Jakie cechy powinien mieć dobry system kadrowo-płacowy?

Główne cechy dobrego systemu kadrowo-płacowego

Jednym z podstawowych celów, które realizuje eq system, jest dostarczanie klientom rozwiązań wspierających zarządzanie procesami w sposób kompleksowy. Przykładem może być XPRIMER.WFM, który dostosowuje się do specyfiki biznesu klienta, pozwala na uzyskanie pełnej kontroli nad procesami HR i podejmowanie trafnych decyzji w oparciu o rzetelne dane. Obszary, które wspiera XPRIMER.WFM to planowanie, rejestrowanie i rozliczanie czasu pracy, automatyczne planowanie grafików, e-teczki, analityka HR, szeroko rozumiana komunikacja z pracownikami oraz kadry i płace. Tworząc moduł PAYROLL, zapytaliśmy naszych Klientów, jakie cechy – ich zdaniem – powinien mieć dobry system kadrowo-płacowy.

Pojawiło się bardzo dużo odpowiedzi, ale zgodnie z naszymi przewidywaniami były one bardzo spójne i koncentrowały się na kilku zasadniczych obszarach. Wskazywały w głównej mierze na bezpieczeństwo, dostępność i elastyczność. Oczywiście każdy z tych obszarów rozumiany był wielowymiarowo. Zebraliśmy te informacje, wykorzystując je przy projektowaniu modułu XPRIMER.PAYROLL, który w naszym rozumieniu powinien być narzędziem tworzonym przez praktyków, aby mógł spełnić oczekiwania biznesu.

Jakie są więc te główne cechy dobrego systemu kadrowo-płacowego?

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

To najczęściej wskazywane przez Klientów cechy – ale to nic dziwnego, bo od systemów klasy kadrowo-płacowych wymagamy właśnie takich przymiotów. Na pytanie „dlaczego?”, odpowiedź nasuwa się samoczynnie. Przetwarzając dane osobowe powinniśmy zachować najwyższej klasy metody i narzędzia zapewniające odpowiednio wysoki standard bezpieczeństwa. Jeśli do tego dołożymy kwestię wynagrodzeń i ich powiązania z kompetencjami, to poprzeczka ląduje jeszcze wyżej. XPRIMER.PAYROLL wykorzystując najlepsze praktyki stosowane w całej platformie XPRIMER, zapewnia odpowiednią separację danych oraz szczegółowy, a zarazem szczelny system uprawnień i dostępu do danych. Inżynierowie rozwijający platformę monitorują rynek nowych technologii, poszukując coraz to lepszych metod podnoszenia poziomu bezpieczeństwa. Kiedy tylko dane rozwiązanie spełnia wymagania bezpieczeństwa, nasz Dział R&D wdraża je w kolejnych wersjach XPRIMER.

Drugi z obszarów to zgodność z przepisami. Równie istotny dla eq system obszar, gdyż stanowi on w dużej mierze o zasadności implementacji w organizacji systemu kadrowo-płacowego. Zgodność z przepisami to podstawowa cecha XPRIMER.PAYROLL, dlatego dedykowany zespół analityków biznesowych nieustannie monitoruje zmieniające się przepisy pod kątem zmian, które należy bezzwłocznie implementować w XPRIMER. Zależy nam na zachowaniu najwyższych standardów, tak aby użytkownicy systemu XPRIMER.PAYROLL mieli pewność korzystania z systemu kadrowo-płacowego zawsze zgodnego z przepisami. Jest to szczególnie kluczowe dla bezpieczeństwa całej organizacji.

Kwestii bezpieczeństwa nie można rozpatrywać w oderwaniu od perspektywy obowiązków kodeksowych. Odpowiednio zaprojektowane narzędzie, jakim bez wątpienia jest platforma XPRIMER, „prowadzi użytkownika za rękę”, ustrzegając go często przed popełnieniem błędów kodeksowych (np. poprzez wymagalność pól czy wprowadzenie zależności pomiędzy wprowadzanym danymi). Ten obszar nazywamy bezpieczeństwem merytorycznym.

Elastyczność

Nasi klienci często w swoich odpowiedziach podkreślali, jak ważnym obszarem rozwoju swojego biznesu z XPRIMER jest dla nich elastyczność platformy. Cenią sobie możliwość dostosowania systemu do swoich indywidualnych potrzeb i specyfiki swojego biznesu. Aby utrzymać wysoki poziom zadowolenia, zdecydowaliśmy, że wszystkie rozwiązania platformy XPRIMER będą dostępne również w module PAYROLL (np. możliwość konfiguracji ekranów, budowania własnych formularzy i obiektów, personalizacji widoków oraz tworzenia własnych powiadomień, alertów czy obiegów/workflow). Nasi Klienci, jak i nasi konsultanci, wykorzystując ten szeroki wachlarz narzędzi są w stanie zaprojektować i zaimplementować procesy tak, aby zachowując biznesowe uzasadnienie dawały maksymalizację wartości dostarczanych przez optymalne procesy zwiększające w mierzalny sposób efektywność i rentowność organizacji.

Spójność

XPRIMER jako platforma, a PAYROLL jako jej integralna część, zapewnia również spójność procesową, o której nasi Klienci równie często wspominali. Jednokrotne wprowadzanie danych, czy spójność wizualna, to na pewno standard, ale jak wynika z odpowiedzi Klientów, nie wszystkie rozwiązania to zapewniają.

Rozwój platformy XPRIMER to współpraca biznesu i technologii. Biznes definiuje potrzeby, które nasi inżynierowie systemowi kodują za pomocą „0” i „1”. Mogłoby się wydawać, że jest to standardowe działanie. Jeśli jednak do tego dołożymy iteracyjność tworzenia rozwiązań i cross-funkcjonalną współpracę, w rezultacie otrzymujemy spójny produkt informatyczny, który zapewnia nam wielokrotne wykorzystanie tych samych danych (wprowadzanych centralnie w jednym miejscu) w różnych obszarach merytorycznych.

Dobrym przykładem może być jeden z podstawowych obiektów, jakim jest pracownik. Z doświadczenia wszyscy wiemy, że odejścia i powroty pracowników do organizacji to naturalny proces kariery. Wiele systemów kadrowo-płacowych w takim przypadku wymaga, aby osoba, która ponownie zaczyna pracę w organizacji, była kolejny raz rejestrowana w kartotece.

W takim przypadku mamy w rzeczywistości tego samego pracownika, ale z innym numerem kadrowym (podobnie dzieje się w przypadku organizacji w strukturze grupy czy holdingu). Wsłuchując się w głos naszych obecnych i potencjalnych Klientów, zadbaliśmy, aby unikać takich sytuacji. Przykładowy Jan Kowalski o numerze ewidencyjnym 1001 będzie zawsze tym samym Janem Kowalskim, a w szczegółach jego kartotek będziemy tylko rejestrowali jego kolejne zatrudnienia, czy umowy w jednej lub wielu organizacjach (w ramach instalacji wielofirmowych). Niby prosta konstrukcja, a jednak z naszych badań wynika, że inne systemy na rynku nie dają tak spójnej konstrukcji, która odgrywa bardzo dużą rolę szczególnie w obszarze raportowania czy analiz danych.

Intuicyjność

„To, że czegoś nie możemy znaleźć w systemie, nie znaczy, że tego tam nie ma” – to stwierdzenie oczywiście jest prawdziwe. Niemniej jednak wsłuchując się w głos naszych Klientów i razem z nimi rozwijając XPRIMER, dbamy o to, żeby nie było potrzeby potwierdzania słuszności tego sformułowania.

Intuicyjność systemu oznacza, że musi on być użyteczny – czyli łączyć satysfakcję z efektywnością. Projektując interfejs XPRIMER.PAYROLL kierowaliśmy się potrzebą logiki i przejrzystości, zachowaniem użytkownika oraz dobrymi praktykami w zakresie projektowania ergonomicznego, przede wszystkim z zasadami użyteczności Nielsena. Podczas testów sprawdzaliśmy, jak łatwo nowy użytkownik radzi sobie z zadaniami, jak szybko zadania wykonują użytkownicy znający produkt oraz jak obsługuje system użytkownik po dłuższej przerwie. Istotny był dla nas również wskaźnik błędów (czyli jak często użytkownicy popełniają błędy podczas użytkowania i czy system wystarczająco jasno informuje, jak sobie z nimi radzić) oraz ocena przyjemności korzystania (satysfakcja) z systemu.

Tworząc XPRIMER.PAYROLL, tworzyliśmy go nie dla siebie – ale dla naszych Klientów, dlatego tak ważne były ich sugestie i informacje zwrotne.

Szybkość

Jest to z jednej strony bardzo szerokie pojęcie, ale mimo wszystko w przypadku rozwiązań IT bardzo wąsko rozumiane. Jak? Oczywiście w kontekście czasu odpowiedzi systemu na zadanie, które mu zlecamy.

Tworząc XPRIMER.PAYROLL zadbaliśmy o tę potrzebę, jednocześnie podchodząc do tego szerzej.

Patrząc z perspektywy samej szybkości działania XPRIMER postawiliśmy sobie za priorytet, żeby podczas przeliczania listy płac nie przekroczyć jednej sekundy na wyliczenie wynagrodzenia dla jednego pracownika. Jest to o tyle istotne, że wówczas łatwo wyliczyć, ile maksymalnie będzie przeliczana cała lista przy określonej liczbie pracowników (oczywiście wszystko biorąc pod uwagę dodatki, ekwiwalenty, obciążenia komornicze, urlopy itp.). To nam się udało, a jak mówią nasi inżynierowie systemowi – „dzisiaj ograniczeniem jest jedynie szybkość dysków, a nie algorytm wyliczający”.

Drugi aspekt szybkości, na który zwróciliśmy również szczególną uwagę przy projektowaniu XPRIMER.PAYROLL, to szybkość osiągnięcia założonego celu przez użytkownika. Jeśli przyjmiemy, że celem jest wyliczenie wynagrodzenia, to z jednej strony istotna jest opisana wcześniej szybkość algorytmu, ale z drugiej strony również wyzwania merytoryczne przed jakimi wówczas stajemy. Jeśli podczas wyliczania listy płac pojawią się sytuacje, w których część pracowników będzie miała zestaw danych nie pozwalających na wyliczenie listy (np. niezatwierdzony czas pracy), wówczas pod pojęciem „szybkości” rozumiemy czas, w jakim jesteśmy w stanie uzupełnić brakujące dane. XPRIMER.PAYROLL wyliczy wszystko, co będzie zgodne merytorycznie – w przypadku opisanym powyżej wynagrodzenia dla pracowników z -pełnymi danymi zostaną przeliczone w pierwszej instancji i nie będą wymagały ponownego liczenia. W przypadku pracownika, który ma niezatwierdzony czas pracy, zatwierdzenie czasu pracy wykonujemy kilkoma kliknięciami, nie opuszczając kontekstu listy płac.

Widać więc, że szybkość systemu w rozumieniu oczekiwania na odpowiedź to jedno, ale szybkość jego użytkowania w kontekście tzw. usability to druga równie ważna kwestia.

Otwartość

I na koniec ostatnia, ale nie mniej ważna kwestia: otwartość. W naszym badaniu potrzeb Klienci podkreślali, że HR dzisiaj jest bardzo istotnym partnerem biznesu i dostarcza szereg danych niezbędnych do optymalnego prowadzenia biznesu. Informacje o zabezpieczeniu kluczowych stanowisk w organizacji, czy kosztach stałych z wynagrodzeń w rozbiciu na okresy (np. w przypadku sezonowości) to dane, które gromadzone są w platformie XPRIMER.

Nasi klienci często do raportowania wykorzystują rozwiązania klasy Business Intelligence. Żeby takie narzędzia były efektywne i wspierały organizację, muszą być zaopatrzone w dane. Dla spełnienia takich potrzeb naszych klientów platforma XPRIMER jest otwarta i daje możliwości raportowania danych czy integracji z zewnętrznymi rozwiązaniami IT.

Z drugiej strony XPRIMER.PAYROLL jest również standardowo zintegrowany z instytucjami, do których klient rozumiany jako organizacja musi raportować. Wysyłanie raportów GUS, ZUS czy umowy PPK to tylko niewielki wycinek obszarów, w których otwartość i możliwości konfiguracji XPRIMER dają naszym Klientom bezpieczeństwo poprawnego przepływu danych i informacji.

Jak widzimy, stworzenie dobrego systemu kadrowo-płacowego, jakim jest XPRIMER.PAYROLL, wymaga z jednej strony doświadczenia, które nasi eksperci posiadają realizując wiele projektów HR, a z drugiej strony sporej dozy pokory i współpracy z klientami. Połączyliśmy te dwa aspekty tworząc nowoczesny, przyjazny i szybki system kadrowo-płacowy, o którym lubimy mówić, że jest „system tworzony przez praktyków dla praktyków”.