Odsetki od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia i innych świadczeń

Odsetki od nieterminowej wypłaty wynagrodzenia

Przepisy prawa pracy nie regulują kwestii związanych z odsetkami z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia lub innych świadczeń należnych pracownikom. W sprawach nieunormowanych przepisami prawa pracy do stosunku pracy stosuje się odpowiednio przepisy ustawy – Kodeks cywilny (dalej: k.c.), jeżeli nie są sprzeczne z zasadami prawa pracy (art. 300 ustawy – Kodeks pracy, dalej: k.p.). Na tej podstawie w stosunkach pracy zastosowanie mają m.in. regulacje Kodeksu cywilnego dotyczące odsetek.

W sytuacji gdy dłużnik (czyli w danym przypadku pracodawca) opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego (np. wypłatą pensji), wierzyciel (pracownik) może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody, a opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności (art. 481 k.c.). Odsetki stanowią zatem – ustaloną na uproszczonych zasadach – rekompensatę typowego uszczerbku majątkowego doznanego przez wierzyciela na skutek pozbawienia go możliwości korzystania z należnego mu świadczenia pieniężnego.

Pracownik może żądać od pracodawcy odsetek na podstawie samego faktu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia.

Redakcja poleca produkt: 100 pytań o wynagrodzenia w 2015 r. (książka)

Przyjęcie istnienia opóźnienia jest możliwe tylko wtedy, gdy dłużnik nie spełnia w terminie świadczenia pieniężnego określonego co do wysokości. Warunkiem opóźnienia dłużnika jest więc to, aby dłużnik znał treść obowiązku, jaki ma spełnić (wysokość świadczenia pieniężnego), bądź czynniki, które pozwalają mu ustalić wysokość tego świadczenia (wyrok SN z 9 listopada 2012 r., IV CSK 303/12, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl).

Natomiast sformułowanie stwierdzające, że odsetki należą się także wówczas, gdy wierzyciel nie poniósł żadnej szkody, należy interpretować jako zwolnienie wierzyciela z obowiązku dowodzenia faktu zaistnienia szkody i jej wysokości przy domaganiu się odsetek za opóźnienie od dłużnika (wyrok SN z 9 stycznia 2008 r., II CSK 393/07, patrz: www.ekspert3.inforlex.pl).

Rekomendowany produkt: Serwis Prawno-Pracowniczy

Opóźnienie i zwłoka

Przy omawianiu zagadnienia nieterminowej wypłaty świadczeń pracowniczych można spotkać się z pojęciami opóźnienia i zwłoki. Opóźnienie należy odróżniać od zwłoki w spełnieniu świadczenia. Jego zakres znaczeniowy jest szerszy. Opóźnienie obejmuje bowiem, inaczej niż zwłoka, wszystkie przypadki nieterminowości, w tym także niezawinione przez pracodawcę. Wierzyciel (w tym przypadku pracownik) może żądać od dłużnika (pracodawcy) odsetek na podstawie samego faktu nieterminowej wypłaty wynagrodzenia. Z kolei w razie zwłoki dłużnika w spełnieniu świadczenia pieniężnego wierzyciel może, oprócz odsetek, żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych. W takim przypadku ma już jednak obowiązek wykazania powstania szkody w wysokości przewyższającej kwotę odsetek, a szkoda wierzyciela wynikła ze zwłoki w spełnieniu świadczenia musi pozostawać w normalnym, adekwatnym związku przyczynowym ze zwłoką dłużnika.

Porozmawiaj o tym na FORUM

Pracodawca wypłacił swoim pracownikom wynagrodzenie z 5-dniowym opóźnieniem. W takim przypadku mogą oni żądać odsetek bez obowiązku wykazywania, że pracodawca wyrządził im szkodę tą nieterminową wypłatą, a pracodawca nie może odmówić im wypłacenia odsetek, motywując to tym, że opóźnienie nastąpiło bez jego winy (np. z powodu awarii systemu bankowego). Gdyby jednak pracownicy ponieśli szkodę w efekcie zawinionego spóźnienia (zwłoki) pracodawcy (np. na skutek nieotrzymania pensji w terminie nie spłacili na czas raty kredytu) i zamierzali dochodzić, oprócz odsetek, naprawienia tej szkody, musieliby wykazać jej powstanie i wysokość oraz związek przyczynowy pomiędzy tą szkodą a zwłoką pracodawcy w wypłacie wynagrodzenia. Opóźnienie pracodawcy nie byłoby uznane za zwłokę tylko wtedy, gdyby pracodawca wykazał, że nastąpiło z przyczyn, za które nie odpowiada.

Poważne konsekwencje

Pracodawca nie ma obowiązku wypłaty odsetek, jeżeli pracownik nie zgłasza żądania ich wypłaty, chyba że np. w przepisach zakładowych czy w umowie o pracę zastrzeżono, że pracodawca wypłaci odsetki z tytułu nieterminowego uregulowania należności także w razie niezgłaszania przez podwładnego roszczenia w tym zakresie. Roszczenia pracownika o wypłatę odsetek przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.). Od zaległych odsetek można żądać odsetek za opóźnienie dopiero od chwili wytoczenia o nie powództwa, chyba że po powstaniu zaległości strony zgodziły się na doliczenie zaległych odsetek do dłużnej sumy (482 § 1 k.c.).

Odsetki od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia za pracę

Pracodawca dopuszczający do powstawania zaległości w wypłacie wynagrodzenia powinien jednak pamiętać o tym, że niewypłacanie, wbrew obowiązkowi, w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, bezpodstawne obniżanie wysokości tego wynagrodzenia lub świadczenia bądź dokonywanie bezpodstawnych potrąceń stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, za które grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 k.p.).

Ponadto w sytuacji dopuszczenia się przez pracodawcę ciężkiego naruszenia jego podstawowych obowiązków pracownik ma prawo rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia (art. 55 § 11 k.p.). Przesłanką rozwiązania umowy w tym trybie jest wina umyślna lub rażące niedbalstwo pracodawcy. Sąd Najwyższy w wyroku z 4 kwietnia 2000 r. (I PKN 516/99, OSNP 2001/16/516) stwierdził, że pracodawca, który nie wypłaca pracownikowi w terminie całości wynagrodzenia, ciężko narusza swój podstawowy obowiązek z winy umyślnej, choćby z niezawinionych przyczyn nie uzyskał środków finansowych na wypłatę pensji.

Wysokość odsetek

Przy zawieraniu umowy o pracę strony stosunku pracy nie mogą zastrzec, że w razie opóźnienia pracodawcy w wypłacie wynagrodzenia lub innych świadczeń ze stosunku pracy pracownikowi nie będą należały się odsetki. Jak zwrócił uwagę Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z 14 lipca 2004 r. (I ACa 269/04), odsetek za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego nie można zrzec się z góry – w ramach zasady swobody umów (art. 3531 k.c.). Strony mają tylko swobodę w określeniu wysokości odsetek, ale nie mają możliwości wyłączenia ich naliczania – zanim w ogóle powstaną.

Pracownik nie może z góry zrzec się odsetek od niewypłaconych świadczeń pracowniczych.

Jeżeli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry oznaczona, należą się odsetki ustawowe. Tylko w przypadku, gdy wcześniej ustalono, że wierzytelność będzie oprocentowana według stopy wyższej niż stopa ustawowa, wierzyciel (pracownik) może żądać odsetek za opóźnienie według tej wyższej stopy. Wysokość odsetek wynosi 8% w stosunku rocznym. Poprzednio, od 15 grudnia 2008 r. do 22 grudnia 2014 r., roczna stawka odsetek ustawowych była wyższa i wynosiła 13%.

Jak naliczyć odsetki od nieterminowo wypłaconego wynagrodzenia za pracę

Termin wypłaty

Odsetki przysługują pracownikowi od chwili bezskutecznego upływu terminu spełnienia świadczenia głównego (czyli wypłaty wynagrodzenia). Aby obliczyć wysokość odsetek, trzeba zatem ustalić, jak długiego opóźnienia dopuścił się pracodawca.

Wypłaty wynagrodzenia należy dokonywać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu reguluje się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, ale nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Składniki wynagrodzenia, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, należy wypłacać z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy (art. 85 k.p.). Strony mogą także przewidzieć, że wynagrodzenie będzie wypłacane z góry (wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814). Można także przewidzieć różne terminy wypłaty dla poszczególnych składników wynagrodzenia za dany miesiąc – np. poprzez przyjęcie, że płaca zasadnicza zostanie uiszczona ostatniego dnia każdego miesiąca, a premia, której wysokość można obliczyć dopiero po zakończeniu danego miesiąca, dopiero 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Jeśli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, trzeba dokonać wypłaty wynagrodzenia w dniu poprzedzającym. Należy pamiętać, że uregulowanie należności przez pracodawcę następuje w chwili, gdy wpłynęła ona na rachunek bankowy pracownika. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 4 stycznia 1995 r. (III CZP 164/94, OSNC 1995/4/62), spełnienie świadczenia bezgotówkowego następuje w dniu uznania rachunku bankowego wierzyciela, chyba że strony stosunku zobowiązaniowego postanowiły inaczej.

Pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy (art. 86 § 1 k.p.). W niektórych przypadkach takie postanowienia mogą być zawarte w umowie o pracę. Pracodawca, który chce zmienić termin wypłaty wynagrodzenia wskazany w regulaminie pracy, musi pamiętać o tym, że każda zmiana regulaminu wejdzie w życie dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 104³ § 1 k.p.). Natomiast zmiana postanowień umowy o pracę wymaga akceptacji pracownika albo wypowiedzenia zmieniającego.

Zlecenie przekazywania wynagrodzenia na rachunek bankowy

Z uwagi na liczbę zatrudnionych (29 pracowników) w spółce obowiązuje regulamin pracy, określający m.in. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia (art. 1041 § 1 pkt 5 k.p.). Zarząd spółki chce zmienić te postanowienia i przesunąć termin wypłaty pensji z 25. dnia każdego miesiąca na 28. dzień każdego miesiąca, ale nie podjął jeszcze ostatecznej decyzji w tej sprawie. W spółce nie ma zakładowej organizacji związkowej, w związku z czym zmianę regulaminu może ustalić samodzielnie pracodawca (art. 1042 k.p.). Taka zmiana może jednak wejść w życie dopiero po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty w spółce. Jeżeli zostanie wprowadzona pod koniec kwietnia, wejdzie w życie dopiero w maju. W takim przypadku pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikom wynagrodzenie za kwiecień jeszcze w dotychczasowym, wcześniejszym terminie, a jeżeli nie wykona tego obowiązku, pracownicy będą mogli żądać wypłaty odsetek z tytułu nieterminowego uregulowania pensji.

Ustalanie kwoty odsetek

Kwotę odsetek można obliczyć w następujący sposób:

kwota odsetek = (kwota zaległej należności × liczba dni opóźnienia × stopa odsetek w stosunku rocznym) : 365 dni.

Liczbę dni opóźnienia ustala się, licząc ją od następnego dnia po terminie wypłaty do dnia zapłaty zaległej kwoty włącznie.

Sąd Najwyższy w uchwale z 19 września 2002 r. (III PZP 18/02, OSNP 2003/9/214) wyjaśnił, że odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie wynagrodzenia przysługują pracownikowi za czas opóźnienia także w części, od której pracodawca odprowadził składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Upoważnienie do odbioru wynagrodzenia - obowiązki pracodawcy

Zgodnie z regulaminem pracy pracodawca miał obowiązek wypłacić podwładnemu płacę zasadniczą za luty w kwocie brutto 2800 zł 25 lutego, a prowizję za luty w kwocie 380 zł brutto 3 marca. Należności te wpłynęły jednak na rachunek bankowy pracownika dopiero 5 marca. Podwładny zażądał wypłaty odsetek. Należy obliczyć je w następujący sposób.

Krok 1. Ustalamy odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie płacy zasadniczej:

2800 zł x 8 (liczba dni opóźnienia) x 8% (odsetki ustawowe) : 365 = 4,91 zł.

Krok 2. Ustalamy odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie prowizji:

380 zł x 2 (liczba dni opóźnienia) x 8% (odsetki ustawowe) : 365 = 0,17 zł.

Krok 3. Sumujemy uzyskane kwoty odsetek:

4,91 zł + 0,17 zł = 5,08 zł.

Pracownik otrzyma 5,08 zł z tytułu odsetek.

Opodatkowanie i oskładkowanie odsetek

Odsetki z tytułu nieterminowej wypłaty wynagrodzeń korzystają ze zwolnienia podatkowego (art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

ZUS stoi na stanowisku, że nie podlegają one także oskładkowaniu, gdyż bardziej niż z tytułu zatrudnienia pracownika wynikają z odpowiedzialności cywilnej pracodawcy (m.in. interpretacja ZUS z 4 października 2013 r., DI/100000/451/1121/2013, oraz pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 23 listopada 2000 r., U.520–333/2000).

Podstawa prawna:

• art. 55 § 11, art. 85, art. 86 § 1, art. 282 § 1 pkt 1, art. 291 § 1, art. 1041–1043 § 1, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502; ost. zm. Dz.U. z 2014 r. poz. 1662),
• art. 3531, art. 481, art. 482 § 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (j.t. Dz.U. z 2014 r. poz. 121; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 4),
• art. 21 ust. 1 pkt 95 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 251),
• § 1 i § 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 16 grudnia 2014 r. w sprawie wysokości odsetek ustawowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1858).