Kiedy pracodawca jest płatnikiem świadczeń chorobowych

Prawo do ustalania wysokości świadczeń z ubezpieczenia społecznego oraz uprawnienie do ich wypłacania przez cały rok kalendarzowy przysługuje płatnikom składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 21 ubezpieczonych na 30 listopada poprzedniego roku. Płatnicy składek, którzy są zobowiązani do ustalania prawa do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego i ich wypłaty, są również zobowiązani do ustalania prawa do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego. W takiej sytuacji płatnik ma obowiązek wypłacić choremu pracownikowi nie tylko wynagrodzenie chorobowe, ale również zasiłek chorobowy, zasiłek wyrównawczy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek opiekuńczy oraz zasiłek macierzyński. Wypłaty tych świadczeń płatnicy składek mogą dokonywać swoim ubezpieczonym wyłącznie w czasie trwania ubezpieczenia. Do wypłaty zasiłków po ustaniu tytułu ubezpieczenia uprawniony jest jedynie ZUS.

WAŻNE!

Jeżeli pracodawca jest zobowiązany do ustalania i wypłacania zasiłków z ubezpieczenia chorobowego, jest on również zobowiązany do ustalania i wypłacania zasiłków z ubezpieczenia wypadkowego.

Wypłata świadczeń przez ZUS

ZUS jest zobowiązany do ustalania prawa do świadczenia chorobowego oraz jego wysokości w sytuacjach, gdy:

• zakład pracy zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych,
• ubezpieczony jest osobą prowadzącą pozarolniczą działalność lub osobą z nią współpracującą,
• ubezpieczony jest duchownym,
• osoba jest uprawniona do zasiłków za okres po ustaniu ubezpieczenia,
• ubezpieczony podlega ubezpieczeniu chorobowemu w Polsce z tytułu zatrudnienia u pracodawcy zagranicznego.

Zakład pracy zatrudnia 50 osób. Pracownik choruje od 25 lipca 2011 r. Obecnie przedłożył kolejne zwolnienie lekarskie od 8 października do 3 listopada br. Umowa o pracę z pracownikiem ulega rozwiązaniu 31 października 2011 r. Zakład pracy jest uprawniony do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku chorobowego tylko do dnia trwania ubezpieczenia, tj. do 31 października 2011 r. Za pozostały okres zwolnienia lekarskiego, tj. od 1 do 3 listopada br., wypłaty zasiłku chorobowego dokona ZUS.

Wypłata świadczeń przez pracodawcę

Liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, od której jest uzależnione przyznanie podmiotowi uprawnień do ustalania wysokości oraz wypłaty zasiłków, ustala się na każdy rok kalendarzowy, tj. od 1 stycznia do 31 grudnia, według stanu osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku. O tym, kto jest zobowiązany do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia społecznego w 2011 r., decydowała liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada 2010 r. Natomiast o uprawnieniach do ustalania i wypłacania świadczeń w 2012 r. będzie decydował stan zatrudnienia osób ubezpieczonych na 30 listopada 2011 r.

Kiedy można zwolnić pracownika z powodu choroby >>

WAŻNE!

Jeżeli pracodawca na 30 listopada 2011 r. zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, w 2012 r. będzie zobowiązany do ustalania wysokości i wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli płatnik składek na 30 listopada nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego, liczbę ubezpieczonych ustala się na pierwszy miesiąc, w którym dokonał takiego zgłoszenia.

Zmiana liczby ubezpieczonych po 30 listopada

Liczba osób zgłoszona do ubezpieczenia chorobowego na 30 listopada poprzedniego roku lub na pierwszy miesiąc dokonania takiego zgłoszenia decyduje o uprawnieniu do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego przysługujących ubezpieczonym w danym roku kalendarzowym. Zmiana liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia po 30 listopada lub w kolejnych miesiącach po pierwszym miesiącu, w którym dokonano takiego zgłoszenia, zarówno gdy nastąpił wzrost zatrudnienia powyżej 20 ubezpieczonych, jak też spadek do 20 lub mniejszej liczby ubezpieczonych, nie ma znaczenia na przyznane wcześniej uprawnienia do ustalania i wypłacania świadczeń.

Ustalenia stanu zatrudnienia na 30 listopada

W liczbie ubezpieczonych zarówno obowiązkowo, jak i dobrowolnie należy uwzględniać następujące osoby zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego:

• pracowników,
• uczniów,
• osoby wykonujące pracę nakładczą,
• osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, oraz osoby z nimi współpracujące.

Ustalając liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego należy liczyć każdą osobę jako jednego ubezpieczonego, bez względu na wysokość etatu czy rodzaj zawartej umowy o pracę.

Zakład pracy na 30 listopada 2010 r. zatrudniał 17 osób na pełny etat, 2 osoby na 1/2 etatu, 1 osobę na 3/4 etatu i 5 uczniów. Wszystkie osoby podlegały obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu. Łącznie zakład zatrudniał 25 osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego (17+2+1+5), dlatego w 2011 r. jest uprawniony do ustalania prawa i wypłaty świadczeń chorobowych.

W liczbie ubezpieczonych nie należy uwzględniać:

• osób przebywających na urlopach bezpłatnych i wychowawczych, ze względu na niepodleganie w tych okresach ubezpieczeniu chorobowemu (pod warunkiem że przebywają na tych urlopach przez cały miesiąc),
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Poza tym nie ma znaczenia, czy płatnik wywiązuje się z opłacania składek na ubezpieczenie chorobowe. Przy ustalaniu uprawnień bierze się pod uwagę tylko liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Dane o liczbie osób ubezpieczonych na ostatni dzień miesiąca każdy zakład pracy jest zobowiązany wykazywać w wypełnianej co miesiąc deklaracji ZUS DRA.

ZUS ZLA - nowy wzór zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy >>

Jeśli pracodawca uprawniony do wypłaty zasiłków w 2011 r. zgłosi na 30 listopada 2011 r. do ubezpieczenia chorobowego 20 lub mniej osób, to w 2012 r. nie będzie zobowiązany do ustalania i wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych. W takim przypadku od 1 stycznia 2012 r. wypłatę wszystkich zasiłków będzie musiał przekazać do ZUS, również tych, których wypłata rozpoczęła się w 2011 r.

WAŻNE!

Jeżeli ubezpieczony przebywa na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym przez niepełny miesiąc kalendarzowy, należy go uwzględnić w stanie zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia do ustalania i wypłacania świadczeń z ubezpieczenia społecznego.

Zakład pracy na 30 listopada 2010 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego 22 osoby, w związku z tym w 2011 r. jest uprawniony do wypłaty zasiłków. Stan zatrudnienia na 30 listopada 2011 r. spadł do 9 osób, co oznacza, że od 1 stycznia 2012 r. pracodawca nie może dokonywać wypłat zasiłków chorobowych. Jeden z pracowników, chorujący od 3 października 2011 r., przedłożył kolejne zwolnienie lekarskie od 28 listopada 2011 r. do 10 stycznia 2012 r. Zakład pracy jest uprawniony do ustalenia prawa i wypłacenia zasiłku chorobowego za okres od 28 listopada do 31 grudnia 2011 r., natomiast wypłatę zasiłku chorobowego od 1 stycznia 2012 r. musi przekazać do ZUS.

Inna zasada obowiązuje w sytuacji, gdy to ZUS rozpocznie wypłatę zasiłku przed 1 stycznia, gdyż w danym roku kalendarzowym ze względu na stan zatrudnienia płatnik składek nie był uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych. ZUS kontynuuje wówczas wypłatę w nowym roku kalendarzowym, nawet jeśli od nowego roku to płatnik składek jest zobowiązany do wypłat zasiłków swoim ubezpieczonym. ZUS będzie wypłacał zasiłek chorobowy lub inne świadczenie uprawnionym osobom odpowiednio do dnia wyczerpania okresu zasiłkowego lub do przerwy w niezdolności do pracy albo do zmiany rodzaju pobieranego zasiłku.

Firma handlowa na 30 listopada 2010 r. zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego 16 osób, w związku z tym w 2011 r. wypłaty świadczeń chorobowych dokonywał ZUS. Od 1 września 2011 r. liczba zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego wzrosła do 28 osób i stan ten utrzymał się na 30 listopada 2011 r. Oznacza to, że w 2012 r. firma będzie uprawniona do wypłaty zasiłków. Jeden z pracowników choruje 76 dni oraz dostarczył kolejne zwolnienie lekarskie od 10 listopada 2011 r. do 6 stycznia 2012 r. W 2011 r. firma nie jest uprawniona do wypłaty zasiłku, dlatego zasiłek chorobowy za cały okres zwolnienia lekarskiego nadal będzie wypłacał pracownikowi ZUS – zarówno za okres od 10 listopada do 31 grudnia 2011 r., jak i od 1 do 6 stycznia 2012 r. Przerwa w niezdolności do pracy danego pracownika po 31 grudnia 2011 r. lub zmiana rodzaju pobieranego świadczenia, np. na świadczenie rehabilitacyjne, spowoduje, że to pracodawca będzie zobowiązany ustalić prawo i wypłacić należne świadczenie.

Tylko ZUS kontynuuje wypłatę zasiłku rozpoczętą przed 1 stycznia i robi to aż do zmiany rodzaju świadczenia. Zakład pracy, który nie nabył uprawnień do wypłaty świadczeń chorobowych w następnym roku kalendarzowym, zawsze musi zakończyć wypłatę świadczeń chorobowych do 31 grudnia, nawet jeżeli po tej dacie pracownikowi w dalszym ciągu przysługują świadczenia chorobowe.

Kiedy należy ponownie ustalić podstawę wymiaru zasiłku >>

Firma handlowa na 30 listopada 2010 r. wykazała w deklaracji ZUS DRA 13 osób podlegających ubezpieczeniu chorobowemu, dlatego w 2011 r. świadczenia z ubezpieczenia społecznego wypłacał pracownikom ZUS. W firmie nastąpił wzrost zatrudnienia i na 30 listopada 2011 r. wyniósł 24 osoby. Oznacza to, że w 2012 r. firma będzie wypłacała świadczenia chorobowe swoim pracownikom. Jedna z pracownic, będąca w ciąży, choruje od 25 czerwca 2011 r. Termin porodu ma wyznaczony na 1 lutego 2012 r. Po wypłaceniu wynagrodzenia chorobowego zakład pracy przekazał wypłatę zasiłku chorobowego do ZUS. W związku z tym, że w 2011 r. firma nie była uprawniona do wypłaty świadczeń, zasiłek chorobowy jest wypłacany przez ZUS. Od 1 stycznia 2012 r., mimo że firma uzyskała prawo do wypłaty świadczeń, to w przypadku pracownicy w ciąży za cały nieprzerwany okres choroby zasiłek będzie jej wpłacał ZUS. Jeżeli pracownica nabędzie prawo do zasiłku macierzyńskiego, nawet bezpośrednio po zasiłku chorobowym, nastąpi wówczas zmiana rodzaju świadczenia. W takiej sytuacji nowe świadczenie będzie wypłacał zakład pracy.

Podstawa prawna:

• art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2010 r. Nr 77, poz. 512 ze zm.).