REKLAMA

REKLAMA

Kategorie
Zaloguj się

Zarejestruj się

Proszę podać poprawny adres e-mail Hasło musi zawierać min. 3 znaki i max. 12 znaków
* - pole obowiązkowe
Przypomnij hasło
Witaj
Usuń konto
Aktualizacja danych
  Informacja
Twoje dane będą wykorzystywane do certyfikatów.

Praca zdalna w 2023 roku. Kwestie praktyczne

praca zdalna
praca zdalna
Shutterstock

REKLAMA

REKLAMA

Już za kilka tygodni, bo 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy o pracy zdalnej. Regulują obowiązki pracodawcy i pracownika oraz zabezpieczają pracownika pracującego z domu. Zdaniem prawników z branży IT, na specjalistów wdrażających nowe regulacje, czekają spore wyzwania. 

Nowe regulacje w Kodeksie pracy – praca zdalna 

Warto podkreślić, że pracy zdalnej został poświęcony rozdział w Kodeksie Pracy, w którym nowe regulacje zastąpiły dotychczasowe przepisy o telepracy. W ramach pracy zdalnej czynności mogą być wykonywane w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo ustalonym z pracodawcą.  Tak wybrzmiewa bardzo ogólna definicja nowej rzeczywistości, której nie bez powodu obawia się wiele spółek w Polsce. Jakie będą różnice w organizacji pracy po wdrożeniu nowych regulacji? Jakie koszty w związku z tymi zmianami będzie musiał ponieść pracodawca? To najczęściej zadawane pytania, na które wcale nie łatwo znaleźć wyczerpujące odpowiedzi.

REKLAMA

Autopromocja

Pracodawca, który dotychczas korzystał z pracy zdalnej będzie musiał dokonać przeglądu rozwiązań wdrożonych w organizacji pod kątem ich zgodności z nowymi przepisami o pracy zdalnej. Niektóre stosowane rozwiązania organizacyjne np. dotyczące komunikacji pracodawcy z pracownikiem, powierzania sprzętu czy monitorowania obecności podczas pracy zdalnej mogą okazać się aktualne. Konieczne będzie natomiast dokonanie przeglądu używanych w organizacji dokumentów regulujących pracę zdalną, opracowanie niezbędnych zmian lub nowych wersji tych dokumentów, w których zasady pracy zdalnej zostaną ponownie określone.  W trudniejszej sytuacji są pracodawcy, którzy dotychczas nie korzystali z pracy zdalnej, a zdecydują się na wprowadzenie takiego rozwiązania – tacy pracodawcy będą musieli przejść cały proces począwszy od projektowania rozwiązań organizacyjnych, aż po stworzenie podstawy formalnej regulującej wykonywanie pracy zdalnej.

Praca zdalna - jak rozliczać koszty za prąd i Internet? 

W ramach obowiązków pracodawcy związanych z organizacją pracy zdalnej mieści się m.in. obowiązek „pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej”. Obowiązek ten może być realizowany na dwa sposoby. Po pierwsze, na zasadzie rozliczenia faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów. Po drugie, może zostać zastąpiony wypłatą ryczałtu. Pierwsze rozwiązanie może być problematyczne zwłaszcza dla pracodawcy, który w zdalnej formie zatrudnia wielu pracowników. Indywidualne rozliczanie kosztów wiąże się bowiem ze zwiększeniem obowiązków formalnych (m.in. zbieranie i przechowywanie dowodów na ponoszone przez pracownika koszty); organizacyjnych (nakład pracy osób, które będą indywidualnie rozliczać te koszty). Prostszym rozwiązaniem jest zastąpienie tych kosztów ryczałtem w wysokości przewidywanych kosztów ponoszonych przez pracownika. Ryczałt co do zasady pozwala te koszty zaokrąglić.

Pracodawca ustalając wysokość ryczałtu powinien pamiętać, że zgodnie z przepisami ustalona kwota ryczałtu powinna odpowiadać „przewidywanym kosztom”, to oznacza, że:

  • powinna zostać ustalona na podstawie aktualnie obowiązujących stawek rynkowych na te usługi, 
  • powinna uwzględniać indywidualny wymiar pracy zdalnej (wymiar ryczałtu pomniejszany odpowiednio dla pracowników pracujących w trybie hybrydowym). 

Ustalając wysokość ryczałtu pracodawca powinien pamiętać, że zgodnie z nowymi przepisami kwota ta będzie zwolniona z opodatkowania i oskładkowania, stąd konieczność ustalenia jej na poziomie adekwatnym do faktycznie ponoszonych przez pracownika kosztów. Zbyt wysoka kwota może zostać zakwestionowana przez organy kontroli skarbowej. Z kolei zbyt niska może spotkać się z zarzutem pracownika, że w niewystarczającym zakresie pokrywa rzeczywiście ponoszone przez niego wydatki.

Dalszy ciąg materiału pod wideo

Stawka miesięczna, dzienna czy godzinowa?

Mając na uwadze powyższe, pracodawca może rozważyć rozliczanie ryczałtu według z góry określonej stawki miesięcznej, może również ustalić stawkę dzienną (lub nawet godzinową), która oprócz indywidualnego wymiaru pracy zdalnej będzie uwzględniać również nieobecności pracownika np. związane z chorobami czy urlopami. Takie podejście wiąże się ze zwiększonymi nakładami pracy, ale wydaje się bezpieczniejsze na wypadek ewentualnych kontroli np. urzędu skarbowego. 

Pracodawca powinien również uwzględnić konieczność okresowej kontroli ustalonej stawki ryczałtu, tak aby odzwierciedlała aktualne warunki rynkowe (spadek czy wzrost cen usług mogą uzasadniać dokonanie zmiany ustalonej stawki ryczałtu). Warto już na etapie projektowania regulaminu pracy zdalnej zdecydować, jak często taka kontrola powinna się odbywać i w jaki sposób będą implementowane zmiany ustalanej stawki ryczałtu.

Czego w związku z powyższym można żądać od pracownika? Otóż, pracodawca, który zdecyduje się wprowadzić indywidualne rozliczenia kosztów z pracownikiem, może żądać od niego potwierdzenia ponoszonych kosztów (np. informacji o wydatkach lub faktury za prąd, Internet). W razie wypłacania ryczałtu – to pracodawca dokonuje szacunkowego zestawienia kosztów bazując na aktualnych rynkowych stawkach za zużycie prądu czy Internet. 

Praca zdalna - jak przygotować firmę na wdrożenie nowych przepisów?

Po pierwsze, pracodawca musi określić zasady pracy zdalnej. Zasady te określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeśli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe wówczas pracodawca określa zasady pracy zdalnej w regulaminie, który konsultuje z przedstawicielami pracowników. Tak opracowany regulamin pracodawca ogłasza w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Kolejna sprawa to zapewnienie narzędzi pracy i materiałów. Pracodawca zobowiązany jest zapewnić narzędzia pracy i materiały w tym urządzenia techniczne, zapewnić instalację serwis i konserwację tych narzędzi, pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, pokryć inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej (jeśli tak uzgodniono) – lub wypłacić ekwiwalent czy ryczałt. Trzeci krok dotyczy określenia procedur ochrony danych. Pracodawca określa procedury ochrony danych lub jeśli u pracodawcy obowiązywały dotychczas stosowne procedury, wystarczające może okazać się implementowanie zmian związanych ze specyfiką pracy zdalnej. Następnie w potrzebnym zakresie pracodawca przeprowadza instruktaż i szkolenie.

Niezbędne jest też szkolenie BHP. Szkolenie wstępne z BHP osoby, która uzgodnienia wykonywania pracy zdalnej dokonuje przy zawieraniu umowy o pracę oraz przyjmowana jest na stanowisko administracyjno-biurowe może w całości odbyć się w formie zdalnej. Pracodawca zobowiązany jest dokonać oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej. Pracodawca opracowuje informację zawierającą: zasady organizacji stanowiska pracy zdalnej (z uwzględnieniem wymagań ergonomii), zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych. Kolejny istotny krok to odebranie oświadczeń od pracownika. Oświadczenie o zapoznaniu się z procedurami dot. ochrony danych, oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją BHP, oświadczenie pracownika potwierdzające, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. I wreszcie ostatnia sprawa, to uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej. Rozpoczęcie pracy w formie zdalnej wymaga potwierdzenia zarówno przez pracodawcę jak i pracownika. Uzgodnienie nie musi stanowić elementu umowy o pracę i może zostać dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

Nowe przepisy o pracy zdalnej i co dalej?

REKLAMA

Nowa ustawa nie rozwiązuje wszystkich kwestii, nie jest precyzyjna i wciąż rodzi pytania, na które pracodawcy nie mają odpowiedzi. Obecnie najbardziej palącym problemem, z którym zmaga się większość pracodawców jest ustalanie odpowiedniej wysokości ekwiwalentu i ryczałtu. Przepisy nie przekazują w tym względzie szczegółowych instrukcji. Pracodawca musi sam dokonać takich wyliczeń i oceny ewentualnych rodzajów ryzyka związanych z zarzutem nieadekwatnego ustalenia wysokości tych świadczeń. Aktualne są również wątpliwości związane z ustaleniem miejsca wykonywania pracy zdalnej. Wśród pracowników coraz częściej pojawiają się zapytania o możliwość wykonywania pracy zdalnej za granicą RP, co implikuje po stronie pracodawcy dodatkowe ryzyka związane m.in. z koniecznością ustalenia i rozliczenia podatków oraz świadczeń socjalnych dla takich pracowników, ale też i ochroną danych. 

Wprowadzenie nowych regulacji związanych z pracą zdalną może mieć znaczenie w relacjach, gdzie po jednej stronie jest podmiot, który zdecyduje się na objęcie pracą zdalną większości pracowników, podczas gdy potrzeby jego klienta zakładają konieczność osobistej obecności (np. w przypadku usług IT wymóg obecności konsultanta). W dalszym ciągu funkcjonują organizacje, których model pracy zdalnej nie przekonuje i raczej go unikają; co przy równoczesnych wymaganiach odnośnie możliwości świadczenia pracy w tej formie przez kandydatów (zwłaszcza w branży IT) powoduje ciężki do pogodzenia konflikt.

Autor: Karolina Bisz-Prządo, Senior Legal Counsel and Poland Data Protection Officer w Luxoft Poland.

Autopromocja

REKLAMA

Źródło: Źródło zewnętrzne

Oceń jakość naszego artykułu

Dziękujemy za Twoją ocenę!

Twoja opinia jest dla nas bardzo ważna

Powiedz nam, jak możemy poprawić artykuł.
Zaznacz określenie, które dotyczy przeczytanej treści:

REKLAMA

QR Code
Uprawnienia rodzicielskie
certificate
Jak zdobyć Certyfikat:
  • Czytaj artykuły
  • Rozwiązuj testy
  • Zdobądź certyfikat
1/10
Ile tygodni urlopu macierzyńskiego można maksymalnie wykorzystać jeszcze przed porodem?
nie ma takiej możliwości
3
6
9 - tylko jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę
Następne
Kadry
Zapisz się na newsletter
Zobacz przykładowy newsletter
Zapisz się
Wpisz poprawny e-mail
Ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności zostanie wydłużona. Będą nowe przepisy

19 lipca 2024 r. do Sejmu wpłynął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Dzięki nowym przepisom zostanie wydłużona ważność orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności niemal 400 tys. osób.

Dostosowanie stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe - sprawdź, czy Twoje jest odpowiednie

Przepisy bhp wymagają odpowiednio przygotowanych i dostosowanych stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe. Sprawdź, czy Twoje stanowisko pracy jest zgodne z przepisami!

Czy pracownik na zwolnieniu lekarskim może wyjechać na urlop

Podczas zwolnienia lekarskiego pracownikowi nie wolno wykonywać żadnej pracy zarobkowej. Ponadto nie może wykorzystywać zwolnienia w sposób niezgodny z jego celem. Czy to oznacza, że podczas choroby pracownik powinien zostać w domu i nie wolno mu wyjechać na urlop?

Wskaźnik waloryzacji na ustawowym minimum. W 2025 r. emerytury i renty wzrosną o 6,78 proc.

6,78 proc. - co najmniej o tyle wzrosną emerytury i renty w przyszłym roku. Rząd pracuje nad rozporządzeniem w sprawie wysokości zwiększenia wskaźnika waloryzacji emerytur i rent w 2025 r.

REKLAMA

Czy 21 lipca to niedziela handlowa?

Czy przedostatnia niedziele lipca to niedziela handlowa? Czy sklepy będą otwarte? 

Składki tylko do ZUS czy do ZUS i OFE. Kończy się czas na podjęcie decyzji

Wkrótce „okno transferowe” pozwalające ubezpieczonym decydować, gdzie ma być przekazywana część ich składki emerytalnej, zostanie zamknięte. O tym, gdzie ma trafiać część składki, mogą decydować mężczyźni, którzy nie ukończyli 55 lat, i kobiety, które nie ukończyły 50 lat.

Wypłata z PPK bez podatku – wystarczy wybrać odpowiedni sposób wypłaty

Środki z PPK można wypłacić bez podatku. Bez względu na to, jaki wariant wypłaty oszczędności uczestnik PPK wybierze – zyski wypracowane przez 25% środków zgromadzonych na jego rachunku PPK będą zwolnione z podatku dochodowego. Rozłożenie wypłaty na co najmniej 120 miesięcznych rat zwalnia z podatku zyski wypracowane przez całość oszczędności. 

Wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności – projekt ustawy

Rząd przyjął projekt nowelizacji ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Nowelizacja przewiduje wydłużenie ważności orzeczeń o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności maksymalnie o 6 miesięcy.

REKLAMA

Czy pracodawca może zmusić do 14-dniowego urlopu?

Według Kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni – w zależności od stażu pracy pracownika. Urlop może być podzielony na części, z których co najmniej jedna powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Czy 14-dniowy urlop jest obowiązkowy?

4 dni albo 35 godzin tygodnia pracy w Polsce do 2027 roku? Za granicą już testowali a efekty są pozytywne

W oczekiwaniu na zapowiadane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  skrócenie tygodniowego czasu pracy w Polsce, warto przyjrzeć się przykładom z innych państw. Dotąd w programach pilotażowych 4-dniowego tygodnia pracy zaobserwowano np. spadek rotacji zatrudnienia o 40 proc., polepszenie dobrostanu pracowników w 82 proc. firm oraz oszczędności dla pracodawców na poziomie niemal 2 mln zł w skali roku. Krótszy tydzień pracy najlepiej przyjął się na Islandii, gdzie 86 proc. pracowników korzysta z niego lub ma taką możliwość. Ale polscy pracodawcy nie są entuzjastami tego rozwiązania. Aż 51 proc. firm uważa, że w ich branży jest ono niemożliwe. Jeżeli nie uda się skrócić tygodnia pracy, to dobrą alternatywą dla 54 proc. Polaków mogłaby być częstsza praca zdalna lub hybrydowa. 

REKLAMA