Płacisz składki ZUS? Sprawdź swoje konto, bo możesz stracić tysiące złotych. Wystarczy przegapić jeden termin

• Nadpłata w ZUS – skąd się bierze i dlaczego tak łatwo ją przeoczyć?
• 5 lat i ani dnia dłużej
• Jak wykryć nadpłatę?
• Jak złożyć wniosek o zwrot nadpłaty? Instrukcja krok po kroku
• Co jeszcze warto wiedzieć o nadpłacie składek w ZUS i jej odzyskaniu?
• Krótkie podsumowanie – co musisz zrobić w kwestii nadpłaty składek w ZUS? Krok po kroku

Nadpłata w ZUS – skąd się bierze i dlaczego tak łatwo ją przeoczyć?

Jeśli kiedykolwiek gromadziłeś składki w ZUS, a zwłaszcza opłacałeś je jednocześnie z kilku tytułów – na przykład z etatu i działalności gospodarczej – jest spora szansa, że na Twoim indywidualnym koncie ubezpieczeniowym istnieje nadpłata, którą możesz odzyskać.

Problem w tym, że ZUS sam z siebie tych pieniędzy nie oddaje. Bez złożenia wniosku ZUS nie podejmie decyzji o zwrocie, a jedynie zaliczy nadpłatę na poczet przyszłych zobowiązań. Musisz pilnować właściwego terminu na złożenie wniosku o zwrot nadpłaconych składek, bowiem w razie jego przekroczenia składki bezpowrotnie przepadną z Twojej historii ubezpieczenia i zostaną wykorzystane przez ZUS na wypłatę bieżących świadczeń.

5 lat i ani dnia dłużej

Zgodnie z art. 24 ust. 6g ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, nienależnie opłacone składki ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia:

• otrzymania zawiadomienia o kwocie nienależnie pobranych składek;
• opłacenia składek, w przypadku braku zawiadomienia.

To oznacza, że zegar tyka od chwili, gdy ZUS Cię poinformował o nadpłacie - albo, jeśli tego nie zrobił, od daty zapłaty składek. Nadpłata dotycząca okresów sprzed 5 lat nie zostanie zwrócona.

Jest tu jednak pewna szansa dla ubezpieczonych. Na ZUS spoczywa obowiązek zawiadomienia płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek, które mogą być zwrócone, co wynika z art. 24 ust. 6b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli ZUS nie zawiadomił o nadpłacie, a miał taki obowiązek, termin przedawnienia w ogóle nie zaczyna biec, choć w praktyce ZUS nierzadko próbuje liczyć termin od daty wpłaty – i odmawia zwrotu.

Jak wykryć nadpłatę?

Stwierdzenie nadpłaty składek samemu może nie być łatwe. Najlepiej sprawdzić historię odprowadzania składek na swoim koncie ubezpieczonego na platformie elektronicznej PUE ZUS (eZUS) i porównać odprowadzone składki z zadeklarowanymi. Warto też zasięgnąć pomocy specjalisty kadrowo-płacowego lub księgowego w takiej analizie.

ZUS rokrocznie informuje o stanie konta ubezpieczonego, w tym o ewentualnej nadpłacie, jednakże następuje to zwykle na początku roku kalendarzowego i dotyczy składek za rok poprzedni. Nie zawsze taka informacja jest stuprocentowo pewna – jeżeli nadpłata powstała na skutek błędnego złożenia deklaracji na zawyżone składki i takie właśnie były odprowadzane, to ZUS, porównując wpłaty z deklaracjami, nadpłaty nie stwierdzi, bo kwoty będą się zgadzały.

Dlatego warto przynajmniej raz na kilka lat samodzielnie przeanalizować swoje konto – albo zlecić to komuś, kto zna się na rozliczeniach z ZUS.

Jak złożyć wniosek o zwrot nadpłaty? Instrukcja krok po kroku

Wniosek o zwrot nadpłaconych składek można złożyć na trzy sposoby:

• przez Internet – na platformie PUE ZUS (eZUS), tworząc nowy wniosek oznaczony jako „Wniosek RZS-P",
• osobiście – w dowolnej placówce ZUS,
• pocztą tradycyjną – na formularzu RZS-P.

Wniosek nie podlega opłacie i jest rozpatrywany standardowo w okresie 30 dni.

Warto złożyć wniosek nawet wtedy, gdy nie masz pewności co do nadpłaty. Wniosek będzie podlegał analizie i ZUS zweryfikuje, czy faktycznie dokonałeś nadpłaty, czy też popełniłeś błędne obliczenia i nadpłaty nie ma, lub przysługuje ona w niższej wysokości.

Pamiętaj też, że przed złożeniem wniosku o zwrot należy złożyć korekty deklaracji rozliczeniowych, w których zostały wykazane nieprawidłowe wartości składek i odprowadzone do ZUS w takiej zawyżonej wysokości. Dopiero po ich rozliczeniu ZUS ustali saldo i wartość nadwyżki.

W przypadku prawidłowego wypełnienia wniosku i braku zastrzeżeń, ZUS zleci zwrot nadpłaty środków na konto bankowe. Jeżeli ZUS nie zwróci nadpłaty w ciągu 30 dni, zapłaci odsetki takie jak od zaległości podatkowych.

Co jeszcze warto wiedzieć o nadpłacie składek w ZUS i jej odzyskaniu?

Przepisy pozwalają ZUS zatrzymać składki pobrane nienależnie, jeśli od ich wpłaty minęło 5 lat. Jednocześnie ZUS może wydawać decyzje stwierdzające niepodleganie ubezpieczeniom społecznym, sięgające 10, 15, a nawet 25 lat wstecz. Jeżeli ZUS wyda taką decyzję – oznaczającą, że składki były płacone niepotrzebnie – zapłacone w tym okresie składki nie zostają zwrócone, ale przepadają i zasilają budżet ZUS.

W efekcie obywatel traci wówczas wszystko: składki, okres ubezpieczenia oraz zaufanie do państwa. Jeśli nie zgadzasz się z odmową ZUS dotyczącą zwrotu nadpłaty – masz prawo żądać wydania decyzji, od której możesz się odwołać do sądu (na zasadach ogólnych zaskarżenia jak przy każdej decyzji ZUS). Natomiast w przypadku gdy opłacone składki zostały zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodu, a były nadpłacone i ZUS je zwrócił, to zwrócona kwota stanowi przychód z działalności gospodarczej.

Krótkie podsumowanie – co musisz zrobić w kwestii nadpłaty składek w ZUS? Krok po kroku

1. Zaloguj się na PUE ZUS (eZUS) i sprawdź stan konta.
2. Porównaj wpłaty z deklaracjami – samodzielnie lub z pomocą księgowego.
3. Jeśli widzisz nadpłatę – złóż korektę deklaracji, a następnie wniosek RZS-P.
4. Nie czekaj. Każdy dzień przybliża Cię do przedawnienia, po którym pieniądze znikną z Twojego konta na zawsze.