna ze stron nie może narzucić drugiej konieczności wykorzystywania tych materiałów lub narzędzi, to pracownik decyduje czy chce korzystać z własnych materiałów i narzędzi, a pracodawca może to zaakceptować lub nie. 

REKLAMA

Podczas obliczania ekwiwalentu pieniężnego należy brać pod uwagę zużycie materiałów oraz narzędzi pracy, a w tym urządzeń technicznych, ceny rynkowe tych sprzętów, ilość materiału wykorzystanego do pracy zdalnej oraz jego ceny rynkowe, a także koszty usług telekomunikacyjnych i normy zużycia energii elektrycznej. Ustalenie wysokości ekwiwalentu nie może zatem odbiegać znacząco od ogólnie przyjętych cen rynkowych, gdyż ich zawyżenie mogłoby wywołać powstanie przychodu u pracownika lub,  w sytuacji odwrotnej u pracodawcy. Sposób wyliczenia wysokości ekwiwalentu i katalog składników branych przy tym pod uwagę nie jest w ustawie jasno określony. Ustawodawca bowiem nie zamyka tego katalogu i pozostawia go otwartym poprzez użycie słów “w szczególności”, tym samym daje przestrzeń pracodawcy i pracownikowi do ujmowania w ekwiwalencie pieniężnym także innych składowych. 

Alternatywą do wypłacania pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego jest wypłata pracownikowi ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać kosztom, które pracownik przewiduje, iż poniesie w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Powinny być one ustalane na tych samych podstawach, na których wylicza się ekwiwalent pieniężny, zatem bierze się pod uwagę normy zużycia materiałów i energii, koszty usług telekomunikacyjnych  oraz ceny rynkowe tych składników. 

Ryczałt jest przeciwieństwem ekwiwalentu pieniężnego, gdyż ustala się go na podstawie przewidywanych, a nie realnych kosztów, które poniósł pracownik. Istotna zaletą ryczałtu jest to, że elementy brane pod uwagę podczas jego wyliczania mogą być uśrednione, podczas gdy ekwiwalent wylicza się na podstawie rzeczywistych kosztów, a te każdy pracownik może ponosić w innej wysokości, na przykład w odniesieniu do kosztów energii czy przyłączenia do Internetu. 

Dodatkowo nie ma obowiązku uzgadniania wysokości ryczałtu z pracownikiem, pracodawca ustala tylko zasady jego obliczania oraz elementy, jakie będą wówczas uwzględnione w porozumieniu lub regulaminie.

Skutki podatkowe finansowania pracy zdalnej  

Ustawodawca określił również skutki podatkowe oraz skutki w zakresie ubezpieczeń społecznych odnoszące się do zapewniania pracownikowi narzędzi i materiałów,  pokrywania kosztów pracy zdalnej oraz stosowania ryczałtu bądź ekwiwalentu pieniężnego. W art. 67 (25) k.p. wskazał, że powyższe nie stanowi przychodu w rozumieniu Ustawy o podatku dochodowym osób fizycznych

Zatem, jeśli nie będzie to przychód to nie będzie to także podstawa do obliczania składek na ubezpieczenie społeczne. Istotne jest, aby pracodawca odpowiednio opisał zasady ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu oraz kosztów w porozumieniu zbiorowym, regulaminie pracy zdalnej, bądź poleceniu jej wykonywania (o których mowa tutaj). Właściwe zdefiniowanie norm zużycia, materiałów i narzędzi pracy będzie gwarantowało brak obowiązku odprowadzania podatku i składek z tych tytułów. Zbyt swobodne lub dowolne określanie tych elementów może prowadzić do zwiększenia kosztów, ryczałtu i ekwiwalentu, co może prowadzić do zakwestionowania ich przez urząd skarbowy i ZUS. 

Autor: Natalia Filipska, Kancelaria Mentzen

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ponad milion ubezpieczonych cudzoziemców w ZUS. Ich liczba stale rośnie

Rzecznik prasowy ZUS Paweł Żebrowski poinformował, że na koniec czerwca bieżącego roku, do ubezpieczeń społecznych w ZUS było zgłoszonych 1 mln 160 tys. cudzoziemców. Pierwsze miejsce zajmują cudzoziemcy pochodzący z Ukrainy. 

Komu przysługuje darmowe sanatorium 2024 i 2025 r.?

Istnieje pewna grupa osób, którym przysługuje całkowicie darmowe sanatorium w 2024 r. i w 2025 r. Co więcej, można też skorzystać z bezpłatnej rehabilitacji leczniczej w ramach ZUS. Co ważne, osoba, która przebywa na zwolnieniu lekarskim, ale w trakcie kontroli L4 orzecznik stwierdzi potrzebę rehabilitacji leczniczej, także może skorzystać z bezpłatnego wyjazdu. 

Pracownicy pokolenia Z są postrachem pracodawców, a czego boją się zetki?

Pracownicy pokolenia Z są postrachem pracodawców, HR-owców i rekruterów. A czego boją się zetki? Czy pokolenie Z jest przygotowane do wejścia na rynek pracy?

Świadczenia dla osób niepełnosprawnych 2024 i 2025 r. Jak wystąpić, wysokość, terminy

Poniżej znajduje się zbiór świadczeń dla osób niepełnosprawnych wraz z informacjami o tym, jakie warunki należy spełniać by ubiegać się o konkretne świadczenia, jak o nie wystąpić, a także o ich wysokości.

REKLAMA

Rząd poprze projekt ustawy dotyczącej renty wdowiej. W czwartek będzie drugie czytanie w Sejmie. Jakie zmiany zaproponował rząd?

Rząd poprze obywatelski projekt ustawy w sprawie renty wdowiej - poinformowała Agnieszka Dziemianowicz-Bąk, minister rodziny, pracy i polityki społecznej. W czwartek, 25 lipca, Sejm przeprowadzi drugie czytanie projektu.

Czy można zwolnić pracownika w wieku przedemerytalnym? Oczywiście, że można!

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi w wieku przedemerytalnym. Prawo pracy przewiduje jednak przypadki, gdy taka ochrona nie przysługuje pracownikowi i możliwe jest zwolnienie go z pracy. Co to za przypadki?

Świadczenie rehabilitacyjne 2024 i 2025 r. Dla kogo, jak wystąpić, wysokość

Przy przedłużającej się chorobie warto pamiętać, że po wyczerpaniu limitu zasiłku chorobowego, można wystąpić o dodatkowe świadczenie, dzięki któremu będzie można dalej dochodzić do siebie. Sprawdź, czym jest świadczenie rehabilitacyjne, komu przysługuje, jak o nie wystąpić, a także jaka jest wysokość tego świadczenia.

Pracodawcy chcą wiedzieć o dorabianiu i dodatkowych umowach pracownika. Dlaczego?

Dlaczego pracodawcy chcą wiedzieć o dodatkowych umowach pracownika? Okazuje się, że widzą w nich zagrożenie. Czy pracownik musi informować głównego pracodawcę o podejmowanych dodatkowych zleceniach i dorabianiu do podstawowego wynagrodzenia?

REKLAMA

Projekt ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jakie są założenia tej ustawy? Co z minimalnym wynagrodzeniem w 2025 r.?

Rząd pracuje nad projektem nowej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Nowa ustawa wdraża dyrektywę dotyczącą minimalnych wynagrodzeń w Unii Europejskiej. Kiedy minimalne wynagrodzenie zostanie ustalone według nowych przepisów?

Zaległy urlop do 30 września 2024

Zbliża się ważny termin, którego pracownicy i pracodawcy nie powinni przegapić. Z dniem 30 września 2024 r. przedawnią się niewykorzystane urlopy, które przysługiwały za rok 2020 r. a które powinny być udzielone najpóźniej do 30 września 2021 r. 

REKLAMA