Uzupełniający urlop macierzyński. Są już nowe rozporządzenia: treść wniosku, kody ubezpieczeniowe, dokumentacja pracownicza

• Uzupełniający urlop macierzyński
• Zmiana przepisów o dokumentach niezbędnych do przyznania zasiłku macierzyńskiego
• Nowe kody do dokumentów ubezpieczeniowych i rozliczania składek
• Zmiana rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej
• Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków pracowników

Uzupełniający urlop macierzyński

Od 19 marca 2025 r. obowiązują przepisy ustawy z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2024 r. poz. 1871). Ustawa wprowadza uzupełniający urlop macierzyński, który można wykorzystać w jednej części bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Uzupełniający urlop macierzyński jest przeznaczony dla pracujących rodziców dzieci przedwcześnie urodzonych lub dzieci urodzonych w terminie, ale wymagających hospitalizacji.

Wymiar uzupełniającego urlopu macierzyńskiego zależy od okresu hospitalizacji dziecka, tygodnia ciąży, w którym urodzi się dziecko lub masy urodzeniowej dziecka. Urlop przysługuje:

• pracownikom-rodzicom dzieci urodzonych przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 15. tygodnia po porodzie;
• pracownikom-rodzicom dzieci urodzonych po ukończeniu 28. tygodnia ciąży a przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową większą niż 1000 g w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu do upływu 8. tygodnia po porodzie;
• pracownikom-rodzicom dzieci urodzonych po ukończeniu 37. tygodnia ciąży, których dziecko będzie wymagało hospitalizacji, pod warunkiem, że pobyt dziecka w szpitalu po porodzie będzie wynosił co najmniej 2 kolejne dni, przy czym pierwszy z tych dni będzie przypadał w okresie od 5. do 28. dnia po porodzie - w wymiarze tygodnia uzupełniającego urlopu macierzyńskiego za każdy tydzień pobytu dziecka w szpitalu w okresie od 5. dnia do upływu 8. tygodnia po porodzie.

Zmiana przepisów o dokumentach niezbędnych do przyznania zasiłku macierzyńskiego

Za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński. W związku z tym wprowadzono zmiany do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 87, ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 343).

W zmienionym rozporządzeniu określono, że dokumentami niezbędnymi do ustalenia prawa i wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres wprowadzanego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego będą:

• wniosek w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej złożony płatnikowi zasiłku przez ubezpieczoną matkę dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka (w przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami);
• oświadczenie ubezpieczonej matki dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka o braku zamiaru korzystania z zasiłku przez drugiego rodzica dziecka;
• zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński jest wypłacany przez ZUS);
• zaświadczenie wydane przez szpital.

Nowe kody do dokumentów ubezpieczeniowych i rozliczania składek

Zmieniło się także rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 2032; ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 241). Zmiana rozporządzenia umożliwia płatnikom składek prawidłowe wypełnianie dokumentów ubezpieczeniowych oraz rozliczanie składek. Wymagało to dodania nowych kodów w załączniku nr 25 do rozporządzenia dotyczących okresu uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, za który pobierany jest zasiłek macierzyński.

Zmiany w załączniku nr 25 polegają na dodaniu w części XI „Kod świadczenia/przerwy” w dziale 3. „Rodzaje świadczenia i przerwy” nowych kodów:

• „341 – zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego”;
• „342 – wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego”.

Do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie zmian w rozporządzeniu należy stosować kody tytułu ubezpieczenia obowiązujące w okresie, za który dokumenty te zostały złożone.

Zmiana rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej

W związku z nowelizacją Kodeksu pracy konieczne było także dostosowanie brzmienia rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (j.t. Dz.U. z 2024 r. poz. 535; ost. zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 335).

Pracodawca udziela uzupełniającego urlopu macierzyńskiego na wniosek składany przez pracownicę albo pracownika – ojca wychowującego dziecko. Wniosek powinien być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż 21 dni przed zakończeniem korzystania z urlopu macierzyńskiego. We wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego trzeba będzie określić termin zakończenia urlopu macierzyńskiego. Pracodawca będzie zobowiązany uwzględnić ten wniosek.

Dokumentacja związana z korzystaniem z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego ma istotne znaczenie. Dlatego część B akt osobowych pracownika obejmuje również dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

Nowe rozporządzenie w sprawie wniosków pracowników

W związku z nowelizacją Kodeksu pracy przygotowano nowe rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz.U. z 2025 r. poz. 322).

Rozporządzenie zawiera przepisy określające treść wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz dokumenty dołączane do tego wniosku. Wniosek o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego powinien zawierać imię i nazwisko pracownika, termin zakończenia urlopu macierzyńskiego oraz wskazanie okresu, na który ma być udzielony uzupełniający urlop macierzyński.

Do wniosku pracownik musi dołączyć:

• oświadczenie o braku zamiaru korzystania z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przez drugiego z rodziców dziecka;
• zaświadczenie wydane przez szpital zawierające informacje o tygodniu ciąży, w którym urodziło się dziecko lub masie urodzeniowej dziecka oraz informacje o okresie pobytu dziecka w szpitalu.

W rozporządzeniu znajdują się także przepisy określające treść wniosku o udzielenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz załączniki składane przez pracowników przyjmujących dziecko na wychowanie.