REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna w 2023 roku. Kwestie praktyczne

Subskrybuj nas na Youtube
praca zdalna
praca zdalna
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już za kilka tygodni, bo 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy o pracy zdalnej. Regulują obowiązki pracodawcy i pracownika oraz zabezpieczają pracownika pracującego z domu. Zdaniem prawników z branży IT, na specjalistów wdrażających nowe regulacje, czekają spore wyzwania. 

Nowe regulacje w Kodeksie pracy – praca zdalna 

REKLAMA

Warto podkreślić, że pracy zdalnej został poświęcony rozdział w Kodeksie Pracy, w którym nowe regulacje zastąpiły dotychczasowe przepisy o telepracy. W ramach pracy zdalnej czynności mogą być wykonywane w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo ustalonym z pracodawcą.  Tak wybrzmiewa bardzo ogólna definicja nowej rzeczywistości, której nie bez powodu obawia się wiele spółek w Polsce. Jakie będą różnice w organizacji pracy po wdrożeniu nowych regulacji? Jakie koszty w związku z tymi zmianami będzie musiał ponieść pracodawca? To najczęściej zadawane pytania, na które wcale nie łatwo znaleźć wyczerpujące odpowiedzi.

REKLAMA

Pracodawca, który dotychczas korzystał z pracy zdalnej będzie musiał dokonać przeglądu rozwiązań wdrożonych w organizacji pod kątem ich zgodności z nowymi przepisami o pracy zdalnej. Niektóre stosowane rozwiązania organizacyjne np. dotyczące komunikacji pracodawcy z pracownikiem, powierzania sprzętu czy monitorowania obecności podczas pracy zdalnej mogą okazać się aktualne. Konieczne będzie natomiast dokonanie przeglądu używanych w organizacji dokumentów regulujących pracę zdalną, opracowanie niezbędnych zmian lub nowych wersji tych dokumentów, w których zasady pracy zdalnej zostaną ponownie określone.  W trudniejszej sytuacji są pracodawcy, którzy dotychczas nie korzystali z pracy zdalnej, a zdecydują się na wprowadzenie takiego rozwiązania – tacy pracodawcy będą musieli przejść cały proces począwszy od projektowania rozwiązań organizacyjnych, aż po stworzenie podstawy formalnej regulującej wykonywanie pracy zdalnej.

Praca zdalna - jak rozliczać koszty za prąd i Internet? 

W ramach obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej mieści się m.in. obowiązek „pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”. Obowiązek ten może być realizowany na dwa sposoby. Po pierwsze, na zasadzie rozliczenia faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów. Po drugie, może zostać zastąpiony wypłatą ryczałtu. Pierwsze rozwiązanie może być problematyczne zwłaszcza dla pracodawcy, który w zdalnej formie zatrudnia wielu pracowników. Indywidualne rozliczanie kosztów wiąże się bowiem ze zwiększeniem obowiązków formalnych (m.in. zbieranie i przechowywanie dowodów na ponoszone przez pracownika koszty); organizacyjnych (nakład pracy osób, które będą indywidualnie rozliczać te koszty). Prostszym rozwiązaniem jest zastąpienie tych kosztów ryczałtem w wysokości przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika. Ryczałt co do zasady pozwala te koszty zaokrąglić.

Pracodawca ustalając wysokość ryczałtu powinien pamiętać, że zgodnie z przepisami ustalona kwota ryczałtu powinna odpowiadać „przewidywanym kosztom”, to oznacza, że:

  • powinna zostać ustalona na podstawie aktualnie obowiązujących stawek rynkowych na te usługi, 
  • powinna uwzględniać indywidualny wymiar pracy zdalnej (wymiar ryczałtu pomniejszany odpowiednio dla pracowników pracujących w trybie hybrydowym). 

Ustalając wysokość ryczałtu pracodawca powinien pamiętać, że zgodnie z nowymi przepisami kwota ta będzie zwolniona z opodatkowania i oskładkowania, stąd konieczność ustalenia jej na poziomie adekwatnym do faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów. Zbyt wysoka kwota może zostać zakwestionowana przez organy kontroli skarbowej. Z kolei zbyt niska może spotkać się z zarzutem pracownika, że w niewystarczającym zakresie pokrywa rzeczywiście ponoszone przez niego wydatki.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stawka miesięczna, dzienna czy godzinowa?

REKLAMA

Mając na uwadze powyższe, pracodawca może rozważyć rozliczanie ryczałtu według z góry określonej stawki miesięcznej, może również ustalić stawkę dzienną (lub nawet godzinową), która oprócz indywidualnego wymiaru pracy zdalnej będzie uwzględniać również nieobecności pracownika np. związane z chorobami czy urlopami. Takie podejście wiąże się ze zwiększonymi nakładami pracy, ale wydaje się bezpieczniejsze na wypadek ewentualnych kontroli np. urzędu skarbowego. 

Pracodawca powinien również uwzględnić konieczność okresowej kontroli ustalonej stawki ryczałtu, tak aby odzwierciedlała aktualne warunki rynkowe (spadek czy wzrost cen usług mogą uzasadniać dokonanie zmiany ustalonej stawki ryczałtu). Warto już na etapie projektowania regulaminu pracy zdalnej zdecydować, jak często taka kontrola powinna się odbywać i w jaki sposób będą implementowane zmiany ustalanej stawki ryczałtu.

Czego w związku z powyższym można żądać od pracownika? Otóż, pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić indywidualne rozliczenia kosztów z pracownikiem, może żądać od niego potwierdzenia ponoszonych kosztów (np. informacji o wydatkach lub faktury za prąd, Internet). W razie wypłacania ryczałtu – to pracodawca dokonuje szacunkowego zestawienia kosztów bazując na aktualnych rynkowych stawkach za zużycie prądu czy Internet. 

Praca zdalna - jak przygotować firmę na wdrożenie nowych przepisów?

Po pierwsze, pracodawca musi określić zasady pracy zdalnej. Zasady te określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe wówczas pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie, który konsultuje z przedstawicielami pracowników. Tak opracowany regulamin pracodawca ogłasza w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Kolejna sprawa to zapewnienie narzędzi pracy i materiałów. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić narzędzia pracy i materiały w tym urządzenia techniczne, zapewnić instalację serwis i konserwację tych narzędzi, pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, pokryć inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli tak uzgodniono) – lub wypłacić ekwiwalent czy ryczałt. Trzeci krok dotyczy określenia procedur ochrony danych. Pracodawca określa procedury ochrony danych lub jeśli u pracodawcy obowiązywały dotychczas stosowne procedury, wystarczające może okazać się implementowanie zmian związanych ze specyfiką pracy zdalnej. Następnie w potrzebnym zakresie pracodawca przeprowadza instruktaż i szkolenie.

Niezbędne jest też szkolenie BHP. Szkolenie wstępne z BHP osoby, która uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej dokonuje przy zawieraniu umowy o pracę oraz przyjmowana jest na stanowisko administracyjno-biurowe może w całości odbyć się w formie zdalnej. Pracodawca zobowiązany jest dokonać oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca opracowuje informację zawierającą: zasady organizacji stanowiska pracy zdalnej (z uwzględnieniem wymagań ergonomii), zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych. Kolejny istotny krok to odebranie oświadczeń od pracownika. Oświadczenie o zapoznaniu się z procedurami dot. ochrony danych, oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją BHP, oświadczenie pracownika potwierdzające, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. I wreszcie ostatnia sprawa, to uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej. Rozpoczęcie pracy w formie zdalnej wymaga potwierdzenia zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Uzgodnienie nie musi stanowić elementu umowy o pracę i może zostać dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nowe przepisy o pracy zdalnej i co dalej?

Nowa ustawa nie rozwiązuje wszystkich kwestii, nie jest precyzyjna i wciąż rodzi pytania, na które pracodawcy nie mają odpowiedzi. Obecnie najbardziej palącym problemem, z którym zmaga się większość pracodawców jest ustalanie odpowiedniej wysokości ekwiwalentu i ryczałtu. Przepisy nie przekazują w tym względzie szczegółowych instrukcji. Pracodawca musi sam dokonać takich wyliczeń i oceny ewentualnych rodzajów ryzyka związanych z zarzutem nieadekwatnego ustalenia wysokości tych świadczeń. Aktualne są również wątpliwości związane z ustaleniem miejsca wykonywania pracy zdalnej. Wśród pracowników coraz częściej pojawiają się zapytania o możliwość wykonywania pracy zdalnej za granicą RP, co implikuje po stronie pracodawcy dodatkowe ryzyka związane m.in. z koniecznością ustalenia i rozliczenia podatków oraz świadczeń socjalnych dla takich pracowników, ale też i ochroną danych. 

Wprowadzenie nowych regulacji związanych z pracą zdalną może mieć znaczenie w relacjach, gdzie po jednej stronie jest podmiot, który zdecyduje się na objęcie pracą zdalną większości pracowników, podczas gdy potrzeby jego klienta zakładają konieczność osobistej obecności (np. w przypadku usług IT wymóg obecności konsultanta). W dalszym ciągu funkcjonują organizacje, których model pracy zdalnej nie przekonuje i raczej go unikają; co przy równoczesnych wymaganiach odnośnie możliwości świadczenia pracy w tej formie przez kandydatów (zwłaszcza w branży IT) powoduje ciężki do pogodzenia konflikt.

Autor: Karolina Bisz-Prządo, Senior Legal Counsel and Poland Data Protection Officer w Luxoft Poland.

Zapisz się na newsletter
Kodeks pracy, urlopy, wynagrodzenia, świadczenia pracownicze. Bądź na bieżąco ze zmianami z zakresu prawa pracy. Zapisz się na nasz newsletter.
Zaznacz wymagane zgody
loading
Zapisując się na newsletter wyrażasz zgodę na otrzymywanie treści reklam również podmiotów trzecich
Administratorem danych osobowych jest INFOR PL S.A. Dane są przetwarzane w celu wysyłki newslettera. Po więcej informacji kliknij tutaj.
success

Potwierdź zapis

Sprawdź maila, żeby potwierdzić swój zapis na newsletter. Jeśli nie widzisz wiadomości, sprawdź folder SPAM w swojej skrzynce.

failure

Coś poszło nie tak

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:
Autopromocja

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie - QUIZ
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne

REKLAMA

Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Wyższe wynagrodzenia w budżetówce od 2026 r. Pracodawcy chcą większej podwyżki dla pracowników

Płaca minimalna w 2026 r. wzrośnie o 3%, ale w budżetówce podwyżka powinna być wyższa. Pracodawcy chcą wyższych wynagrodzeń w sferze budżetowej, aby jakość usług publicznych również rosła.

Nie będzie w tym roku niższego dodatku za pracę w nocy niż w lipcu

W lipcu 2025 r. mamy najniższy dodatek za pracę w nocy. Taka sama kwota będzie obowiązywała w październiku. To miesiące z największą liczbą godzin pracy. Ile wynosi dodatek nocny w tym miesiącu?

Opieka nad małym dzieckiem podczas pracy zdalnej. Co z kontrolą pracodawcy?

Jak pracodawca może skontrolować pracę zdalną pracownika, który w czasie godzin pracy sprawuje bezpośrednią opiekę nad małoletnim dzieckiem (do 4. roku życia), szczególnie gdy dziecko nie ma zapewnionej w tym czasie opieki przez inną osobę (np. nianię, innego członka rodziny, żłobek, przedszkole)?

PPK: od jakiej kwoty nalicza się wpłaty? Czy wczasy pod gruszą, świadczenia urlopowe, nagroda jubileuszowa i zasiłki liczą się do podstawy wymiaru wpłat?

Od jakiej kwoty liczy się wpłaty na PPK? Nie od każdego świadczenia na rzecz uczestnika PPK należy naliczać wpłaty do PPK. To, czy dane świadczenie stanowi podstawę wpłat do PPK, zależy od tego, czy jest ono podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Co z wczasami pod gruszą, świadczeniem urlopowym, nagrodą jubileuszową, zasiłkami i urlopem wychowawczym?

REKLAMA

Odmowa renty wdowiej: 7 powodów odmowy renty wdowiej przez ZUS

Otrzymałaś odmowę przyznania renty wdowiej przez ZUS? Sprawdź, jakie są najczęstsze powody niepozwalające na wypłatę nowego świadczenia. Jeśli nie zgadzasz się z rozstrzygnięciem Zakładu, możesz odwołać się do sądu.

Czy jesteśmy gotowi na skrócony tydzień pracy? Jak go sobie wyobrażamy?

Jak sobie wyobrażamy skrócony tydzień pracy? Mniej godzin, ale pięć dni w tygodniu? Więcej godzin i dodatkowy dzień wolny? Ale kiedy, w poniedziałek czy piątek, a może środę? Badacze z Uniwersytetu SWPS przyjrzeli się wyobrażeniom.

Renta wdowia - kiedy pierwsze wypłaty? Terminy wypłat ZUS w lipcu i sierpniu

Renta wdowia pozwala na łączenie dwóch świadczeń renty rodzinnej po zmarłym małżonku i świadczenia emerytalno-rentowego. Lipiec to termin pierwszych wypłat renty wdowiej. Kiedy dokładnie ZUS wypłaci świadczenie w lipcu i sierpniu 2025 r.?

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego [projekt]

Podwyżek w samorządzie ciąg dalszy. Wielce prawdopodobne, że tak. Bo ma dojść do dostosowania poziomu maksymalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego do zmienionej kwoty bazowej, wynikającej z ustawy budżetowej na rok 2025. Zatem z wyrównaniem od 1 lipca 2025 r. mają obowiązywać nowe maksymalne stawki wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego w samorządzie.

REKLAMA

PIP: 350 tysięcy bezpłatnych porad rocznie dla pracodawców. Inspekcja pracy nie tylko kontroluje, ale i pomaga

Działalność PIP to nie tylko kontrole, ale i bezpłatne porady prawne dla pracodawców. Inspekcja pracy wydaje 350 tysięcy porad rocznie, które skierowane są wprost do osób zatrudniających pracowników. Warto korzystać z pomocy PIP.

Gdzie chcą pracować Polacy? Ranking 2025: wymarzonym miejscem pracy branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT

Gdzie w 2025 roku chcą pracować Polacy? Oto ranking branż. Okazuje się, że wymarzonym miejscem pracy jest branża motoryzacyjna. Bije na głowę IT. Czym kierują się pracownicy przy wyborze branży, w której podejmują pracę?

REKLAMA