| INFORLEX | GAZETA PRAWNA | KONFERENCJE | INFORORGANIZER | APLIKACJE | KARIERA | SKLEP
Jesteś tutaj: STRONA GŁÓWNA > Kadry > Zatrudnienie > Dokumentacja pracownicza > Elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej 2019 - w pytaniach i odpowiedziach

Elektroniczna postać dokumentacji pracowniczej 2019 - w pytaniach i odpowiedziach

Od 1 stycznia 2019 r. wejdą w życie rewolucyjne zmiany w prowadzeniu i przechowywaniu dokumentacji pracowniczej. Jak stworzyć dokumentację w postaci elektronicznej? Czy pracodawca może wrócić do papierowej postaci dokumentacji? Odpowiedzi na te pytania, znajdziesz w niniejszym poradniku.

Czy pracodawca musi prowadzić dokumentację w postaci elektronicznej?

Nie, ustawa wprowadza jedynie możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej bez konieczności prowadzenia i przechowywanie jej w postaci papierowej.

Jak stworzyć dokumentację w postaci elektronicznej?

Jeżeli pracodawca lub pracownik posługują się podpisem elektronicznym, dokumenty mogą być tworzone pierwotnie jako elektroniczne. Możliwe jest też tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez niego osoby w celu potwierdzenia zgodności obu wersji dokumentu.

Polecamy: Jak przygotować się do zmian 2019. Podatki, rachunkowość, prawo pracy i ZUS

Czy pracodawca będzie mógł żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Nie, dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on już posiadał podpis elektroniczny, w przeciwnym razie wnioski i dokumenty będą podpisywane tradycyjnie.

Co się stanie z poprzednią postacią dokumentacji?

Pracodawca, który zmieni postać dokumentacji, zawiadamia pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni. Jeżeli pracodawca zmienia postać dokumentacji byłego pracownika, zawiadamia go w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji na tych samych zasadach. Szczegółowe zasady tej procedury określi rozporządzenie. Po upływie 30 dni, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji, pracodawca może zniszczyć jej poprzednią postać.

Czy pracodawca może wrócić do papierowej postaci dokumentacji?

Tak, możliwe jest również przeniesienie dokumentacji z postaci elektronicznej do papierowej poprzez jej wydruk i opatrzenie podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, poświadczającym zgodność obu wersji dokumentacji. Również wtedy pracownikowi przysługuje prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji.

Skąd pracownik dowie się, w jakiej postaci przechowywana jest jego dokumentacja?

Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania w sposób u niego przyjęty o każdej zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Czy sąd albo organ przyjmie jako dowód elektroniczną postać dokumentacji?

Tak. Do Kodeksu Pracy został wprowadzony przepis, który gwarantuje, że obie postacie dokumentacji są względem siebie równoważne.

Czytaj także

Narzędzia kadrowego

POLECANE

REWOLUCJA W DOKUMENTACJI PRACOWNICZEJ 2019

reklama

Ostatnio na forum

PPK

Eksperci portalu infor.pl

Accace Polska

Accace jest jednym z liderów firm doradczo-outsourcingowych, obecną na rynku od 2006 roku. Zatrudniamy ponad 550 profesjonalistów, w tym prawników, doradców podatkowych, księgowych i finansistów oraz specjalistów kadrowo-płacowych. Accace doradza ponad 2 000 klientom w 13 krajach Europy Środkowo-Wschodniej.

Zostań ekspertem portalu Infor.pl »