REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna w 2023 roku. Kwestie praktyczne

Subskrybuj nas na Youtube
praca zdalna
praca zdalna
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już za kilka tygodni, bo 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy o pracy zdalnej. Regulują obowiązki pracodawcy i pracownika oraz zabezpieczają pracownika pracującego z domu. Zdaniem prawników z branży IT, na specjalistów wdrażających nowe regulacje, czekają spore wyzwania. 

Nowe regulacje w Kodeksie pracy – praca zdalna 

Warto podkreślić, że pracy zdalnej został poświęcony rozdział w Kodeksie Pracy, w którym nowe regulacje zastąpiły dotychczasowe przepisy o telepracy. W ramach pracy zdalnej czynności mogą być wykonywane w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo ustalonym z pracodawcą.  Tak wybrzmiewa bardzo ogólna definicja nowej rzeczywistości, której nie bez powodu obawia się wiele spółek w Polsce. Jakie będą różnice w organizacji pracy po wdrożeniu nowych regulacji? Jakie koszty w związku z tymi zmianami będzie musiał ponieść pracodawca? To najczęściej zadawane pytania, na które wcale nie łatwo znaleźć wyczerpujące odpowiedzi.

REKLAMA

Pracodawca, który dotychczas korzystał z pracy zdalnej będzie musiał dokonać przeglądu rozwiązań wdrożonych w organizacji pod kątem ich zgodności z nowymi przepisami o pracy zdalnej. Niektóre stosowane rozwiązania organizacyjne np. dotyczące komunikacji pracodawcy z pracownikiem, powierzania sprzętu czy monitorowania obecności podczas pracy zdalnej mogą okazać się aktualne. Konieczne będzie natomiast dokonanie przeglądu używanych w organizacji dokumentów regulujących pracę zdalną, opracowanie niezbędnych zmian lub nowych wersji tych dokumentów, w których zasady pracy zdalnej zostaną ponownie określone.  W trudniejszej sytuacji są pracodawcy, którzy dotychczas nie korzystali z pracy zdalnej, a zdecydują się na wprowadzenie takiego rozwiązania – tacy pracodawcy będą musieli przejść cały proces począwszy od projektowania rozwiązań organizacyjnych, aż po stworzenie podstawy formalnej regulującej wykonywanie pracy zdalnej.

Praca zdalna - jak rozliczać koszty za prąd i Internet? 

W ramach obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej mieści się m.in. obowiązek „pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”. Obowiązek ten może być realizowany na dwa sposoby. Po pierwsze, na zasadzie rozliczenia faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów. Po drugie, może zostać zastąpiony wypłatą ryczałtu. Pierwsze rozwiązanie może być problematyczne zwłaszcza dla pracodawcy, który w zdalnej formie zatrudnia wielu pracowników. Indywidualne rozliczanie kosztów wiąże się bowiem ze zwiększeniem obowiązków formalnych (m.in. zbieranie i przechowywanie dowodów na ponoszone przez pracownika koszty); organizacyjnych (nakład pracy osób, które będą indywidualnie rozliczać te koszty). Prostszym rozwiązaniem jest zastąpienie tych kosztów ryczałtem w wysokości przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika. Ryczałt co do zasady pozwala te koszty zaokrąglić.

Pracodawca ustalając wysokość ryczałtu powinien pamiętać, że zgodnie z przepisami ustalona kwota ryczałtu powinna odpowiadać „przewidywanym kosztom”, to oznacza, że:

  • powinna zostać ustalona na podstawie aktualnie obowiązujących stawek rynkowych na te usługi, 
  • powinna uwzględniać indywidualny wymiar pracy zdalnej (wymiar ryczałtu pomniejszany odpowiednio dla pracowników pracujących w trybie hybrydowym). 

Ustalając wysokość ryczałtu pracodawca powinien pamiętać, że zgodnie z nowymi przepisami kwota ta będzie zwolniona z opodatkowania i oskładkowania, stąd konieczność ustalenia jej na poziomie adekwatnym do faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów. Zbyt wysoka kwota może zostać zakwestionowana przez organy kontroli skarbowej. Z kolei zbyt niska może spotkać się z zarzutem pracownika, że w niewystarczającym zakresie pokrywa rzeczywiście ponoszone przez niego wydatki.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stawka miesięczna, dzienna czy godzinowa?

REKLAMA

Mając na uwadze powyższe, pracodawca może rozważyć rozliczanie ryczałtu według z góry określonej stawki miesięcznej, może również ustalić stawkę dzienną (lub nawet godzinową), która oprócz indywidualnego wymiaru pracy zdalnej będzie uwzględniać również nieobecności pracownika np. związane z chorobami czy urlopami. Takie podejście wiąże się ze zwiększonymi nakładami pracy, ale wydaje się bezpieczniejsze na wypadek ewentualnych kontroli np. urzędu skarbowego. 

Pracodawca powinien również uwzględnić konieczność okresowej kontroli ustalonej stawki ryczałtu, tak aby odzwierciedlała aktualne warunki rynkowe (spadek czy wzrost cen usług mogą uzasadniać dokonanie zmiany ustalonej stawki ryczałtu). Warto już na etapie projektowania regulaminu pracy zdalnej zdecydować, jak często taka kontrola powinna się odbywać i w jaki sposób będą implementowane zmiany ustalanej stawki ryczałtu.

Czego w związku z powyższym można żądać od pracownika? Otóż, pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić indywidualne rozliczenia kosztów z pracownikiem, może żądać od niego potwierdzenia ponoszonych kosztów (np. informacji o wydatkach lub faktury za prąd, Internet). W razie wypłacania ryczałtu – to pracodawca dokonuje szacunkowego zestawienia kosztów bazując na aktualnych rynkowych stawkach za zużycie prądu czy Internet. 

Praca zdalna - jak przygotować firmę na wdrożenie nowych przepisów?

REKLAMA

Po pierwsze, pracodawca musi określić zasady pracy zdalnej. Zasady te określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe wówczas pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie, który konsultuje z przedstawicielami pracowników. Tak opracowany regulamin pracodawca ogłasza w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Kolejna sprawa to zapewnienie narzędzi pracy i materiałów. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić narzędzia pracy i materiały w tym urządzenia techniczne, zapewnić instalację serwis i konserwację tych narzędzi, pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, pokryć inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli tak uzgodniono) – lub wypłacić ekwiwalent czy ryczałt. Trzeci krok dotyczy określenia procedur ochrony danych. Pracodawca określa procedury ochrony danych lub jeśli u pracodawcy obowiązywały dotychczas stosowne procedury, wystarczające może okazać się implementowanie zmian związanych ze specyfiką pracy zdalnej. Następnie w potrzebnym zakresie pracodawca przeprowadza instruktaż i szkolenie.

Niezbędne jest też szkolenie BHP. Szkolenie wstępne z BHP osoby, która uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej dokonuje przy zawieraniu umowy o pracę oraz przyjmowana jest na stanowisko administracyjno-biurowe może w całości odbyć się w formie zdalnej. Pracodawca zobowiązany jest dokonać oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca opracowuje informację zawierającą: zasady organizacji stanowiska pracy zdalnej (z uwzględnieniem wymagań ergonomii), zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych. Kolejny istotny krok to odebranie oświadczeń od pracownika. Oświadczenie o zapoznaniu się z procedurami dot. ochrony danych, oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją BHP, oświadczenie pracownika potwierdzające, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. I wreszcie ostatnia sprawa, to uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej. Rozpoczęcie pracy w formie zdalnej wymaga potwierdzenia zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Uzgodnienie nie musi stanowić elementu umowy o pracę i może zostać dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nowe przepisy o pracy zdalnej i co dalej?

Nowa ustawa nie rozwiązuje wszystkich kwestii, nie jest precyzyjna i wciąż rodzi pytania, na które pracodawcy nie mają odpowiedzi. Obecnie najbardziej palącym problemem, z którym zmaga się większość pracodawców jest ustalanie odpowiedniej wysokości ekwiwalentu i ryczałtu. Przepisy nie przekazują w tym względzie szczegółowych instrukcji. Pracodawca musi sam dokonać takich wyliczeń i oceny ewentualnych rodzajów ryzyka związanych z zarzutem nieadekwatnego ustalenia wysokości tych świadczeń. Aktualne są również wątpliwości związane z ustaleniem miejsca wykonywania pracy zdalnej. Wśród pracowników coraz częściej pojawiają się zapytania o możliwość wykonywania pracy zdalnej za granicą RP, co implikuje po stronie pracodawcy dodatkowe ryzyka związane m.in. z koniecznością ustalenia i rozliczenia podatków oraz świadczeń socjalnych dla takich pracowników, ale też i ochroną danych. 

Wprowadzenie nowych regulacji związanych z pracą zdalną może mieć znaczenie w relacjach, gdzie po jednej stronie jest podmiot, który zdecyduje się na objęcie pracą zdalną większości pracowników, podczas gdy potrzeby jego klienta zakładają konieczność osobistej obecności (np. w przypadku usług IT wymóg obecności konsultanta). W dalszym ciągu funkcjonują organizacje, których model pracy zdalnej nie przekonuje i raczej go unikają; co przy równoczesnych wymaganiach odnośnie możliwości świadczenia pracy w tej formie przez kandydatów (zwłaszcza w branży IT) powoduje ciężki do pogodzenia konflikt.

Autor: Karolina Bisz-Prządo, Senior Legal Counsel and Poland Data Protection Officer w Luxoft Poland.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Nowe przepisy o rynku pracy i zatrudnianiu cudzoziemców od 1 czerwca 2025. Co się zmienia?

Od 1 czerwca 2025 r. wchodzą w życie dwie kluczowe ustawy reformujące polski rynek pracy i zasady zatrudniania cudzoziemców. Nowe przepisy zmienią sposób rejestracji bezrobotnych, zniosą ograniczenia wiekowe i wprowadzą nowoczesne narzędzia informatyczne. Co dokładnie się zmienia i kogo dotyczą nowe regulacje?

Debata. Syndrom oszustki - między sukcesem a wątpliwościami

To będzie jedno z najważniejszych spotkań w naszym studio, transmitowane w czasie rzeczywistym na stronie infor.pl.

Ile godzin tygodniowo pracuje się w UE? Najmniej w Holandii, najwięcej w Grecji, Bułgarii i Polsce

Według danych Eurostatu pracownicy w Unii Europejskiej pracowali średnio 36 godzin w tygodniu. Okazuje się, że w Polsce było to znacznie więcej. Gdzie odnotowano najdłuższe, a gdzie najkrótsze tygodnie pracy?

Jakie kody uprawniają do wyższego dofinansowania PFRON? [KWOTY 2025]

Kwota dofinansowania, jaką może uzyskać pracodawca, zależy nie tylko od stopnia niepełnosprawności, ale również od rodzaju schorzenia. Czy pojawią się kolejne kody uprawniające do wyższego dofinansowania? Jakie kwoty obowiązują w 2025 r.?

REKLAMA

Kapitał początkowy można przeliczyć. To klucz do wyższej emerytury!

Kapitał początkowy to odtworzona wartość składek emerytalnych z okresu przed 1 stycznia 1999 roku, kiedy składki nie były przypisane do indywidualnych kont. Bez kapitału początkowego Twoja emerytura może być znacznie niższa. Sprawdź, jak go wyliczyć i jakie dokumenty są potrzebne, by nie stracić pieniędzy.

Menadżerowie wysokiego szczebla chcą się dogadywać mimo barier budowanych przez przywódców świata

Menadżerowie i światowy biznes stoi w obliczu rosnącej niestabilności – od napięć geopolitycznych i przesunięcia wpływów globalnych, po coraz bardziej spolaryzowaną scenę międzynarodową. Mimo to, wielu menedżerów najwyższego szczebla wciąż wykazuje wiarę w trwałość dotychczasowych struktur i scenariuszy współpracy.

Pracodawco! Nie zawsze możesz zlecić dodatkowe zadania pracownikowi

Podpisując umowę o pracę, strony zawierają dwustronne zobowiązanie - pracownik obliguje się do świadczenia określonej w umowie pracy, a pracodawca do wypłacania pracownikowi uzgodnionego wynagrodzenia. W praktyce jednak wielu pracodawców wychodzi z założenia, że skoro to oni płacą, to mogą zlecać swoim podopiecznym różnorodne zadania, również te wykraczające poza ustalony zakres obowiązków.

Jawność wynagrodzeń w Polsce: Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy. Co się zmieni dla pracodawców i kandydatów do pracy?

Nowelizacja Kodeksu pracy uchwalona przez Sejm wprowadza obowiązek informowania kandydatów do pracy o wynagrodzeniu w procesie rekrutacji. Eksperci podkreślają jednak, że to dopiero początek drogi do pełnej jawności płac w Polsce.

REKLAMA

Aplikacja mZUS zyskuje popularność – już ponad 700 tys. użytkowników w całej Polsce

Aplikacja mobilna mZUS, dostępna na smartfony z systemem Android i iOS, przekroczyła próg 700 tysięcy użytkowników. Umożliwia szybki i wygodny dostęp do usług Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, takich jak składanie wniosków o 800+, „Dobry Start” czy rezerwacja e-wizyt.

Coraz więcej seniorów wybiera przelew zamiast gotówki. Już 80% świadczeń ZUS trafia na konta bankowe

W marcu 2025 roku aż 80 proc. emerytów i rencistów otrzymywało świadczenia ZUS przelewem na konto bankowe. Choć coraz więcej osób rezygnuje z gotówki, część seniorów nadal wybiera wizytę listonosza – z powodów praktycznych i społecznych.

REKLAMA